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大学生毕业档案管理问题探析

发布时间:2021/2/8 8:41:17   阅读:

【摘要】大学生是如今社会发展的主要推动力之一,而社会各用人单位要对大学生的综合能力水平进行了解,重要的参考资料便是大学生的档案。但如今的大学生毕业档案管理却存在着诸多的问题,阻碍着社会正确地评估一个大学生的综合水平。由此本文将以三明市为例,对目前大学生毕业档案管理所存在的问题进行探讨,希望能提出一些有实践意义的建议,以期能为社会科学客观地评估大学生尽一份绵薄之力。

【关键词】大学生毕业档案;管理;问题;对策

大学生作为我国新时代发展的主力军,在我国的各种行业中都起到了重要的作用。而大学生的毕业档案则是大学生的第一份全面的“简历”,它记录着大学生在校园里的学习情况、校内外的实践活动以及更种考核和表现等,它将随着大学生一起去往工作地点。由此,如若要评估一个大学生是否为工作单位所需的人才,大学毕业生的档案将成为一个重要依据,因此大学毕业生档案的管理工作是高等院校和社会必须做好的重要工作之一。

一、三明市大学生毕业档案管理的现状

我国目前的高等教育正走在“大众化”的道路上,全国各地各大高校皆在扩招,三明市的各大高等院校也不例外。如今的大学毕业生数量比之以往增加许多,由此导致三明市各县(区、市)人力资源局和社会保障局的工作量飞速增长,但至今这份工作一直都没有得到应有的重视,也就少有资源被投入这份工作之中,使得这份工作所需要的技术和工具都没有得到及时地更新换代。不仅如此,三明市依照国家要求取消了涉及流动人员人事档案基本公共服务以及延伸服务的一切收费,可这些服务的成本费用却难以通过对其较少的投入来补上,如此以来,三明市人才服务中心只得取消档案的延伸服务以此来保证支出平衡。由此,笔者在此对目前存在于三明市大学生档案管理工作中的问题进行分析,希望能提出相应的具有实践性意义的建议。

二、大学生毕业档案管理中存在的问题

三明市现有三明学院、三明医学科技职院等多所大中专学校,每年从三明市毕业的大中专学生数以万计,截至2020年8月,三明市人才服务中心中心负责保管的档案33661份(离校未就业大中专毕业生、企事业单位改制、机关企事业单位辞职(开除)等各类人员档案),档案管理工作十分繁重。但各县(区、市)人力服务中心处理这份工作的效率却不尽如人意,其存在的不利因素主要有如下三点:

(一)档案工作未能得到足够的重视。在三明市,大中专学生毕业生档案的管理工作很少被作为基层人才服务中心的重点工作,这些服务中心的工作人员认为大中专学生毕业之后,工作能不能高质地完成与大学生的毕业档案关系不大,由此便懈怠了这份工作,对于收到需要保存的档案,将其随意堆放,并不能及时地将其归到它应在的地方;不仅如此,大中专学生们对于档案重要性的认知也不甚足够,这些学生并未在毕业不久之后就将档案寄往当地的人才服务中心寄存,而是随手放在家里的某个地方乃至弄丢。这种种的现象都表明,在许多基层人才服务中心都存在着程度不一的对大中专学毕业档案管理工作的轻视,反映了一些人对于这份工作的了解不够深刻,难以满足如今社会对于大学生档案管理工作的需求。

(二)档案管理方法与保存技术都比较落后。沿用至今的大中专学毕业生档案管理方式较为落后,对于档案的存放管理实在是太过随意,使得用人单位上门查阅某一大学生档案时常常要花费大量的时间和人力资源,间接地影响了毕业学生的就业。如今毕业生档案在人才服务中心具有存放时间短、流动快、投递范围广等特点,对传统的管理方式势必产生冲击,便浪费了许多的人力时间成本。不仅如此,档案的存放需要有一个干净的专用的档案室,而在三明市某些区县级别的人才服务中心却缺少这样一个档案室,有些具备了档案室的人才服务中心也难以投入更多的资金去保养档案室以及更新相应的器材,这将使得在这些档案室的档案材料容易霉变乃至受到虫蛀,材料的完整性受到破坏。

(三)档案内容单一不全,未能反映大中专学生的在校全貌。如今,大中专学毕业生档案仅仅记录着学生的姓名、身份证号码、性别、出生年月、户籍地址、毕业院校等基础信息以及是否受到过重大奖惩的情况,而且这重大奖惩都仅仅只是关于学习方面,对于目前高等院校提倡的大学生创业项目等社会实践活动乃各种证书的记录都是极少的。档案单一地记录与学习方面有关的咨询而忽略了学生其他方面的成就,会使得用人单位在考虑用人时出现重大偏差。例如有一学习成绩一般的学生,其一般的成绩被如数记入了档案中,但这个学生参加的诸多创新创业项目所拿到的奖项却少被记录其中,使得用人单位在判断时会忽略其优点,只看到其一般的成绩。对于学生来说失去了一个重要的机会,对于单位来说则失去了一个可用的人才。

三、人才中心管理大学生毕业档案的对策

(一)人才中心应不断提升重视的程度。人才中心要将这份工作的重视程度提升,需要做到以下两点:一是要加大政府对这份工作的投入,在我国,这项工作的服务一般都是免费的,而不多的投入以及日渐增长的成本会逐渐使得这份工作不那么“受人待见”,甚至发展到像三明市一般不得已地取消了这项工作的延伸服务。由此,政府应加大在这份工作上的投入,以表明政府对这份工作的重视,带动起人才中心重视程度的提升。二是提升相应工作人员对这份工作的重视程度,如若从事这份工作的人员都轻视这份工作,更别提其他人了。而要提升相关工作人员的重视程度,则不仅要在平日对于工作人员的培训中培养其敬业奉献的精神,更要制定一套严格的执行制度,对毕业生档案管理的每个流程的步骤进行严格的规范,对各种可能发生的情况进行考虑并且给出相应的解决方案。除此之外,更可以制定一定的激励制度,将工作人员的工作情况和他的工作态度纳入评定之中,对于表现良好的工作人员进行实质性的表彰;反之,则对其进行惩罚,以培训和制度来提升相关工作人员的重视程度。

(二)不断完善管理方法与保存条件。档案保存并非如众人所想只需要找个地方分门别类地将档案放好即可,它是一门技术性很强的工作,需要考虑各方各面可能会损坏档案的隐患,并且采取相应的措施进行预防。而随着如今现代化水平的提高,档案的管理与保持也应该与时俱进,以现代化的技术去保护这些档案。例如使用除湿器以防止纸质档案发霉,使用计算机网络等数据储存设备以查找档案位置;增设摄像头、火警安全警报装置等以防止火灾等自然灾害的发生;定时除虫,防止虫子蛀食档案等现代化技术。

(三)拓展大学毕业生档案归档的范围。大中专学生毕业档案中的信息不能仅仅只包括学生的学习情况和一些重大的奖惩情况,更应该包括他们的生活轨迹、德育水平、性格特点、身体和心理素质以及社会实践等种种方面,以使得大学生们的形象不仅存在于学习这一方面,更存在于各种各样的方方面面,以此尽力构建出一个立体的大中专学生形象,使得用人单位在客观合理地评估某一学生时“有法可依”,也使得他们在求职时能依据档案上真实的信息,选择更适合自己的用人单位。

(四)加快大中专学生毕业档案的计算机管理。传统的纸质档案的管理成本较高,也更容易受到破坏。由此我们可以利用如今的信息化技术,将这些学生的纸质毕业档案变为电子档案。电子档案比之传统的纸质档案而言,档案内容的大幅提升并不会占据很多的资源,相反,只需要不到1M的网络储存空间便可解决,而这样的技术在当代已经十分成熟,运用起来其成本也并不会太高。除此之外,电子档案的查找和调用也更加方便,只需有相应的授权,学生们或者用人单位便可以在网络上查询到他们所需的档案,这大大降低了曾经搜寻档案的人工成本。而这样的电子档案应该在大一学生一入学便开始建立,伴随着大学生四年的学习生涯,档案的内容也随之丰富起来,最终在学生毕业时形成一份完整的档案并且转发给人才服务中心保存。

四、结语

大中专学生毕业档案不应该仅仅只记录着学生的基本信息和学习情况,更应该将学生的优点特长、思想道德素质乃至身心健康情况都记录在案,如此才能全面地将一个大学生的全貌展现出来,由此,学生自身的优点将被全面地展现出来,其就业的难度在一定程度上便降低了。将大中专学生毕业档案的管理工作高质量地完成,可以使得用人单位更简单全面地了解一个学生的情况,使得用人单位可以更轻易地寻找到符合自己所需的人才,甚至可以促进高等院校与企业的合作,提升高等院校在社会中的声誉。在实际工作中不断发现大学毕业生档案管理工作的所存在的问题,不断研究,用科学合理的方式解决问题,保证这份工作的效率不断提升,使得社会对于人才的需求能被更科学合理地满足。

作者:王伟巍 单位:福建省三明市人力资源和社会保障信息中心

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