办公室管理论文1

一、引言

目前，我国企业面临着诸多挑战，企业要想保持一定的竞争优势，强化行政管理是必然要求。行政管理工作作为企业现代化经营中的构成要素，对企业的发展具有重要意义。但新形势下我国企业行政管理工作中还有不少问题需要解决，为了更好地规划企业发展方向，必须要创新行政管理的方式方法。应对当前经济形势和企业发展特点进行综合考虑，从企业办公室行政管理的角度出发，对企业办公室行政管理工作的创新路径进行研究和探讨，从而为企业运营效率的提升奠定基础。

二、企业办公室行政管理工作中存在的问题

1.内部制度体系不健全内部制度作为规范企业办公室的办公方式、提高办事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的内部制度体系能够为企业办公室行政管理提供强有力的支撑。但目前，企业办公室的内部制度体系还存在着许多漏洞，对企业办公室发挥管理职能产生了消极影响。最严重的问题是，企业在构建内部制度体系时，没有经过综合的考虑和审查，只简单建立制度框架，对框架内的具体内容设置不合理，脱离了员工工作的实际需求，制度实施起来较为困难。而且，在制定内部制度时，没有与企业的其他部门进行充分的沟通和交流，导致内部制度与其他部门的相关规范相互分离，甚至产生矛盾冲突，使制度体系缺乏严谨性。此外，在内部制度制定完成后，未根据制度的关键内容进行统筹规划，没有使其转化成系统化、规范化的方案流程。在实施内部制度后，也未对制度的执行进行全面的监督，对违反该制度的行为没有建立相应的惩罚机制，相关的辅助机制还需要完善。

2.协调职能发挥不全面随着企业的发展，其生产项目不断增加，经营范围逐渐扩大，企业办公室行政管理工作的对象数量大幅度增加，这对企业办公室的行政管理工作提出了更高的要求和标准。从企业办公室的实践情况出发，影响其协调职能有效发挥的原因主要有以下两个方面：第一，管理沟通机制不健全。企业办公室在发挥辅助决策作用时，需要以自身的协调职能为基础，加强各部门之间的联系，使各个部门所掌握的信息能够流通，使企业决策能够上通下达。但因缺乏完善的管理沟通机制，削弱了企业办公室的协调效果，从而加大了行政管理工作的难度系数。第二，还存在行政管理形式化的问题，未能将管理制度具体实施于企业生产经营的各个环节，还需要进一步完善管理体系，减少制度的冗余，明确各个管理部门以及相关管理人员的权责，规范管理组织结构。

3.业务技能水平差异大

企业办公室的工作人员要具备一定的专业能力，以便其能做好行政管理工作。在市场经济体制不断深化的背景下，企业需要抓住转型的机会，企业办公室在此阶段也要做好行政管理工作为企业组织结构优化提供基础。但目前企业办公室的工作人员的整体素质还有待提高，部分工作人员缺乏对行政管理的认识，从而导致企业的各个部门的运转效率减缓，各部门之间在交叉工作上缺乏配合，企业的经营管理者也不能得到员工所反馈的意见，无法深入了解企业决策的实施情况，影响了企业生产经营的生态循环。此外，还有部分工作人员对企业管理方面的知识缺乏了解，对自己所需要完成的工作业务不熟悉，未能形成行政管理知识框架，再加上企业还未建立完善的培训机制，导致企业行政效率降低。

4.激励机制还需优化完善

作为一个将经营利益作为追求目标的经营组织，企业有着十分强烈的成本控制意识，新的收入分配机制已经完全取代了传统的分配思想。然而，在研究了企业办公室薪酬制度后，可以发现大部分企业将重点放在专业管理部门和技术管理部门上，企业办公室员工普遍存在着的薪酬待遇和晋升机制不合理的问题，由此导致企业办公室的员工缺乏工作的激情和活力，并且在开展行政管理工作时，容易产生挫败的情绪。还有部分企业办公室员工的晋升存在问题，这严重打击了企业办公室的新员工的工作积极性。为了激发企业办公室工作人员的工作热情，还需要建立一套科学有效、奖惩明确、竞争有序的激励机制。

5.培训机制不完善

长期以来，人们错误地认为企业办公室的行政管理工作不具备技术性和专业性的，只是一项简单地传达企业领导决策、沟通上下的工作。但从实际上来讲，企业办公室的行政管理是一项高度专业化的工作，它也需要一定的理论基础和实践技能。企业办公室都有自己处理文件、会议和内外事务的知识和理论体系。从事行政管理工作的员工应该要接受专业的、规范的培训，并具备与工作相关的专业能力和综合素质。例如公文处理、公文格式标准、礼仪接待规范等。然而，目前的很多企业还没有针对办公室工作人员建立培训体系，部分企业的培训体系不健全，企业办公室工作人员的培训没有纳入企业的年度培训计划。

三、企业办公室行政管理工作的创新途径

1.建立健全内部制度

完善优化企业办公室的内部管理制度是增强企业规范化、专业化管理的重要手段。企业办公室通过健全内部管理制度，不断提升企业的行政管理能效，帮助企业实现长远发展的目标。首先，企业办公室应对自身所肩负的职责进行深层次分析，从管理的视角出发，明确内部制度的具体负责人，为建立健全制度体系做好准备。其次，要对企业办公室内部管理制度体系进行综合的考虑和深入的研究，明确各项制度的具体内容，以协调各方为基本原则，确认各项制度与企业其他的制度规范不存在冲突。随后，要加强对内部管理制度的宣传，严格按照制度办事，使内部制度能够落实到位，确保所做出的行为都有章可循，建立办公管理体系的长效机制。最后，建立内部管理的维护机制，定期或不定期地组织办公人员对内部管理体系进行检验与审查，提高制度体系的运转效率。

2.强化综合协调职能

为了进一步增强发展能力，企业需要与市场和社会建立更加紧密的联系，加强与其他企业和企业二级单位的沟通以及企业各个部门之间的交流。作为信息传递的重要途径，企业办公室的价值得到进一步彰显，对企业办公室的综合协调能力提出了更高的标准。首先，企业办公室需要明确综合协调能力的重要性，深刻理解其在企业转型升级以及企业提高管理效率的意义。积极主动地承担协调责任，在工作过程中把握协调的平衡程度。其次，企业办公室需要充分了解企业管理者对行政管理工作的相关看法，根据管理层提出相关意见或建议，来不断调整工作模式。同时，企业办公室还需要坚持标准化的工作流程，以大局观念来统筹规划行政管理工作，平衡与行业内企业以及企业内部之间的关系，为开展管理工作创造良好的氛围，使管理活动能够保持一定连贯性。除此之外，企业办公室要认清自己肩负的责任以及角色定位，树立清晰的权责意识以进一步强化综合协调职能。

3.提高办公室人员的综合素质

随着企业的行政管理向规范化、专业化方向深化，需要进一步增强企业办公室人员的业务能力来满足企业的发展需要。企业办公室的工作人员必须要优化自己的工作模式，培养综合能力。从多维度的视角全面增强工作能力，加强履职能力，保证行政管理工作高水准完成，首先，工作人员依据企业员工的实际需求和企业办公室工作本身的特点来调整自己的工作方式，做好协调各方、统筹规划等工作，并不断加强企业管理的相关理论知识学习，通过参加相关的培训与进修来提升自身的法律素质、人文素养以及快速获取信息的能力，完善个人的知识结构。此外，办公室工作人员还可以充分利用工作机会，将学到的理论知识运用到实际管理中去，通过实践来检验自己的工作能力，从而使自己具备熟练使用现代化管理手段的能力，以此提高企业办公室的管理水平，使自己能够与企业发展状态完美契合，达到推动企业长远健康发展的目标。

4.面向市场需求做出管理

提高行政管理水平本质上是为了企业在激烈的市场竞争中保持优势地位，从而加快其向精细化管理方向发展的步伐。所以，企业办公室在创新行政管理方式时要面向市场需求这一视角。首先，企业办公室根据现实需要在企业内部筛选出具有管理潜能的员工，对其进行相关的管理培训，使其能够快速融入企业的各个部门之中。同时，还要不断为企业办公室内部增添专业管理人才，使其能够以积极的心态和高素质来完成行政管理工作。其次，企业办公室还需要考虑员工对管理层下达的命令的接受程度，增强对员工工作幸福感的重视，完善奖惩机制的同时，选择更加柔和的方式进行行政管理，确保企业员工能够服从上级领导的安排，从而使企业在激烈的市场竞争环境下，保持高效运转的能力，积极地迎接现代社会对企业发展带来的机遇和挑战。

5.建立常态化办公室人员培训制度

针对企业办公室的工作人员，应建立健全一套标准化培训机制，从而进一步推进“人才强企”的战略。同时树立正确的用人意识，贯彻民主、开放、竞争、择优的原则，从企业内部筛选出用实干型人才，并为他们提供施展才华的机会，为办公室工作人员开辟新的职业晋升道路。向企业人力资源部门提出操作性强的建议，加强企业办公室管理人员沟通与交流，通过临时任职等形式加强企业办公室与成员单位办公室之间的联系，推动企业办公室行政管理工作的质量提升。同时，要采取灵活措施，加强对企业办公室行政管理人才的引进和培养，将外部引进与内部培训相结合，以行政管理人才来提升企业管理实效。内部培训要注重创新培训制度，从而提高培训的针对性和有效性，还要完善按需培训制度，制定企业办公室员工培训计划，依托行政管理进修班等各类专业培训课程，提高企业办公室行政管理所需核心人才的技能，为企业改革创新和组织结构调整提供强有力的人才支持。此外，考虑到企业办公室的大多数员工都没有经过系统化、规范化的培训，为了提高团队的整体素质和专业能力，企业也可以在企业办公室尝试实施持证上岗制度。企业根据国家、行业和企业自身的标准和规范，结合企业办公室的实际情况，制定《持证上岗细则》，逐步明确企业办公室的用工标准，贯彻落实岗位资格准入制度，实时记录任职资格和员工证书获取情况，并协同企业的其他部门完善培训考核与待遇相结合的激励约束机制，实施以岗位为导向的动态管理。首先在对企业办公室的重要岗位上实施，然后逐步推广到其他行政管理工作岗位上，最终实现企业办公室全部工作人员都能持证上岗。

四、结语

综上所述，目前企业办公室行政管理工作中仍存在着不少的问题，制约了企业向精细化管理方向发展。基于此，企业办公室需要建立健全内部制度、强化综合协调职能、提高办公室人员的综合素质、面向市场需求做出管理以及建立常态化办公室人员培训制度使行政管理更具实效性，为企业带来更多的经济收益。

作者:杨蕊 单位:上海新黄浦实业集团股份有限公司

办公室管理论文2

0引言

部分企业在办公室及档案室的管理工作中存在认识不足的问题，管理方法没有突出关键要素，致使办公环境脏乱差、机械伤害、资料遗失、触电、工作懒散等问题得不到充分识别和有效解决，工作环境得不到有效改善［1］。企业管理与人、机、料、法、环、测六大质量管理要素密切相关，企业必须从人员行为、设备设施、资料档案、管理体系、工作环境、监督检查6个方面加强管理，确保工作环境得到有效管理［2］。文章利用人、机、料、法、环、测方法来分析影响企业6S①的相关因素，进而制定相应的策略并予以实施，实现企业6S执行及管理的持续改进，最终达到6S管理的目的。

1人机料法环测理论

人机料法环测是质量管理理论中6个影响质量的主要因素的简称，人指在企业工作的员工；机指企业所使用的仪器及设备；料指企业所使用的物料；法指企业在日常管理中所使用的操作规程及管理办法；环指企业所处的环境；测指对企业办公过程的日常检查与监测［3-4］。企业质量管理一般是围绕人、机、料、法、环、测六大因素展开，人机料法环测理论在质量管理中已经得到普遍的应用［5］。

2YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在的问题

2.1YCWY办公室6S检查发现的问题

2.1.1人员工在办公室随意摆放记录本、文件、计算机和电器等物品；员工在上班期间吃零食、抽烟；员工在办公室大声喧哗；员工未穿好工作服、未整理好头发就进入办公室。

2.1.2机YCWY办公室个人所使用的计算机、打印机、固定电话等电器的电源线随意在地面穿插；办公室中所使用的涉密计算机与非涉密计算机随意改装；下班后，计算机、打印机及YCWY办公室内其他的设备电源未被关闭。

2.1.3料YCWY办公室工作人员所使用的医用口罩、医用创可贴、医用酒精等没有进行过验收，部分物料不在质保期内。2.1.4法无YCWY办公室使用电器管理办法；无YCWY办公室物品定制定位摆放管理办法；无YCWY办公室清扫、清洁制度；无人员考勤管理办法。

2.1.5环办公桌上放置与工作无关的便携式检测仪、库房出入库记录等物品；YCWY办公室内地面遍布垃圾，没有定时打扫、倾倒；下班后YCWY办公室门窗未被关闭。

2.1.6测YCWY办公室使用的电器未定期检测，热水器插头处有异响现象；YCWY办公室原始记录未定期检查；YCWY办公室所使用的计算机桌面、抽屉、柜子未定期检查。

2.2YCWY档案室6S检查发现的问题

2.2.1人工作人员未持证上岗，缺乏专业素养，时常造成资料遗失；YCWY档案室的工作人员随意摆放没用的物品，不进行日常清扫；各项工作中形成的资料滞留在个人手中，破坏了资料的完整性、成套性，难以充分发挥其应有的价值。

2.2.2机未配备档案储存专用的直列式档案密集架及防磁柜；YCWY档案室未配备空调、除湿增湿设备等物品；YCWY档案室未配备手电筒；YCWY档案室灭火器未选用合适种类，也不应该将其放在YCWY档案室内；YCWY档案室的计算机上未安装保密系统相关软件。

2.2.3料所使用档案盒没有统一标准，与档案柜不匹配，在使用过程中相互影响。

2.2.4法无档案室管理制度；无档案利用制度；无档案统计制度；无档案保密制度；无档案鉴定销毁制度；无档案室岗位责任制度；无档案借阅制度；无档案交接制度；无档案室灭害应急处理预案。

2.2.5环YCWY档案室未做防虫、防鼠、防微生物处理；YCWY档案室温湿度没有得到控制；YCWY档案室未安装防盗门、防盗窗及防盗报警装置；YCWY档案室地面未高于室外地面。2.2.6测未对YCWY档案室安全进行日常巡检；未对档案室原始记录进行定期检查；档案室未配备电子监控系统。

3YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中产生问题的原因

3.1YCWY办公室6S管理存在问题的原因

3.1.1整理员工不明白区分物品有用、没用的标准，没有标识标牌的统一模板、格式，需要时找不到；员工没有区分地面上的电线有用没用，所有的电线都堆积在地面及角落。

3.1.2整顿没有制定YCWY办公室整顿管理办法，导致员工对整顿的要求不明确，未将物品分类摆放。

3.1.3清扫没有制定YCWY办公室清扫管理办法，员工只在应付检查时对办公室进行清扫；员工对自己使用的办公桌及桌面下没有打扫意识，而是根据个人习惯清理。3.1.4清洁员工清洁意识薄弱，没有每天在工作前先打扫自己区域卫生的习惯；员工下班时未收拾办公桌上的物品，也没有将办公用品及文件归位。

3.1.5安全员工安全意识薄弱，下班后未切断办公室内电器电源；员工将打火机、油品等易燃易爆物品带入办公室，放在桌面上，无人清理；部分员工随意拉动或摆放灭火器具，且不会使用。

3.1.6素养员工在办公室不爱护公共财产，不遵守规章制度；部分员工下班后在办公室抽烟；员工没有养成良好的习惯，在办公室浪费公共用品；部分员工在工作时间干与工作无关的事情，如浏览购物网站。

3.2YCWY档案室6S管理存在问题的原因3.2.1整理没有制定YCWY档案室整理实施条例，资料处于堆放状态，没有专门的人员对资料进行系统的分类整理、入库。

3.2.2整顿YCWY档案室未建立档案全目录、全卷宗；YCWY档案室管理办法及制度未上墙；YCWY档案室资料没有在标准统一的档案盒中分类摆放，档案盒侧标未做到清晰无误。

3.2.3清扫YCWY档案室碎屑等杂物较多；YCWY档案室办公桌面物品摆放凌乱，桌下垃圾堆积，员工未进行清扫；YCWY档案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4清洁管理人员没有定期对YCWY档案室进行清理、清洁；档案借阅台账未做到整洁、清晰、详细。

3.2.5安全未对员工进行日常安全教育，没有重视档案室信息安全；未对档案室配备档案保护设备；未对档案室进行有害生物预防处理；未给档案室增加灭火器；未达到档案室安全防护基本要求。

3.2.6素养企业没有完善借阅手续，资料有借无还；员工不爱护公共资源，部分资料在归还时破损严重；员工在借阅电子版资料时，随意使用U盘插入存放档案的计算机拷贝文件。

4YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在问题的对策

4.1YCWY办公室6S管理中存在问题的对策

4.1.1整理制定办公桌物品摆放管理办法，根据定制定位办法摆放办公桌面物品；制定操作规程、分类摆放管理标准，统一标识标牌的模板，格式、信息都要清楚无误，需要时能够快速找到。

4.1.2整顿办公区域的凳子要摆放整齐，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回办公桌洞内；根据不同的类别，将文件、资料存放在抽屉和柜子内，个人物品要与办公物品分开存放。

4.1.3清扫保持办公桌面干净整洁，办公桌下面没有垃圾；值日人员每天要对公共办公设备进行卫生清理；值班人员每天上班前半小时负责办公室的公共卫生。

4.1.4清洁员工个人工作区域的卫生要保持清洁；下班后要把办公桌上的物品收拾整齐，文件归位。

4.1.5安全下班后要切断办公室用电设备的电源；下班后将计算机主机与显示器关闭；检查并关闭办公室门窗；不能在办公场所存放易燃易爆的物品；在办公场所不乱接电源、插板；不乱动防火、灭火器具及设备，所有员工都要能够正确使用灭火器。

4.1.6素养员工在工作期间衣着整洁，仪容整齐，不能穿奇装异服；爱护公司公共财产，自觉遵守公司各项规章制度；不随地吐痰，不乱扔垃圾；办公场所不吸烟；养成节约的好习惯，充分利用可再生资源；在工作期间不干与工作无关的事情。

4.2YCWY档案室6S管理中存在问题的对策

4.2.1整理制定档案室物品摆放管理办法，与档案无关的所有物品禁止带入；制定档案管理办法，每年定期开展档案整理、过期档案销毁工作；根据档案室管理办法，对入库资料进行系统的分类整理、入库，由库房管理员负责保管。4.2.2整顿建立档案全目录、全卷宗，材料齐全，整理规范；档案室管理办法及制度制作成海报张贴在档案室墙面上；根据档案室分类摆放管理办法，对档案室资料进行分类摆放；统一档案盒标准，档案盒上的侧标要制定统一尺寸及模板，需要时能尽快找到。

4.2.3清扫YCWY档案室管理人员每日清扫档案室，保持地面无灰尘、碎屑等杂物；对档案室地面进行改造，保持档案室地面光洁、平整、耐磨、不易生灰。
4.2.4清洁YCWY档案室的卫生要时刻保持清洁；YCWY档案室管理人员在档案入档后和档案归还后，按照档案管理办法进行归位。

4.2.5安全每月对员工进行安全教育，重视YCWY档案室信息安全；出台并宣贯档案安全管理办法的措施及制度；给YCWY档案室配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备；YCWY档案室安装并使用电子防范设备，对档案室进行有害生物（霉、鼠、虫）预防处理。

4.2.6素养制定档案资料借阅管理办法并进行宣贯，要求员工在完善借阅手续后方可借出，借出资料必须在规定时间内归还；根据档案借阅管理办法，禁止员工使用电子类设施设备在档案储存计算机上拷贝资料。

作者:杜伟 冯云 徐鹤铭 单位:陕西延长地产物业服务有限公司

办公室管理论文3

现阶段，我国诸多企业办公室存在档案管理模式粗放化以及信息管理效率不强等问题，所以企业管理者要树立信息化管理的意识，完善档案管理建设体系，重视高素质人员队伍的组建，从根源上调整优化企业办公室档案管理工作。因为企业办公室档案管理工作中相关的档案内容会在一定程度上影响企业管理效果，所以新形势下如何跟随时代的发展优化企业办公室档案管理工作，适应创新型经济发展的需求，值得每一个管理者重点研究。

一、企业办公室档案管理的意义

（一）促进业务创新，正确制定企业决策。办公室档案管理工作和诸多业务项目存在关系，相关业务模式均影响到企业的长久建设。细致分析档案内容，能为后续的业务开展提供方向，还能够给业务重组带来借鉴作用。如今经济市场时常出现变化，企业做出的决策需要参考大量数据信息，企业办公室档案管理工作能让企业的决策更为正确，办公室档案管理工作能给决策者带来全方位的数据参考，相关人员研究企业的管理费用和企业的工程建设，通过档案数据及时对企业管理决策作出调整。

（二）有效维权，企业跟随时代的发展而进步。开展企业办公室档案管理工作，对办公室的资料数据进行统一归纳，便于企业管理者依据档案资料，捍卫自身利益。比如在企业进行某个业务项目时，一旦出现人员伤亡的情况，便可以把业务的合同文件交给法院，通过法院得以维权。利用办公室档案管理工作，让企业的发展能够与时俱进。相关人员细致复盘数据信息，密切把档案管理项目和市场环境相结合，更好凸显档案管理工作的内在价值。

（三）提供发展条件，让企业与市场行业协调运作。开展企业办公室档案管理工作，相关人员全方位收集档案管理的内容和资料，使得资料信息足够完整。社会中每一个行业的创新都需要档案管理工作的支持，来推动市场范围内多个行业的协调运作，具体记录工作流程，保存数据信息资料，从根源上为企业的长久建设助力。

二、办公室档案管理现状

（一）档案管理粗放化，信息管理能力不强。个别企业在经营和发展中，没有意识到办公室档案管理的重要性，导致档案管理工作不够专业以及档案管理条件匮乏等问题，或者部分企业由于档案管理相对松散，致使出现关键信息泄露的问题。新形势下，大多数企业在档案管理工作中融入信息化技术，特别是财务管理单位和人事管理单位，然而一些办公室档案管理工作在信息化建设上存在力度不足，没有及时对档案信息进行分类和归纳，对关键的档案缺少备份管理的意识的问题，无形中让企业的发展面临一定风险。

（二）档案安全管理不到位，缺乏档案管理机制。办公室档案管理工作，涉及员工信息、客户信息与技术信息等，相关内容的保存和运用都需要安排专业人员进行管理。然而，一些企业可能出现档案信息保护不到位的问题，造成企业办公室档案管理工作比较被动，难以保障企业档案管理工作的安全性。在档案管理制度方面，部分企业即便设定管理机制，也无法从根源上落实。没有具体制定档案管理内容和档案管理办法，阻碍了企业办公室档案管理工作的创新和健康有序发展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不够实效。在企业办公室档案管理工作中，管理工作者存在着责任心不强和随意摆放档案的现象，难以保障档案管理的实效，不单单占据着大量办公空间，还会影响档案的完整保存。企业档案管理包含多种多样的内容，一些档案管理工作者不能确保档案管理工作具备准确性与时效性，约束了档案管理的价值凸显。

三、企业办公室档案管理工作的优化研究

（一）明确办公室档案管理的基本要点。要想高效率进行企业办公室档案管理工作，管理者应具备先进思维。开展档案管理工作，最为直接的影响因素是企业人员对档案管理工作的重视度不够。管理者没有意识到档案管理的价值和意义，觉得档案管理并不能给企业带来较多的经济效益，不愿意花费时间和精力进行研究。因此，企业每位工作人员都要形成档案管理意识，合理记录档案和查询档案，使得企业能够飞速发展。档案管理工作者的素质和能力代表着档案管理工作是否能够高效率进展。换言之，档案管理工作者要保持严谨的工作态度，准确分类档案信息。针对模棱两可不能归类的档案，及时备注或者构建新型管理条目，不要随意摆放档案。邀请专业人员进行培训，讲述行之有效的档案管理经验，关联具体案例详细说明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期检验档案管理的效率，消除影响档案管理质量的因素，不间断探索档案管理的新思路与方法，从根源上强化企业办公室档案管理工作的质量。同时，要体现出动态性并对以往的被动工作形式进行突破，相关人员主动采集档案信息，科学管理档案内容，不要出现档案丢失的问题。利用动态性的管理要点，建设企业文件档案一体化的管理机制。还要体现严格特征，细致筛选全部档案，对档案文件结合重要程度进行级别划分，提高后续利用档案资料的效率。严格管理好办公室档案内容，研究数据信息的真实性与合理性，以免出现虚假信息。最后是系统性，相关人员要了解档案内容，使得档案信息保存具有一定系统化的特征，利用数字化档案管理模式提高档案管理工作效率，促使档案管理处于最佳的状态。

（二）体现办公室档案管理的精细化。企业管理者需要完善档案管理的基本环节，突破以往档案采集和档案管理的壁垒，把企业内部的多个部门人员调动起来，有效开展办公室档案管理工作。合理优化业务信息、资质信息和客户信息，提高档案资料查找效率，节约工作者的时间和精力。规范化进行档案分类，囊括和企业存在关联的所有类型文件，依据分级保管的形式，避免档案出现丢失的问题。实际分类中，组织部门工作者按照档案采集规定，收集档案信息，对数据进行统计，分门别类地保存与管理档案内容，内化企业中各部门的工作联系。比如企业中两个部门都涉及相同类型的档案文件，通过信息反馈能够节约其中一个部门采集档案的时间，以免重复整理档案数据。融入多元化档案管理模式，具体进行档案编号，把档案信息保存在档案袋中，利用系统索引规定档案保存的位置，这样使用者可以在最短时间内找到需求的档案资料。企业部门需要运用档案时，通过授权登录的操作下载需求资料，如果档案资料具备机密属性，则需设置权限才能够下载。相关人员申请下载的信息得到批准后，才能够运用对应的档案资料。在此阶段档案类别划分上，结合企业的具体情况进行精细化分配，要做到种类清晰，标注档案应体现档案具体的来源，尤其是档案形成时间和档案管理内容，把所有的内容进行综合管理，制定档案目录；对档案利用进行规范化管理，借阅档案时要填写真实信息，管理者应提前了解档案的基本内容，最终具体明确借阅者归还信息保存情况。事先制定借阅表，明确档案归还的具体时间和具体用途，得到审批后允许再次借阅。总之，档案案管理者要具体掌握档案资料的保存状态，工作者归还时要具体核对，降低重要资料丢失的概率。

（三）增强档案管理信息化建设质量。企业在开展办公室档案管理工作时，要重视ERP系统的构建，也就是实施文档一体化管理方法。此种管理结构是企业资源计划，综合信息技术和先进的管理理念而产生，给企业管理者进行多项业务带来了条件支持。办公室档案管理中，巧妙地结合管理主机综合整理各个部门的工作信息，细致化筛选和加工，后续完成资料入档的操作。依托这一过程开展具体的档案资料管理工作，明确档案管理的重要性。比如某种类型的档案资料，对企业的发展带来可参考性的条件，需要特殊保护与管理，对档案信息及时转化为电子文件的形式加以保存，思考到保存设备的物理空间，可以及时运用云端档案管理方法，集中化管理档案数据，促进档案数据的规范化管理。科学地进行档案文件加密，大规模企业可通过档案分布式管理开展工作项目，档案管理的信息存在一定交互性，多个部门之间可以进行有效的信息共享，让企业管理者制定最为正确的决策。

（四）重视办公室档案管理的安全性。企业工作者进行档案管理时，要具体明确档案的类型，完善相关的安全管理级别。重点档案包括知识产权安全级别高的档案和客户档案以及知识档案，应配置安全级别高的管理手段。档案比较陈旧的，可以对其进行删除，做好记录，提供检验档案真实性的参考条件。如果档案管理单位发现与申请专利或者知识产权存在交叉性的资料，要把数据信息反馈给上级，辅助企业安全的管理知识产权内容。

（五）规范化进行档案管理整合。依托相关的标准，对档案管理的实际内容和实际范围进行统筹，相关人员做好档案立卷归档的操作和档案管理办法的创新，从多个维度体现办公室档案管理的规范化。对档案进行规范化管理，涉及行政文书档案，比如法规档案信息和人事任免信息。管理档案有生产管理规划和用户档案。技术档案涉及生产流程与生产技术，业务档案由市场调研信息和业务信息，双向档案有录音以及视频。规范化的明确档案管理范围，以免互相合作的企业之间人员出现交接档案输入的问题；对档案管理体系进行规范化管理，设置办公室和部门人员互相配合的管理思路，多个部门细致采集信息和筛选信息并安排办公室专业人员进行密卷和归档。执行档案责任管理方法，使档案采集和档案管理的责任一一对应，依托有效的考核方案落实档案管理考核标准；对于档案归档进行规范化管理，档案采集过程需要组织多个部门的人员共同研究，一同进行动态采集数据，传递到网络平台中。办公室档案归档的具体项目，结合划分的档案范围，通过办公室档案管理者最终审核，只要是对单位存在应用价值的数据，都应当被统计。在归档时间的规范化设置上，办理结束的文件应上传到网络中，以年为单位对相关数据档案进行归档处理，随时把机密性文件加以归档划分。归档过程体现档案内容的完整性，档案盒应结合企业现有的档案种类加以颜色区分，如果是纸质档案，要通过交接程序落实签字生效；对档案管理办法进行规范化设置。新形势下开展企业档案资料管理工作，应该及时采集和上传相关部门的信息，安排专业人员走进各个部门加入培训活动。各个部门都安排专业人员管理档案内容，针对贸易档案和新建档案，区分管理两者，以发票流水号的形式管理贸易档案文件。

四、结语

综上所述，企业办公室档案管理是一项基础性工作，在很大程度上和其他项目存在联系，会对企业的长久建设和发展带来影响。新时期的企业办公室档案管理工作，相关人员要融合先进的手段和管理理念，创设高效率的档案管理方法，让档案管理工作具备先进化水平，如明确办公室档案管理的基本要点、体现办公室档案管理的精细化、增强档案管理信息化建设质量、重视办公室档案管理的安全性、规范化进行档案管理整合等途径，全面挖掘档案管理工作潜在的问题，真正做好企业档案管理工作。

【参考文献】

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[4]纪红艳.如何提升企业办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龙江档案,2019(04):81.

作者:王云云 单位:北京公交集团档案中心