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城市建设档案管理论文

城市建设档案管理论文

一城市建设档案管理工作中出现的问题

1档案数量的增加对档案管理人员提出了更高的要求

(1)档案管理人员数量远远落后于档案数量的增加速度,导致城建档案部门的整理、利用工作满足不了现实的需要;

(2)档案人员的业务素质不能满足档案信息化管理方式的需要;具有档案专业和一定计算机水平的人才相对匮乏;

(3)档案人才流动性较大,很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关:一是工作强度大;二是工作比较枯燥、繁琐;三是工资待遇不高。

(4)对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如,在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下,我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天,而且增加了档案预验收环节,工作量和工作压力的骤然加大,对档案人员的耐性提出了更大的考验。

2档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求

(1)服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法,信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低;

(2)即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理,但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成,从而影响了档案提供利用工作水平;

(3)相比于一些发达国家,我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的:一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够;二是经济发展水平落后导致资金投入力度不足。

3档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求

档案数量的增加直接导致档案利用量的增加,加之人员不足、管理水平相对落后,导致档案利用需求很难在第一时间得到满足,由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降,从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息,是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求,但是当前形势下,我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。

二提高城市建设档案管理工作水平的对策

1加强城市建设档案人才队伍建设

(1)通过“感情留人、事业留人以及适当的待遇留人”,广泛吸纳人才,打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。

(2)要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训,提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才,要给予重点培养。

(3)通过绩效考核机制的建立,对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。

2提高城市建设档案管理工作的规范化水平

(1)对档案进行全面的核查,在对竣工档案资料进行移交时,包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。

(2)档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同,应该研究制定统一的《城建档案著录细则》,以实现档案著录的标准化和规范化。

(3)合理组卷,在整理过程中如若发现案卷内容混乱,无页码等现象出现时需要重新进行加工,并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏,还能提高计算机管理的利用效率。

(4)档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理,避免出现计算机无法识别的情况。

3提高城市建设档案管理工作的信息化水平

随着现代信息技术的迅猛发展,促进了先进信息技术与档案管理工作的融合,城市建设档案管理实现网络一体化:借助相应的软、硬件平台,通过扫描、录入等方式,实现档案的“三态”同步,从而实现网络检索和在线阅览,大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期,信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐,将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新,以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来,从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。

4通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平

由于档案管理单位的人员和编制有限,通过政府购买服务的方式,采取服务外包的形式,来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作,也不失为解决当前矛盾行之有效的方法,并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果,在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。

5提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”

为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的,也是我们一切工作的出发点和落脚点,是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心,为社会提供全面、及时、准确的档案信息,充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新,实现由传统服务向现代服务的转变:一是要改变“重藏轻用”的旧观念,树立“以用为主”的新观念,如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作,将信息整理加工成册,提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”,由此提高自身价值。另外,城建档案部门还要加强自身的宣传,通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。

三结语

综上所述,城市建设档案管理工作在城镇化背景下,面临诸多问题,作为城建档案管理部门应立足自身、围绕中心、服务大局,通过不断的改革创新,解决发展中遇到的问题;通过不断的提供利用,提升自己的社会价值;通过提升价值,争取更多的资金支持。通过资金和技术支持来促进自身发展,进一步提高管理和利用工作水平。

作者:宋大庆单位:广州开发区城市建设及房地产档案馆