能源系统管理方案范文第1篇

关键词：人事档案；管理；人力资源信息系统

二十一世纪是一个信息时代，随着“互联网+”概念的提出，各行各业都开始引进信息技术。在人事档案管理方面，鉴于传统人工管理方式的繁琐性和封闭性，对人力资源信息管理系统进行了引入，旨在使人事档案管理更加方便，人力资源信息更加开放。本文对人事档案管理中人力资源信息系统的应用进行了相关的分析。

1 人事档案管理及人力资源信息系统的概念

人事档案是一种纸质的文件材料，档案中记录着一个人的基本信息，主要包括个人的学历信息，政治面貌，职业信息等情况。公司通过查阅一个人的人事档案对一个人进行客观全面的了解，以此来确定一个人的选拔和任用。人事档案管理在传统意义上来讲就是对个人的学历信息、职业履历、各种证书证件等纸质材料进行统一汇总收集、鉴别、整理、归档和转递的工作。

人力资源信息系y是企业以人力资源管理为目标，以信息化管理为基础，以先进计算机技术为方法的一种科学的人力资源管理模式[1]。人力资源信息系统以人事档案为核心，并在此基础对人事档案信息进行二次开发，分类汇总人员的各种信息并对各种信息进行开发和利用，以实现对人员的精细化管理。例如对单位或企业人员的工资状况、考勤记录、人员流动状况和聘用状况等进行记录并以此为依据进行二次开发，方便人力资源管理人员的管理工作，或挖掘其中蕴含的信息对管理工作提出指导性建议。

2 传统人事档案管理的特点和缺陷

2.1 档案内容十分丰富

人事档案可以说记录了一个人从入学开始一直到离退休以后所有的个人经历，包括详细的学历信息，政治面貌，就业信息，在职业生涯中的各种人事变动信息、奖惩信息，医疗信息等等。人事档案中不仅包含了个人在人生各个时期关键的角色定位，比如学生角色、从事的工作中的角色等等，还记录了在各个时期中的详细信息，比如在就学过程中参加的竞赛，获得的奖项，受到的批评惩罚，在人事变动过程中的职位调动信息，奖惩信息，工作的突出贡献等等。

2.2 档案信息真实可靠

人事档案的中的信息是真实并且非常可靠地，这是人事档案必须做到并能够给以充分保证的一点，若人事相关信息并不可靠，那人事档案就失去了其存在的意义，而且会使得人事档案在个人在就业过程中起不到任何作用，公司领导也不会根据人事档案对个人进行了解，更不会相信人事档案中的信息。人事档案中的内容每年都需要进行补充更新，人员所在单位会对个人在这一年中的各种表现，人事变动，奖惩信息等等个人的具体经历进行详细的收集整理和鉴别，从而对这些信息进行归档，并保证信息的真实可靠性。

2.3 传统人事档案的缺陷

传统人事档案是以纸质材料为记录媒介的，这对人事档案的保存提出了严峻的挑战，因为在纸质档案的保存和查阅过程当中由于时间长久等关系，在翻阅过程中可能对档案造成损害。另外，当工作人员需要对人事档案进行查询或更新时，随着时间的增加，人员数量变多，工作量也就会大大加剧，这会耗费较多的人力物力和时间。

3 人力资源信息系统的优越性

3.1 对人员管理更加方便，大大减小了管理人员的工作强度

通过信息系统的建立，管理人员能够方便的对人事信息进行收集汇总管理，并对信息进行甄别，完成对人事档案的补充。同时能够更加方便的对人事档案进行查阅，减少了人力、时间的支出。

3.2 传统的纸质档案得到保护，同时有益于工作人员身心健康

系统建成以后，除了首次对档案信息进行录入和每年对档案信息进行补充以外，其余时间对档案的利用均可使用信息系统进行管理和查阅，减少了对纸质档案的翻阅，使其得到保护。

3.3 充分利用人力资源信息，扩展信息的的使用方式

信息系统在查阅人事信息上的便利性使得工作人员的工作量大大减少，管理人员有更加充裕的时间对人事信息进行更深入的挖掘研究，发觉其中蕴含的有价值的信息，为员工的管理和招聘提供更加切合实际的建议。

4 人力资源信息系统在人事档案中的应用实践

4.1 系统组成情况

人力资源管理系统涵盖单位人员的各种详细信息并提供相应的各种管理功能，主要包括以下几个模块：人事档案模块、人事调动模块、财会模块、机构模块、福利模块、证件模块等等[2]。其中人事档案模块根据个人纸质档案信息进行编写录入，包括人员的学历信息、政治面貌、职业履历、奖惩情况、健康状况等等，要注意充分重视电子档案和纸质档案的一致性，保证数据可靠真实。

4.2 系统建设的原则

人力资源信息系统在搭建的过程中要注意遵循以下几种原则：（1）完整性原则，保证人力资源信息完整，系统功能完整；（2）自：要保证单位各个人员都能够在自身权限范围内对该系统进行访问查阅；（3）安全性：这是非常重要的一点，人力资源信息是一项非常宝贵的信息，而且涉及人员的部分隐私，该系统要充分重视保护信息的安全性；（4）长远性：系统开发要立足长远，精细完善系统及其功能。

4.3 信息系统的功能

人力资源信息系统的核心是人事档案信息，所有首要功能要能够对人事相关信息进行录入，并对人员经历的实时信息进行汇总录入。第二要实现系统的统计功能，对人力资源的各种信息进行分类统计，还可以从中挖掘有价值的信息。第三查阅管理功能，要保证管理人员能够对人力资源信息进行有效快捷的管理，同时支持公司人员的在线查看功能。

4.4 信息系统的维护

系统建成以后，管理人员除了要对系统能够熟练使用以外，还需要对系统进行定期维护，包括资源信息的备份整理，人力资源信息的准确性核对、完整性核对，保证相关信息准确完整。

通过人力资源信息系统的建立，弥补了传统人事档案管理的缺陷，两者相互结合大大提升了人事档案管理的效率和质量。传统的人事档案最为人力资源系统最坚实的基础，为人力资源系统的建立提供了强有力的保证，同时人力资源信息系统的建立又大大提升了关于人力资源的管理效率，并使得管理人员能够从更多的角度对人力资源信息进行更加充分有效的开发利用，从而更好地对人员进行选拔，对人力资源进行更好地配置以使单位或企业更好地更有效率的运转。

参考文献

[1]杜蓓蓓.人事信息系统在人力资源管理中的应用[J].经营管理者，2015，30：170.

能源系统管理方案范文第2篇

1 人事档案管理及人力资源信息系统的概念

人事档案是一种纸质的文件材料，档案中记录着一个人的基本信息，主要包括个人的学历信息，政治面貌，职业信息等情况。公司通过查阅一个人的人事档案对一个人进行客观全面的了解，以此来确定一个人的选拔和任用。人事档案管理在传统意义上来讲就是对个人的学历信息、职业履历、各种证书证件等纸质材料进行统一汇总收集、鉴别、整理、归档和转递的工作。

人力资源信息系?y是企业以人力资源管理为目标，以信息化管理为基础，以先进计算机技术为方法的一种科学的人力资源管理模式[1]。人力资源信息系统以人事档案为核心，并在此基础对人事档案信息进行二次开发，分类汇总人员的各种信息并对各种信息进行开发和利用，以实现对人员的精细化管理。例如对单位或企业人员的工资状况、考勤记录、人员流动状况和聘用状况等进行记录并以此为依据进行二次开发，方便人力资源管理人员的管理工作，或挖掘其中蕴含的信息对管理工作提出指导性建议。

2 传统人事档案管理的特点和缺陷

2.1 档案内容十分丰富

人事档案可以说记录了一个人从入学开始一直到离退休以后所有的个人经历，包括详细的学历信息，政治面貌，就业信息，在职业生涯中的各种人事变动信息、奖惩信息，医疗信息等等。人事档案中不仅包含了个人在人生各个时期关键的角色定位，比如学生角色、从事的工作中的角色等等，还记录了在各个时期中的详细信息，比如在就学过程中参加的竞赛，获得的奖项，受到的批评惩罚，在人事变动过程中的职位调动信息，奖惩信息，工作的突出贡献等等。

2.2 档案信息真实可靠

人事档案的中的信息是真实并且非常可靠地，这是人事档案必须做到并能够给以充分保证的一点，若人事相关信息并不可靠，那人事档案就失去了其存在的意义，而且会使得人事档案在个人在就业过程中起不到任何作用，公司领导也不会根据人事档案对个人进行了解，更不会相信人事档案中的信息。人事档案中的内容每年都需要进行补充更新，人员所在单位会对个人在这一年中的各种表现，人事变动，奖惩信息等等个人的具体经历进行详细的收集整理和鉴别，从而对这些信息进行归档，并保证信息的真实可靠性。

2.3 传统人事档案的缺陷

传统人事档案是以纸质材料为记录媒介的，这对人事档案的保存提出了严峻的挑战，因为在纸质档案的保存和查阅过程当中由于时间长久等关系，在翻阅过程中可能对档案造成损害。另外，当工作人员需要对人事档案进行查询或更新时，随着时间的增加，人员数量变多，工作量也就会大大加剧，这会耗费较多的人力物力和时间。

3 人力资源信息系统的优越性

3.1 对人员管理更加方便，大大减小了管理人员的工作强度

通过信息系统的建立，管理人员能够方便的对人事信息进行收集汇总管理，并对信息进行甄别，完成对人事档案的补充。同时能够更加方便的对人事档案进行查阅，减少了人力、时间的支出。

3.2 传统的纸质档案得到保护，同时有益于工作人员身心健康

系统建成以后，除了首次对档案信息进行录入和每年对档案信息进行补充以外，其余时间对档案的利用均可使用信息系统进行管理和查阅，减少了对纸质档案的翻阅，使其得到保护。

3.3 充分利用人力资源信息，扩展信息的的使用方式

信息系统在查阅人事信息上的便利性使得工作人员的工作量大大减少，管理人员有更加充裕的时间对人事信息进行更深入的挖掘研究，发觉其中蕴含的有价值的信息，为员工的管理和招聘提供更加切合实际的建议。

4 人力资源信息系统在人事档案中的应用实践

4.1 系统组成情况

人力资源管理系统涵盖单位人员的各种详细信息并提供相应的各种管理功能，主要包括以下几个模块：人事档案模块、人事调动模块、财会模块、机构模块、福利模块、证件模块等等[2]。其中人事档案模块根据个人纸质档案信息进行编写录入，包括人员的学历信息、政治面貌、职业履历、奖惩情况、健康状况等等，要注意充分重视电子档案和纸质档案的一致性，保证数据可靠真实。

4.2 系统建设的原则

人力资源信息系统在搭建的过程中要注意遵循以下几种原则：（1）完整性原则，保证人力资源信息完整，系统功能完整；（2）自助性：要保证单位各个人员都能够在自身权限范围内对该系统进行访问查阅；（3）安全性：这是非常重要的一点，人力资源信息是一项非常宝贵的信息，而且涉及人员的部分隐私，该系统要充分重视保护信息的安全性；（4）长远性：系统开发要立足长远，精细完善系统及其功能。

4.3 信息系统的功能

人力资源信息系统的核心是人事档案信息，所有首要功能要能够对人事相关信息进行录入，并对人员经历的实时信息进行汇总录入。第二要实现系统的统计功能，对人力资源的各种信息进行分类统计，还可以从中挖掘有价值的信息。第三查阅管理功能，要保证管理人员能够对人力资源信息进行有效快捷的管理，同时支持公司人员的在线查看功能。

4.4 信息系统的维护

能源系统管理方案范文第3篇

开发区档案馆地处于国内信息化程度较高的经济开发区中，通过现代化的信息资源采集技术、交换技术和利用技术，可以实现开发区档案信息资源的“大服务，大文化”，从而实现“大档案”的理念。在“大档案”理念的指导下，利用现代化的信息技术，苏州工业园区档案馆建设了具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的综合档案核心数据库，包括城建档案、文书档案、规划档案等等；建立了一个服务于数字档案馆的基础设施平台；建立了以建设工程管理、业务办公和信息服务为主要内容的技术先进、结构合理功能齐全的数字档案馆应用系统；稳步推进馆藏档案的数字化，各种类型档案接收电子化，大力开展数据资源建设。利用电子政务平台、门户网站积极开展“政务公开”和“网上办事”，实现公开现行文件和档案信息网上查询服务。通过数字档案馆的建设积极推进档案信息化工作，形成完善的档案信息化体系，全面提高园区档案工作水平，最大限度地满足园区规划、建设、管理、各政府部门和社会对档案信息的需要，为“数字苏州工业园区”建设提供基础平台和数据资源。具体的档案收集、保管、利用流程如下图所示：

1、档案信息资源采集技术

“大档案”理念下开发区档案馆应该是各种数字档案资源的集合。不仅涵盖了传统的文书档案，还将采集的范围进一步扩大到了开发区内所产生的城建档案、环保档案、婚姻档案、会计档案等专业档案，主要的采集途径有以下四种：一是通过在线的电子公文移交系统对文书档案进行采集，可以由档案馆的服务器即时或定期地自动接收系统内的电子文件；二是通过档案馆网站由立档单位主动移交、提交电子文件并进行审核后导入档案馆的信息系统；三是移交纸质文件，档案馆进行数字化处理后录入系统；四是将本地馆藏的档案进行数字化处理，转化为电子档案，便于网络检索。

2、档案信息资源保管技术

档案信息资源根据载体的不同，分为纸质文件和电子文件，两种文件由于物理特性的不同，保管方式也不一样。纸质文件存放于库房内，主要根据相关要求对库房的温度、湿度、防水、防火、防雷等要素进行防控。电子文件则存放在档案馆数据库系统上，除了上述因素外，更多的需要考虑来自于断电、黑客、病毒等的影响，为了保障网络、应用系统和档案信息的安全，应建立物理隔离加逻辑隔离的多层级安全控制机制，形成有效的信息安全防范体系。此外为确保系统的正常运行，提供不间断的服务，需要建立异地的数据备份和迁移系统，确保档案信息的安全性。

3、档案信息资源交换技术

档案信息资源有别于其他公开信息资源，从资源本身来讲大部分档案信息资源是不公开的，从用户利用的角度来讲对档案信息的真实性要求很高[2]。档案信息资源的交换首先应满足真实性和完整性的要求。由于立档单位和档案利用者身份多样，结构复杂，用户身份认证技术可以帮助档案馆对各个“用户”进行权限划分，防止档案交换时泄密情况的发生。在进行信息共享的时候，可以将不同的档案定义为需要不同的权限才可访问，并设置四种不同类型的用户身份，来满足信息交换安全的需要，分别为：档案馆内部的管理员用户、政务内网用户、立档单位用户和普通用户。档案馆内部的管理员用户拥有完全的访问权限；政务内网的用户可以访问本部门的文件，访问其他部门的文件应当向档案馆提出申请，审核后方可访问；立档单位用户可以对本单位上报的档案进行报建、查询、修改操作；普通用户仅有查看公开档案的权限。这样既可保证档案信息资源的共享性，又可保证安全性，最大限度地为各类用户服务。

4、档案信息资源利用技术

传统档案馆的档案利用主要是通过在馆内为利用者提供档案查阅方式实现的，在信息化时代，还出现了在线咨询、网上自主查阅、虚拟档案馆、编研成果服务、查阅利用统计等利用方式。开发区档案馆在进行档案利用服务时，可以通过档案馆网站在线为用户提供公开档案的目录或者全文，当读者需要查询原始文件时，可在网站上直接向档案馆工作人员提出申请或者直接在线打印相关档案，通过电子签名技术来确保所打印档案的法律效力。虚拟现实技术也可以增强档案利用者的体验，通过虚拟化技术在网络上模拟出一个与现实中档案馆环境无差别的虚拟档案馆，用户透过浏览器与档案馆工作人员交谈并在虚拟档案馆中进行档案目录或电子文件的查询和浏览，所查询文件的所在位置与现实中所在的位置一一对应。这样既能加强利用者身临其境的感觉，也可为利用者在现实中到档案馆查询时带来方便。编研成果服务则是利用档案馆所拥有的信息资源进行二次开发。档案馆要从公众对档案信息资源的多元化需求出发，开发和挖掘档案馆的信息资源，提供档案信息的增值服务，编辑成系统的年鉴、方志等，为开发区的各项工作提供服务。编研人员可以运用现代化的多媒体技术对馆藏的文字、图片、图纸、声音、影像等多种形式的信息进行处理，全方位地展示同一个主题的不同表现形式，将编研结果在网络中公开发行，供公众查阅。查阅利用统计是在进行利用服务时，对每一次利用者的查阅和利用情况进行统计，通过大量的数据找出不同类型的利用者各自所需的信息，然后有针对性地进行各类档案信息资源的开发。

二、档案信息资源整合平台的建设

园区档案馆将辖区内人才交流中心、房地产交易、城建规划等各部门的档案集中整合，打造了“五位一体”的融档案保管、政府信息公开、陈列展览、文化休闲于一身的高科技、绿色环保的新型开发区档案馆，跻身全国先进行列[3]。各类综合档案、专业档案都放在了统一的档案馆网络上，为党政机关、企事业单位和普通公众提供了高效利用的平台。园区档案馆于2011年7月建立了数字档案馆信息平台，下设档案管理子系统、虚拟档案室子系统、在线业务指导子系统、建设档案整理子系统、馆藏资源管理子系统、离线档案管理子系统、GIS系统和门户网站。通过这些子系统功能模块的组合来打造统一的资源平台。

1、档案馆内部的平台建设

档案馆内部平台的建设主要是通过馆藏资源管理子系统来实现的，馆藏资源管理子系统面向档案馆内部，馆藏的资源可通过档案馆内部网络查询，政务网和外网无权访问。该子系统负责对接收进馆后的文书档案、城建档案和各类专业档案进行管理，包括档案资源的整理、资源整合、档案鉴定、档案信息资源开发利用、档案统计和档案编研等工作。

2、档案馆与立档单位间的平台建设

档案馆与立档单位之间的平台主要通过在虚拟档案室子系统、线业务指导子系统、离线档案管理子系统、建设档案整理子系统来进行。虚拟档案室子系统面向政务网上的各局办、事业单位和大公司用户，可以使诸多局办和下属单位在线建立自己的网上档案室，通过虚拟档案室系统来管理本单位的档案，并可建立档案馆与各局办之间的联系。离线档案整理子系统面向不具备政务网的立档单位，由档案馆向立档单位提供，主要用于离线的档案整理功能，可以方便立档单位进行档案的前期整理，提高档案报建的效率，既节省了档案馆的工作量也提高了立档单位自身对于档案工作的理解。在线业务指导子系统面向园区范围内所有项目的建设单位，能够为立档单位提供档案报建、文件登记、档案查询等方面的功能，同时可与档案馆业务人员在线沟通获取所需信息。建设档案整理子系统主要为第三方档案整理公司提供服务，立档单位可委托第三方档案整理公司将本单位的进行整理。

3、档案馆与公众之间交流平台的建设

开发区档案馆与公众之间的交流主要通过档案馆的门户网站实现。在门户网站上，公众可查询与档案相关的各项政策法规和管理条例、档案馆的公开文件目录和档案馆信息简报等内容，也可通过门户网站与档案馆进行在线交流，提出自己的问题，由档案馆工作人员进行解答。公众到档案馆查档前，可以通过门户网站了解到查档的整个流程和注意事项，以免耽误时间。档案馆还定期举办关于档案查询与利用的专题讲座，并在网站上公布视频录像，提高公众对档案工作的认识，让公众了解档案馆所拥有的信息资源。今后每当公众需要查询档案信息时，第一时间想到的是档案馆，而不是各个专职部门，这就是“大档案”理念下档案馆所要完成的目标。

三、对其他开发区档案管理工作的启示

1、加强档案信息技术的运用

信息技术在苏州工业园区档案馆中得到了全面的运用，无论是档案管理系统，还是库房管理系统，以及城建档案管理中GIS系统的运用，既方便了档案管理人员高效地进行档案管理，也方便了立档单位和普通公众利用档案信息资源。在其他开发区档案馆的建设过程中，可以参考园区档案馆信息系统的建设情况，同时结合本地的实际，开展档案管理的信息化工作，加强信息技术在档案馆各方面工作中的应用，利用信息技术更好地为用户提供服务。

2、培养专业的技术人员

随着“大档案”理念的深入，馆藏档案的多样性也迅速增加，传统的档案管理人员在面对各种不同类型的专业档案时，就显得有些捉襟见肘了，如城建档案管理人员，不仅要熟悉档案业务知识，还要能够看懂各种施工图和CAD图纸以及工程建设中的各项测量数据，需要专业型、复合型的人才才能满足需要。鉴于这种情况，开发区档案馆在人才培养上要以培养“适应时展要求的档案工作者”为目标，更新档案管理人员的知识结构、管理理念，同时要优化档案管理人员结构，加大专业化人才的培养，引进其他专业的技术人员加入到档案工作中来，更好地构建“大档案”的管理机制，使档案馆能够真正地为不同需求的人群提供高质量的档案服务。

3、促进开发区经济的发展及城市化进程

能源系统管理方案范文第4篇

一、企业信息化背景下档案部门的现状

企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少,电子文件则不断增加。面对这一趋势,档案部门容易走向两个极端:极端一,认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件,因此只保管传统的纸质文件或打印件,轻视对电子文件的管理,导致大量档案资源流失。极端二,将实体档案做数字化处理,重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用。不管采用上述何种方式,其本质都没有超越传统模式,档案部门在企业中仍在扮演着被动的保管者角色,缺乏主动提供参考信息的意识,无法创造直接利润,因此不被管理层重视。传统档案工作面临危机,档案部门亟需重新定位,开展改革,实现从被动保管到主动服务,从档案管理到信息资源中心的转型。

二、企业档案部门定位转型的依据

从上述现状中不难看出,档案部门在企业的地位取决于其对企业效益的贡献。基于此,企业档案部门应告别传统的被动角色,转型为企业“信息资源中心”,不仅提供档案服务,同时整合企业内部的信息资源,实现企业信息的高效流通和共享。具体来说,企业档案部门转型的依据主要有以下三点:

1. 理论上,企业档案是企业重要的信息资源

徐拥军在其博士论文《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》中介绍了企业资源基础理论,其基本思想可概括为:第一,企业的竞争优势不在于企业外部的力量,而源于企业内部的资源;第二,只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源(核心资源),才能为企业带来长期可持续的竞争优势。

企业档案作为产生于企业内部的信息记录,不仅具有战略性,更具有独特性和难以模仿性,从而为企业带来长期可持续的竞争优势,是企业重要的信息资源,潜藏着大量有价值的信息。而作为这一资源的管理者——企业档案部门,除了对档案的整理保管外,也应承担起信息资源管理之责,对企业内的文件、档案信息资源进行有效的梳理整合和开发利用。总之,正是企业档案的信息资源属性为企业档案部门转型为“信息资源中心”提供了前提条件。

2. 实践需求上,企业需要设立整合和优化信息资源的部门

随着企业信息化建设不断深入,企业内各部门纷纷采用了适当的应用系统,如OA系统、eHR系统、财务系统等等,但据原国家经贸委等调查表明,企业信息系统集成和资源共享水平低,不同系统之间互联互通的比例大多低于1/3。产生于企业不同部门、不同系统软件的信息无法共享,数据无法交流,形成了“信息孤岛”现象,引发一系列问题,如信息需多次重复输入,费时费力且易造成冗余、信息交流一致性无法保障,这些严重阻碍了企业内信息交流及信息化建设进程。

解决企业“信息孤岛”问题,不仅要改良、升级系统软件,更重要的是要实现企业的信息标准化和流程规范化。借鉴国外经验,企业的信息化必须有一个信息主管来统帅,依靠专门的部门来实现。就我国企业而言,大多数都设有信息部门或数据中心等类似机构,但这些部门的主要职能是系统、软件的技术维护,是为企业创造良好的信息环境,而不是对信息资源本身进行管理。因此企业急需专门部门来整合和优化内部信息资源,解决信息冗余和沟通不畅的问题,实现内部信息资源的共享。而企业档案部门接收各个部门的文件,企业的各方面的数据在此汇总,这使得企业档案部门转型为“信息资源中心”,整合优化信息资源变得既具有可行性,又具有必要性。

3. 自身优势上,档案人员的专业技能对企业信息管理有潜在价值

企业信息化建设的参与者大多为程序员、网络管理者和技术支持人员,这种人员结构的后果是导致过分注重技术而忽视了管理,这一缺陷正可由具备专业技能的档案人员来弥补。

档案人员的专业技能包括两方面:一方面,他们具有对信息分类、查找和重新发现的技能,能有效组织信息资源;另一方面,档案人员是管理人才,善于分析和理解企业及各部门的信息需求,并针对需求做出及时响应,因此可作为联系信息技术部门和其他部门的中介桥梁,他们与其他信息技术人员合作,对信息需求做出响应,可创建起“信息资源中心”。 [论文网]

三、企业档案部门的转型策略

企业档案部门要实现从传统模式向“信息资源中心”转型的过程,需着眼于以下几点:

1.明确档案部门的定位和职能

档案部门的定位变化。企业档案部门必须重新自我定位,在做好传统档案管理的基础上,将工作重心从被动的实体保管转向信息资源管理,定位成企业的“信息资源中心”。从长远来看,更可结合企业实际情况,组织提炼显现知识,挖掘开发隐性知识,建立“企业知识库”,将档案部门打造成“知识中心”,推动企业知识共享。

档案部门的职能变化。其主要职能可分为三个层次:首先,做好基础档案工作,保存企业记忆,这也是实现其它职能的基础。其次,整合企业信息资源,提供决策依据。利用现有的信息技术和系统平台,综合集成各部门形成的信息资源并进一步加工,使其为生产经营活动提供有价值的数据材料,为领导决策提供依据。最后,构建知识平台,实现知识共享。企业档案不仅记载了企业的发展历史,其中也蕴含着员工积淀的知识经验。采用信息技术构建一个知识平台,将各个业务部门有价值的信息都“归档”到知识平台,形成可共享的知识。

2. 优化档案部门的工作机制

档案部门要实现转型,就必须优化工作机制,主要可从两个方面入手:

第一,标准化。一方面是工作流程的标准化,即通过在企业内制定统一的制度体系,规范企业档案部门的工作流程,明确企业内文件信息的流动规则,界定与档案部门相衔接的业务部门在操作中应遵循的步骤和依据。另一方面是文件数据的标准化。确保企业内不同系统生成的电子文件能够兼容、归档、浏览,实现数据信息的统一和共享,从而提高工作效率。

能源系统管理方案范文第5篇

【摘要】随着办公自动化、社会信息化、工厂智能化的发展，传统的企业档案管理方式已经不能企业发展的需要。本文通过分析企业档案信息化管理的特点、存在的问题，从档案资源、应用系统、标准规范、人才队伍等方面提出了五项档案信息化建设措施。

【关键词】档案管理 信息化

企业档案信息化是指在企业档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，以实现档案工作为企业生产、经营和管理提供优质高效服务的过程。传统的纸质文档在管理过程中具有不易保存、易损坏、易遗失等缺陷，这就给高效利用档案带来诸多不便。当今，企业对档案资源的需求已由过去的单一需求转变为对档案，现行文件、图纸、实物等检索的综合需求。这就给传统的档案管理提出了挑战，实现由传统的档案管理方式向现代信息化管理方式转变已经刻不容缓。探索档案管理的新思路、新方法，推进档案信息化建设，实现档案信息资源采集自动化、存储数字化、管理网络化、服务人性化，是遵循档案自身发展规律，提高服务效率和质量的必然选择。

一、企业档案信息化管理的优点

1.档案管理的自动化和档案实体管理的简化。一方面通过档案管理系统可以实现许多管理过程的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析，另一方面可以简化档案实体的管理，如立卷、实体分类等。

2.档案实体得到保护。首先是代替原件提供利用防止了对实体档案的损害。其次以电子的方式传承历史。因为不管保护措施如何完善，实体档案的载体的寿命总是有限的，如果将珍贵的历史档案数字化，且格式选择得当，档案信息就会永久存在。

3.促进服务水平的提高。档案管理系统具有很强的数据处理能力，可实现目录数据的一次输入、多次输出，可以从多个角度查检档案，有助于满足用户多元化的检索需求。信息化条件下查询效率的提高不仅表现在检索时间的缩短，更表现在查全率和查准率的提高上，越是跨时空、大规模、综合性的查找，这种优越性表现越明显。网络环境中，档案信息服务的主动性能够更好地得以发挥，不但可以将开放档案全部，可以将档案信息以文字、图像、音频、视频等多种形式予以展现，利用者可用的信息内容更为全面、立体，获取服务的手段、途径更为多样化。

二、企业档案信息化存在的问题

部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金投入不足，存量档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要；档案信息化建设人才队伍匮乏。

三、企业档案信息化建设的措施

（一）企业档案信息化建设与企业信息化协调同步。企业档案工作规定（DA/42-2009）指出 “企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。”由于电子文件的格式要求和元数据采集等有赖于系统的设计，而系统的设计是在文件生成前进行的。这就要求在文件生成前的系统设计中，把档案管理的各项需求嵌入系统中，使电子文件转换成电子档案后满足档案管理的需要。因此要求企业档案管理部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案信息化系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）加强档案信息化标准建设。档案信息化过程遭遇到的操作规程问题需要通过标准规范来解决，以普及优秀的档案管理实践经验，统一管理方法，减少低水平重复，保证档案信息与实体的安全，促进信息共享和交换。企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章，比如《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件管理系统通用功能要求》等。企业也可以结合自身档案信息化建设的实际情况，制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。

（三）以资源建设为核心，建设丰富的档案信息资源体系。在信息时代，信息已成为社会的核心资源和战略资源。谁拥有信息，谁就可以在时展中运筹帷幄，占据主动。档案承载着丰富的信息资源。数字档案信息资源是企业档案信息化的立身之本。没有信息资源，信息化无从谈起。数字档案信息资源按信息加工程度分为目录信息和原文信息。计算机系统中的档案目录可以由人工输入形成，也可以通过捕获电子文件形成过程中的元数据而自动生成。档案原文信息可以通过档案数字化加工形成，也可以由企业各信息系统中生成，比如公文管理系统，合同管理系统，设备管理系统等。构建档案信息资源体系，可以通过建立完备的档案目录和存量档案数字化、增量档案电子化得以实现。为了确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性，企业要充分发挥标准规范的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程。

（四）加强档案人员培训，提高综合素质。企业档案管理人员在推进企业档案信息化进程中具有举足轻重的作用，他们的创新精神、管理理念影响着企业档案管理效率和水平。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。因此企业对档案人员培训时，不仅仅局限于档案管理业务专业，还要强化计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识的培训，建立以管理型人才为基础、复合型人才为重点、高科技专门人才为骨干的档案队伍体系，满足企业档案信息化建设的需要。

（五）优化档案管理系统，开创档案管理新局面。档案管理系统是用来管理档案信息资源的计算机系统，包括部分硬件设施、操作系统、数据库管理系统、应用软件等。档案管理系统设计与管理的任务包括计算机、服务器、交换机、路由器、防火墙等网络设备的部署，软件平台的选型，存储介质和存储方案的明确，备份、灾难恢复、认证等安全保护技术的确定等。其中，最重要的是档案管理软件的开发与维护，其功能好坏直接关系档案资源管理的质量。企业档案信息管理系统的设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则，档案管理系统应与企业其他信息系统相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。笔者所在单位是中石化27家档案管理信息系统推广单位之一，所采用的档案管理系统是中国石化推广实施的档案管理系统，档案管理系统在完成流程设计、系统配置、系统测试，用户培训和数据预导入及系统模拟运行、数据导入工作之后正式上线运行。上线后的档案管理系统实现了以下功能：

1. 遵照国家有关档案信息化建设的标准、规范并结合企业档案管理实际，在系统中创建了档案分类、管理应用视图，相关报表，档案馆视图建设，并完成了规范数据的迁移工作。

2.统一了企业档案管理的收集、整理、归档等工作流程，规范了企业档案管理系统元数据及著录标准。

3.建立了基于AD域统一身份验证体系，规范的建立了档案管理系统用户并按照工作职能分类了相关权限。

4.提供了档案资源在线利用服务。

5.完成了与合同管理系统、公文管理系统的集成工作。

中石化档案管理系统的上线确保了归档电子文件真实、完整、可用和安全，进一步提升了企业档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理系统奠定了基础。

（六）合理安排信息化进程，稳步推进信息化建设。在档案信息化的建设过程中，企业要立足全局与长远，做好档案信息化顶层设计。企业档案管理部门要根据自身的特点和经济条件做出准确的选择，合理安排档案信息化进程，从现实需要和自身条件出发，有重点、分批次进行档案信息化工作。

档案信息化建设是从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持的信息资源的开发利用的过程 ，是一个不断发展、循序渐进的过程。所以档案信息化的发展不是一蹴而就的，数字档案馆的发展还需要大量的资金和技术人才的支持，只有在不断争取资金技术支持的条件下，抓好基础性建设，稳扎稳打，分阶段分步骤地展开，才能逐渐形成具有完备数据的信息中心，更好的为企业经济建设服务。

参考文献：[1]《中央企业档案职业技能竞赛培训教材工作理论与实务读本》