第一篇：高校干部人事档案存在的问题与措施

【摘要】跟过去相比，干部人事档案的内容发生了很多变化，学术水准和专业技术水平的比重增大，其他方面，比如德，勤等的鉴定愈来愈抽象，空话及政治术语愈来愈多，很难从本质上体现实际情况，干部人事档案特别难发挥应有的作用。本文根据高校干部人事档案存在的普遍问题及重要性来探讨解决办法。

【关键词】高校人事档案；普遍问题；解决办法

高校干部人事档案是反映干部情况的基本凭证，是干部工作、人才工作的重要信息，是高等学校管理人才、发现人才、选用人才的重要依据，在人力资源开发、人才预测及决策等方面扮演非常重要的角色。根据《干部档案工作条例》规定：干部档案记录了干部的个人经历，具体反映干部的思想品德、业务能力和工作情况，可以作为一个全面了解及正确选拔干部的重要依据。干部档案的正本包含以下内容：履历表、鉴定材料、自传、政治历史问题等审查材料、入党及入团材料、任免、奖惩、退休等材料，可以全面展现一个干部的经历及现实情况。中央组织部自2014年以来开展各级组织的干部档案审查工作。此项工作的开展一方面是针对近年来一些影响较为严重的档案贪腐事件，希望从源头上审核干部各方面能力和经历的真实性，避免类似事件的发生，另一方面是为了改进和完善干部的选拔和任用机制。高校也开展了此项工作，并发现了一些问题。

一、高校干部人事档案存在的普遍问题

（一）缺乏档案意识。随着时间的推移，干部个人情况是不断变化的，干部人事档案中的各种材料，比如学习经历，科研成果，职务变化，职称变动等，需要及时补充。但很多教职工对本人人事档案的重视度不够。由于一些档案材料是个人材料，比较隐私，许多教职工认为跟人事档案没有关系，极大阻碍了档案材料的收集工作，使得人事档案材料不完整。

（二）档案管理人员素质有待提高。人事档案管理工作看似简单，实际上是一项涉及很多方面且政策性、专业性极强的工作。干部人事档案管理人员不仅要懂得各项档案管理的知识及方法，还需要了解政策并灵活运用电脑，进行无纸化操作。但是大部分高校从事人事档案管理工作的老师缺乏档案管理知，也很少接受相关培训，不懂现代化的档案管理技术，影响了人事档案管理的质量。

（三）高校对档案管理工作重视不够。随着高等教育事业的发展，学生数量增多，教职工数量也随之增加，干部人事档案数量相应增多，但档案管理人员并没有按比例增加。高校干部人事档案管理得不到应有的重视，很多时候被认为不太重要，档案管理人员通常是兼职，不但专业素质达不到要求，而且没有足够的时间和精力来管理人事档案。

二、高校干部人事档案的重要性

干部人事档案在高校起着非常重要的作用。首先，干部人事档案中“三龄一历”，即年龄、工龄、党龄和学历学位，是一个尤为重要的内容。国家召开了多次干部档案工作会议，将“三龄一历”作为干部档案的重点验收项目。中共中央组织部依据《干部人事档案审查工作检查验收办法》，大力审查干部档案，“三龄一历”的重要性极大提高。其次，人事档案中的很多材料，比如“报到证”“工资异动表”“干部任免审批表”等，都是根据真实情况或人事档案的记载形成的，可以体现档案本人各个阶段的经历及表现。再次，人事档案材料的形成，是组织认可的，是证明并解决本人相关问题的有效证据，职称评定、职务晋升、工资变动等都要考察相关人事档案。最后，高校组织人事部门对干部的任免绝不是凭主观想象，必须进行全面考察，干部人事档案是组织人事部门进行全面考察的重要工具。

三、解决措施

（一）提高档案工作者的业务水平。众所周知，干部人事档案管理工作既繁杂又辛苦，需要档案管理人员默默无闻的付出，相关领导部门应给予他们关心，为他们创造学习机会，帮助他们提高业务水平及素质，落实好相关方面的奖励办法，让他们的工作积极性得到提高。只有这样，高校人事档案管理人员才能更有效地管理人事档案，更全面的宣传人事档案的重要性，更专业的回答教职工关于人事档案方面的问题。

（二）提高干部的档案意识，配合档案整理工作。高校干部人事档案跟教职工的利益密切联系。干部人事档案内容涉及广，一些档案材料决定教职工工资异动、职称评定、职务晋升等。对人事档案加大宣传，能让教职工认识到人事档案的重要，并及时递交重要的档案材料。尽管人事档案包含一些机密及不适合公开的内容，保密性很强，但是人事档案的部分内容可以根据需要向本人公开，增加教职工对人事档案的了解。

（三）加大人力和物力的投入，促进档案信息无纸化建设。在新形势下，加强档案制度的建设，使档案管理模式适应新形势的发展。随着办公自动化的普及，人事档案除了纸质档案，需增加电子版本，以便于有效利用。高校应加快对档案管理人员的培训步伐，使他们的专业技术水平满足部分档案信息无纸化的要求。

四、结语

我国高校的干部人事档案管理工作还有许多不足，教职工对自身人事档案的重要性认识不够，以至于干部人事档案没有发挥其应有的作用。高校教职工要有正确的档案意识，并了解相关政策，高校领导应给予人事档案足够的重视，发挥人事档案应有的作用。

【参考文献】

[1]田忠智.浅谈高校人事档案工作中的问题与对策[J].兰台世界,2009(6):45-46.

[2]尹艳华.新时期以专项审核为契机完善干部人事档案功能[J].现代经济信息,2016(7):122-124.

[3]杨碧倩.高校人事档案管理工作中的若干问题及改进措施[J].扬州教育学院学报,2009(3):89-91.

作者：李煜 单位：湖南城市学院

第二篇：高校干部人事档案管理分析

【摘要】当前高校人事档案的地位越来越重要，针对目前高校人事档案管理的现状，指出存在的一些管理问题，并讨论如何有效解决的对策。

【关键词】人事档案；管理；问题；对策

高校人事档案是指高校在人事档案活动中形成的,记述和反映教职工个经历、德、能、勤、绩、工作表现，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种材料形成的历史记录。高校人事档案在选拔干部、教学科研和评定职称方面有重要的参考价值。开发利用档案信息资源可以促进学校管理水平的提高、正确使用干部、促进高校各项工作都有重大作用。随着教育改革的深入发展，高校人事档案管理工作中存在的一些问题进行探讨并提出解决措施，在当前的档案管理工作实践中具有重大的意义。

一、目前高校干部人事档案管理的现状

（一）领导和教职工普遍存在档案意识淡薄现象。受传统观念的影响，很多高校领导对人事档案工作重视程度不够，在工作计划和工作总结中很少提起档案工作，只注重教师等专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案管理人员的学习与培训。档案室一开始人员的定位和起点就比其他部门低，高素质的人安排在重要岗位上，素质一般的人安排在档案室。学校部门整体档案管理意识不强，在人、财、物的投入上也明显不足。一些教职工忙于教学、科研等工作，在本部门形成的档案材料不能及时上交档案管理部门，造成了档案收集的不齐全和完整。全体教职员工应提高档案意识，提高宣传力度,档案对公和对私都起着非常重要的作用。

（二）收集、鉴别、归档等工作流程中干部人事档案存在的不足。笔者在高校干部档案部专项审查工作中发现，干部人事档案材料收集工作力度不够，普遍存在着一些问题比如：归档材料不全和不及时，鉴别工作不够仔细深入、收集渠道不畅通等，未能为选拔和任用干部人才时提供优质高效的服务。人事档案收集范围广，材料形成部门多，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门。档案人员经常更换和调整岗位，这样会对档案工作连续性造成影响，不利于掌握档案工作的具体情况。

（三）档案利用率极低和管理手段落后。目前很多高校档案利用率低，主要表现为人事档案管理手段还很传统，处于被动服务的封闭半封闭状态，主要进行纸面管理，还有很多是手工操作现象，档案利用率低，计算机和网络技术仅应用于存档。这些表现有：一是管理方法落后，当前很多单位在人事档案管理当中仍然运用传统管理方法进行手工整理，没有应用当前较为先进的技术手段和设备，工作效率依然低下，计算机的应用主要用于编制姓名索引，个人档案目录的录入和输出等方面，与信息化管理还有一定的差距，计算机设备用来编制一些个人档案目录、姓名索引等，与信息化和数字化管理的要求有很大差距，影响了档案的利用。较为先进的设备和办法主要用于建立目录和索引方面，管理的手段和方法相对落后。在干部人事档案工作的管理模式、技术方法和专业队伍建设方面都提出了更高的要求和挑战。人事档案信息缺乏开发利用的信息和意识，在人力、物力和财力的存在本位思想，投入与产出方面不成比例。

（四）高校干部人事档案管理员的综合能力有待提高。很多档案从业人员大都是非专业出身，没有经过专业的档案管理知识的培训和岗前培训，业务水平大多数不高，并且有些人是兼职人员，没有办法投入足够的时间和精力，由于人事档案管理工作量大，人员流动性强，管理水平差，管理手段落后，没有足够的精力去进行人事档案的管理，造成档案资料的残缺、损毁等现象，这也对干部人事档案管理工作的质量产生影响。

二、改善高校干部人事档案管理问题的对策

（一）全面普及领导和教职工的档案意识，加大宣传力度。首先，主管部门要加强对干部人事档案工作的管理与建设，加强与兄弟院校间的管理工作的经验交流。人事档案管理部门要积极争取校领导的支持，建立专用档案库房，购买各项管理设备比如铁质档案柜和专用档案密集架，加强配套空调、去湿、防火、防潮的设备；解决工作中遇到的困难和问题，加大资金投入，督促档案工作的检查和指导。其次,加强学校全体教职工对于档案管理工作的支持力度，高校有关部门应结合工作实际，开展各种渠道的档案宣传活动比如会议、校园网络、校报广播等形式的宣传，充分认识档案的重要作用和提高档案意识，经常向上级领导汇报工作，增加领导对档案管理工作的支持。

（二）健全人事档案管理规章制度，促进工作规范化运作。高校干部人事档案应严格规定收集、接收、审查、整理、传递、保管、借阅等工作环节，配备足够的人力和物力，建立健全制度，确保档案工作规范开展。把这项基础性、专业性、政策性、保密性强的工作落实好，规范开展形成制度，保证各个环节规范有序。学校领导部门也要加大资金支持，配齐档案工作的硬件和相应的软件。要立足“以人为本”的管理和服务理念，健全科学规范的规章制度，拓宽人事档案信息的来源渠道和收集手段，推动人事档案管理工作更加制度化和规范化，用新成果和新手段实现人事档案信息化管理，提高工作效率和服务水平，用坚强的制度保障来实现规范管理，以适应新形势的发展需要，进一步加强档案工作的制度建设，积极推动社会民主与法制化进程。

（三）加大干部人事档案工作信息化建设的力度。在当前形势下，一方面要充分利用现代信息技术，加强档案干部队伍业务新知识的学习与培训，实现干部人事档案管理的规范化、现代化的工作流程。利用信息系统软件程序，建立起内容翔实的干部档案信息库。拓宽档案新视野、开辟资源建设的新渠道、树立档案利用服务的新观念、准确的查阅各种所需信息，提升档案服务社会化水平，探索新形势发展的现代化管理之路。公布一些档案目录、干部年度考核结果等部分内容，共享各种人力资源信息,提高工作效率和质量，从而实现人事档案从静态管理向动态管理转变。

（四）提高档案人员的综合素质，加大培训力度。为确保档案管理工作的规范化，须重视档案管理队伍的建设。高校应加大档案人员专业培训力度，抓住各种学习培训时机，充分掌握新的知识和管理技术方法，尽快适应新时期档案管理工作发展需要。提高档案管理人员的政治素质和业务素质，熟悉干部人事档案的归档和整理要求，强化档案的意识，加强现代信息技术和数据库系统知识培训，为档案管理手段的技术升级做好充分的知识准备。配备具有一定政治素养、科学文化知识和档案学理论知识的专（兼）职工作人员，具备档案专业基础知识和宽广的知识面，富有责任心和耐心，具备现代管理能力和计算机能力。树立终身学习理念，通过自学和参加各种档案管理人员的培训及网上学习等形式来提高自己的业务素养及综合能力，增强服务意识和法律意识，认真研究新型管理模式，培养出既懂专业又懂现代信息技术的复合型档案人才，以适应人事档案的现代化工作发展要求。

总之，高校人事档案的管理工作只有与社会的发展相适应，才能更好地发挥出档案信息的功能优势，必须紧跟时代的潮流，积极改变现状，提高工作水平和管理手段，与高等院校的改革发展相适应。今后，要对新形势下高校人事档案管理工作中出现的问题高度重视起来，运用现代化、科学化、信息化的手段和技术不断提升其管理水平，逐步解决这些问题，为学校的人力资源开发以及利用发挥更为积极的作用。

【参考文献】

[1]王秀文.加强高校干部人事档案管理的思考[J].黑龙江史志,2016(11):56-57.

[2]朱守立.状及思考[J].兴义民族师范学院学报,2013(10):105-106.

[3]农桂山.高校干部人事档案管理工作的问题与对策[J].高教论坛,2014(11):82-83.[4]张宏伟.加强干部人事档案管理工作的几点思考[J].兰台世界,2013:72.

作者：陈桂香 单位：莆田学院

第三篇：高校人事档案管理面临的新问题及改革措施

［摘要］有关高校人事档案的管理在校内人力资源管理方面属于基础部分，档案管理充分与否又是高校文化背景的一个重要体现。条理规整、井而有序的高校人事档案对高校工作的开展有良好的推动作用，可以实现高校合理有效的人力资源配置，有助于高校整体工作的运行。在信息技术突飞猛进发展的同时，高校人事档案的管理工作不同程度的出现重视不足、管理手段落后、效率低下、制度不健全难以落实工作等等困境。本文就信息时代高校人事档案管理面临的问题和高校档案管理面临的难题进行具体分析和改革。

［关键词］档案管理；效率；改革途径

高校人事档案管理作为人事管理的一个重要环节，在大数据时代背景的影响下，信息化的管理模式成为主导。“档案的信息化建设”这一概念，最早是在2000年的全国档案工作会议中正式提出。高校以教职员工为对象建立内部人力资源数据信息库，可以使各个学科各个领域的高精尖人才合理而完善的分配到教学、科研和各类服务岗位上，得到最优配置。在对数据进行分析、资源进行整合中，使数据库中的信息资料能够更加实用，从而为高校人事档案管理等问题提供科学的决策依据，对高校的人才的选用提供优质和便捷的渠道。

一、我国高校人事档案管理目前面临的具体问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不足

人事档案在一般情况下包含着一些个人的隐私、在政治和学术等方面也会有一些保密性的资料，一般不宜公开。人事档案管理日常工作也只是局限于装订、归档和调档等事物性工作，有一个很大的误区就是容易将人事档案管理等同于简单的人事档案保管。一般情况下，档案的用武之地较少，主要用于涉及到职务职称的调整与评定、工资奖金制度调整，相对于高校所重视的教学与科研领域，人事档案管理工作的处境相对被动，既容易被高校所忽视，又难以与高校所重视的领域相互融合发展。一般情况下，在整体的高校管理体制中，人事档案的管理工作也没有被积极纳入。由此导致高校对人事档案部门的规划等方面出现不足，因此也就导致投入的不足。更何况国家教育部没有强制规范高校本身的档案管理工作，高校也不会投入更多精力针对现状制定细则，决策与执行的状况参差不齐，被忽视的人事档案管理工作，在各个方面都有待于规范化和体制化。

（二）信息化管理手段不健全

信息技术带来的革命，包括高校管理在内确立了信息化的高效管理模式，其中也包括人事档案的管理信息化建设，这将极大地推动学校现代化建设，学校在进行高效整体资源配置的同时，管理效率也是一个重要环节。但是在大数据时代的背景下，管理的信息化有待提高，高校的现状是信息网络资源的体系构建不完善，档案管理还是以纸质档案为主，采用传统的手工人事档案管理这样实体化的管理方式，缺乏便捷高效的信息化数据库报表系统，原始的手工操作费时费力，极大地降低了高校管理原本可能达到的效果与水平。

（三）管理模式分散以及缺乏专业人员编制

高校人事档案管理工作现状是普遍人员配置不足，专业素底也不高。《干部档案工作条例》要求：每一千人就需要配备一个专门管理档案的人员。目前各高校基本没有达到这一要求，近年来随着高校人员不断增加，流动性也在加强，高校人事档案工作量的加大使得高校急需提高其管理效率，同样也要求相关人员的专业素养逐步提高。客观上高校档案管理工作日益繁重，但是，高校人事档案工作人员却依然重复着以往单一低效的管理工作模式，甚至陷入简单的装订、录入、归档、调档等工作中，日常工作量逐渐增大却没有相应地提高效率，又缺少培训机会，没有专业的管理人员，甚至由其他教务人员来担任这一职务，日常工作愈加杂乱无序。在我国，关于高校的人事档案的管理方式一般都是分散式。它一方面有利于其上下级对档案材料的调配，也在另一方面不利于人事档案的充分综合利用。限制了人事档案的运用范围。人事档案材料的分散较为广泛，在高校的各个部门都有所涉及，特别是人事组织部门。这在一定程度上影响着档案管理的水平。管理模式的分散化不利于档案管理系统的完善，重复建档也很普遍，在一定程度上降低了人事档案管理的效率。档案传递总是出现拖沓，各部门之间又会相互推诿，档案管理的效率着实需要提高。

二、高校人事档案管理的改革途径

（一）加强高校人事档案管理的重视程度

随着科技的迅猛发展，大数据时代到来，各个高校针对它们人事档案的管理工作也应与时俱进。档案管理的工作人员也应该紧跟时代潮流，积极创新。在先进科技的引导下，进一步完善和提升人事档案的管理水平，从而使人事档案的管理创新化、自动化、高效化、高度信息化，进一步提高人事档案管理的工作效率，使其工作理念与时俱进，但要实现这一目标，就需要各个高校在人事档案管理方面进一步健全管理体制，制定更加合理的保障制度并且积极付诸于实行，使管理的整个流程，包括工作前期比如收集整理材料，鉴别和归档；后期的保管保密和查阅传递等工作得到贯彻。同时，还需要包括工作细则、岗位职责等方面内容。

（二）引进信息化新型管理技术

高校的人事档案管理是针对教学人员与工作人员的管理展开的工作，使他们的工作能力和成绩完整无误充分记入人事档案中，便于搜取查阅，实现快速高效的用人，对人才资源进一步进行优化和合理配置。随着信息化大数据时代的到来，各高校都应该顺应趋势构建一个科学完善的资源共享平台，在这个平台上进行档案材料的分析与管理，革新以往的纸质材料，进一步扩大档案信息存储方式，从而形成一个完善并高效的人力资源信息库。在计算机网络技术的引导下，构建信息系统，对各类人员的档案进行统一划分，细致管理，从而建立科学的人事档案管理制度。计算机作为新的工具，从各个方面积极实现了信息资源整合利用的自动性，对信息服务范围的推广、扩张和提高人事档案的管理工作，产生较大的积极作用。

（三）增强较为专业的管理意识

目前，一般高校的现状是，由教师或其他教务或管理人员来负责大部分的档案管理工作，其中还会有本校学生来兼职做管理。这样做确实节省了学校的开支，但档案管理工作相对来说并不专业。为了进一步提高工作效率和档案管理质量，就需要提高和加强工作人员的专业素养，在对工作人员进行业务培训的同时，着重于加强思想观念的引导，进一步提高他们的责任心和敬业精神，使他们积极接受现代管理技术与方法的培训，为高校人事档案管理制度的进一步完善提供强有力的人力保障。

（四）完善并创新管理监督机制

为了选拔优秀的人事档案管理人才，构建公平公正的竞争机制尤为重要。它是高校人事档案管理工作构建信息化管理制度的基准。对管理方式进行独特创新，提供更加完善的档案服务，并且进一步强化对档案管理的监督体制构建，使信息化数据化的管理方式进一步融合，档案管理功能更加完善，相关档案工作人员对于自己专业技术和业务能力的提高方面，应该有自己明确的定位。对于人才的档案的规划与分类，也要从专业技能方面入手。同时，高校档案管理监督机制的构建要进一步加强，为其创造一个合理合法的监督体系，使人事档案的管理公开化、合法化。

三、结语

总之，在大数据时代的背景下，人事档案的管理工作面临着新的挑战也迎来了新的机遇，而当前我国高校档案管理工作存在着效率相对低下，不能完全的与信息化趋势相融合、管理体制较为松散、人员不专业的问题，要想改革，首先要加强对档案管理工作的重视程度，引进新型信息化管理技术，开展档案管理的专业培训，完善并创新管理监督机制。

［参考文献］

［1］张立志．高校人事档案管理存在的问题及改进措施［J］．科技视界，2015（16）．

［2］陈媛华．大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略［J］．人力资源管理，2015（6）．

［3］武志芳．论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径［J］．中国行政管理，2013（6）．

［4］朱莉，张麟．高校人事档案管理面临的新问题与改革路径探讨［J］．人力资源管理，2014（7）

作者：张雪花 单位：长江职业学院