个人档案管理办法范文第1篇

第二条本办法适用于本市行政区域内重大事项档案的管理。

本市主办、承办重大事项的单位，包括举办重大事项成立的临时机构（以下分别简称为主办、承办单位），均应当遵守本办法。

第三条本办法所称重大事项档案，是指在本市召开的国际性、全国性和地区性重要会议，以及举办的重大政治、经济、贸易、科技、文化、教育、体育、宗教、外事等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第四条各县（市）区、五大连池管委会（以下简称为各地）档案行政管理部门应当按照有关法律、法规和规章的规定以及职责权限，对重大事项档案工作进行监督和指导。

第五条主办单位应当在部署举办重大事项时，统筹安排重大事项档案管理工作，指定机构和人员负责做好重大事项档案工作。

第六条主办或者承办单位应当在重大事项开始举办前，到同级档案行政管理部门办理重大事项档案登记手续。

第七条各地档案行政管理部门应当在主办或者承办单位办理重大事项档案登记之后及时为主办、承办单位提供档案技术咨询服务与指导，监督做好重大事项档案资料的收集、整理、保管和归档等工作。同时，档案馆应指派专业声像档案技术人员跟踪重大事项的全过程，具体负责重大事项活动的声像档案的形成和积累工作。

第八条主办、承办单位应当指派人员对重大事项文件材料进行收集、整理、保管和归档。任何单位和个人不得拒绝立卷归档或者将重大事项档案据为己有，不得随意扩大或者缩小重大事项档案收集范围。

第九条重大事项档案应当由档案行政管理部门会同主办或者承办单位按照规定进行验收，验收应在重大事项结束后进行。

第十条主办或者承办单位应当在重大事项档案验收通过之日起，及时向同级综合档案馆报送重大事项档案目录（含电子机读目录），移交重大事项档案原件（含电子档案）。

第十一条各地综合档案馆应当及时制定重大事项档案接收计划，办理档案移交、接收手续，确保重大事项档案及时、完整、准确、安全地接收进馆。

第十二条综合档案馆应当建立重大事项档案信息服务网络，组织编辑出版重大事项档案史料，定期公布重大事项档案目录，简化查阅手续，为重大事项档案利用提供便利条件。

第十三条各地综合档案馆保管的重大事项档案，应当按照国家规定向社会开放，涉及国家安全、国家机密或者重大利益的除外。主办、承办单位有优先利用重大事项档案的权利。主办或者承办单位有权对重大事项档案中不宜向社会开放的部分提出限制性意见。

第十四条机关、团体、企业事业单位或者其他组织及个人利用重大事项档案，应当遵守档案管理的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造或者擅自抄录和复制重大事项档案。

第十五条各地档案行政管理部门或者有关单位对在重大事项档案管理工作中表现突出的单位和个人，应当依据有关规定予以表彰。

第十六条违反本办法规定，有下列行为之一的，由各地档案行政管理部门对单位处以1万元以上10万元以下罚款；对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）将重大事项档案据为己有的；

（二）损毁、丢失重大事项档案的；

（三）涂改、伪造重大事项档案的；

（四）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁重大事项档案的；

（五）擅自出卖或者转让重大事项档案的；

（六）倒卖重大事项档案牟利或者将重大事项档案卖给、赠送给外国人的；

（七）档案工作人员造成重大事项档案损失的。

有前款所列行为的个人，有关主管部门还应当给予行政处分。

第十七条由本办法第十六条所列行为造成重大事项档案损失的，各地档案行政管理部门和有关部门根据损失档案的价值和数量，责令其赔偿损失。

第十八条档案行政执法人员在执行公务时、、，有下列情形之一的，由其所在单位或者上级主管部门对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）未履行法定职责造成后果的；

（二）违法实施行政许可的；

（三）违反法定权限实施行政处罚的；

（四）违反法定程序实施行政处罚的；

（五）法律、法规、规章规定应当给予行政处分的其他情形。

个人档案管理办法范文第2篇

我国档案门类的形成是在档案工作发展中自然形成的。人们对档案各个门类的认识，经历了逐步发展、不断完善的过程。新中国成立后，从党和国家机关的“一般档案材料”中，分出了“财会档案”、“干部档案”；又从“技术档案”和“技术资料”不分的状况中分离出“技术档案”。

专业档案工作真正的大发展，是改革开放之后。这一时期最早出台的是1981年国家档案局和国家出版局的《出版社书稿档案工作暂行规定》。

1989年，以《专门档案管理问答》一书出版为标志，专业档案工作真正进人大发展阶段。此书综合阐述了中央和国家有关专业主管部门及国家档案行政管理部门的一系列政策法规性文件和实践做法经验，包含了会计、审计、诉讼、公证、艺术、教学、地名、标准和商标等九个门类的档案，对每个门类档案的归档范围、整理方法、保管期限和管理原则作了系统、详尽的介绍。

制定会计档案的管理规定始于1956年，经过多次修订，1984年财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，特别规定了会计档案的范围，主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表三种形式。各级财务，部门在工作中形成的有关财会工作方针、政策、计划、报告、制度等文件材料，不属于会计档案，应按文书档案管理办法归档保存。1985年，六届人大九次会议通过了《中华人民共和国会计法》，以立法的形式确定了会计档案工作的任务和内容。1998年财政部、国家档案局再次修订了《会计档案管理办法》。

对审计档案的管理，主要是依据当时审计署、国家档案局颁布的《审计档案管理工作暂行规定》、《审计文件材料立卷归档工作试行程序》和《审计档案保管期限表》、《关于当前审计档案管理中若干问题的通知》等文件的规定。1991年审计署和国家档案局又重新修订了《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》。

诉讼档案的管理办法有1984年最高人民法院和国家档案局的《人民法院诉讼档案管理办法》，1986年最高人民检察院和国家档案局的《人民检察院诉讼档案管理办法》。《专门档案管理问答》一书只对人民法院诉讼档案管理进行了解答。

公证档案已有1988年司法部和国家档案局的《公证档案管理办法》。

1983年文化部、国家档案局制定了《艺术档案工作暂行办法》，它是第一个真正意义上针对专业社会组织(文化艺术创作、演出团体、艺术教育、艺术研究单位和电影制片厂)、特定专业领域(艺术生产、教学、研究和交流)中形成的、具有比较稳定的名称(剧本、乐谱、舞台美术设计、剧照和演出海报等)、格式(美术画稿、电影拷贝等)的专门档案管理办法。

《专门档案管理问答》一书中的教学档案管理问答，实际上只阐述了1987年国家教委和国家档案局《关于加强高等学校档案工作的几点意见》以及《高等学校教学文件材料的归档范围》中教学管理工作和教学实践活动中形成的17个大类的教学类档案的管理；1989年由国家教委的《普通高等学校档案管理办法》则包含了党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类九类归档文件档案材料。

1983年中国地名委员会和国家档案局的《全国地名档案管理暂行办法》包含了文书类、地名调查和成果类、编译出版类、科学研究类、国际会议及交往类五类；2001年民政部、国家档案局重新修订后的《地名档案管理办法》取消了文书类、科学研究类和国际会议及交往类。

标准档案管理是《专门档案管理问答》一书中唯一在没有专门档案管理办法出台的情况下作出的论述。商标档案已有1987年由国家工商行政管理局和国家档案局制定的《商标档案管理暂行办法》。

另外，国家档案局还与新华社、人民日报社、广播电视部等单位，对新闻单位宣传报道档案进行了调研，1986年中央宣传部与国家档案局出台了《新闻单位宣传报道档案管理办法》。同时，国家档案行政管理部门还与中央和国家有关专业主管部门，就全国海岸带和海涂资源综合调查档案工作、体育档案工作、科学技术研究档案管理、城市建设档案管理、基本建设项目档案资料管理、环境保护档案管理、土地管理档案工作等方面出台了管理办法。当时，航空工业、农牧渔业、国营企业、化学工业、测绘、驻外外交代表机构、水利部、国家体委机关、人事部、气象、机械电子工业等方面也相继出台了文书档案、科学技术档案行业或部门的档案管理规定。

20世纪90年代专业档案工作继续蓬勃发展

1990年国家工商行政管理局和国家档案局了《企业法人登记档案管理办法》和《个体工商户档案管理暂行办法》。国家电影局从文化部划归广播电影电视部之后，1991年广播电影电视部与国家档案局又单独修订了《电影艺术档案管理暂行规定》。中央组织部和国家档案局了《干部档案工作条例》。1992年劳动部和国家档案局了《企业职工档案管理工作规定》。后来又出台了一些，如1997年国务院勘界工作领导小组办公室和国家档案局印发的《勘界档案管理暂行规定》。国家国有资产管理局和国家档案局印发的《国有资产产权登记档案管理暂行办法》。1998年中共中央纪委和国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》。这一期间，还就南极考察档案资料管理、全国海岛资源综合调查档案管理等出台了管理办法。当时，乡镇企业、医药卫生、人民防空、交通、全国税务机关、中国人民保险(集团)公司等方面也出台了相应的档案管理办法。针对农业和农村档案工作又制定了有关乡镇档案工作和农业科技档案信息网络的规范性文件。新千年之后，《普查工作档案管理规定》、 《公安档案管理规定》、《收养登记档案管理暂行办法》、《婚姻登记档案管理办法》等相继出台。同时期，还就中国证监会派出机构、海洋、长江三峡工程建设移民、国防科技工业、林业重点工程等方面出台了档案管理办法。

党的十六大以来涉及民生方面的档案得以建立和整合

个人档案管理办法范文第3篇

第一章　总则

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部

门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

第八章 附则

个人档案管理办法范文第4篇

关键词：档案行政管理；立法；规范性文件；责任

1 各级档案行政管理部门的立法责任的依据

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。

参考文献：

[1][4]应松年.行政法[M].北京：北京大学出版社，2010.116、116～117.

[2][5][6]张文显.法理学[M].北京：北京大学出版社，2011.189、193、193.

[3]朱力宇、光.立法学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.18.

[7]肖正德，许建华.地方档案法规建设不容忽视的一个层面――试论档案规范性文件的有关法律问题[J].上海档案工作，1992（6）：13～16.

个人档案管理办法范文第5篇

关键词：高等学校　档案工作　规范化　制度化　程序化　标准化

一、高校档案工作的地位及要求

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

二、规范高校档案工作的意义

1、明确高校档案工作领导体制

《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。

2、保障高校档案机构建设

国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。

3、促进高校档案人才队伍建设

专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。

4、使高校档案管理有章可循

高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。

5、确保高校档案工作可持续发展

为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。

三、高校档案工作规范化管理的有效途径

1、强化意识，更新观念——人性化是前提

要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于

2、专业培训，科学管理——现代化是手段

高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。

要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。

3、健全规章，严格执行——制度化是保障

高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。

4、过程控制，监督检查——程序化是关键

高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。

5、达标认定，不断提高——标准化是依据

要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。

6、数字存储，知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。

参考文献

[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。

[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。

[3]国家教育委员会 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。