电子档案管理规范范文第1篇

[关键词] 电子病历档案；规范管理；开发利用；病历质量

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）07（c）-105-02

Standard management and utilization for electronic medical record

CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei

(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)

[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.

[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record

电子病历档案是医务人员对病人进行问诊、查体、检查、诊断、治疗、护理等医疗过程中形成的文字资料的总和；它不仅是病人住院期间诊疗过程的真实反映，具有法律效用的原始材料，而且还是医疗机构临床、教学、科研的宝贵财富以及综合评价医疗质量、技术水平、管理水平的依据。

1电子病历档案的规范管理

环节病历质量的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。

终末病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。

病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院志、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。

2 电子病历档案的开发利用

设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，导入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。

在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论(如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等)，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，更让学生终身难忘，受益匪浅。一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。

电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。

随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。

[参考文献]

电子档案管理规范范文第2篇

一、对企业电子文档进行风险管理

所谓对企业电子文档进行风险管理，就是在着手于企业电子文档的形成阶段，对企业电子文档管理过程中存在的风险进行识别、估测、防范、应对，同时，有效地控制风险，切实将风险控制在能够接受的最小程度，从而能够最大限度地确保企业电子文档的安全性，避免企业电子文档受到损坏。

根据企业电子文档的管理现状，从电子文件的生成开始，到企业电子文档利用的一系列的环节，存在着很多影响企业电子文档管理的风险因素。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，也涵盖了保管条件、法规制度等一系列的客观因素，其中也包括工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，从而导致了企业电子文档资源的流失和损毁，对于企业电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影响。另外，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此，必须建立企业电子文档风险管理模式。

二、电子文件档案的科学化、规范化管理

电子文档管理是一个复杂的系统工程，企业要保证电子文档管理质量、制度得到落实，必须实行电子文档管理的科学化、规范化管理。

1.建立健全电子文档管理制度，实行全过程的监控

电子文件从形成到电子档案归档、保管和利用开发，中间经过很多环节。哪一个环节的责职不清、制度不明、处理不当，都有可能影响电子文档的原始性、真实性和准确、完整性。因此建立健全电子文档的管理制度，就显得非常重要。企业档案部门可根据国家《电子文件归档与管理规范》、《企业档案工作规范》等标准，制定切合实际的电子文档制度，指导工作、明确职责、规范管理。如：电子文件形成后，按照文件归档整理规范，及时进行收集积累工作。收集的电子文件内容必须真实、准确，并确保其安全性，保证电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。在收集积累基础上可参照企业档案分类办法等制度，对电子文件进行整理、鉴定与归档。整理时应遵循电子文件自然形成规律，保持其有机联系及便于电子档案保管和利用的原则进行。电子文件归档前的鉴定，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。鉴定其真伪、鉴定其保管期限、鉴定其元数据与内容信息是否一致。电子文件档案归档，可按照纸质文件材料归档范围规定实施，必须完整、准确、系统地反映企业经营活动的全过程。归档后的电子档案进行技术检验、汇总，按规定定期向有关主管部门移交。电子档案归档后，进入电子档案管理的保管与利用环节。定期将在线的电子档案转存为脱机保管，在规定环境下存放。定期对电子档案检查，设备更新后必须进行载体转换、转存，迁移时要进行数据校验，确保电子文档有效的存储。电子文档的利用，可根据企业的实际编制各种检索工具，在安全情况下提供在线利用和信息开发服务。电子档案鉴定和销毁，应按照国家有关规定执行，销毁前完备审批手续后方可实施。规范这一系列管理规定，对电子文件和电子档案进行全过程的监督和控制。

2.运用以企业主营为特色的电子文档网络管理系统，实行科学化管理

当今网络时代，很多企业为了经营发展的需要，开发并使用各具特色的协同办公信息化平台系统。企业档案部门可在本企业信息化平台上，根据电子文件和电子档案管理的规范要求，建立完善的电子文档网络管理中心，形成电子文档管理和服务网络，实现电子文件从形成到归档、保管、利用到电子文档著录及数据的管理，实行科学化管理。电子文档网络管理中心，将各类电子文档接收并保存于信息系统中，把企业文档一体化数据和各种载体档案信息数据衔接，形成对内进行电子文件的收集、归档、管理、利用；对外连接上级档案主管部门，如，上报档案年报、电子文档的移交、各种档案数据的移交等信息沟通中心。该管理中心，以企业库存的纸质档案和电子档案为信息资源，以企业经营的特色为主要内容，实行网络化、数字化管理。例如，企业根据市场竞争的需要，把推介企业形象图文并茂的优质品牌、业绩成果、科技精品等，通过电子扫描、图片摄影、音像刻录等方法，从传统纸质档案向电子文档、档案数字化转换，以提供多元化利用服务。电子文档快速、有效的利用，也可通过电子档案著录规范的管理来实现。电子档案著录是网上档案检索的工具，它能够揭示企业电子档案的内容、形式特征以及重要业务项目。依据国家《档案著录规则》、《档号编制规则》及参照有关电子档案著录的新标准，著录的层次由高到低：企业全宗类别案卷文件，从总体到部分多级的完整著录，实现电子文档分类、检索、利用、统计自动化和档案信息资源共享。

三、开展电子文档目标管理与绩效考核

人员的职业素质和专业技能的高低，直接影响电子文档管理的水平，因此，企业可推行电子文档目标管理。目标管理，是企业一种有效的提高员工绩效、提高员工积极性和专业技能的现代先进的管理方法。企业应结合相关管理制度的要求，对电子文档管理部门和人员的工作目标、管理权限以及岗位职责进行细化和规定，建立一套健全的企业电子文档管理岗位责任制，实行工作目标管理制度。

在此基础上，建立企业电子文档管理绩效考核制度。在考核过程中，坚持公平、严格、结果公开、客观考评及结果反馈的原则，可采用目标管理法（Management by Objectives， MBO）、叙述法等，定期监督和检查企业电子文档管理情况，开展绩效考核，将企业电子文件和电子档案管理绩效纳入管理人员年度工作考核指标和评优标准范围，把考核结果与薪酬收入和职位晋升挂钩。从而，增强电子文档管理人员的责任心，提高工作积极性，提高电子文档管理水平，激发管理人员的潜能，为企业创造更优秀的业绩。

电子档案管理规范范文第3篇

关键词：电子档案 管理 问题 措施

一、目前电子档案管理工作存在的问题

(一)电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定；

(二)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，这些载体材料决定了电子档案容易受高温、高湿、光线、空气污染、灰尘、有害生物、磁场电场等外部环境的影响；

(三)随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。

(四)目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。

二、解决电子档案管理问题的几点措施

针对以上存在问题，借鉴其它地区档案工作的一些经验，笔者提出以下一些对策建议。

（一）制订完善的电子档案管理执行标准

电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。

及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。

（二）确立有效的电子档案管理运行机制

随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：

1、档案行政管理部门的责任：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。

2、国家综合档案馆的责任：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县三级各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。

3、单位档案部门的责任：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。

4、单位信息部门的责任：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。

5、文书处理部门的责任：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。

（三）建立健全电子政务项目成果共享体系

电子档案管理规范范文第4篇

一、电子档案的特点

电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文件，就必须了解其特性。综合国内外对此问题的研究，电子文件的主要特性可概括为：

1.电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。

在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、影像等多种形式。不过这些信息形态就计算机内部处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输入和输出时，才有其各自的特殊形式。

电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。

2.电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。

在网络环境下，人们对信息的处理标准化问题解决得好一些，但对记录载体的交换问题仍然很多。尤其是在格式、字符集、压缩方式等方面产生不兼容的问题。出于安全保密上的考虑还常常通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下被读取。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。

二、医院电子档案管理中存在的问题

1.档案管理职责不明确，管理线条多。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

2.医院电子档案管理的意识和制度不健全。有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

3.电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍。由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

4.档案管理硬件不能满足要求。医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

三、提高医院电子档案管理的对策

1.建立完善医院的档案管理网络。医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。两个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.制定相应的电子档案管理制度。要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

电子档案管理规范范文第5篇

电子政务环境下电子文件管理所面临的问题

电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们电子政务建设中必须面对和必须解决的问题。

1． 如何保证电子公文归档的原始性

电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性了。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前电子签名法刚刚实施，借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否是原件，还需要实践。

2． 电子公文归档的复杂性和滞后性

电子文件在电子政务系统中不能做圆周运动。通过办理、办结、立卷、归档等诸多环节，有价值的文件将会沉积为档案，而通过鉴定需要长期和永久保管的档案则在若干年后将通过部门档案室向档案馆移交，在档案馆长期和永久保存和利用。文件向档案转化呈现运行环节多、文件产生的部门多、迁移保管利用的时间长等特点，使档案管理复杂化、滞后化。

复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个省级综合档案馆要接收和管理面对100多个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。

滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为20年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。

无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。现在我们必须解决在数字图像、数字化声音、地区性信息系统、网站和其他电子文件格式等问题对文件的管理、档案的保存和利用等一系列问题。

3． 电子文件管理法规滞后

目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文件还严重缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规范（GB／T 18894－2002）、电子公文归档管理办法（国家档案局第6号令 ），CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB／T 17678－1999 ）之外，有关电子文件的元数据、归档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一体化管理规范等相关标准正在制订中。

电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。

电子文件管理的基本要求

电子政务产生的电子文件管理应符合以下几个基本要求：（1）有保留价值的电子文件必须归档；（2）归档电子文件必须规范；（3）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；（4）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；（5）电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档；（6）永久长期保管电子文件实行双套制管理；（7）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责；（8）归档电子文件应能脱离文件生成系统独立运行，并脱机保管。

电子文件管理的主要方法：

文档一体化：电子文件从文件形成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，对电子文件管理是全程管理，实施前端控制。文档一体化的核心是在文件形成过程中，按归档要求，记录管理电子文件并形成规范的电子档案。

馆室一体化：档案室所保管电子文件及数据，在内容要求、数据结构、数据管理平台和档案馆保持一致，保证移交数据的无缝连接。

天津电子公文归档管理研究和技术实践

天津市对电子政务环境下的电子公文归档管理研究的总思路是：探讨电子公文管理模式、统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式、实现归档电子公文独立与文件形成系统并脱机保管的目的。

为此，我们组织了天津市政府办公厅、天津市政府信息化办公室、北大方正电子有限公司、微软（天津）XML中心、天津大学天深科技公司等单位，经过一年多的研究探索，初步取得了电子公文文档一体化管理的相关文件、规范标准和相应的软件及应用平台等一系列成果。出台了《天津市电子文件归档管理办法》、《天津市电子文件归档管理办法实施意见》（试行）、《天津市归档电子公文保管元数据规范》（试行）、《天津市电子文件归档数据储存技术要求》（试行）等一系列相关规范，完成了“电子公文文档一体化业务流程管理规范”（草案）。规范了电子公文归档的主要内容和电子公文归档元数据及移交元数据要求、XML数据格式，提出了电子公文归档管理数据结构要求。

归档电子文件的数据结构采取树形结构，一般以“全宗号－年度－保管期限”设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子文件。根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件以及多个归档电子文件夹。规范规定了说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件的XML表述结构。

电子公文归档数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档所需的32个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；归档电子文件的格式符合规范要求（XML、PDF、TXT、RTF、DOC、WPS、CEB、SEP）；

电子公文归档移交数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档移交所需的50个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档移交的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；

电子公文日志留痕信息归档要求：1?雪日志文件：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，对所有的操作者、时间日期、操作者行为（角色）的记录和描述；文件格式为XML和TXT。2?雪留痕留真信息：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，主要领导批示意见。文件格式为TIF、PDF、CEB、XML和TXT。3）完成电子公文文档管理相关软件开发：各种电子公文格式通过CEB转化为XML电子公文格式的电子公文格式转化系统；电子公文归档移交系统（电子公文文档交换平台）；归档电子文件管理和利用系统（归档电子文件中心）。4）天津市文档一体化业务流程应用平台的建立：文档一体化业务流程应用平台就是要建构一个公共的信息化平台，实现与电子政务的对接，接收政府各职能部门和其他相关部门的电子文件，进行电子文件和电子档案的传输、流转和归档等。

天津市文档一体化业务流程应用平台是依托天津市电子政务二级平台为基础建立起一个归档电子文件信息平台。

通过努力，实现了天津市政府办公厅的政府办公系统的归档电子文件及数据能符合规范的要求，在线或离线迁移到机关档案室的档案管理系统和天津市档案馆的归档电子文件中心，实现电子文件全程管理和规范管理。