大学办公室日常范文第1篇

关键词： 现代高校 研究机构 管理机制 人员配备

高校研究机构是高校自主设立的科研机构，是高校教师从事科研的主要阵地，也是高校学科发展、教学体系完善、行政机构健全的重要组成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造领军人物，突出学校主要研究方向，形成优势、特色，承担重大科研任务，培养高级专门人才。由于研究机构功能、人员构成、行政等级、规模不同，各研究机构设立的目的、层次和级别也千差万别，冠名也不尽相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之称。

随着国家教育和科技体制改革的深入，国家中长期教育规划的出台，尤其是国家倡导科技兴国战略，重视高校科研机构建设和成果转化，高等院校研究机构越来越显示出它的生机和活力，日益在社会经济发展、科技发展、学校学科建设中发挥出重要作用，有力地推动了社会的进步。时展、社会需求和国内大学的现代转型，使得科研机构如雨后春笋般出现，随之而来的问题是，如何健全科研机构的管理机制，在更大程度上发挥科研机构在科研中的核心优势，在学校科研中的引领作用？如何使科研机构与现代大学相适应？如何理顺科研机构，包括独立的科研机构和非独立性、与教学单位平行甚至交叉的科研机构与学校、学院、教师之间的关系？要想解决这些问题，牵涉到国家政策、学校行政制度、硬件软件配备、未来发展计划等。其中首要条件是明晰现代社会背景下高校研究机构的功能，管理机制上的独特性，以及研究机构办公室对人员配备的要求。

以浙江师范大学为例，浙江师范大学是一所教学、科研一体化的综合型大学，其综合实力位于浙江省前列，全国综合高校百强。近几年学校对科研极为重视，经费投入逐年加大，科研实力蒸蒸日上，研究成果对社会影响日益扩大，研究机构也日益增多和成熟。就目前来看，全校共有校级研究机构（研究院、研究所、研究中心）近80个，如规模相对庞大的研究院有3个：教科院、儿童研究院、非洲研究院；研究所有30个；研究中心有44个。部分研究院（所）师资水平、科研实力、设备条件居于全省、全国领先地位。在这些研究机构中，一部分是独立建制的，一部分是院所一体化。大部分研究机构都设立有独立的院所办公室，有专业的办公室人员（办公室主任和秘书）负责该研究机构的日常事物。

通过对众多研究机构办公室功能、管理机制与人员配备现状的研究，以及对国内其他高校科研机构的比较分析，我对这三个方面的问题进行了系统的阐释与归纳，并提出了新的观点。

一、现代高校研究机构办公室功能

（一）服务、管理功能。

服务是高校研究机构的基本功能，也是高校行政办公室的基本职能，与行政办公室不同的是，高校研究机构办公室要以机构中的领导、科研人员为主要对象，将研究机构作为服务平台，通过自身努力，做好后勤保障，力求科研人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，从而全身心地致力于科学研究。为减少不必要的事物干扰，确保科研人员专心研究，办公室理应担当起将科研器具、材料采购，社会成果转化，经费支出汇总，日常报销等工作，解除科研人员的后顾之忧。同时，办公室又要加强与学校行政部门、院系之间和与社会之间的联系，做好科技成果的转化与服务工作。

所谓管理功能，也就是说高校研究机构办公室及归属于本所或本中心领导管理，也归属于学校领导管理，同时要行使自我管理权限，管理研究机构的日常事务、各个分研究中心。更为重要的是，办公室要具有理顺上下各级机构的管理权限和关系的能力。

总体来看，研究机构的办公室与学校、学院各级行政办公室虽然都是以服务为核心，但在具体职能、业务上还是有着显著区别，研究机构办公室及其工作人员是以服务院所之内的科研工作者（一般是教师）为核心，是联系科研机构与学校行政部门、同级科研单位、学院各个机构、国内外科研机构或学术专家及本院师生的纽带和桥梁，也是科研机构能够顺利运行的有力保障。

（二）政务处理功能。

高校研究机构虽然同属于高校办公室系列，具备一般办公室的日常政务处理功能，但由于其主要目的是以科研为核心的，因此，研究机构的日常行政事务处理就淡化了行政性，多了专业性和繁杂性。如独立建制研究机构的日常政务包括国内、国际间的学术交流活动，科研人员往来接待，科研成果的社会转化，各类基金的申报、通知、整理，科研经费的管理、分配，等等。作为相对独立的机构，以所长或中心主任为中心的办公室集财权、人权、行政权力为一体，而且当前各种费用、票证名目繁多，为不让科研人员过分操心，专心搞科研，办公室人员必须一肩挑。实行院所一体化或一套班子两个名称的研究机构的日常政务还包括排课、教学资源安排、处理上课教师与学生之间的事务等。

（三）组织与协调功能。

研究机构办公室主要任务是针对科研方面进行组织与协调。为确保科研任务的完成，在人员梯队组织配备上协助所长做好工作。“一个好汉三个帮”，在课题负责人明确后，调兵遣将，在人力上给予保证，包括校外引进、校内、所内调动，与校内外的横向、纵向联系，等等。当前尤其要着重进行科研人员的劳动优化组合，扬长避短，发挥课题组成员的整体效能。

当今学科分工日益精细，同一课题需要多方协作方能攻坚成功。在协同作战中，不免出现同总体目标相矛盾摩擦情况，这样协调工作就显得特别重要，必须使局部目标服从总体目标。这种协调包括：工作关系、人际关系、经济关系等。因此，组织与协调能力直接决定着研究机构的和谐运行与发展。

（四）规划与反馈功能。

科研机构的规划功能包括课题组或研究机构的年度发展规划、近期和长远规划，组织申报课题、已立项课题的年度检查、年度经费分配预算、围绕科研开发而进行的人才引进规划、科研成员国内外进修访学计划、科研团队或研究机构与国内、国际间的学术交流、年度会议或承办重要学术会议的筹划等。

作为科研管理的办事机构，在为领导决策服务过程中，要及时做好信息反馈工作。当领导决策实施过程中遇到阻力时，办公室要立即调查研究，并及时向决策者反映，协助领导及时疏导沟通渠道，沟通内外，保证整个机构的团结、和谐，充分地发挥团队的作用。

二、当前高校研究机构办公室现存问题

（一）人事制度与观念局限导致人员配备严重不足。

由于研究机构非行政单位，也非教学单位，以致学校在观念上普遍重视点在于设立研究机构，做好科研，出成绩见效益，但对于研究机构的日常运转、管理机制缺乏明确的规定，管理随意、宽松，甚至根本不把研究机构当成一个实体单位配备相应的办公室，没有专职的管理人员，大多数情况下高校研究机构办公室人员要么是所长或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究机构没有专职人员，而是由教学单位的行政人员兼职。因此，面对繁杂的研究机构事务，人员配备严重不足，影响了研究机构的健康运行。

（二）研究机构性质导致研究所日常事务繁杂，工作量大，现有管理模式难以兼顾。

高校研究机构是以科研为核心的，通过成果转化联系学校与社会，并服务于学校与社会，同时又兼顾一部分教学任务或者通过成果转化服务于教学。因此，科研机构的这一特殊性质决定了其所设办公室的管理内容和人员素质要求也不同于一般的高校行政机构。办公室人员所面对的首先是服务好研究机构的科研人员，尽可能为科研人员分担日常琐事的管理功能，以便科研人员更好地、全身心地投身科学研究。同时，办公室还要广泛与国内外其他科研机构联系，汇总各种信息，以便为本单位的领导、研究人员提供全方位的科研信息、学术信息、交流信息；办公室管理人员要协调好学校行政部门、学院教学单位与研究机构之间的关系；做好科研成果的社会转化工作，等等。面对如此繁杂而广泛的事务，现有的人员配备与管理模式显然是捉襟见肘。

（三）管理人员缺乏基本能力，难以应付相对专业的管理事务。

由于研究机构的专业性，不同研究机构有着不同的学科特色，这就要求办公室管理人员具备一定的专业素养、工作能力。由于办公室人员严重短缺，管理事务繁杂，这就迫使办公室管理人员不断进行不同事务、不同专业的管理，繁琐事务很容易使办公室管理人员产生职业厌倦或倦怠，而职业倦怠又会使管理人员的生理、心理和行为等处于不良状态，并在工作上呈现出一些消极行为，影响工作质量。具体表现为：注意力无法集中、思维效率降低、理解能力和创新能力下降，同时情绪上容易冲动，焦躁不安，无故迁怒他人，甚至对工作产生厌倦感，工作热情降低。久而久之，工作缺乏主观能动性，服务意识淡薄。

三、现代高校研究机构办公室人员配备要求

如何配备合适的办公室人员？或者说研究机构的办公室管理者应具备何种基本条件？首先，要明确一点，即现代高校研究机构办公室的任务与职责是什么？高校研究机构的建制模式有独立建制型、院所（中心）合一型、基地挂靠型、校企合作型等，其所辖办公室与教学单位办公室、学校行政办公室有着明显区别。具体来说，研究机构办公室是高校研究机构在其内部所设立的一个综合办事机构，是集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置，承担着“管理事务、搞好服务”的重要职责。因此，高校研究机构办公室的工作职责和作用是：服务、组织、协调、联络。以此为出发点，研究机构办公室人员应具备以下五个基本条件。

（一）服务意识。

办公室工作人员要当好领导和科研人员的工作助手、信息助手、生活助手、服务助手，做好调查研究工作，做好日常服务工作，做好信息搜集整理、分类工作，多研究国家有关教育方面的政策、法令、制度、上级文件等，在领导决策时，及时提供政策、法令方面的参谋咨询意见。为领导出主意、想办法，协助领导安排好一个时期的工作布局；协助领导安排、组织科研会议，学术论坛与交流，院所之间的交流等工作；协助做好研究机构相关人员的出行差旅、日常报销等服务工作。代替领导接待方方面面的领导、客人和办事人员，减轻领导的负担和压力。当然，办公室工作人员要少一点私心，坚持廉正之心，敢于负责，勇于承担责任，对于不该办的事情，必须坚决回绝。

（二）政治素养、学科专业素养。

高校研究机构是以科研为核心的，日常管理事务都是围绕科研而进行，因此，办公室管理人员首先要具有政治素养和本学科的专业素养。所谓政治素养是要求管理人员从科学出发，准确把握大局，讲政治方向和政治立场，能正确理解并准确把握党的政策、领导的意图和上级的指示精神，在大是大非和突发性事件上头脑清醒，立场坚定。只有具备较高的政治素质，才能发挥好沟通协调作用。只有具备学科的专业基础知识才有资格担当领导的助手，有目的地服务好科研人员日常需求，才能够合理、准确地处理日常的科研事物、对外的科研联系、对社会的科研成果服务与转化，等等。

（三）较强的人际沟通能力和组织能力。

高校研究机构办公室既是反映学校工作状况、科研进展和精神文明的窗口，又是与外界广泛接触的中枢。办公室工作人员必须具备较强的社会交际能力，仪表端庄、举止文雅，待客礼貌、不卑不亢，真诚、自信、热情、沉着、谦和、豁达。办公室人员如果不能熟练地运用人际沟通的技巧，就难以收到理想的工作效果。只有具备较强的处理人际关系的技能，才能正确处理全局利益和局部利益的关系，有效联通内外、上下，使领导之间、部门之间、领导与科研人员之间、师生之间在思想上、行动上协调一致，团结向上，把各项管理工作搞好。

（四）掌握现代传媒手段，树立正确理念，提升服务意识水平。

研究机构办公室人员除了具备语言文字表达能力，熟练掌握各种公文的格式及其写作要求之外，还要熟练掌握现代传媒手段。当前整个社会办公自动化已经成为普遍现象，尤其是高校研究机构，本身走在科研的前列，并时刻与国际接轨，因此，管理人员应掌握现代传媒，熟悉办公自动化，并善于运用现代传媒加强与国内、国际科研机构之间的沟通与交流。

当然，研究机构办公室工作不能简单停留在完成领导交办的日常事务上，要善于从繁琐的事务性工作中解脱出来，自觉培养超前服务的意识。管理人员首先应提高分析问题和解决问题的能力，善于从工作中发现问题，并对其产生的原因、可能造成的后果做出合理的预判，提出解决问题的途径；其次，具有淡泊名利、任劳任怨的奉献精神，凡是自己能办的事情就尽量去办，尽力而为，而且一定要积极主动地去做，主动给自己加担子，不管是大事小事，都要高效、圆满地完成好，杜绝草率、轻率，注重工作实效；再次，学会从领导的角度思考问题，认真领会研究机构发展规划和建设目标，准确把握工作重点，充分发挥主观能动性，协助领导制定切实可行的政策，确保各项工作的正常开展，真正发挥参谋和助手的作用；最后，摆脱传统行政工作观念的束缚，进一步强化服务意识，树立良好的服务形象。

（五）良好的品质与学习意识。

研究机构办公室工作事无巨细，千头万绪。人品、人格是科研团队长期共事的基础，办公室工作人员必须做到正确对待自己、同志、组织，做到大事讲原则，小事讲风格，难事不推，好事不抢，荣誉不争；做到公道正派，诚恳待人，严于律己，宽以待人。

要树立不断学习的意识，无论是辅助决策、调查研究、协调事务、督促检查、处理信息、组织会务，还是处理文书、管理印信、接待来宾，都要学习相应的专业知识，掌握岗位业务。只有不断学习，才能敏锐发现问题、合理分析问题、正确解决问题。尤其当前信息瞬息万变，科研机构突飞猛进，办公室人员不与时俱进，很难发挥研究机构的引领作用。

参考文献：

［1］张乐弟.高校办公室的管理研究与思考［J］.现代商业，2009，（06）.

［2］陈亮.高校办公室工作的几点思考［J］.现代经济信息，2010，（03）.

［3］阳方，韩栋.高校办公室管理中存在的问题及应对措施探讨［J］.首都医科大学学报（社会科学版），2010（增刊）.

［4］陆士平.高校研究所办公室功能浅谈［J］.化工高等教育，1989，（04）.

大学办公室日常范文第2篇

一、加强政治理论与形势政策学习，提高办公室人员的政治思想水平

学校办公室既是学校党委办公室，又是学校行政办公室。我们意识到，只有不断加强政治理论学习，提高思想认识，才能把握党政府的大局，才能执行好学校各项重大方针政策，与学校保持高度一致，这是学校办公室执政能力的重要保障和出发点。一年来，通过党支部组织生活会、专题座谈会等多种形式，组织全体党员干部认真学习《三个代表重要思想学习纲要》、十六大报告、2012年中央一号文件、16号文件、党内监督的两个条例、十六届四中全会和回良玉副总理来校视察的讲话精神等。在学习报告会上，联系学校实际和办公室实际，要求全体办公室同志大力倡导奉献和团队精神，使全体成员充分认识到学校办公室工作的意义和责任，强化全体成员为学校发展服务、为教学科研服务、为校领导服务以及为广大师生员工服务的意识，始终在政治上、思想上、行动上与学校保持一致，提高全体成员判断形势的能力、维护学校稳定的能力以及自我解决问题的能力。

二、加强组织协调能力，保障学校重要工作和重大活动的顺利开展

从办公室职能分析认为，重大会议、活动是学校办公室各项工作的重中之重。对于会议活动组织和协调，明确提出了重大会议活动必须做到组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效的工作原则，尤其注意活动的细致性、周到性和实效性，同时更加注意了与宣传、保卫、后勤等职能部门和相关院系之间的积极合作和沟通，从而保障了各项重大活动的顺利进行。2012年是学校社会影响和综合办学实力显著提高的一年。上级部门领导、兄弟院校、社会名人等来访人数增加，一些重大活动在我校举办的频次增加。为保障这些接待工作的万无一失和重大活动的顺利举办，学校办公室从会议通知、人员协调、会场布置、视察路线、车辆调度、制作条幅等各个环节加强组织协调，承担的很多工作都得到了学校领导的肯定。

三、调整学校办公室内部职能，建立管理制度，做好学校党政系统日常工作正常运转

学校办公室的日常常规性工作包括文书、秘书、事务、信访、档案、财务等大体21项工作任务。这些工作都是各级领导和广大师生密切相关的办事环节，工作十分单调但又必不可少，做好常规工作，提高服务水平是学校办公室的基本职能。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室现有人员的实际出发，调入新人3名，同时，将原来的4个科室调整为5个，对每个人都有基本工作职责，但同时强调分工不分家。

在内部管理制度方面，进一步制定了办公室人员工作岗位职责、办公室礼品管理、财务管理、印章管理、信访制度、接待制度等规章制度。确定了主任联系校领导服务制度和办公室工作的一站式服务工作机制、工作岗位内部流转制度等，保障了学校日常性服务工作的正常运转。为了方面基层和群众，将办公室10多项日常工作程序全部在校园网公布，便于下载和参阅，提高办事效率。

四、加强重要报告文字加工工作，提高办公室的文字处理和服务能力

学校办公室的一项很重要的职能是负责组织起草全校性的工作计划、总结、报告、决定、规定等文件，协助校领导针对重要工作部署开展调研工作以及组织拟定以学校名义的通知、布告等。文字水平直接关系到能否完整体现校领导的决策意图以及如何使校书各单位以更有效的方式落实所定决策，这就要求学校办公室的工作人员，不仅要准确领会校领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解学校总体情况。因此，在平时的工作中，学校办公室加强对高等教育理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握高等教育与学科发展规律，力求深入了解学校发展实际，做好校领导的参谋和助手。

做好校领导日程工作的协调安排。每天及时给校领导分送文件，做到重要文件提醒办理，协助落实校领导日程，会议通知、会议安排等。2012年拟写会议通知80余份，并做好会议回执和签到工作，同时，认真完成校领导交办的其他工作，作好领导的助手。

五、规范公文处理程序，提高办文质量和效率

公文高效运转是保证学校各项工作正常运行的前提条件。通过学习《办公室文秘工作》、《公文写作》等文秘工作书籍，加强业务理论学习，了解办公室工作的运行规律，掌握公文处理规范和公文写作要求，掌握适应学校事业发展需求的现代文秘知识。

通过将公文收文、发文、归档程序、写作格式、写作要求、公文审批表等放在学校办公室网页下载专区，进一步减少了工作程序;通过全面使用电子收文管理系统，比以前节省了大量的时间，方便了文件查询、统计与归档，极大地提高了工作效率。同时，在接受各部门呈送的文件时，严格把关，要求必须有部门盖章或领导签字;对文件多头分送的不规范行为也进行了限制，每次向送文人员进行耐心细致的解释和说明。目前公文处理的不规范行为明显减少，公文处理的质量和效率进一步提高。始终以高度的政治责任感、组织纪律性和负责精神，做好秘密文件、资料的管理工作。

六、加强信息调研和队伍建设，提高学校信息工作水平

如何通过信息报送的形式，让上级部门领导以及兄弟院校了解我校各项工作的思路、措施以及成效等，一直是校领导高度关注的问题。学校办公室紧紧把握住学校信息工作为校内基层工作、为校领导、为上级机关咨询、服务的三大职能，进一步改进信息工作方式方法，整合校内信息力量和资源，打造信息共享平台。制定了《中国农业大学学校信息工作规定(试行)》，建立健全信息工作管理体制与运行机制，规范信息通报和报送形式;组织召开了学校历史上第一次信息工作会，使我校信息工作有了一个良好发展的态势。经过近一年的努力，学校信息工作水平显著提高。

七、参与信访以及安全工作，维护学校安全稳定

高度重视学校办公室在维护学校安全稳定中的作用。热情耐心地接待群众来访，做好群众来电、来信记录，并积极联系主管部门解决问题，安排相关校领导予以接待，将校领导和相关部门的处理意见及时反馈给来访人、来信人。2012年，学校办公室共接待来访60余次，人数达到300多人，处理信访30余件。

协助党委处理学生电击伤和溺水事故，完成了全校安全大检查的总体情况的汇总，协调组织召开了关于加强学校安全工作的会议;协助保卫部门制定安全稳定工作预案;与党委保卫部共同完成了对******邪教组织的监控工作，在市委教育工委的领导和安排下，成功地对一名******学员进行了教育转化。

八、加强办公室督办工作和校务公开工作，

围绕学校中心工作、教职工关心的热点问题，以及上级和学校党政有关重要会议、文件、决策、工作部署及校领导批办、交办事项的贯彻落实情况加强督促检查。2012年，负责上级单位、地方政府、校领导布置的催办、督办40次。

收集和汇总了各单位校务2012年公开工作计划，继续对校务公开工作进行充实和完善。通过校园网，对党委常委会暨校长办公会进行了报道;通过宣传橱窗，登载了一届二次教代会校长工作报告和学校财务工作报告等内容;各单位通过校园网主页、会议等多种形式推进校务公开工作，让全校师生员工知校情、参校事、议校政。

九、加强办公室党建工作，增强党组织的凝聚力、团结力和战斗力

协助学校党委完成迎接北京市第四次普通高校党建和思想政治工作先进校评选的文件、会务等准备工作。同时，负责学校办公室党建和思想政治工作自查验收工作，学校办公室在自查整改及材料整理工作中，累计召开9次专门会议，整理近三年来学校各级、各类文件等337份原始资料，印制文件资料汇编34本。

通过多种形式，组织开展党员学习教育活动。召开全体工作会暨办公室党支部组织生活会，认真学习科学的发展观、人才观和正确的政绩观，并结合工作实际深入讨论如何以新的三观为指导，进一步规范和提升学校办公室工作。实地参观狼牙山革命教育基地，重温入党誓词，缅怀革命先烈，增强党组织在校办工作中的凝聚力、团结力和战斗力。

在廉洁自律方面发挥表率作用，认真抓好党风廉政建设。我们始终要求学校办公室全体党员和干部加强党性修养，常修为政之德、常思贪欲之害、常怀律己之心,在廉洁自律方面以身作则、防微杜渐，发挥表率作用，提高广大党员干部的思想政治素质，增强廉洁从政意识，提升拒腐防变的自觉性。根据学校办公室工作实际，研究制定了《中国农业大学公车管理改革方案》、《中国农业大学关于加强招待费管理的规定》，形成了用制度规范从政行为、按制度办事、靠制度管人的有效机制，加大了从源头上预防和治理****的力度。

回顾一年的工作，有以下几点认识和体会：

2、坚持科学决策、民主决策，形成了团结的、优势互补的工作班子，这是做好学校办公室工作的前提。学校办公室坚持每周一次的主任办公会，总结工作进展，通报重大工作，对人员聘任、重要活动安排等群策群力，民主决策。班子成员之间经常交流思想、交流工作体会，互相查遗补缺，优势互补，营造了较好的工作氛围，为学校一系列重要工作和重大活动的圆满进行提供了坚强保障。

3、学校办公室有一支爱岗竟业、甘于奉献的队伍，这是做好学校办公室工作的基础。学校办公室工作任务重、头绪多、要求高，节假日、晚上加班是常事，甚至有时辛苦半天，不一定得到领导和师生的理解。学校办公室的工作人员始终任劳任怨，工作第一、奉献第一，要以热情周到的服务工作，赢得广大师生的信任、理解和支持。

学校办公室取得的点滴成绩都是在学校党政领导的正确领导、悉心呵护，校属各单位鼎立支持、帮助和学校办公室全体成员共同努力下取得的。但我们深知还有很多缺憾和不足，主要是：

---由于办公室工作人员严重不足，所以工作的主要精力多用于日常公文处理、协调服务方面，主动咨询参谋、调查研究严重不够;

---忙于学校眼前工作的具体文字性写作较多，部署代表学校发表高水平的研究论文很少;

---办公室队伍整体素质与学校快速发展和校领导的要求相比还有一定差距，人员结构不合理，缺少高层次的人员。

大学办公室日常范文第3篇

关键词：高校；二级学院；信息化；路径

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）19-0203-02

高校二级学院是高校这个庞大系统中的重要组成部分，其办公室的工作既有学术性事务、教学性事务又有行政性事务，例如学术组织与信息收集、课程安排、考务安排、教学监督、人员管理、会议安排和工会活动等等，工作内容头绪多、小事多、任务重。近年来，由于各高校建立了较为先进的校园网络，并通过中国教育科研网与国际互联网连接，真正实现了资源共享，信息共享的高校管理新模式。因此，针对高校办公室管理出现的新变化与新要求，高校办公室尤其是二级学院办公室如何在网络化的办公条件下开展工作值得探讨。

一、高校二级学院办公室信息化管理工作的平台

高校二级学院办公室作为高校大系统中的子系统而言，其主要的宗旨是为广大师生服务，发挥参谋助手、综合协调、上传下达、督促检查的作用。因此，在网络化的办公条件下，高校二级学院办公室工作人员除了能熟练应对日常工作外，还必须了解与熟练操作办公室信息化的管理系统。本人在学院办公室工作近十年，教学、学术与行政管理事务都一一从事过，从本人的工作经历来看，高校二级学院信息化工作的平台主要包括以下几点：

1.办公室信息自动化的软件操作。作为二级学院的办公室管理人员必须学会熟练操作有关基本的办公软件如Word 、Excel、Powerpoint和WPS等工具以及学院网络的简单维护工作。高校的日常管理工作中，由于经常涉及大量的公文写作与统计工作，比如有关学院的新闻报道；师生有关证明材料的开具、教学管理中的质量监控与评估材料的撰写；科研成果的统计；教材、图书资料及实验器材的申报与登记保管等等。这些工作都对二级学院办公室的管理人员提出了一定的专业化要求。因此，高校学院办公室管理人员除了会操作基本的办公室信息自动化的软件外，还应具备相关二级学院的专业知识，保证学院管理工作的顺利开展。

2.教务管理信息系统的操作。该系统主要涉及师生的教材征订、课程安排、考务安排以及学籍管理等内容，作为二级学院的教学管理人员必须做好三方的工作安排即本院教师、选修学生和学校教务处的沟通与协调工作。

3.电子邮件的信息管理工作。在目前各高校的日常管理中，经常涉及大量的专业性较强的教学、科研和人事等部门的传达与统计工作。高校的二级学院办公室都有一个专属的电子信箱和管理人员个人电子邮箱。该电子邮箱主要起到传送与收集本院师生的各类电子文档如Word和Excel等。该种办公室信息化管理方式也是高校最早的网路化办公形式之一，被广大高校普遍采用，为高校管理节约了大量的资源与时间，提高了办公效率。

4.会务通知信息系统的操作。该系统主要是中国移动公司与各高校合作，建立了本单位内所有职员的手机信息群发平台，主要负责将学校或有关直属管理部门的信息及时、准确地传达到每位老师的手机中，并做好相关的沟通与协调工作。由于该通知系统存有大量个人手机和单位信息，因此，作为办公室的信息人应谨慎、仔细地审核每条信息所的内容与来源，准确筛选出所要发送的对象，避免误发、漏发和错发信息，更不能透露教师个人信息。

5.财务报账信息系统的操作。财务管理是高校日常工作的重要内容，同时也关系到师生员工个人的经济利益。高校财务报账管理信息系统是高校公共服务网络化的重要平台。该系统使学院办公室人员摆脱了手工记账、算账和报账的传统核算方法，实现财务报账的快速与便捷，避免了因报账签字、审核和排队而浪费的工作时间。因此，作为二级学院的办公室工作人员必须能熟练操作该系统，为学院师生的公共财务进行信息化的管理。

二、高校二级学院办公室信息化过程中存在的问题

1.轻视学院办公室信息化管理工作。高校作为社会中网络化、信息化应用较早的单位之一，应重视办公室的信息化工作。尤其二级学院办公室的管理人员如若失去了信息，如同失去了耳朵和鼻子的功能，无法完成办公室所承担的基本管理任务，更无从谈起创新性的工作目标。由于办公室的信息化工作在整个高校管理体系中处于劣势的地位，中国的部分高校管理者还沿袭过去的陈旧观念，对于办公室信息管理的规范化和制度化建设不够重视。如有的高校二级学院领导轻视办公室信息化的工作，认为办公室的工作人员是为自己服务的服务者，主要职能是沟通学校与学院的桥梁，无须投入人力、物力和财力推进办公室的信息化工作，缺乏对办公室信息化工作的认识。

2.缺失学院办公室信息化管理工作的制度。目前，高校二级学院办公室的信息化管理工作主要涉及有关教学、科研和人事等信息的收集、整理和报送等工作，工作内容烦琐，工作责任重大、工作沟通较多。而类似这些看似简单的工作却未制定相关的信息处理机制，信息传递的过程中难免出现问题，如出现文件丢失、会议误报、统计资料缺失以及教学信息遗漏等，而各有关部门却互相推诿，不愿意承担责任，致使工作效率低下，师生的满意度不高。

3.缺乏二级学院办公室自动化管理系统。中国高校各职能部门以及各二级学院办公室所开展的管理工作中，仍然以纸质文件为主。学校各职能部门的会议内容的传达和日常事务的报请都以纸质文件为主，这将使得学院办公室人员为了一份简单的纸质文件要多次往返于各职能部门和学院之间，这不仅是时间的浪费也是人力的浪费。此外学院需要与学校各个对口的部门进行日常工作的联系，纸质材料的打印较多，浪费现象时有发生。亟需针对二级学院办公室开发办公自动化系统，即改变以往繁杂、低效的办公方式。

4.缺乏高素质、复合型的学院办公室信息工作人员。中国高校大多数二级学院办公室的工作人员由于知识结构、年龄结构和个人素养的影响，尚缺乏办公室管理与信息化专业知识相结合的高素质、复合型工作人员。办公室的电脑也仅能处理简单的文字录入与打字的功能，没有将学校各职能办公室与学院办公室信息工作建立网络，高效、高质地为师生提供服务。

三、高校二级学院办公室信息化的工作路径

对于中国广大高校的二级学院而言，其信息化的工作方式将为学校和学院领导的科学决策，为教学和科研工作的顺利开展，同时也为各项管理工作提供及时有效地服务模式。未来面向世界，面向未来的创新性的高校要求重视办公室信息化的管理工作，这将使高校办公室管理工作从传统的低效运作方式转变为现代高效的运作方式。为此，本文提出以下四个方面的路径，用以推行高校二级学院办公室的信息化管理工作。

1.思想上重视学院办公室的信息化管理工作。中国国家领导人曾在不同场合中强调了中国开展的四个现代化，哪一化也离不开信息。现代高校管理讲求的是效率与创新，这也正是高校二级学院办公室信息化工作的目标。在二级学院复杂的日常性教学与科研管理事务中，信息是各项工作有序、高效开展的重要保证，学校和学院领导要高度重视办公室信息化工作建设，将信息化工作作为学校的一项重要工作来抓。

2.制度上完善学院办公室的信息化工作机制。新时期，高校二级学院办公室的信息化工作必须建立一整套符合信息化工作流程的规范机制，以保证其工作的顺利开展。为此，本文结合自身学校的实际情况提出以下的完善内容：首先，需要建立学院办公室信息化工作的规章制度，制定信息采集、报送和反馈的流程，明确各阶段应完成的任务和时间要求。其次，需要建立信息的处理流程，用以把控信息的真伪性、时效性、合理性和可用性等。第三，建立信息的安全机制作机制，主要包括信息管理的网络安全、系统安全和内容安全三个方面，并按照“谁主管、谁负责”的原则，保障信息通道的畅通。第四，建立信息的归档管理机制，尤其是加强电子文档的管理。最后，制定信息化工作的激励机制，将办公室信息化工作纳入部门工作考核范围，每年要撰写工作计划和总结，对于优秀的部门和信息专员给予奖励。

3.技术上构建学院办公室自动化信息管理系统。目前，高校都接入了因特网，主管教育部门和高校自身都投入了巨大的人财物，但校内各部门之间出现条块分割，缺乏统一的办公标准系统。办公自动化系统简称OA系统（Office Automation，简称OA），即采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使高校内部全体教职员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。针对高校二级学院办公室的信息化，该系统可以将校内和下属学院内的公共事务集中在一个平台上，开展网上办公，使之能够快捷、高效地处理有关教学、科研和行政事务，同时能够附带享受办公日程安排、催促办公、提醒办公等多方面的功能。这一管理系统的运用将使学院办公室的工作效率大大提高，真正实现办公室的自动化信息管理。

4.人员上积极培养学院办公室信息化的工作人员。高校二级学院办公室的信息化除了上述硬件条件和制度保障之外，还需要培养高素质、能力强的工作人员。信息专员必须熟悉本单位各个环节工作的业务流程、熟悉各方面的数据信息收集、整理和归档工作、熟悉计算机和网路技术、了解信息系统建设方法。但目前各高校二级学院办公室的工作人员专业结构不尽合理，人员素质参差不齐，亟需通过多途径的方法培养其工作能力和业务素质。首先，根据各办公室现有工作人员的学历和知识结构，挑选适合从事该工作的合适人选，并为其购置必要的硬件和软件设备。其次，根据高校各职能部门和二级学院办公事务所需，加强信息化工作人员的计算机与网络专业知识的培训工作，并在合适的时间（例如寒暑假）派往其他高校或有关公司进行集中进修，为其开展工作提供智力支持。第三，安排该类人员积极参与学校和学院的各项会议以及调研与检查工作，以便他们能及时更新信息，做好对内和对外的信息收发工作，为各级职能部门提供决策依据。

参考文献：

[1] 沈素敏.高校教育信息化建设的应用与发展[J].河北农业大学学报：农林教育版，2007，（3）：18-21.

[2] 曾祥能，陈廉芳.高校办公室信息化建设探析[J].洛阳师范学院学报，2009，（5）：140-142.

大学办公室日常范文第4篇

关键词：高校；二级学院；党政办公室

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）10-0009-02

近年来，我国高等教育事业迅速发展，高校师生数量大幅增加，办学规模日益壮大，对我国高校管理工作提出了更高的要求[1]。与此同时，也促进了高校管理体制的不断改革和发展。随着我国高校内部管理体制改革的进一步深化，我国现在很多高校采取的“二级管理，以院为主”的管理模式已经相对成熟。二级学院在党务、教学、行政、科研等工作中获得了更大的自，但随之而来，所承担的责任也越来越重。二级学院党政办公室是管理的中枢部门，因此，在高校管理中二级学院党政办公室扮演了非常重要的角色[2]。

一、二级学院党政办公室的地位及作用

（一）二级学院党政办公室的地位

高校中二级学院党政办公室（以下简称“学院办公室”）是一个承上启下、联系内外、沟通左右的重要基层行政单位，是集党务、行政、教学、科研等工作为一体的综合管理部门，是学校与学院、学院与教师、教师与学生联系的桥梁和纽带，是学院的“窗口”。学院办公室的工作作风、工作效率、工作能力是一个学院管理水平的直接体现，因此学院党政办公室在学院乃至学校管理中都占有极其重要的地位。

（二）二级学院党政办公室的作用

1.领导的参谋和助手[3]。目前我国高校中二级学院的领导多数是学科带头人、教学专家、教师骨干等，平时教学科研任务都比较重，在学院管理方面很难做到事必躬亲。而学院办公室工作人员多是专职人员，工作接触面大、信息来源广，对一些情况能较快、较全面了解，可以为领导提供最重要的一手资料和合理化建议，作为领导决策时的参考，以帮助领导作出科学准确的决策。领导决策后，学院办公室常常是政策的直接执行者，对政策实施过程中实施对象的反映、政策效果有较为直接的了解，所以学院办公室应及时收集信息，并形成总结材料向领导汇报情况，为领导以后的决策打好基础。在学院办公室的众多作用中，参谋和助手作用应该排在首位，它对学院发展起到重要的辅助作用。

2.综合协调各种关系。高校学院办公室工作的另一作用是协调各种关系：协调部门与部门之间的关系，协调人与人之间的关系。学院的很多工作都要通过学院办公室来完成，在工作过程中，学院办公室要和学校很多相关职能部门打交道，协调好学院与学校相关职能部门的关系，对学院工作的开展具有重要意义。学院办公室另一重要协调作用就是协调好以下三种人的关系：领导与领导的关系、领导与教师的关系、教师与学生的关系。学院办公室常常是这三种关系的剂，当某一关系出现不和谐时，学院办公室人员往往是第一知情人，及时作出合理的处理，才会使学院拥有融洽和谐的氛围，才能更好地促进学院发展。

3.完成日常事务。学院办公室的基本工作内容之一就是完成学院管理的日常事务。学校的文件、任务常常直接下达到学院办公室，学院办公室要及时完成上级主管部门交给的各项任务并及时反馈相关信息。同时学院的党务、行政、教学、科研等很多常规性工作都要通过学院办公室完成[4]。工作内容琐碎而繁杂，学院办公室的工作效率、工作方法是学院工作有序开展的有力保障。

4.服务师生。学院办公室承担学院的党务、教学、科研、外事等各项工作，服务的对象和范围十分广泛。学院办公室为领导做好服务，领导才可以从琐碎的事务中解脱出来，才能有更多的时间考虑学院的整体发展；为广大教职工做好服务，教师才能发挥所长全心全意地投入到教学科研工作中；为学生做好服务，才能使学生少走弯路，全面发展，顺利完成学业。

二、二级学院党政办公室人员应具备的素质

高校学院党政办公室在高校管理中所具有的重要地位和作用，决定了其工作人员必须拥有较高的管理能力和水平，所以在高校学院党政办公室工作要具备以下素质。

（一）政治素养

高校二级学院党政办公室的工作具有很强的政策性，工作人员要了解国家、学校的政策、方针，要有领悟政策、方针、文件的能力，只有这样才能准确地把学校、学院的相关政策进行领会与传达，才能在工作中做到有法可依、有据可依[5]。作为领导的参谋和助手，为领导提供建议和意见，更要求办公室人员具有较高的政治素养，这样提出的建议和意见才会符合国家和学校的发展规律，才能更有利于本单位发展。

（二）服务意识

办公室工作琐碎繁杂，但都事关教职员工及学生的切身利益。工作过程中一个小小的疏忽都可能对人产生重大影响。因此办公室人员要有服务意识，做到“想人之所想，急人之所急”，以微笑服务为宗旨，做到爱岗敬业，在工作过程中要做到耐心、细心、热心，将全心全意为师生员工服务的思想贯穿于办公室工作的始终。

（三）公文处理能力

在工作过程中，办公室要处理上级下发的各类文件，并进行整理后传达给本单位相关人员；有时还需要撰写计划、总结、申请、对外公函等。文字处理能力的高低是办公室人员工作水平的重要体现，同时也是学院管理水平的重要体现。

（四）学习能力和习惯

办公室工作的主要对象是教师和学生，随着社会的进步与发展，工作对象的特点和思想都在发生变化。因此办公室人员要不断学习党和国家的方针政策、学习先进管理知识、了解时事热点，使知识结构更加合理、业务水平不断提高，做到与时俱进，以适应现代管理的要求，更好地为广大师生服务。

（五）计算机外语水平

现代化办公设施早已进入高校，计算机已经成为必需办公设施，拥有较高的计算机水平可以大大提高工作效率。另外，随着高校的发展，办学国际化已成为必然趋势，这势必要求办公室人员拥有基本的外语听说甚至是写的能力。

三、二级学院党政办公室工作管理中存在的问题

（一）事务繁忙，缺少学习时间

学院办公室日常工作事务繁杂，工作量大，党务、教学、科研、发文、通知、宣传、接待……一件事接着一件事，这件事没办完下一件事已经排上日程，千头万绪，使办公室人员不得不把时间花在完成性事务上。而学院办公室也经常会有教师和学生来往办事，环境相对嘈杂，总体来讲，办公室人员缺少学习的时间和氛围。

（二）非科班出身，缺少系统培训

目前高校中学院办公室人员一般都是从其他岗位调任或归国人员家属，即使学历层次不低，但管理学、教育学、心理学等方面的知识也相对匮乏。而在工作中大多数情况是重使用、轻培养，缺少系统学习相关知识的机会，缺少理论指导。

（三）各方重视不够

办公室工作琐碎而繁杂，很难量化，虽然工作任务很重，但在干部聘任、职称评定、职业发展等方面没有优势，晋升机会少，发展空间有限，导致办公室人员缺少前进的动力，存在“不求有功，但求无过”的消极思想，不能认真地对如何提高工作水平进行深入的思考。

四、改进二级学院党政办公室工作的方法与措施

（一）采用以人为本的管理模式

以人为本的管理模式是指从尊重人、信任人、发挥人的主观能动性的角度实施管理。人是关键因素，是活跃因素，充分发挥人的作用，激发人的工作热情，做到人与工作相结合，无论从管理者还是从被管理者的角度都符合科学发展观的要求。领导重视办公室工作，加强办公室工作管理，提高办公室人员的地位与待遇，办公室工作人员感受到领导以人为本的管理理念，必然会增强责任感和使命感，工作积极性和主动性会大大提高；办公室人员在平时工作中贯穿以人为本的工作原则，加强与师生联系，做到尊重人、理解人、关心人、帮助人，最大限度地满足师生的需求，可化解消极对抗情绪，使广大师生真心实意支持办公室工作，构建和谐办公氛围。

（二）加强培训

根据办公室的工作特点，安排适当途径进行思想、业务、计算机应用等方面的培训。培训可采取讲座、座谈、参观、定期发放学习资料、制订读书计划并撰写读书心得等多种方式。通过培训加强办公室人员的思想政治素质、业务水平，为办公室的科学管理提供理论基础和实践机会。

（三）建立“美好”办公理念

首先要仪容美。学院办公室每天要接待很多人，教师、学生、外来人员，办公室人员干净、庄重的着装，微笑热情的服务，积极上进的心态，都会给办事者以眼前一亮的感觉。其次要环境美。办公室人员多、工作杂、事情多、文件多，在工作中要做到责任到人，定期打扫清理，使办公室、办公桌干净有序，整洁干净的办公环境会帮助人建立良好工作情绪，有利于工作开展。

（四）加强交流，学习先进经验

现在我国高等学校教学、科研相关的培训和学术交流日益增多，但办公室管理人员却很少有出外学习和交流的机会，没有交流就看不到差距，就很难提高管理水平。因此，办公室人员应该积极和兄弟院校交流，深入思考，查找自身差距，学习先进管理经验，提高自身管理水平。

二级学院党政办公室在高校管理过程占有重要地位，提高学院党政办公室管理水平是一项长期的任务。因此在领导重视、自身努力、方法得当的共同作用下，构建一个学习型、创新型、服务型的办公室，以适应新时期高校管理要求，从而更好地为师生员工服务，进而为我国高等教育事业的稳定繁荣发展作出有力保障。

参考文献：

[1]王可.影响民族高校二级学院办公室管理效能建设的问

题与对策[J].湖北经济学院学报：人文社会科学版，

2008，（5）.

[2]黄若燕.浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提

高[J].科技信息，2007，（8）.

[3]苗慧珠，孙川三.新时期高校办公室工作刍议[J].中国

高教研究，2003，（5）.

[4]方红光.加强高校二级学院办公室工作刍议[J].湘潭师

范学院学报：自然科学版，2009，（31）.

大学办公室日常范文第5篇

【关键词】高职院校；图书馆；办公室工作；职能；特点；改善途径

近些年，随着我国高等教育的蓬勃发展，高职教育已成为我国高等教育的一支重要组成部分，图书馆作为学校的文献信息中心，一直被称为高校建设三大支柱之一，是为教学和科研服务的窗口。图书馆办公室作为图书馆这个系统的总枢纽，是整个图书馆各项部门运作的中枢，既有一般行政办公室的职能，同时还有其自身专业性较强的特点。随着高职院校办学规模越来越大，图书馆要服务的读者群体数量越来越多，读者群体个性化程度越来越高，办公室的工作超越了一般意义上的行政办公，而变得的越来越复杂和繁重。图书馆办公室工作的好坏直接反映图书馆的管理水平的高低，要做到能够有效完成上传下达的工作要求、协调处理好图书馆各部门关系，才能为高职院校图书馆未来发展起到保障的作用，不断提升图书馆整体服务的质量和水平。

一、图书馆办公室的职能

1、上下沟通

图书馆办公室作为高职院校图书馆的职能部门，是图书馆对外的行政窗口，学校行政指令、院领导、馆领导对于图书馆各部门的管理都要通过办公室进行上传下达。办公室上承领导意图，贯彻领导的治馆理念和上级的行政指令，协助馆领导处理馆内日常的事务工作，同时肩负献言献策，制定各项规章制度，做好领导参谋的职责；下对各部门业务进行检查和督促，搜集各部门在工作中存在的问题，并将信息加工整理成有效信息，向馆领导及时作好反馈。

2、组织协调

在高职院校的日常工作方面，图书馆办公室除了要处理上下级之间的沟通之外，图书馆馆领导之间、平行各业务部门之间、行政与党务之间的沟通和协调也是一项非常重要的工作内容。办公室的责任在于如何通过协调这种工作形式，化解矛盾，理顺工作关系，凝聚各方力量，使图书馆内外各部门正常运转，促进全馆工作顺利开展。

3、后勤保障

高职院校图书馆受自身规模的制约，办公室不仅仅要承担行政管理部门的作用，发挥办公室的行政职能，同时也肩负全馆物质的采购和配发、设备的更新维护、办公用品和劳保用品的配备以及职工福利的落实等后勤保障的工作。

二、高职院校图书馆办公室工作的特点

1、综合性

办公室是处理馆内事务的综合性部门，这一点是毋庸置疑的。图书馆各业务部门的事务都是局部的、有着自身特定的职能和作用，而办公室承担全面、连续的管理责任，管理工作的对象是全馆所有的活动，包含图书馆全部的工作职能，要及时的掌握全馆工作的方方面面，就像一个家庭的管家，上对馆领导负责，下对图书馆所有的员工负责，将各部室的步伐协调起来，认清目标，统一行动。要想使各部门充分发挥职能，整个系统运行和谐，必须有一个协调机构，这个机构就是办公室。这个综合协调职能发挥的好坏直接影响着图书馆的整体工作。

2、专业性

图书馆是专业性很强的单位，在办公室工作如果不熟悉，不懂行，日常的工作就无法开展。这里说的懂行，不仅仅指熟悉图书馆的专业知识，还有就是专业经验。办公室的工作人员一定要对图书馆的各项工作了然于心，比如，图书如何加工，对于磁条有什么要求、采访数据如何处理，编目以及财产条码如何排序等等，即使阅览室一个排班，看似简单，但要排得理想，也要综合考虑各方面的因素，了解和岗位人员的实际情况，着实还有一些诀窍在其中。图书馆的业务岗位既有层次之分、环节之分，又有领域之分，办公室的工作人员都必须有所掌握，才能顺利的起到统筹协调作用。

3、琐碎性

从图书馆本身的职能和业务来看，办公室需要承担所具备的所有职能，包括日常文书传递、登记、归类整理与保管，各类公文、统计与报表内外联系与协调，策划组织、协调安排有关会议，图书馆日常财务收支状况，图书馆大事记的整理归档与宣传报道的策划，全馆纪律、卫生、安全、保卫及馆舍维修安排，固定资产计划编制与分配管理，购置、分发馆内专用设备、材料、办公用品和劳保用品，图书馆年度工作总结，馆内员工考勤、评比、奖惩及各类档案归类存档，毕业生离校手续办理和临时用工等工作，繁琐的工作需要掌握熟练的办公技巧，只有这样，才能合理自如地处理好这些事情。

三、改善图书馆办公室工作的途径

1、加强工作人员道德建设，提升职业素养

要想做好图书馆办公室工作，就必须养成善于学习的观念。作为图书馆枢纽的办公室，首先要通过多种形式进行职业道德教育，真正认识到职业道德意识的提高不仅仅只是图书馆的现实需要，更是提高服务质量的需要。其次是要根据图书馆岗位工作特点制定科学合理的职业道德规范，并且通过行之有效的措施真正落到实处，使办公室在参与图书馆现代化建设中做到有章可循，有据可依。再次是健全良性动态的反馈机制，职业道德的好坏不仅影响着部门的形象，更是一种图书馆文化理念的灌输，作为图书馆办公室，要充分意识到只有建立良性的动态反馈机制，才能让图书馆在提供服务的过程中不断完善自我的服务理念和服务水平。最后是注重图书馆文化建设。新时期图书馆被赋予了新的历史使命，如何在强化文化职能的过程中建立符合图书馆自身特色的文化氛围，是职业道德的出发点，也是落脚点。

2、加强专业知识的学习，提高业务能力

随着社会的不断发展，图书文献的存在形式、存在的状态，图书馆职能定位变化、服务理念、服务质量、文化作用的发挥等方面，都迫切需要图书馆办公室拥有一种先进的办公行政化理念，将服务质量同自觉的学习行动相结合，建立图书馆现代化建设中与之相适应的知识体系。要通过自主学习，努力提升业务素养，及时掌握学科前沿，适应图书馆办公室工作在综合性、专业性和琐碎性方面的要求。强化终身学习的观念，树立一种“活到老、学到老”的学习观念，不断提高自身的专业能力和综合素质。