工程档案管理论文范文第1篇

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

0引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力

重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。

其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。

4注重实效，健全完善的保证措施

重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。

4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。

4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。:

4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。

5开发利用档案信息，促进档案管理工作

工程档案管理论文范文第2篇

1.电力工程建设档案管理的特殊性。从表面上来看，电力工程建设档案管理与其他工程档案管理并无不同，但实际上，电力工程档案管理存在其特殊性。首先，电力工程建设档案管理是对电力工程全过程档案的管理，而电力工程施工建设却包括了设计、施工、检修等多个方面，有些工程在竣工十几年后还需要进行线路保养，那么，电力工程建设档案就必须是针对单个项目的、跟踪性的，这给档案管理提高了难度；其次，电力工程建设档案管理的服务性质与其他工程档案管理不同，电力工程建设档案管理服务的对象不仅包括电力企业内部的员工及工程师，还包括了电网的使用者。

2.探讨电力工程建设档案管理的意义。从企业发展角度来看，电力企业工程建设档案管理不仅关系着电力企业技术革新和施工建设质量，还对企业处理工程建设过程中以及电网使用中的纠纷有帮助；从社会基础设施发展角度来看，电力企业工程建设档案管理是保证我国电网建设和电力行业发展的基础，因此，探讨电力工程建设档案管理具有十分重要的意义。

二、电力工程建设档案管理中存在的问题及原因

1.档案管理工作效率不高、档案管理工作效率指的是档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。电力工程建设档案因为其特殊性，经常需要档案管理工作人员进行异地奔波以及长时间的档案归档工作，但实际上，档案管理的效用却没有被完全地展示出来，因此，档案管理工作的效率也不高。例如，对电力工程建设的设计方面进行建档，要对参与工程设计的设计师进行资料搜集，还需要对工程设计的科学原理以及实际应用的预测等资料进行搜集，这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间，但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化，与此同时，搜集来的资料和档案的利用率却很低。

2.档案管理方法落后。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态，档案管理资料多是纸质的，这些资料规整起来十分耗费时间，查找起来也十分麻烦。另外，在工程建设的施工过程中，有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节，往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视，这直接降低了档案的质量。

3.档案管理人员素质有待提高。档案管理工作效率的高低，有很大一部分是由档案管理人员的素质决定的。档案管理工作人员热爱档案工作，掌握多种档案管理技术，将会使档案管理的效率大大提升；工作人员能够摆正档案管理工作的服务性质，档案的应用性也会得以提高。但是，目前的电力工程建设档案管理往往由企业中的老员工负责，这些员工的档案管理思想还停留在对工程建设的文书管理方面，对档案管理工作的意义理解不多，因此导致整个档案管理工作的效果迟迟得不到提高。

三、提高电力工程建设档案管理的方法

1.采用科学规范的管理制度提高档案工作效率。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系，工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的，因此，有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且，标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中，在档案管理过程中尤其应该如此，如档案的保存方式、档案信息的流转程序等，都要进行统一规定，避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。

2.采用信息化的档案管理方式。电力建设工程档案管理方式落是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案的统一的、有结构的管理，能够使纸质档案资料和电子音像档案资料结合。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备；其次，应该制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

3.提高档案管理工作人员的职业能力。如果档案工作人员的档案管理工作水平不高，对档案管理工作认识不足，在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题，则档案管理就面临着巨大的风险，因此，提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

四、结语

工程档案管理论文范文第3篇

档案管理工作的开展与施工企业的日常运营管理有着密切的管理，企业管理者要重视当昂管理工作的开展，并且将档案管理工作纳入到企业发展战略层面上予以重视。在生产经营中，工程管理部门要组建专门对工程档案管理的队伍，对于工程档案进行统一的协调和管理，并且指派专人负责专项档案管理工作。建筑企业管理者要对于相关的管理制度进行不断的完善，并且构建一套科学的档案管理组织，通过落实不同岗位的职责和权限，层层把关的保证档案管理工作质量。在日常档案管理工作开展的过程中，管理者也要通过定期举办会议，并且制定和落实工作任务计划，有条不紊地将档案管理工作抓好。

2加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

3规范管理

在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

4信息化建设

企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

5做好档案服务

档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。

6结束语

工程档案管理论文范文第4篇

1.1城市建设重点工程的主要特征

一般来说，城市建设重点工程是指列入了各级政府发展规划，已取得各级政府计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的、甚至政府部门直接参与建设、管理的城市建设工程。这类工程的明显特征是：（1）投资大，且多以国家投资为主。如市政道路桥梁工程、公用事业工程等。（2）工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点工程要求在某个具体的重大事件或重大节日前需完工。（3）参建单位多，涉及部门广。以市政道路工程为例，仅地下管线就包含给水、排水、电力、通讯、燃气、热力、电视光缆等，地面工程包括路基、路面、绿化、亮化等专业工程。（4）备受各级政府领导高度重视，有的甚至是领导亲自“挂帅”。因为很多重点工程属于政府领导的“形象工程”、“政绩工程”、“献礼工程”或为老百姓办的“实事工程”，重点工程的建设对推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。如株洲市快速环道（中环大道）工程，它既是株洲市重点工程，也是湖南省重点工程，1999年就列入国家财政预算专项资金项目笼子。它由“五路三立交二大桥”组成，全长32.79km，于1999年10月动工，2006年11月竣工，总投资23.8亿元，参建单位多达四十多家，涉及建设、设计、监理及道路、桥梁、管线、绿化、附属工程施工等众多单位，建成后对株洲的经济发展乃至长株潭经济一体化起着巨大的推动作用。（5）投资主体呈多元化趋势。重点工程建设在继续保持国家投资、地方财政投资快速增长的同时，还吸引了大量的外来资金和民营资金参与。如株洲市红港大桥（湘江五桥）工程就采用B0T建设模式，株洲市荷塘区新塘东路的建设采用储备土地融资方式。

1.2城市建设重点工程档案的特点

城市建设重点工程档案是一条重要信息链，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，对工程建设具有很强的现实指导作用，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。它具有以下几个特点：（1）档案数量多、载体多样、保存价值高。（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。（3）形成时间长。由于重点工程建设工期长，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。如涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

2当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题

2.1档案意识薄弱，管理制度不健全

当前，许多参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，待到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算帐”的工作方式，致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该工程档案的利用。另一方面，重点工程档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作；二是档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全，使得工程建设中人员变动导致人走档走、人走档案无人做的现象出现，影响了档案工作的质量；三是一些地方档案管理部门针对重点工程档案管理工作虽然制定了规章制度，但在执行上却存在“软”的现象。

2.2档案工作人员业务水平不高

在重点工程建设中，档案工作人员一般是新同志多，工程技术人员多，有的甚至临时抽调，身兼数职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要。另一方面，档案管理人员由于缺乏应有的工程技术知识或档案专业知识，文化水平不高，且人员又不固定，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等问题，严重影响了工程档案归档质量。

2.3档案质量存在较多缺陷

很多重点工程在建设期间都是由各级政府职能部门抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，“工程指挥部”缺乏经过培训的专门的档案资料员，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，工程施工过程中产生的档案资料可能得不到足够的重视。所以报送的重点工程档案成套性差，准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。

2.4档案资料移交不及时

城市建设重点工程档案往往存在着验收归验收，移交却成了老大难的问题。以株洲市为例，目前，对于一般工程档案的移交有了一套行之有效的、完备的行政程序来制约。从政务中心窗口报建到工程竣工验收，这些环节如果没有城建档案管理部门的认可，就不能最终完成。而对于重点工程，这套程序就难以产生强有力的制约作用。因为重点工程中有很多是地方领导的形象工程、政绩工程或年度实事工程，工程报建与验收手续在领导的批示下，往往可以一简再简，因此给城建档案管理部门收集该类工程档案造成了一定的困难。有的说只有一套资料，有的说要等审计结果，还有的说要交只有复印件，凡此种种，说白了，就是不愿意将竣工资料移交给城建档案馆。如株洲市体育中心工程，总投资7.1亿元，2006年6月底竣工，至2009年3月底其竣工档案还未移交至市城建档案馆；株洲市河东城区中心段堤防及沿江景观道路工程，总投资1.3亿元，2007年11月底竣工，至2009年3月底其竣工档案尚未移交市城建档案管理部门。

3加强城市建设重点工程档案管理工作的措施

3.1提高认识，加强领导，完善工程档案工作机制

档案行政管理部门与城建档案管理部门要采取多种形式，加大宣传力度，组织参建单位领导和员工认真学习《档案法》及有关重点建设项目的法律法规，向工程“挂帅”的地方行政领导宣传工程档案的重要性，并用典型事例晓之利害关系，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点工程档案工作的思想认识，促进工程档案系统、完整、准确、规范、及时归档。同时建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。

3.2加强业务指导与培训，寻求工作质的突破

城建档案管理部门在获取重点工程计划安排信息后要主动出击，与建设单位或“重点工程指挥部”取得联系，要根据项目的实际情况制定出操作性较强规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中，经常下工地进行档案资料工作的检查和指导，确保工程档案规范、完整与及时归档。针对工程档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训。一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。在这方面工作中，长沙市城建档案馆积累了丰厚的工作经验。近几年来，该馆已成功开展了九批次长沙地区建筑工程资料员培训工作，培训工程资料员数百名。2000年，该馆以五一路改扩建工程为突破口，迅速打开了重点工程档案管理工作的新局面。一是主动介入，得到市级领导的工作支持；二是深入施工单位和工地，对参与施工的23个单位、27个项目进行了77人（次）的业务指导，严把质量关；三是对参建单位提出该项目档案的具体要求，在预验、整改和验收工作中全程跟踪，确保资料完整与及时归档。

3.3实施同步跟踪管理，确保工程档案完整准确

城市建设重点工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，要做好同步跟踪管理必须做好以下几方面工作：一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，建立档案管理网络，明确工作人员及工作职责；二是运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量；三是档案管理部门要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参加，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分；五是参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总帐”。

3.4运用行政监督手段，确保重点工程档案及时归档

由于重点工程存在着一些特殊性，通常的行政程序对其难以产生有力的制约，因此，城建档案管理部门要主动介入，掌握工作的主动权。一是要经常深入下去，对建设单位、施工单位的工程档案工作进行业务指导、监督和检查，促进重点工程档案各项管理工作的落实，为日后顺利接收竣工档案铺平道路；二是根据相关法律法规和文件要求，与建设单位或工程指挥部签订重点工程竣工档案验收移交协议，规定其在工程竣工时，工程档案必须要有档案管理部门验收，工程方可竣工验收，竣工后一定期限内必须向城建档案管理部门报送竣工档案，以确保重点工程档案的顺利归档；三是对少数工作不配合的单位，采用必要的、有力的、“硬”的行政执法手段，迫使其移交竣工档案。

总之，抓好城市建设重点工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需各相关单位密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好城市建设重点工程档案管理工作，一定能为城市建设发挥更好的社会效益与经济效益。

工程档案管理论文范文第5篇

随着信息化普及，使得电子档案开始逐渐在公路档案管理中使用，并开始被认可，甚至依赖，在公路工程的档案管理中占据重要位置。电子档案的存在，能减少档案的储存空间，节约使用面积。也能便捷开展信息交流，实施信息快捷服务，能够实现信息共享，具有十分重要的意义。但是在当前电子档案的使用情况下，还是存在许多问题，想要做到完整化、规范化，必须要找出当前电子档案管理中较为突出的问题，采取针对性措施进行改善，实现电子档案实施完整性目标，辅助公路工程的实施。

2、公路工程电子档案管理中存在的问题

2.1档案原件真实性问题。电子档案有一个较为突出的问题，就是容易被篡改、删除，且不留痕迹。使用电子文档制作材料时，不存在拟稿者笔迹，相关负责人也无法在电子档案上签字，从而导致文件的权威性、真实性无法确保。一旦有人出于某种恶意，对电子文件中的内容恶心篡改，而且只是很细微的改动，难以发现，并且确定。在此方面，目前还没有较好的办法，能够针对文件的保密性、真实性进行确保，做安全防护工作，给了有心之人可乘之机，导致文件真实性受疑。

2.2电子档案内容保密性问题。使用网络中任何一个终端设备，都能将存储于网络中另外一个设备的文件获取。同时，一个终端中的文件，可同时发送到其他的多个终端服务设备。对于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性带来了极大的威胁。比如，工程的报价，工程的设计图纸，工程的创新设计，工程合同内容等较为机密的信息，若未及时采取有效的保密措施进行储存，很可能被有心之人获取，从而让对手企业获悉，导致企业处于被动状态。

2.3档案管理软件使用统一性问题。档案所用的系统，在地区和单位间，若使用的软件类型不同，在文件查阅，文件使用之时，势必会造成严重的不便。各部门之间所使用的档案管理软件，一旦出现系统不兼容情况，甚至会导致文件自动拦截，或出现损害，导致文件查阅，文件使用中存在极大的隐患，也带来极大的不便。

3、针对问题研究对策

针对当前电子文件中所存在的真实性、保密性、软件使用统一性等问题，必须要采取有效措施进行改善，以免因网络安全隐患，导致工程重要机密泄露，或文件被恶意篡改，因使用软件差异，导致文件传输和查阅受阻。针对所存在的问题，采用以下对策进行处理。

3.1分散储存。对于公路工程中的电子文档，应该尽量避免使用集中储存方式。对于重要资料，或者已经完工工程的资料，应该将其做备份后，储存于电脑硬盘中。对于存储的重要内容需要进行标注，或者将重要内容再储存一份于U盘中，就算有人恶意篡改资料、数据，也可以使用另外一处的资料进行对比，马上就能发现其中的变动之处。对于一些施工年限较长的工程，可以采取年度做期限，年底时将档案全部进行备份，进行储存。以此避免因资料年份杂乱，导致重要资料丢失，在工程验收之时，工程档案不全，对工程的资料造成严重的影响。

3.2及时杀毒，做保密措施。在文件传输，或者在文件储存时，为减少因U盘的使用，导致文件受病毒感染，应该及时对U盘、电脑做杀毒处理，发现有系统漏洞、木马威胁时，及时处理，不给病毒可乘之机。在工作中做文件传输，尽量采取邮箱传输方式，在满足传输需求的同时，且有传输记录，也能保护文件传输。在做在线文件传输之时，应该加强保护措施，做好文件传输的安全处理。对于企业的机密文件，或者是重要文件，应该避免使用网络在线传输，以免遭网络监视，或者黑客入侵，导致文件泄密，对企业造成严重的损失。

3.3电子文档使用规范化。为将电子文档归档处理规范化，确保其完整性，必须要定期对办公室的电子文件进行分类处理，将有价值，重要的电子文档进行分类处理，将所有文件进行收集，随后进行整理、备份，再进行安全储存，从而将电子文档的管理归档工作安全实施。对于重要文件，可安装安全性能较高的软件，避免遭受病毒、木马、黑客入侵，导致资料流失，对企业造成严重的经济损失和名誉损失。特别是对于最新工程的报价、招投标方案等重要信息，必须要采取非常手段，积极处理，尽量避免在线传输，且应该做好相应的杀毒工作，为确保万无一失，必要的备份必不可少。

3.4培养专业计算机技术人才。在实现全员计算机知识定期培训的同时，也需要采取员工深造、招考等方式，为企业培养高、精、尖的计算机专业人才，在电子档案的管理工作中，单靠基础计算机知识显然力不从心，必须要请专业人员，熟悉计算机的操作技术，并且对档案管理中的业务流程熟悉，热衷于档案管理工作。在管理过程中，不仅要会用档案软件，还要会自己设计程序，自己做软件开发，使得企业能够有自己的网络空间，并帮助企业加强网络安全性。专业计算机技术人员，还需要使用软件，将工程图纸储存于电子档案，因此，运用自如的设计图绘画技巧，也必须要熟练操作。

3.5健全电子文件安全性与真实性法律条例。电子文件的归档、形成、处理、保管等事宜，中间的每一个环节中，都可能会导致档案信息被篡改、丢失，甚至无从发觉。因此，必须要针对电子文档管理真实性、安全性建立起相关的法律条例，以此成立相应的管理制度，并加强落实监督，从而对电子文件的真实性、原始性，以及安全性能进行保护，对电子文档的保护具有积极意义。

3.6制定合理、科学的电子档案规范与标准。电子文件的累积、形成、整理、分类、归档等处理事宜，使用规范、标准的进行确定，规范每一个流程，使得电子档案能够确保其科学性，能够实现整体、规范的管理模式，也是目前必须要进行解决的基础事宜。根据电子文件的管理需求，在全国的公路工程电子档案管理中，开发一款适用性强，且使用安全性高的软件，采取有效措施，使其工作重点与方式，形成大转变，面对时代挑战，依然可以愈战愈勇。

4、结语