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关键词:规章制度;体系建设;经营管理
作者简介:尹蓉(1983-),女,北京人,华能资本服务有限公司业务主管,经济师。(北京 100031)
中图分类号:F272.9 文献标识码:A 文章编号:1007-0079(2013)02-0215-02
“不以规矩,不成方圆”,依靠制度管人、管事、管财、管物是企业实现健康可持续发展最为重要的保障。秉承“有章可循、有章必循、执章必严、违章必究”的工作理念,建设协同贯通的规章制度体系,探索科学高效的规章制度管理方式是现代电力企业提升管理效率和管理水平的必由之路。而规章制度建设并没有特定的模式可以遵循,笔者结合近年来的理论学习和工作实际,对如何通过加强规章制度过程管控,夯实企业经营管理基础,提高企业运营的效率与效益进行了分析与研讨。
一、现代企业制度建设中存在的普遍问题
现行的公司管理制度主要包括国家(政府)的法律法规、行业规范、上级单位及公司管理制度等,对公司各专业工作起着指导和约束作用。但从公司制度建设及运行情况来看,还存在一些问题和差距,需要逐步研究解决。
1.规章制度缺乏系统性
现行的管理制度基本上是以逐步增加和补充的方式建立起来的,导致部分制度之间的逻辑关系不明确,管理制度体系结构、内容分类不合理。部分管理制度内容存在交叉重复,甚至矛盾现象。
2.规章制度缺乏全面性
由于缺乏系统的规划,各职能部门只是站在本部门的角度订立制度,所以不可避免地导致规章制度表面上看面面俱到,实际上却是各自为政,部分制度在制定过程中未能做到全覆盖,对部分工作、部分管理环节的管控存在缺位。
3.规章制度缺乏稳定性
稳定的规章制度可以使人们养成近乎本能的遵循习惯。可以大大减少规章制度的执行成本。但伴随着各部门经营管理人员的交替,规章制度会随着个人的管理风格而不断改变,从而对制度的稳定性提出挑战。
4.规章制度缺乏适应性
规章制度必须随着多变的环境及时变化,以适应企业发展的需要。目前公司多项基础制度难以与公司目前的发展阶段相适应,也无法与企业文化形成良性互动。
二、加强企业规章制度体系建设的重要性和必要性
建立规章制度体系与管理机制,是公司适应外部市场化经营环境和建立现代企业规范化内控体系的需要,也是适应企业内部制度化依法运营的需要,在企业制度层面和执行层面构建与之相适应的规章制度体系成为公司夯实管理基础、提高依法治企水平的重要举措之一。
1.加强制度体系建设是公司适应法律环境变化的客观需求
随着市场经济体制的不断完善,电力系统日益成为法律意义上的市场交易主体,面临的法律环境日趋复杂,违法经营成本大幅度提高。而天然垄断的企业属性,也决定了来自政府监管和社会媒体的关注明显高于其他行业。同时,劳动、安全、环保等纠纷也因外部法律环境的变化对企业管理的日趋规范而呈上升趋势。要规避潜在风险,首先要加强企业生产经营细节管理,即通过完善有效的规章制度体系去扼制各种法律风险的发生,适应不断发展变化的法律法规环境,推动公司可持续健康发展。
2.加强制度体系建设是主动适应系统体制改革的先行要求
华能系统以电力为主,综合发展,这预示着公司在变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程等方面要做大量的工作。应结合公司实际,率先进行规章制度的排查与梳理工作,逐步探索尝试对公司规章制度进行顶层设计,为下一步管理体制改革的平稳过渡奠定基础。
3.加强制度体系建设是公司提高基础管理水平的重要举措
规章制度是企业实现业务流程规范化、制度化,稳健经营,不断提升基础管理水平的重要保证。特别是近年来公司发展迅猛,迫切需要完善分层次的管理机制,建立决策、执行和监督体系框架,通过不同管理层次的激励和约束机制,才能使各级职能定位准确和管理模式规范、健全。正是由于没有完善的经营机制和扎实的管理基础作为支撑,公司难以保持行业领先地位,因此建立战略协同、资源配置有效、整体利益驱动的制度体系将成为公司夯实管理基础、提高管理水平的重要举措。
4.加强制度体系建设是公司搭建一体化管理平台的有效手段
企业实施一体化管理能够实现市场反应实时、内部协作快速、信息交互及时准确,达到推进企业经营发展及提升企业管理水平的目的。公司原有经营管理模式,存在各专业管理体系产生背景不同、控制对象不同、设立体系目标不同,暴露了多套体系各自为政致使职责权限交叉和混淆、应付审核等多种问题和矛盾。鉴于此,公司应建立统一规范制度体系,将各管理体系的管理活动纳入整体考虑,符合系统管理的观点,更是解决这一问题的根本途径,且能真正达到最佳管理效果。
5.加强制度体系建设是公司落实战略规划的主要抓手
规章制度体系是保障其将已有资源优势、能力优势转化为现实竞争力,实现战略“落地”的重要措施,是规范公司经营管理的行为准则,承载着公司的管理体制和运行机制,体现了公司经营理念、管理思想和价值取向。因此加强规章制度体系建设是伴随企业长远发展的战略性和根本性问题,对于保障公司战略目标的实现、提升市场竞争力、促进公司全面协调可持续发展有着基础性和长远性作用。
三、构建科学合理的规章制度建设管理模式
1.构建企业规章制度建设管理模式的原则
(1)科学合法原则。公司规章制度要符合国家法律、法规和政策的规定,且要与华能集团规章和相关规定相衔接。要结合公司功能定位和管理实际,切实反映先进的管理理念、管理方法,简约易行,有利于公司管理水平的提升。
(2)协调性原则。公司规章制度要以公司战略目标为核心,综合考虑内部各组织及职能之间的相互关系,形成各环节、各层次的规章制度相互协调、整体优化的局面。规章制度要对各个层级的管理者的职能、权力、利益和责任给予合理的界定,实现责权利对应,真正体现激励制约作用。
(3)稳定与适应原则。公司规章制度既要把经实践检验行之有效的管理方式予以延续,以保持稳定,又要根据环境变化,不断调整管理方式,以适应企业实际。
(4)精简原则。公司规章制度要防止内容交叉、冲突,结构多而细,前后制度效力不一致等影响管理效率的现象,要坚持有用、管用、能用的原则,力求项目少,质量精,简洁易行。
(5)与企业文化相结合原则。企业作为一种以人与人的组合为基础的经营活动主体,其经营行为必然最终都要人格化。即企业是人格化的企业,企业的所有活动最终都要靠人来执行。正是因为如此,企业的制度建设管理模式,最终都必然会体现在人的价值理念中,即以企业文化的形式表现出来。因此,企业规章制度建设管理模式的构建须与企业文化相结合。
2.构建科学有效的规章制度管理模式
科学有效的规章制度管理模式是现代企业发展的基础,它的建立必须以科学的管理理念为指导,并不断创新方式方法。实现从“调研起草”“审核会签”“审议签发”“宣贯培训”“执行落实”“评估反馈”“修订完善”的闭环管理。
(1)建立规章制度的效力等级体系。目前公司规章制度没有依重要程度和效力等级划分的体系,难以保证公司确立的生产经营管理的指导思想、基本原则和要求在公司规章制度中得以正确体现,无法通过效力等级的约束保证不同层次之间制度的一致性。没有公司基本制度和一般制度的划分,更使公司制度缺少了一个重要的评价标准,无法解决一旦在制度间出现矛盾和冲突给管理带来的不良影响。同时,由于缺乏体系划分,一些涉及公司重要制度没有经过有关部门和公司领导(总经理办公会)的审核,而以部门(专业)制度形式下发,在与之相关的制度之间出现矛盾和冲突,造成难以贯彻执行。按照《公司法》的规定,公司规章制度按效力等级依次排列为公司章程、公司基本管理制度、公司一般管理制度。结合上述规定并通过对国家立法制度的研究,符合公司目前管理实际的制度体系应由公司章程、公司基本管理制度、各部门(专业)管理制度三级组成,重要程度和效力等级由高到低,下一等级的制度在原则和内容要求上均不得违背上一等级制度的规定。通过规章制度效力等级的建立,改变公司目前重要管理事项制度的如法人治理规则、计划管理、财务管理、投资管理、风险控制等基本管理制度,与差旅费报销、办公用品管理等一些细小具体管理事项的规定混杂的问题。
(2)建立分专业的规章制度审核委员会制度。目前规章制度的管理不仅仅是起草部门的事情,也不单纯是经理部的事情,实际上涉及到很多部门,单纯依靠非专业部门很难从根本上提高规章制度的管理效能。公司各专业管理部门均不同程度承担着公司管理职能,而每一项管理职能的行使均应通过相应的规章制度来实现,因此应以专业管理职能的划分为主要依据,再按照某项专业管理内在规律的要求,结合实际情况建立制度的逻辑结构,验证制度建设的状况并指导制度的动态管理,减少制度制发的随意性。应建立分专业的规章制度审核委员会,并把委员会作为各专业规章制度审核的最高权力机构,研究制定各专业规章制度建设规划,梳理本专业制度体系逻辑结构,查找规章制度管理漏洞与空白,并就一些重要的专业制度进行定期会审。
(3)建立规章制度计划管理与清理汇编制度。公司目前制度建设的计划性较差,职能部门不了解本专业管理规章制度的情况,不清楚现有的规章制度哪些有待完善,哪些制度需要及时拟定,往往只重视制度的新订,忽略制度的修改和废止。久而久之,只立不修,造成同一管理事项有多项制度规范,相互交叉重复甚至矛盾;只立不废,造成制度效力混乱,这些都给制度的执行带来困难,执行人往往无所适从。因此应建立规章制度年度计划管理机制,规章制度建设列入部门年度计划工作,在统筹规划下一年重点工作的同时制定配套制度的立、改、废计划,使规章制度建设成为公司经营发展的重要抓手。同时应对规章制度进行定期清理,编制制度汇编,一方面解决“试行”制度转正的问题,将一些经过一定时间试行的制度变成正式制度,另一方面对一些不适应形势发展要求的制度进行及时修订或废止,并在此基础上定期编制公司制度汇编,使广大干部职工及时知悉公司现存规章制度情况。
制度建设基础比较薄弱,要达到全面规范还有很长的路要走。笔者根据烟草行业制度建设的实际情况,就规范制度建设必要性、强化制度执行率等方面进行了分析,对以规范制度建设为基础推动全面规范进行初步探讨。
正确认识制度建设的必要性,推动全面规范
随着烟草行业的快速发展,全面规范越来越重要,然而全面规范首先要规范制度建设,如果缺乏规范制度管理体系,就必然导致经营管理混乱,工作效率不高,财产损失和浪费,经营效益低下。
尤其是烟草商业企业取消县级公司法人后,市级烟草公司的规模扩大了,管理范围、空间更广更大。其经营管理就更需要一个健全、有效、规范的内部管理监督制度,保障烟草行业持续、稳健、协调发展。从企业经营管理的实践和发展过程看,制度建设带有根本性、全局性、稳定性、长期性,而建立内部监管长效机制的基础就是建立规范的制度和监督评价体系。没有规范、有效、实用的制度体系,全面规范便缺乏基础,无异于空中楼阁,说起来好听、看上去很美、做起来很空。
因此,必须正确地认识到规范制度建设是重点和关键,烟草行业以规范制度建设为基础推动全面规范,构建内部监管长效机制,是对市场经济一般规律和烟草行业特殊规律的正确认识和把握;是坚持和维护国家烟草专卖制度的本质要求;是推进烟草行业健康发展的重要保证;是加强队伍建设、树立烟草行业良好形象的重要措施。
从近年来烟草行业专项检查和日常管理监督工作中发现问题看,规范化制度建设显得十分重要,通过梳理和查找制度建立和执行过程中的不规范问题,透析成因,研究对策,落实整改,使制度更完善,流程更优化,程序更规范,执行更到位,形成用制度管权、管事、管人的长效机制,切实增强全面规范的意识,促进推动烟草行业全面规范建设工作不断深入。
当前,烟草行业虽然在规范建设上取得了一定的成绩,但是,烟草系统规范建设工作整体水平仍不够平衡,主要体现在严格规范的思想认识不到位,重效益、轻规范,重形式、轻实效,重眼前、轻长远的思想还不同程度存在;规范管理的整体水平有待提高,对生产经营的过程控制缺乏有效的措施;规范建设的制度基础相对薄弱,现有的制度体系对经营管理的覆盖面不全、控制力不够,制度建设不够系统、不够具体,从而不能有效防止一些无章可循、无据可依,执行偏差、行为失范等问题的发生。
分析这些问题产生的原因,主要根源在于不够规范或规范不全面,这些问题已经日趋成为阻碍烟草行业走向全面规范的瓶颈。针对烟草行业规范建设中存在的这些问题,务必高度重视、认真对待。没有规范,形成不了规矩,工作执行力会大打折扣,就会出现有令不行、有禁不止的局面,达不到预期的目标。烟草行业要通过全面、细致、深入地查找和梳理生产经营管理各领域、各层面、各环节的不规范问题,从根本上解决存在的问题,构建以制度为基础的内部管理监督工作长效机制,促进烟草行业更加严格、更加自律、更加规范,从而逐步走向全面规范。
全面梳理完善规章制度,规范制度体系
规范的制度体系是搞好各项管理、提高自我规范能力的重要前提和保证。在加强内部管理监督工作中,把建立健全规章制度作为整体工作的一个重要环节来抓。为维护制度的科学规范与完整统一,防止在制度建立中重复、遗漏和相互矛盾等现象的发生,更好地发挥制度的规范、约束力和导向作用,使制度更具可操作和实效性。
要认真梳理内部管理监督制度,努力从存在问题中寻找、分析因制度不健全、不完善因素而产生的问题根源。当前内部管理监督制度建设方面存在的问题,主要表现在规章制度不够健全和完善,有的制度不严密,有漏洞,或是刚性条款少柔性条款多,或是有制度、无罚则,有制度,无考核,造成制度行同虚设;还有的单位规章制度多、杂、空,未形成制度监管体系。因此,要定期对制度进行全面清理,剔除与当前加强管理不相适应的规章制度,并及时完善补充相关制度,针对本单位制定的相关制度和规定进行认真梳理,需要建立的要建立,需要完善要补充修改完善,已过时效的或不合理的要及时进行清理,真正做到以制度规范行为。按照分、市公司是经营主体、县(分)局是行政执法主体的体制要求,按两个层次进行修改完善规章制度:
其次再对县局的规章制度进行修改完善:找出县局之间管理的共同之处,使一些规章制度及管理要求达到统一一致;根据县局之间管理的不同之处及实际情况,制定出一些符合其实际需要的个性化制度,使其管理能在遵循规范、统一的原则之下更加细致和完善。对所有规章制度进行分门别类、汇编成册,形成一套完善的制度体系。
加强内部监管制度建设,规范运作程序
加强企业内部管理监督制度建设推动全面规范,是烟草行业自身发展的需
要,也是现代企业管理的要求。企业管理监督各项规章制度,是一个单位为了保护其资产的安全与完善,保证其经营活动符合国家法律法规要求;是提高经营管理效益,防止舞弊,控制风险,是单位内部采取的一系列相互联系、相互制约的方法。内部管理监督贯穿于企业经营管理的各个方面,只要存在企业经营活动和经营管理,就需要有相应的内部管理监督制度。
因此,企业必须按照科学管理、民主管理、依法管理的要求,结合本单位、本部门实际情况,进一步建立和完善有关专卖、经营、财务等内部管理监督制度,用制度来规范经营管理行为,用制度来加强内部管理监督工作。要严格办事程序,加强过程控制。要明确每一个岗位的职责,规范办事的每一道程序,防止人为性和随意性。也就是说对任何一项经济业务的处理均要由两个以上的人或部门来完成,不赋予某一个人或某一个部门单独执行一项经济业务的权力,以便每项经济业务进行交叉控制,防止错误和舞弊的发生。这样,一旦出现问题也很容易发现并得到纠正,也就是通常所说的账、财、物分管,批准和执行分开,以保证企业的财产不受损失。要从制度层面上,多方采取措施,进一步完善加强内部管理监督机制。
规范制度建设要抓好以下几个方面工作:
要规范决策程序,按照科学管理民主管理、依法管理的要求,完善各级领导机构的工作规则和议事决策程序,进一步规范企业决策行为,用制度来规范管理和生产经营行为。
要规范化实施程序,充分发挥投资、预算、薪酬委员会等决策机构的作用,切实做到没有经过预算,任何人无权决定开支,决不允许把预算流于形式。没有经过薪酬委员会讨论,任何人不得随意调整工资水平。没有经过投资委员会讨论并按规定批准,任何人不准新上项目,并要建立决策失误追究制度。要全面推行物资比质比价采购,工程建筑、软件开发等资质认正,公开招标,防止暗箱操作,防止做表面文章。
规范监督程序,要公开办事结果,接受群众监督。全面推行政(企)务公开。增加透明度,公开办事结果是接受监督的有效形式。充分听取群众意见,自觉接受群众监督。形成职责明确、运转协调、相互制衡的体制,加强对企业的管理监督,用制度来保证企业的平稳健康发展。
强化制度执行监督检查,提高制度执行力
既要规范制度建设,更要重视加强对制度执行情况的监督、检查,为了保证企业内部监管制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部监管制度的执行情况进行检查与考核,要落实制度,提高制度的执行力,再好的制度得不到落实都是一纸空文。有的企业虽然各项制度都有,写在纸上,挂在墙上,但是执行时就是不能到位;有了制度却不能很好地抓落实,有章不循和执行制度不力的现象时有发生。
因此,要抓好日常管理监督制度的落实,各单位的职能部门根据自己的职责范围,制定切实可行的加强行业和自身管理监督的具体措施,自觉接受管理监督部门的监督。看企业制度是否得到有效的遵循,执行中有何成效,出现了什么问题,某项内部管理制度为什么不能执行或不能完全执行,估计可能会造成什么后果。对于严格执行内部监管制度的,给予精神和物质奖励;对于违反制度的行为,必须给予严肃处理和经济处罚,并与职务升降挂钩,坚决克服有章不循,违章不纠的现象。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到加强内部管理监督的目的。
再好的制度也是人制订的,再好的制度也要靠人来执行,从这个角度讲,在加强内部管理监督的过程中,提高队伍素质至关重要,单位领导和部门负责人,既是领导者、管理者,同时又是监督的主要对象,要自觉接受监督,处处严格自律,带头遵守规章制度,在加强内部管理监督工作中起表率作用。按照科学管理、民主管理和依法管理的要求,用制度来规范企业各项经营管理行为,提高制度执行力。
针对管理的重点部位、重要环节,要建立规范的制度措施,注重抓好对各项管理制度执行的质量和效果,加强日常检查落实,分析容易产生不规范经营行为的薄弱环节,建立用制度管人管钱管资产的长效机制,建立权责明确,激励和约束相结合的内部管理监督制度,构建规范、科学、统一的内部管理监督工作体系,在规范制度建设的基上推动全面规范通过四条线运行体系加以体现:通过财务审计一条线管住钱和物,规范付款批报程序;通过内部专卖管理监督一条线加强市场监管,规范经营管理行为;通过纪检监察一条线加强人事监管,规范领导干部和员工行为;信息技术支撑一条线管住经济运行,规范运作程序。真正做到人人受监督,事事讲程序,行为受约束,管理有制度,确保全面规范真正落到实处。
烟草行业发展的实践证明,没有严格规范,就没有良好的生产经营秩序,就没有烟草行业今天的大好形势。全面规范是烟草专卖体制安身立命的根本所在,是实践“国家利益至上、消费者利益至上”的根本途径,是维护行业形象、避免社会过度关注的重要措施,是在全球金融危机的新形势下行业上水平、保增长的重要保证,是烟草行业稳健发展的坚实基础。
近年来,严格规范给烟草行业带来了显著变化,抓规范提高了效益,激发了活力,进一步夯实管理基础,提升管理水平。“一要规范、二要改革、三要创新”的发展思路,全面夯实烟草行业的各项基础,提升了行业竞争实力和形象。烟草行业对内不断拓宽营销视野、优化组织体系、调整物流模式、强化电子结算、推进终端建设、提升服务质量,其主体功能得到进一步完善,有力提高了行业间的市场竞争力。对外在卷烟打假方面成绩斐然,为维护烟草市场秩序、保护消费者合法权益做出了积极贡献。整体工作发展持续、运行稳健,各项业绩指标均创历史新高。
关键词:现代企业制度 企业规章制度
Abstract: With the continuous development of society, how to establish a sound enterprise rules and regulations according to the prefect modern enterprise system is a necessary condition to guarantee the development of enterprises.The author will express some personal ideas on the establishment of modern enterprise management system.
Key words: modern enterprise system; enterprese rules and regulations
中图分类号:C29文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2012)
企业内部控制制度是为适应生产经营管理需要而产生的,是现代企业内部制度的重要组成部分。现代企业制度建设要形成一个比较系统完善、规范而又严密的体系,是管理现代企业的重要手段。
什么是现代企业,这个问题我们都或多或少有所学习,但对其内涵的理解恐怕不深。现代企业制度的基本特征是:产权清晰、权职明确、政企分开、管理科学。对我们来说,这是目标和方向。我们需要做的工作很多,也就是说我们距离建成现代企业还比较远,但这是我们大家共识的方向,我们对此要有足够的信心。
我认为,当前我们在目标方向确定的情况下,首先是进一步深化对现代企业特征的理解,其次是认清我们现在的差距,我们要做哪些基础工作,第三是怎样构架适合我们自身发展需要的企业规章制度。
一、进一步深化对现代企业特征的认识
现代企业主要有无限责任公司、两合公司、有限责任公司和股份有限责任公司。其中最具有代表性的是有限责任公司和股份有限公司。现代企业还要具有产权特征、法人治理结构、企业的发展方向战略、组织制度和现代企业管理制度等等。本文讨论的是现代企业的管理制度。我们建设现代企业任重道远。
二、我们要做哪些基础工作
我们当前的单位(企业)发展状况,是经过几十年的艰苦创业和经验积累,也经历了几次大的变革。多少年来,在历届领导班子的创新和改革下,经营管理工作成绩突出,建立了不少内部管理制度,管理机制也进一步成熟。按照科学发展的需要,建立现代企业制度,结合我们的实际,我们打基础的工作很多,主要是:
(一)建立和完善单位的生产经营系统。首先是领导层在广泛调研讨论和征求员工的意见基础上决策单位的展战略和发展方向、组织规模、经济规模。①建立健全上下(与基层单位)管理顺畅的组织机制,培养扶持核心竞争力专业队伍,配套服务协调部门或单位;②健全切实可行的基层(部门)职责,各司其职,互为补充;③健全决策下达、指挥、监督、检查的综合机制。
(二)坚持以人为本的企业管理,培育优秀的企业文化和团队精神。①加强人力资源的开发和管理,引进与培养同步,引进高水平实力型技术和管理人才,加大培训提高力度,鼓励自学资格注册;②培育企业文化,发掘员工的技艺潜能,提供平台,搭建舞台,开展丰富多彩的文化类活动,加强爱岗爱单位教育,凝聚人心,增强企业活力;③加大人与人之间的互助互学,加强部门间的互为补充,形成部门团队建设和单位整体团队能力的崭新企业形象,提升竞争力。
(三)建立健全科学的劳动人事制度和有效的激励机制。①按照国家和上级部门有关劳动人事法规制度,落实人员劳动工资和各类保险,使员工有安全感;②制定有效的激励制度,给予对单位发展有重大贡献的人员奖励,在荣誉上、经济上、物质上、培训上兑现;③建立健全科学的用人机制,体现能者有用武之地,对暂不适应岗位工作的转岗培训,能力达到的适人适岗,仍不能适应工作的,根据《劳动法》和有关劳动人事规定,分别安排出路;④劳动人事和激励机制要体现公平、公开、公正的原则,一视同仁,有章可循。
(四)建立健全现代企业管理制度。现代企业生产运行要有企业全面质量管理制度,行政与后勤管理制度,技术创新管理制度,经济法律事务管理制度,信息与网络化管理制度等等。
①培训学习非常必要。要对现有财务、审计人员进行规范的法律、法规和财务审计专业知识培训,有计划的逐年达到持证上岗;对专业技术人员进行技术培训及技术交流,不断提高专业知识水平。②加强内部下属单位间,系统内单位间的学习交流,取长补短;③不断总结经验,充实完善制度;三、怎样构架适合我们发展需要的企业规章制度
①以各级领导的重视和有关人员的积极性为前提,组织学习和调研,重点解决什么是现代企业,现代企业制度有哪些,标准是什么;②回顾审视单位自身发展积累的经验和教训,组织专人编制现代企业发展规划,组织专人就内部管理制度进行分析评价,确定当前急需建立或健全的内部管理制度有哪些;③有专兼职部门或岗位,负责企业制度建设工作;④有专兼职部门或岗位,负责企业制度的执行和监督检查工作;⑤建立健全现代企业管理制度要广泛征求员工意见,执行制度要有力度和透明度。
关键词:内控制度;建设;原则;措施
中图分类号:F279
文献标志码:A
文章编号:1000-8772(2009)14-0037-02
内控制度是指企业为维护资产完整,保证会计信息正确和财务活动合规、合法,贯彻经营决策,实现经营目标,促进提高企业经济效益,而在企业内部建立并实施的对各项经济活动进行系统监督检查和调整的制约机制。
一、当前企业内控制度建设中存在的问题
一是领导重视方面。任何一个企业的内控制度的执行必然受到法人治理结构、管理理念、组织制衡等多种因素的影响。内控环境是企业内部控制系统的核心,它决定着其他要素能否发挥和怎样发挥作用,影响着控制目标的实现。有的企业对内控制度的重要性认识不足,单位负责人超越内控制度控制行使职权 ,使内控制度执行起来大打折扣,失去了应有的刚性和严肃性。
二是内控制度建设方面。有的企业建立了规章制度,但制度不全或没有随着业务发展和客观环境的改变而及时进行修订和补充,有些新业务已经开展,但相应的制度未建立;有些制度侧重于法律约束,缺乏必要的程序控制,有些制度缺乏必要的奖罚措施和缺乏严格的检查。有的企业所有权与经营权的高度统一,制约了内控制度的有效发挥。
三是在管理人员素质方面。有的企业内部行使控制职能的管理人员在技能上不能达到实施内控制度的基本要求,对内控制度的程序或措施经常误解。管理人员对内控制度的意识偏差,会导致内控制度局部形同虚设,造成企业管理混乱。
四是缺乏内部审计机制。内部审计机制是企业内控制度的一个重要组成部分,但目前有的企业对建立内部监督不够重视,内部监督体系残缺不全、职能没有充分发挥;有的企业没有制度化的内部审计,严重影响了内控制度的有效性和执行力,损害了企业的利益。
二、企业内控制度建设的原则
“不相容”原则。企业在设计、建立内控制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的;其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。企业必须建立授权审批体系,明确授权审批的范围、授权审批的层次、授权审批的程序、授权审批的责任。企业对于重大业务和事项,应当实行集体审批或者联签制度。
控制“人的行为”原则。人是内控制度建立和执行过程中最关键的因素。既要制定完善符合企业价值理念和经营管理实际的内控制度、操作规程、工作标准和考评办法,又要制定完善员工的岗位职责、工作程序、职业道德等行为规范。
还要建立决策、经办分离制约制度和经办分离制度,使决策人员与执行人员之间能够相互监督、相互制约,防止权力过于集中。同时还要建立财产清查盘点制度,定期盘点和账实核对,严格限制未经授权的人员对资产的直接接触。
三、加强内控制度建设的措施
1.健全完善内控制度。对内控制度建设需要进行系统的思考。内控制度建设是企业的基础管理工作之一,涉及各个部门和各层管理人员,应在宏观层面要做好内控制度建设的规划工作。内控制度要涵盖企业管理的各方面。运行过程中发现漏洞要及时进行修改、补充、完善,不适应的制度要废止,使内控制度覆盖各个角落和环节,不留漏洞,形成一个相对独立和完整的控制系统。此外,内控制度还要随着新的业务和客观环境变化而变化。 转贴于
2.加强内控制度的宣传教育工作。内控制度管理的价值在于可执行,执行者对制度内容的理解和认同是关系到制度执行与否、执行好坏的关键。因此,对内控制度的教育培训工作就起到了一个信息增强的作用。在实际工作中,企业主管部门要及时有效宣贯内控制度。对内控制度的宣贯工作还要形成制度化、长期化和专业化,并宣贯到制度所涉及的各个部门和员工。
3严格执行内控制度。内控制度是企业管理的基础,只有严格按照制度办事,做到一视同仁,奖惩明确,考核到位,善始善终,才能使内控走向制度化、规范化的轨道。内控制度本身又是一种监督制度,不但要对企业经营进行监督控制,还需对内控部门本身实施再监督,只有这样才能使内控真正发挥作用。要提高领导意识,切实提高单位负责人对建立和完善内控制度重要性的认识,建立良好的适应企业内部控制建设的控制环境。
4.提高内控人员素质。内控制度制定得再完善、再合理,如果没有负责的、称职的人来执行,其作用将大打折扣,甚至没有作用或起反作用。要注重对内控制度执行人员的选用和培养。内控人员应该是企业中有较高管理能力的人员,熟悉法律法规和内部规章制度,这样才能很好地监督执行规章制度,发现和解决问题。要全面提高内控人员的素质,就必须加强业务培训,及时更新观念,使内控人员具有较高的管理能力。
四、结论
综上所述,企业内控制度建设是一个以终为始、与时俱进的过程,它直接影响到到企业基础管理能力的提升,关系到企业的规范化管理。来自市场竞争、企业成长等方面的要求必然会促使企业更加关注自身的内控制度建设,不断提高自身的管理能力。
一、加强制度建设,构建科学有效的制度体系
×银行是我国最优秀的股份制商业银行,其内控制度是比较完善和健全的。刚刚组建初期的××银行××支行,在内控制度建设上不仅仅停留在按上级行规章制度办事的层面上,他们立足于自身实际,整合现有业务管理模式,面对信用风险、市场风险、操作风险的考验,先后制定了信贷管理、资金管理、会计管理、安全管理、行政管理等二十项规章制度,强化了会计、出纳、联行、计算机系统等重要岗位的自身监管,对印章、密押、重要空白凭证的交接和保管进行了再保险。建立了合理的组织架构,使事后监督向事中、事前转移。同时还根据当前经济形势,在案件多发的票据业务、集团客户与关联交易等风险集中的重要业务上,制定和完善了相应的管理办法和操作流程,建立了银行与客户、银行与银行以及银行内部业务台帐与会计之间的适时对帐制度。这些制度贯穿决策、执行、监督的全过程,覆盖所有风险点,使××银行××支行各项工作一开始就纳入条理化、规范化的轨道,为有效防范金融风险,奠定了坚实的基础,
二、坚持特色,培育企业内控文化
为了保证内控系统有效运行,提高员工对内控制度建设重要性和必要性的认识,培养严格、扎实、高效的工作作风,××银行××支行面对成立时间短、业务新、人员素质参差不齐等特点,积极组织员工学习内控知识,采取多种方式,强化风险识别量化意识,用××先进的管理理念、发展目标、企业精神教育员工。一是开展“纠树”活动。今年以来××银行××支行开展了一次“纠正不良习惯,树立无缺陷工作作风”的主题活动,号召全行员工从小事做起,从养成良好的生活习惯开始,克服工作中存在的缺点和不足,树立“违规操作就是制造风险”的理念,全局至上,力求和谐完美。二是实行工作日志制度。××银行××支行规定所有员工每天要利用班后时间记录一天的工作情况,对自己当日工作中执行规章制度、遵守操作规程情况进行总结,对麻痹大意、违规操作要深刻反思,认识到问题的严重性,并提出改进办法和措施,以达到思想和行动的统一。三是坚持内控自查评审会议制度。支行每月都要召开内控评审会议,每个岗位、每个操作环节的具体工作人员对其上游和下游岗位和操作环节执行内控制度情况都要进行评价,提出看法和意见,互相监督,明确责任。各部室对当月存在的风险隐患要进行分析总结,行领导每次对内控自查评审情况进行点评,发现问题立即整改。高管层对内控管理的重视,促进了××行××支行内控管理文化不断完善,广大员工充分认识到内控管理是每个员工的职责,深刻理解风险防范是银行发展永恒的主题,形成了“内控建设只有起点没有终点”“银行求生内控先行”“执行制度没有特权”等个性鲜明的内控文化。
三、规范自律行为,强化内控执行力
制度建设固然重要,然而把制度落到实处,增加执行力,使内控机制运转有效,乃是重中之重,××银行××支行在执行内控制度方面,规定了严格的责任追究制度和奖惩制度。制定铁律,不管是谁、无论是谁,在遵守规章制度上一视同人,没有特权,不搞姑息迁就,不搞下不为例,发现问题一查到底,力求达到纠正问题,排除风险,规范业务的最终目的。营造一种层层设防、处处把关、事事对照、人人执行规章制度的良好氛围。今年以来,在信贷资金投放过程中,××银行××支行坚决执行贷款“三查”制度,坚持资产运行的可控制原则,以质量求发展,健全了贷款管理组织架构,明确了各部门的职责和考核标准,出台了客户资格准入意见,制定了客户优选标准,并且一律公开,不搞暗箱操作,凡是不符合贷款条件的客户,无论是什么人、哪个部门推荐的,坚决拒绝,不予考虑。从源头上有效的规避了风险,避免了以贷谋私现象的发生。保证了资产质量。截止到今年九月末该行全部贷款余额×××××万元,无一逾期,无一欠息。此外,在案件专项治理工作中,该行领导高度重视,以身作则,全行员工认真对待,积极查改,保证了此次活动不走形式,不走过场,收到了较好的效果。共计发现问题九十个,其中一般性问题八十六个,较严重问题四个,有效整改七十九个,整改率百分之八十七点七,没有整改的体现在会计、出纳专业流程上,已构成差错事实,只能在以后的工作当中彻底杜绝。
四、坚持以人为本,加强警示教育,防范道德风险
防范和化解金融风险,人是关键,不解决人的问题,再好的内控制度也无济于事。因此必须加强思想政治工作,教育员工树立正确的世界观、价值观、权力观,加大对员工职业责任、职业道德、职业纪律的教育力度,按照“规定动作”规范员工行为。