人力资源档案工作计划范文第1篇

在新的历史时期背景下，需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善，即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。第一方面，将现代化管理理念应用于该工作中，既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保证其真实性，还可以提升基层计划生育档案管理的水平；第二方面，现代化的管理技术，可以提高档案管理的效率，因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源，从而实现了资源的合理优化配置；第三方面，现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作，从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见，将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。

2计划生育档案管理存在的不足

2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。

在现实社会中，由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱，对档案管理工作的认识不到位，因而导致计划生育档案管理工作得不到重视，使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时，工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰，进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。

2.2基础计划生育工作效率低，档案管理体系有待完善。

档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中，信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范，会导致一些重要信息的丢失，从而严重影响了档案信息的真实性和有效性，严重阻碍了档案管理工作的发展。

2.3计划生育档案管理内容的真实性低。

由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定，进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真，责任心不够强，登记的内容随意性增加，档案内容的真实性不够高，这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。

2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。

档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训，甚至出现一个工作人员身兼数职的现象，从某种程度上讲，工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中，同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。

2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。

在效率决定发展速度的今天，基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式，然而随着档案数据的增加，档案库存的方式不仅浪费时间，还浪费经济，大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平，大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导，无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中，从而一定程度上制约了档案管理的发展。

3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施

3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。

我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念，同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时，政府部门可以分设专门的计划生育网站，对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会，这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。

3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。

高新技术的飞速发展，要想提高基层计划生育档案管理工作的效率，需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整，从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合，这样可以达到资源共享的目的，这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。

3.3完善计划生育档案管理体系。

实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性，所以在制定计划生育档案管理制度时，需要做到联系实际，依据不同地方的特色和工作特点，这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。

3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。

实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求，因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时，需要经过认真核对后再填写，严格禁止随意填写，这样可以有效的保证档案信息的真实性。

3.5提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。

人力资源档案工作计划范文第2篇

关键词：计划生育档案；管理现代化；管理制度；资金投入；人员素质

实现计划生育档案管理现代化，不仅顺应时展要求，同时也能创新档案管理方式，完善档案管理流程，促进档案资源得到有效开发和利用，为计划生育管理和各项决策提供有效参考和服务。但目前档案管理现代化存在不足，需要采取完善措施。本文将探讨分析计划生育档案管理现代化的表现，指出存在的不足，并提出完善措施，希望能为具体工作开展提供启示。

1 新形势下计划生育档案管理现代化的表现

随着信息技术、计算机技术和扫描技术的广泛应用，再加上管理制度不断完善，管理人员素质提升，档案管理逐渐实现现代化，也为档案管理工作带来深刻变革。具体来说，档案管理现代化表现在以下方面。

1.1 管理意识现代化

计划生育档案关系到千家万户，应该确保资料完整和准确，为各项决策活动提供有效参考。管理人员应该注重更新思想观念，树立现代化管理理念，增强法制观念和责任意识，培养良好的职业道德感，扎实做好自己的每一项工作，认真负责完成档案管理各项任务。同时还要重视现代信息技术应用，利用先进技术规范计划生育档案管理工作，采用现场教学、技能竞赛、业务评比等多种形式和途径，培养工作人员现代化管理意识，促进档案管理水平提升。

1.2 资源利用现代化

档案资源利用和加工过程中，应该注重信息技术和计算机技术的应用，利用信息加工系统和计算机网络传输系统，进而有效配置计划生育档案资源，科学合理开发和利用相关资料，为计划生育管理和决策提供有效服务。同时还要建立计划生育档案信息资源管理系统，利用数字化和网络化技术手段，构建档案管理标准化、规范化、可共享的数据库，从而有效满足档案管理需要，促进工作水平提升。

1.3 管理技能现代化

计划生育档案管理现代化要求提高管理人员综合技能，增强管理人员综合素质，让他们的管理技能实现现代化。因此，要注重现代计算机技术应用，规范计划生育档案起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇总等各个环节，让档案资源形成、运行、转换等各环节与自动化办公结合起来。为顺利实现这个目标，应该采取有效措施，实现档案管理技能现代化。在学习档案管理理论知识的前提下，还要善于把握每个工作要点，努力掌握计算机技术、信息技术和互联网技术的应用技能，进而提升档案管理人员的现代化管理技能。

1.4 管理设备现代化

注重设备升级和更新，利用现代化设备有效开展计划生育档案管理各项工作。档案管理内容繁多，流程复杂，管理要求高，劳动强度大。而利用计算机、扫描仪等现代化管理设备，可以有效满足档案管理需要，实现档案管理现代化。

2 新形势下计划生育档案管理现代化的问题

尽管很多单位和领导认识档案管理现代化的作用，但由于资金投入不足，计算机和扫描设备等利用不全面，制约档案管理现代化水平提升，存在的问题表现在以下方面。

2.1 重视不够

单位日常运营和发展中，一些领导和工作人员将工作重心放在其它方面，对计划生育档案管理的重视程度不够，未能严格遵循规范要求开展管理工作。此外，相关制度不健全，档案管理人员综合技能偏低，档案管理过程中现代信息技术应用不到位，制约档案管理现代化和工作水平提升。

2.2 制度缺失

一些单位没有结合计划生育档案管理需要，制定健全完善的制度措施，难以有效约束档案管理各项工作。即使一些单位建立完善的制度措施，但没有严格执行和落实这些制度措施。例如，管理人员责任制没有严格落实，导致在日常工作中没有严格遵循制度要求和档案管理流程开展各项工作，难以提升档案管理水平。

2.3 资金不足

计划生育档案管理水平的提高，离不开信息技术、计算机和扫描仪的应用。同时，这些设备的使用离不开资金支持。但一些单位在档案管理方面资金投入不足，导致计算机和扫描仪购置、设备升级和更新、管理人员工作热情的激发缺乏资金支持，不利于提升档案现代化管理水平。

3 新形势下计划生育档案管理现代化的对策

为弥补管理工作的不足，实现档案管理现代化，根据存在的不足，可以从以下方面采取完善措施。

3.1 变革思想观念

计划生育档案管理人员要注重更新思想观念，顺应时展要求，从制度、资金投入、新技术和新设备利用等方面入手，推拥蛋腹芾硐执化。从而有效规范档案管理流程，努力适应新时期档案管理需要，为各项活动有效开展注入生机与动力，促进档案资源更好发挥作用。

3.2 健全管理制度

根据档案现代化管理需要，建立健全完善的管理制度，实现管理工作制度化和规范化，从而顺应时展趋势，努力提升档案管理水平。例如，建立并落实责任制，让每个档案管理人员有效履行职责，在权限范围内开展工作。构建完善的奖惩激励制度，对现代化管理工作到位、工作技能和综合水平强的管理人员，要实行奖励措施。从而激发他们的潜力，让他们有效开展档案管理各项工作。而对现代化管理不到位，没有认真履行职责的单位和个人采取惩罚措施。另外还要建立巡视检查制度、档案管理人员教育培训制度，从而顺应时展趋势，努力提高档案管理工作水平。

3.3 加大资金投入

相关单位要增加档案管理资金投入，为计算机、扫描设备购置、工作人员工资等各项开支提供保障。要注重合理安排预算和资金支出，有效满足档案管理工作需要，推动档案管理现代化和信息化。另外还要加强资金使用的监督与管理，防止资金截留或者挪走它用，确保资金被用于档案现代化管理工作当中。

3.4 提高人员素质

注重提高工作人员素质，引进专业知识扎实，管理技能强的工作人员，充实档案管理队伍。另外还要完善档案管理人员教育和培训制度，采用课堂授课、讲座、调查研究、参观学习等形式，让管理人员掌握档案现代化管理技能，从而有效适当计划生育档案管理需要。

3.5 落实责任制度

明确档案管理人员职责，严格落实责任制，让每位档案管理人员有效履行职责，做好每一项工作。另外还要加强档案管理人员培训，丰富他们的理论知识，提高档案管理工作技能，从而为各项活动开展创造便利，实现计划生育档案管理现代化。

4 结束语

总之，随着信息技术和扫描技术的广泛应用，计划生育档案管理现代化逐渐成为一种趋势。在这样的背景下，应该顺应档案管理现代化趋势，明确存在的不足，结合管理工作需要采取完善措施。从而有效提升档案管理工作水平，确保档案资源得到全面开发和有效利用，为计划生育各项工作开展提供参考和有效服务。

参考文献

[1]李淑春.探究计划生育档案数字化管理新策略[J].兰台世界，2016（s1），61

[2]徐本英.大力推进人口和计划生育档案管理现代化进程[J].中国计划生育学杂志， 2015（5）， 276-277

人力资源档案工作计划范文第3篇

关键词：信息技术；计划生育；档案管理；应用效果

随着信息化时代的发展，信息技术被广泛应用于各个领域和专业中。计划生育作为我国的一项基本国策，系统化的计划生育工作能有效解决我国人口众多的问题，提高我国人民的整体生活水平和生活质量，将先进的信息技术手段应用到计划生育档案管理中，有效促进我国计划生育工作的顺利实施。

一、计划生育档案管理中应用信息技术的重要性

1、提升计划生育服务技术

档案管理水平的高低是一个单位服务水平高低的真实体现，还能清楚的了解该单位发展的历程。计划生育管理部门通过信息技术形式来管理档案，是按照遵循政府服务部门发展要求的，按照法律制定管理工作的依据，加强档案管理的规范化是十分必要的。例如：以信息化管理档案能清楚的知道计划生育服务地和义务去计划生育手术的数量及基本情况，成为档案考核管理人员的重要依据。

2、切合档案信息化要求

在新的档案管理方式下，传统档案管理逐渐显现出其不足，如：档案以纸质形式存储，极易在储存过程中造成腐蚀、遗失。一旦发生上述情况，就会导致档案遗失，档案管理工作也会因此而打乱，提倡档案管理实行网络化和信息化，奖信息技术与档案信息化相融合，能促进计划生育档案管理工作的高效率、便利性，同时为档案管理员提供便利，实行更加优化的服务。

二、信息技术在计划生育档案管理中的应用分析

1、规范管理档案管理机制

将信息技术应用于计划生育档案管理中，为保证数据和网络在一个安全的环境内运行，需要制定相关规定，明确相关责任，建立起规范化管理体制。计划生育档案管理部门应根据国家制定的相关管理办法，建立健全计划生育档案管理规范、流程，按照严格的管理步骤，细化信息管理技术。加强对计划生育档案的传输，在传输过程中加强安全管理，保持档案管理的完整性。档案管理人员在实际工作中应保持高度的责任意识，保证档案管理的安全性与完整性。以信息化为手段，统一档案管理标准，在对档案进行收集、整理、编目与检索、统计以及保管等环节时均需统一的标准，标准化的管理能实现档案信息化管理的建立和网络资源共享。

2、提高档案管理人员的综合素质

人才是做好一切工作的保障，为促进信息技术在计划生育档案管理工作中的应用，应加强对档案管理人员的素质建设，首先，要让档案管理人员从根本意识上对档案管理工作起到重视，认识到档案管理工作与计划生育部门的密切联系，准确、详细的资料记录与广大计生家庭息息相关，从根本上提高档案管理人员对档案管理工作的重视，才能更加有效的开展档案管理工作。其次，还要加强对档案管理人员的计算机技能培训，全面提高档案管理人员的信息化技术水平，档案的登记、立卷、归档等都需要在计算机中呈现，这就需要档案管理人员具备交稿的计算机专业技能，只有这样才能保障档案管理工作的进一步开展。除上述措施外，计划生育档案管理人员还应具备较强的创新意识，在实际工作中培养创新能力，对于工作中存在的问题及时发现，及时解决，转变传统的管理思维模式，以新的方法和观念，积极探索。

3、统一档案管理设备

信息技术的应用是将档案信息转化为数字化信息，使不易保存的纸质信息转变为可以充分利用的电子档案资源，这就需要统一的管理设备和网络。让计划生育档案管理实现计算机化，在档案管理工作中利用信息技术，通过快速减速、编目、自动存储等功能，快速查找到需要档案信息，完善信息档案管理设备这一硬件条件，是实现自助化的前提。随着我国新生人口的增加，人口总量不断变化，城镇化的快速发展，人口流动性增强，计划生育档案的数量也随之增加，传统的纸质档案，既难以保存，所用纸张对环境造成了极大的破坏，档案管理机构面临着巨大的存储压力，利用光盘和磁盘储存能有效缓解存储压力，同时也减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的效率。在对档案信息进行存储时，还应保证数据的安全性，确保系统的安全性，防治不法分子钻漏洞盗取信息资料。将信息技术应用到计划生育档案管理中，能促进信息的高速传递，以创新的服务方式，充分实现信息的共享与交流。计划生育档案管理应不断适应当前经济社会发展的需要，以规范化、科学性、高效的信息管理方式实现信息的交流与共享。

4、注重资源共享

在计划生育档案管理中利用信息技术，电子档的来源是十分重要的，与原有传统记录方式相比，电子档案需要通过正式档案来源的真实性，来证明电子档案的真实性，从电子档案的最初形成到归档，需要经过一系列的过程，包括电子档的内容、框架等信息进行全面收集，最终形成资源共享。在生成电子档案的过程中，应保持软件格式的一致性，当前我国计划生育档案管理中，很难实现一体化工作模式，材料递送、数据转化均由不同人员完成，不同阶段经受的人不同，电子档案一旦发生格式变化，则会给后期工作带来较大影响。结语档案管理时一项长期、复杂的工作，将信息技术应用到计划生育档案管理之中，是计划生育档案管理适应当前经济社会发展的必经之路。在实际档案管理工作中，管理人员应积极转变工作思路和工作方法，正确面对当前计划生育管理中存在的问题，针对问题制定有效解决对策，促进我国计划生育工作向前推进。

作者:崔慧 单位:辽宁省朝阳市人口和计划生育服务中心

参考文献：

[1]周金莲,盛吉燕.试论信息技术在计划生育档案管理中的应用[J].才智,2015,31:234.

[2]陈雪.刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施[J].低碳世界,2016,15:256-257.

[3]王树菊.信息技术在计划生育档案管理中的应用探讨[J].东方企业文化,2015,09:203.

人力资源档案工作计划范文第4篇

人事档案是指我国各级各类国家机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人经历和德才表现，以个人为单位集中起来的以备日后查考的文件材料。其主要内容包括履历、鉴定、考核、工资、职务、职称、学位等情况的真实记录。与人事档案相比较，企业员工人力资源档案有两个比较显著的特点：

首先，企业员工人力资源档案的机密性不如人事档案强。企业人力资源档案除了对企业外部保密以外，企业人力资源部门、各相关管理人员以及员工本人都可以自由查阅自己的人力资源档案，以使企业和员工本人对员工的个人素质、培训、奖励、惩罚等情况都有一个系统性的认识和了解，服务于企业的人力资源工作。

其次，不强调原始记录性，这是企业员工人力资源档案与人事档案的一个重要区别。当然，这里并不是从概念上否认档案的原始记录性。不强调原始记录性，并非没有原始记录，而是指只要被企业核实是反映员工真实情况的相关材料，即使不是原始记录，如传真、复印件等，也可被归入员工人力资源档案，服务于企业的人力资源开发和利用。

因之，我们可在此基础上界定出企业员工人力资源档案的定义，即企业人力资源部门主要以员工个人为单位收集的，员工从进入企业前的面试一直到他离开这个企业的整个过程中所形成的，与企业人力资源工作有关并对员工的人力资源开发与利用有一定作用的文件材料。

二、企业员工人力资源档案的主要内容

1． 员工的测试与甄选材料。现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其他考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。

2． 员工基本情况档案。这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。

3． 员工培训档案。员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。档案中不仅应包括员工本人的工作经历，还要包括本人参加各种培训活动的详细记录，如：何时、在何地参加过何种培训；本人学习的收获、体会及对其的考核评语；本人当时的工作岗位和要求；本人近期和今后发展目标以及实现这一目标的具体计划和措施（如要求参加本企业或外单位举办的培训班，或者希望到大学深造）等。

4． 员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员工工作行为、方式及其结果。员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到表扬、奖励以及处分情况等材料。

三、企业员工人力资源档案的应用

完善的企业员工人力资源档案将为企业各项人力资源工作提供一个友好的基础信息平台。具体来说，员工人力资源档案主要有以下几个方面的作用。

1．分析企业现有人力资源的整体优势与不足。全面、翔实的员工人力资源档案可以使企业对内部人力资源状况有一个比较准确的分析和判断，从而提高企业人力资源需求预测和战略规划的科学化与规范化程度。企业许多其他计划的制定也必须依赖对内部人力资源状况的准确判断。企业的新产品开发、市场拓展、培训等计划之所以失败，往往不是因为执行过程存在问题，而是由于计划的制定没有考虑到企业当时的人力资源状况并与之保持吻合。

2．分析企业员工个体的优势与不足。通过对员工人力资源档案中个人基本情况、绩效和培训情况的分析，可以清楚了解每一个员工的长处和短处，对于企业的人员匹配、员工晋升、企业人事的调整与任免具有重要参考作用，有助于最大限度地发挥人力资源的效用，促进企业人力资源的内部合理配置。

3．帮助员工制定个人职业生涯发展规划。员工人力资源档案记载了员工在企业的成长轨迹，记载了员工取得的成绩，也记载了他的失败以及他失败的原因，这些资料可以帮助人力资源部门全面分析员工的思想、文化、心理和业务素质，分析员工的职业发展潜力，帮助员工制定科学、合理的职业生涯发展规划，使员工能够在企业最大程度地发挥自己的工作潜力，促进企业的发展和员工自我价值的实现。

人力资源档案工作计划范文第5篇

关键词:人事档案管理 人力资源管理 作用

人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法,它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以“人”为中心,高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍,最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一,使组织成长与个人能力发展相适应。

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,是国家档案的重要组成部分。

由此可见,人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体,人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用,互相促进,人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展,而人事档案的科学化管理,又会推动人力资源的开发。

1 人事档案管理对人力资源开发的促进作用

1.1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力

人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。

1.2 促进人力资源的合理配置

利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化

影响人力资源需求的因素主要来自组织内部,有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求,制定科学的人力资源计划起着重要作用,脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。

2 人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用

人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”,如流动性、电子化,而目前人事档案管理存在的不足,已经不能适应人力资源发展的需求,并对其发展产生了负面影响,主要表现在以下方面:

2.1 档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置

真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小,学历越填越高,工龄越填越长,有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定,必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。

2.2 档案材料内容简单雷同,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值

人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照,本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然,如见其人。然而,如今人事档案材料单一,内容抽象,鉴定、考察材料中套话、空话多,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,挫伤了员工的积极性,导致组织蒙受不必要的损失。

2.3 个人档案材料分散、缺失,破坏了人事档案的整体性,降低了人力资源的效力

人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体,但长期以来,由于宣传力度不够,个人不够重视,致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动,致使一部分材料滞留在原单位;学生参加工作,档案留在学校;取得学历文凭,学历材料存放在自己手里,等等。现阶段人才流动性大,各单位为引进高素质人才,采取一系列措施吸引人才,包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象,破坏了人事档案内容的完整统一,降低了人力资源的效力。

2.4 人事档案管理手段落后,制约了人力资源的开发

现代人力资源管理要求人事档案管理科学化,及时有效地提供各种信息,为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式,以手工操作、检索为主,管理人员满足于看摊守点,缺乏创新精神和竞争意识,无法为人力资源开发提供有效的服务。

3 改进人事档案管理,为现代人力资源管理服务

人事档案管理必须要适应现代化管理的要求,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求,为人力资源开发提供强有力的保障。

3.1 切实提高档案管理人员的素质

在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。

3.2 建立健全合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。