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办公档案管理范文精选

办公档案管理

办公档案管理范文第1篇

(一)档案管理完整延续

通常而言,医院办公室档案管理人员较为稳定,可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中,医院办公室档案进行了有效的分类与整理,便于利用查找与翻阅。

(二)档案文书工作细致

档案质量的好坏,在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作,在收集过程中,有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

(一)档案管理人员紧张

由于工作重点不同,医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上,对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中,易出现工作人员职责不明确,保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

(二)现代化管理软件不足

随着科技水平的发展,档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等,引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑,但仍适应不了医院档案管理的需求。

(三)档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张,临床各科室的档案不能及时收集,或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题,都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

(一)优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证,对档案进行合理化管理,其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中,领导应给予足够重视,除了完善各项规章制度,保持档案“藏“的功能外,对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理,可以真正达到“以档案促进医院发展,以档案成就医院品牌”的效果。

(二)完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作,保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核,以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案,应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案,仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊,可形成分析报告后,供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

(三)延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制,每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中,需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查,真正做到有备无患。

(四)规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书,可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中,工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训,告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的,可以在各科室抽调专人进行档案管理。

(五)医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后,合理正确地开发其价值,可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点,可以对三类档案进行重点管理,分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快,医疗举措日新月异,医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量,可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段,定期对这三类档案进行信息分析,了解医院医务人员的动态变化,了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告,可以为医院决策者提供参考,促进医务人员整体水平的提高。

(六)网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多,每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定,医疗档案需要保30年以上,有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案,需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后,医院信息化进程加速,电子病历可以减少大量纸张的使用,数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入,大大地节约了档案成本。有报道称,某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后,共为医院节约270余万元。同时,网络化办公室档案管理后,可以根据医院每个科室的特点,由档案秘书自行设立分类要求,明确细致地填写相关档案内容,有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

办公档案管理范文第2篇

1.合理性

在现今社会信息化的今天,很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公,自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门,包括一些私营企业,整个企业中最重要的部门之一就是档案室,在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息,档案室属于一个企业的内部部门,所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用,通过计算机的操作,在一定上减少人力的利用,为企业可以减少由于不必要的员工的录用,减少公司的运作成本,另一方面,由计算机进行操作的过程,少了人工参与,增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库,计算机由于它配备的功能齐全,例如从物力来看,文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等,都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展,这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前,档案的管理都是由企业的老人值得信任,有多年的工作经验人才能胜任,现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作,可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理,企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理,由专业部门将必要信息进行存储,按日期类别分类好各种文档文件,这样下去,在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取,为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理,首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想,只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点,是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中,由于信息时代的高速发展,员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外,对于信息检查的人员来说,对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性,利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合,然后快速地传递给阅读者,有效地减少资料冗杂性的发生,并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能,用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变,那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面,所以在企业实现改革之前,管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

2.档案室管理者的工作素质的必要

办公档案管理范文第3篇

1加强档案管理人员的专业素质

由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度,设备现代化,档案种类的多样化,都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准,必须通过各种形式,加强他们对新档案法的学习和认识,使其具有法律责任和义务,增强自觉性、责任心,必须加强档案管理人员教育,尽快培养一批掌握新技术,又熟悉档案知识的专业人才,才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点,其内容有针对性,不能被修改遗失,加之档案量并不是很大,所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性,数量并不是很大,且不常使用,需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理,且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类,使用量不高,大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强,从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误,工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大,其特点的群体性,可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法,有整体性,不计细节,方便找出其中关联档案,立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多,这与办公室档案有很大去别,民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类,且民生问题涉及安全性文件量低,主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致,在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出,以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可,并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写,几个字就行,如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等,不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展,给人类带来了极大的便利,电子技术在档案管理中的运用,实施信息化管理,将把档案管理从传统手工操作中解放出来,减少对档案材料的磨损,延长档案寿命,减轻档案人员的劳动强度,提高工作质量和工作效率,促进人事档案工作标准化、规范化,现代化,降低了按件整理工作的繁琐率,降低了人为因素在文件工作中的影响,工作清晰明了,使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决,分类方式只是从其本身找解决方法,而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面,国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施,出台相应规范细则,加强档案管理的执行力度。人才培养方面,培养相应的档案业务人员,规定具体细则,使其有规范性和统一性。做好档案监控工作,成立专门部门,派遣相应专业,在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性,使立案和监管互相制约、监督。

二结束语

办公档案管理范文第4篇

一、医院档案管理融入办公自动化的优势

(一)提高了医院的工作效率。医院的工作复杂多样且涉及范围广,加大了档案管理的工作量和工作难度,并降低了档案管理的工作效率。在医院档案管理工作中融入办公自动化后,工作人员可以利用信息技术科学合理地进行档案资料的处理,方便了信息的筛选、处理和利用,也提高了信息查询和信息归档的速度,极大地提高了医院的工作效率。

(二)有助于信息资源的共享。医院各部门的工作功能和性质有所差异,导致部分档案分散管理,因此难以确保档案的完整性和及时有效性。在医院档案管理工作中融入办公自动化系统,不仅确保信息的全面性和准确性,提高信息资源的查询速度,而且能实现信息资源的共享,拉近医院各部门之间的距离,提高档案资源的利用率,实现科学化和规范化的档案管理。

(三)安全性储存。传统的档案管理是纸质形式的管理,占据空间较大,还会受潮湿、明火等自然条件的影响,保存时间也较短,难以实现档案资料的长时间保存和完整性保存,降低了档案管理的工作质量。在融入办公自动化的条件下,可以有效规避上述问题,实现档案的信息化管理,不仅显著减轻了管理人员的工作压力,还可以预留出更多的空间进行档案管理,延长了档案资源的使用年限,有效提高了医院档案的管理水平。

二、医院档案实现办公自动化管理的现状

(一)档案管理的安全性低。在互联网普及的背景下,要加强信息保密性和安全性的重视。因此,利用信息技术实现医院档案的自动化管理存在安全隐患。传统纸质档案的优势在于其储存方式单一,资料内容难以修改,并且修改后的内容会存有一定的痕迹。而信息化管理的档案,由于电子形式的文件没有手写签名和字迹等具体内容,文件内容较容易被人为篡改,而且能做到没有修改痕迹保留,档案管理的安全性、保密性差。因此,难以保证电子档案的权威性和真实性。此外,在医院的档案管理工作中,如果病人病例或病人信息遭到泄露,不仅可能严重影响患者的正常生活,而且还会影响医疗效果,甚至于医院的发展。

(二)档案管理的体制和标准存在缺陷。首先,多数医院的档案办公自动化管理技术还不够成熟,硬件和软件设施没有配备齐全,无法保障档案办公自动化管理工作的顺利开展。其次,部分医院已经加强档案办公自动化管理的重视程度,并且投入了相应的资金和人力,但由于科学管理体制的缺乏,难以保证档案管理的科学性,从而在管理工作中没有收获,并且造成一定的资源浪费。比如,工作人员没有进行档案的备份工作,对原始文件没有及时保存,档案分类不明确等等。

(三)管理人员的专业能力不高。办公自动化信息管理平台为档案管理工作提供了多元化的操作途径,既保障了档案资源的质量水平,也为医院医疗工作的顺利展开提供丰富的科学数据信息。但从实际情况来看,医院对档案管理信息化不够重视,没有加大资金的投入力度,同时没有对管理人员进行管理知识和操作技能的培训,导致档案管理人员的综合素质普遍较低,难以跟上办公自动化技术的发展,只能简单地进行计算机操作,难以全面落实档案的办公自动化管理,进而影响了档案管理的工作质量和水平。

三、医院档案实现办公自动化管理的措施

(一)提高档案资源信息的安全度。为了保证档案信息化管理的安全性,医院需要建立完整可靠的档案管理办公自动化网络系统,网络系统包括硬件设施、软件设施和数据资料等,然后通过网络系统的加密、权限和防火墙设置等,加强档案管理的信息网络安全建设和监管,使用先进技术实现被破坏数据的修补与维护。同时,为了防止档案资料人为修改,实行重要文档的加密处理或对重要档案设置特殊权限。此外,医院的档案管理关乎患者的个人隐私安全。因此,在办公自动化环境下实现医院档案的安全管理,需要不断改进和完善网络平台,保证每个管理人员按规章制度完成工作任务,从而有效提高档案资源信息的安全性。

(二)完善办公自动化的档案管理制度。医院档案管理人员需要以管理制度为准则,从而保证档案管理工作的顺利开展。为了有效实现办公自动化,医院需要科学合理地制定档案标准和制度,确保系统管理的标准性和科学性。医院档案的主要管理工作内容包括信息资料的收集、整理、归档及鉴定,针对基础工作的内容,有机结合合理的档案管理制度和医院部门的功能结构,确定完整而又细致的档案管理制度,并运用这些管理制度严格把关医院的各项档案管理工作。另外,医院建立统一的文件处理方式和规范文件的格式,确保档案的规范化管理和标准化管理,提升档案的管理水平。此外,对档案信息化管理平台进行定期核查和维护,并做好档案资料的出入记录,明确责任到个人,从而有效提高档案信息的管理质量和安全性。

(三)提升管理人员的综合素质。医疗事业的快速发展使得档案信息不断更新,加大了档案管理的难度。同时管理人员是医院档案管理的核心工作人员,也是实现办公自动化信息管理的重要力量,只有管理人员的素质能力过硬,才能在原有管理的基础上提出建设性的意见。因此,医院需要加强对管理人员综合素质的重视,在招聘时注重专业人才的引进,同时加强管理人员的培训、监督和考核,确保他们深入了解档案管理的相关法律法规和档案管理的工作内容,可以熟练使用各类办公操作软件,并储备一定的档案管理知识,明确每个管理人员的工作职责和工作内容。将档案管理意识渗透素质要求,普遍提升管理人员的素质水平。

(四)建立医院档案管理的办公自动化体系。在办公自动化的条件下实现档案的管理,需要充分利用现代技术和设备。医院需要适当使用先进技术健全办公自动化档案管理体系,保障系统及时有效地输入档案的内容。医院需要加强办公自动化档案管理的建设,实现档案的自动化管理。档案资源有较高的实际运用价值,并且资料十分珍贵,直接影响医院今后的发展状况,因此建立办公化系统时,严格监管档案信息资料,保证信息的安全性和有效性,从而更好地维护患者的隐私安全。在医院办公自动化档案管理中,需要加强档案信息安全的监管,明确规定档案的管理工作,利用信息技术进一步提高办公自动化档案管理的工作质量和工作水平。

四、结语

互联网和信息技术的发展转变了医院的办公形式,利用科学技术实现医院档案办公自动化管理,不仅有效减轻了管理人员的工作压力,提升了医院管理的工作质量和工作效率,而且保障了档案管理工作的完整性和全面性,确保了档案资料的真实可靠。因此,医院档案管理融入办公自动化能有效促进医院的发展。

【参考文献】

[1]李春霞,王增武,孙娟.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].全科口腔医学电子杂志,2018,5(17):64.

[2]陈金霞.办公自动化环境下医院档案管理解析[J].办公室业务,2019(15):115-116.

办公档案管理范文第5篇

关键词:新形势;事业单位;办公室;档案管理;创新

对于事业单位来说,通过档案资料可以查阅到事业单位内部的各类信息资源,这对于事业单位而言有着非常重要的现实意义。档案管理工作可以对事业单位在未来一段时间的发展产生较大的影响,因此,必须要对档案管理工作进行不断的发展和创新,从而为事业单位的发展提供良好的助力。档案管理的创新,除了需要先进管理思想的支持外,还需要应用新型管理技术,这样才可以保障档案管理工作高质高效的完成,促使事业单位向着良性方向不断发展。

一、事业单位办公室档案管理存在的不足之处

影响事业单位发展的相关因素比较复杂,其中,办公室档案工作也是重要的影响因素之一。档案的建立具有很多效用,除了可以帮助单位员工做出准确的决策外,还可以为其提供需要的信息资料。同时员工也可以查阅相关资料,了解过往工作经验,对当前工作进行更好的把握。除了上述内容之外,档案管理还可以为不同部门之间的协调和沟通提供便捷,有效的完成信息资料的传输和应用。但是从当前的现实情况来看,档案管理还存在着许多不足之处,必须要进行发展和创新,从而进一步提高事业单位的工作质量和效率。

1.信息化建设比较落后

在新形势下,我国信息化技术已经广泛的应用于社会诸多领域当中,大部分传统纸质档案已经成功的被电子文档所代替。但是我国仍有部分事业单位应用传统档案管理方法,这样不仅会造成档案收集十分繁琐且耗费较长的时间,还会使整理工作变得非常复杂。另外,还有部分信息化档案管理只停留于表层,并没有有效的应用信息化技术于实际档案管理中,无法为具体工作提供准确的动态信息。

2.专职人员十分匮乏

现阶段,我国许多事业单位负责档案管理的职工都是兼职,或者只是临时被调配负责该项工作。这部分员工在进行档案管理时工作缺乏条理性,并且经常出现疏忽,最关键的是由于专业素质不过关,所以对于电子设备的操作流程了解较少,无法快速有效的完成档案整理等。而且由于档案管理员工的流动性较大,所以也存在着一定的信息泄露隐患。3.缺乏良好的档案管理意识许多事业单位缺乏对档案管理工作的重视,而且资金投入也十分有限,使得档案管理工作的效率和整体水平都比较低下,事业单位的相关人员本身缺乏良好的管理意识,从而造成档案管理工作不到位等一系列问题。

二、新形势下事业单位办公室档案管理创新

1.加强对信息化技术的有效应用

近年来,我国科技水平一直保持着良好的发展趋势,信息化技术也开始有效的应用不同的领域,而在档案管理工作中应用信息化技术,则可以更好的满足新形势下事业单位的发展需求。在当前时期,我国事业单位对于信息传递的效率有着较高的要求,信息化档案管理是时展的必然趋势。通过信息化技术和相关设备,除了可以完成图文转化、信息修改等工作,还可以利用打印技术将纸质档案和电子文档一起进行保存。另外,档案管理人员之间也能够利用信息化设备实现资料共享,增进决策的有效性。

2.提高档案管理人员的专业素质和业务水平

档案管理水平和效率会对事业单位的发展、实际工作情况等多方面产生重要的影响,为了有效的完成办公室档案管理,必须要着重提高管理人员的专业素质和业务水平。由于档案管理工作比较繁杂,所以对于相关工作人员也有着比较多的要求,事业单位除了要组织各种学习和培训外,还应该加强对员工综合能力的培养,确保管理队伍具有良好的专业水平。单位也可以采取“老带新”的方法,让单位内经验丰富的老员工带领新员工学习档案管理工作的相关内容,从而使员工更好的适应工作。

3.不断完善档案管理制度

确立档案管理制度时需要注意,制度建设需要保障具有良好的科学性和现实性,同时还应该结合本单位的实际情况以及对档案管理的具体要求进行设置。另外,制度的设立还应该保障具有一定的可操作性,在实际应用过程中能够发挥出指导和约束作用。但是在此过程还应该注意,制度的设立不仅仅是对职工的要求,还应该有效的约束单位上级和领导的工作行为,保障制度的平等性。最后,还需要确保档案管理制度的公平性,有功即赏、有过则要罚。

三、档案管理创新的意义

近年来,我国社会信息化发展速度越来越快,为了在时代的发展浪潮中站稳脚步,事业单位也同样需要加强对信息化技术的应用,并且对传统管理思想进行积极革新。促使档案管理工作向着信息化方向发展,除了可以提高传统人力工作的效率外,还能够避免应用纸质档案麻烦、复杂的一系列问题。因此,对档案管理进行创新发展是当今社会的时代要求,也是必然趋势。档案管理对于事业单位而言是其非常关键的组成部分之一,该项工作的顺利开展有利于促进事业单位积极健康的向前发展。因此,必须要对档案管理进行科学合理的创新发展,在其发展过程中要不断融入新思想、先进的信息化技术等,从而进一步推动办公室档案管理的革新,为档案管理工作的有效落实奠定良好的基础。

四、结语

综上所述,对于我国事业单位而言,办公室档案管理会对其未来发展产生较大的影响,事业单位为了实现积极良性的发展,必须要对传统档案管理工作进行不断的发展和革新。在新时期,为了更好的满足社会发展要求,促使事业单位各方面工作质量的提升,档案管理需要加强对信息化技术的有效应用,同时还应该切实提高工作人员的专业水平,对档案管理制度进行科学合理的调整和完善,保障管理工作的顺利落实。

参考文献:

[1]高倩玉.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务,2019(2):111.

[2]孙海.信息化背景下事业单位办公室档案的日常管理与应用对策[J].办公室业务,2018(10):35.

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