一、国外电子档案管理的发展与现状

（一）澳大利亚电子档案管理经验

西方发达国家在这方面已经做得很好，因为他们比我国使用和引进的时间都早，发展的时间也更为长远，最为突出的就属澳大利亚国家，对电子档案的管理工作是目前世界领先。

1.电子档案国家标准的统一完善

澳大利亚国家在二十世纪就是年代就出台了文献对电子档案进行保护与管理，并严格要求从业人员实施，之后又不断地完善原先的文献，这是对电子文档的管理的不断进步与发展。所以对于澳大利亚来说他们对标准的制定是在不断完善的，因为它是由多个小分支共同组成，就更加的全面规范。国家规定所有档案管理的规范化操作，不管是在前期的建立还是之后的存档都按照一定的模板进行操作。这样有利于国家管理，同时也能让档案管理系统进一步完善与进步。我国应该学习澳大利亚的管理制度，对电子档案管理建立管理标准，来方便操作。这种标准模板不仅适用于国家机关，同样也适用于个人或者企业，让档案管理的范围得到扩大。

2.电子档案的创建与保存

国家需要对档案管理的标准制定严格的制度与准则，这样方便从业人员进行操作。总的来说应该有固定的工作规范和工作方法。这其中又要将管理程序详细化，按照一定的顺序进行操作，从登记到修改保存等要有明确的先后顺序。对于管理系统而言，这其中需要包含前提的设计，然后进行检测，检测成功投入使用，最后进行管理系统的评价等。以往早期的档案都是采用纸质进行存档，纸质文档不便于管理和保存，一般都是摆放于书架进行排列，这样就会产生繁琐与不必要的麻烦。电子文档的话不需要占用太多的空间，电子文档在遇到相同的图形或者文字等不需要像纸质文档那样全部进行登记，这样就省去了相同的部分，也节省了空间，让人很容易就找出。当然电子存档需要进行很好的保存，如果存储出现问题存档就不复存在了。所以在电子文档保存时，可以进行适当的权限更改和内容更改，这样有利于从业人员对文档进行操作。

（二）韩国电子档案管理经验

在二十一世纪初韩国也对电子文档进行了整改，将档案管理工作做了进一步的调整与改革，对管理系统也做出了进一步的修正与统一，为了推进档案管理工作的有效开展，这是发展中国家需要大力提倡的一点。对于我国而言，也要积极响应韩国的这一管理政策改革，好的地方可以加以运用和发展，我国的电子档案管理目前也是需要改进的，所以在这方面可以跟韩国一样进行调整改革，促进档案管理工作的有效开展。

1.一体化档案管理的指导思想

在档案管理过程中，需要将计算机技术与信息技术和电子电子文件技术相结合进行管理，这种管理方法以电子文件为主，对信息进行归纳整理，对文件和档案进行综合整理并综合管理模式。在韩国，政府就将档案管理做到了一体化管理，对文件和档案进行整合和归纳，从初期的文件的电子模式，到资料的整理，再到档案信息的整理都能做到有顺序的管理程序，包括前期的记录，后期的档案归类和档案检查筛选等，都能进行有序的编写，统一整合和编撰。只有将档案的管理有组织有方法的进行操作，才能将档案工作带入一个新的高度。

2.明确的档案管理任务和发展目标

档案管理的目的就是为了让电子文档能够很好地保存吗，在需要的时候能够很方便的拿出并使用，在这点上韩国是做的很好地。在韩国，他们将部级的档案管理馆作为最高级别的管理机构，因为档案信息中有很多很重要很珍贵的内容，这些内容有过去的发展中保存的信息也有现代化发展中保存的信息，所以是集合了过去与现在的档案内容，是一个国家发展的历史的过程。是需要完善保存和珍藏的。对于韩国而言，他们希望透过档案管理让公民觉得政府是可以依靠和信任的，同时通过这种方法来实现提高国家设施的作用，让韩国能更好的在世界立足。所以他们会对档案管理工作设立具体的标准，在已有的标准上对文件和档案进行改革并修正，让人们知道档案管理对一个国家的重要性，对档案的收集与整顿上设立专门的机构和标准规范，让从业人员在此基础上能够正确并妥善的对档案进行管理。

二、国外电子档案管理经验对我国的启示

（一）提高档案的社会服务功能

电子档案应该面向全社会，对档案的选择要经过慎重考虑选择，选择合适的档案进行公开，在整理时要将档案进行分类，这样才能方便查找和阅读使用。当然档案的公开也需结合实际情况和人，要满足人们对档案的需求。采用电子档案可以方便人们的使用与阅读，也节省人们的时间，有些甚至可以足不出户利用互联网就可以进行查找和阅读，也节省了许多空间，不像纸质档案那样占面积。所以电子档案的好处由此可见。

（二）制定市场发展规划,拓展电子档案的市场销售

在电子档案的发展过程中，除了依靠国家政策支持和资金投入，还应当将档案管理机构面向社会，通过社会群体对档案管理进行提高和发展的帮助。同时对档案的管理中还要尽量做到标准规范，拓展内容等方面的提高。只有这样才能将档案管理体系进一步完善。

作者：吴玮 单位：西安航空职业技术学院