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信贷档案管理范文精选

信贷档案管理

信贷档案管理范文第1篇

高校档案信息数字化、网络化的动因

1.1档案信息数字化、网络化是时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。

美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出,在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对地过剩,稀缺的是人的注意力,因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。

网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。

其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中,许多档案在形成时已由计算机处理,档案馆的工作只剩下编制相应的档号,整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理,已不再需要大量的数据录入,数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题,已不复存在。

校园网中各类数据库的建立,使各类数据“数出一门”,使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多,且具有一定的流动性,如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等,要想准确统计、动态了解这些情况,按以往传统管理方法,必须“归档”后,才能查知,而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。

许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展

90年代以来,我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(CER?鄄net)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet),并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和CERnet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入CERNET,800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

1.3.3经费紧张状况得到初步缓解

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到,网络化的优越性和作用是巨大的,作为学校信息服务中心的档案馆,其地位和作用更加突出,学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视,预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入,增强了造血功能。近年来,许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备,基础设施建设得到了极大改观。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:

首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。

其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均有不同程度的浮躁情绪,急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

2.2.5人员整体素质低弱

在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素,网络化的实现和管理都离不开人,各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设,对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化、网络化技术,成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

3高校档案管理现代化的初步构想

3.1采用客户机/服务器(Client/Server)体系结构模式

客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来,系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比,其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分,如用户界面、商业逻缉和数据库,并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行,共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面,当前台需要调用某些数据时,工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求,服务器即对此做出响应,并把处理的结果返回给前台,这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client)。

C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式,不是指工作站、服务器等硬件结构系统,它必须依赖网络系统而存在,并且充分利用了网络的资源优势,但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心,硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

3.2建立基于Web的服务体系

在学校综合集成管理信息中,档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式,通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式,因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的,用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览,而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问,是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式,因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器,向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前,计算机技术的发展,使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单,只需选用适当的Web服务器软件,有些操作系统,如WindowsNT,已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后,值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。

3.3档案信息的管理离不开数据库系统

数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上,也就是说,选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构,还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力,又要有较强的安全控制能力,同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统,并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase,FoxBASE,FoxPro等编写,这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸,作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的,但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统,它们无论在功能上,安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统,多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行,具有客户机/服务器结构的数据库管理系统,如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点,而且还提供数据库互连工具(ODBC驱动程序)、数据库———Web连接软件,使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

参考文献

信贷档案管理范文第2篇

一、人事档案管理理念的不适应

1、缺乏人事档案的知情权。近年来,由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词,甚至塞进了缺乏事实根据的材料,造成了对当事人的伤害;有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此,由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。

2.人事档案保管权的局限。按国家规定,目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权,而随着我国经济建设的发展,外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例,这些单位按国家规定没有人事档案保管权,只能把档案寄放在人才交流中心并向它们交纳一定的管理费用。这种做法,由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束,因此,不能有效地对人事档案进行管理。

二、人事档案管理方法的不适应

1、“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来,特别是随着市场经济体制逐步推进,人员流动现象日益增加,人档分离现象越来越普遍,尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案作了规定,但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失,以档案为关卡,造成了“弃档”现象日益严重,淡化人事档案的呼声越来越高。

2.传统的手工管理制约了人事档案的质量与效率。人事档案多年来采用传统的十大分类制,一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来,虽然采用了计算机进行辅助管理,但也只是采用电脑进行目录录入,并没有带来管理方法质的飞跃,造成人事档案管理效率低。

三、人事档案管理制度的不适应

1、人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。首先是收集归档的工作制度不健全,执行不严格。少数管档案部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则,内容不具体、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流,代管的人事档案,职工考核材料、人员鉴定材料和反映个人能力水平的材料等,不能及时收集到个人档案中。

2、缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事档案长期处于凌乱、无人问津的状态,发挥不了应有的作用。由于没有定期检查,使水事档案管理有空可钻,新增加材料的连续性出那断裂现象;部分人员档案材料遗失;一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案顺水推舟移交出去,推卸责任。

3、材料的真实性受到质疑。有的个人或单位出于某种考虑或避开某种风险,刻意更换材料或隐瞒事实,使人事档案信息虚假或不全,可信度大大降低,这必然使用人单位处于被动状态,特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式,一旦用人单位发展问题为时已晚。

四、改变档案管理现状的几点对策

1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展,已经和正在档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着机关、企业单位办公自动化进程的加快,大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来,而是要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课,是档案管理步人现代化的第一步。

2、要有适应时展的内部管理。对于各级档案部门来说,采用科学的管理手段,为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。

3.要进行人事档案管理模式的变革。市场经济的建立产生了多种经济组织形式,这有利于人才的吸纳、流动,人事管理变成了一种社会化的管理。传统模式在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有它一定的适用范围,但不应成为唯一的模式。对于那些企事业单位职工、教师及流动人员的值得保密的东西不多的档案,可以逐步进行社会化、开放式管理。

4、要有先进的设备和技术。目前就大多数档案馆(室)特别是基层档案馆(室)来说,先进设备不可能引进,因此,我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持,力争改变我们设备条件,为现代化打下基础,同时也应不失时机地培养人才,使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合,在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面重要任务一是充分利用现有设备,使之充分发挥效用,总结经验,培养人才。二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫,为进一步引进设备创造条件。三是对电子文件归档工作着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发,在保管条件,翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的立卷人员尚不能适应工作的需要,要通过组织培训及业务学习等,尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之,在购买和采用现代化设备上,必须以相关人才的调人和培养为前提,因为没有懂技术的相关人才,设备不可能充分发挥作用。另外,购买和引进设备一定要考虑到本单位的实际,重点搞好基础工作,只有基础工作先行,现代化设备才能真正充分发挥作用。

内容摘要:我国档案管理规范化、现代化一直是档案管理追求的目标,而从上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展正是我国档案管理规范化的契机。目前,我国档案管理与我国现代化的发展不能协调。本文从分析现状入手,对我国档案管理的规范化提出了一些行之有效的措施和手段,希望能为我国档案管理的规范化提供一定的帮助。

关键词:档案管理;现状;对策;思考

参考文献:

信贷档案管理范文第3篇

关键词:人事档案,档案管理;档案信息化;实践路径

市场经济竞争日趋激烈,企事业单位之间的竞争离不开人才的支撑,无论是高端人才引进,还是企事业单位现有职工薪酬结构、绩效管理等等,都在呼唤着人事档案管理信息化建设。通过构建人事档案管理信息系统,能够充分发挥人事档案资源的利用价值,显著提升人力资源管理工作效率,因此全面实践人事档案管理信息化势在必行。

一、信息技术融入人事档案管理的优势

(一)加快档案流转速度。人事档案运用信息技术管理,打破了各部门之间的屏障,让企事业单位业务科室与人事部门实现点对点快速沟通,为人事档案资源的全单位平台共享创造更多途径,改善了人事档案资源利用率的困境,对企事业单位人力资源管理工作益处多多。人事档案管理信息化能够加快档案流转速度,电子档案实时传送,减少了纸质档案人为交接出现的信息失真问题,更是避免了异地就职时等待纸质档案时间过长,影响了职工工龄的续接。同时,职工人事档案准确交接,也确保了职工正常享受到单位的各项福利待遇,提升职工对企事业单位人力资源管理工作的满意度。

(二)满足无纸办公需求。无纸化办公彻底颠覆了传统人事档案管理工作的旧模式,使得人事档案数据和档案交接工作更为便捷,档案资源利用流程更为简化,节省了大量人力和物力。灵活多样的档案交接方式,便于修改的档案信息平台,都在展示着无纸化办公给人事档案管理工作带来的新机遇,先进的信息技术正是无纸化办公实施的基础条件之一。

(三)延长档案保管年限。人事档案资料内容涵盖了职工从求学到工作,直至退休的全部信息,其中有些纸张在频繁的翻阅中已经出现了字迹模糊、丢页、缺失等情况,给职工日后办理退休手续造成很大困扰。而且纸质档案保管对档案室的外部环境要求较高,有些偏远地方的企事业单位档案管理经费严重不足,档案室还未配备除湿除尘设备,纸质档案的保存更为不易。人事档案信息化管理就是让信息技术帮助档案管理人员更好地管理人事档案,完整的人事档案信息数据库存储着职工的所有基本信息,档案调阅的方式以电子档案信息输出为主,不仅减少了纸质档案调阅的次数,有效延长了纸质档案保管年限,也节省了档案管理人员的时间。

(四)充实档案服务内容。信息化背景下的人事档案管理工作能够在人事档案数据库中精准识别出职工人事档案需求,并自动分类形成标签,这种按照职工岗位责任不同而定位档案服务内容的全新人事档案管理模式正处于探索阶段,也是人事档案管理信息化实施以后的新产物,能够将人事档案管理工作更好地服务于人才优化计划,切实提升人事档案利用价值。

二、人事档案信息化管理的制约因素

(一)配套设施投入不足。企事业单位大部分

的发展资金都投入到了生产建设之中,档案管理专项经费投入严重不足,配套设施还处于老化状态,经常卡顿的计算机、处理图片不清晰的扫描仪、上传速度缓慢的信息网络等等基础设施条件已经严重制约了人事档案管理信息化技术的应用。虽然多数企事业单位都在积极落实人事档案管理信息化制度,可软硬件设施更新始终迟缓,大量的人事档案资料还是需要依靠人工进行管理,这与企事业单位的现代化发展理念相背离,导致人事档案资料整理与利用之间的衔接不紧密。

(二)档案筛选环节缺失。企事业单位人事档案交接是人力资源管理的首要环节,然而受到档案管理人员思维局限性的影响,一些管理人员只是随意将人事档案接过来,按索引标注编号后就将职工人事档案放到档案柜中保存,甚至都没有打开,更不可能去筛选档案中不合格的信息资料。人事档案资料筛选与审核是了解职工的第一步,这个环节的缺失将会关闭我们走进职工的一扇门,不仅是对企事业单位人力资源管理的不负责任,更是影响了职工职称晋升和薪酬待遇认定。

(三)信息运用思维固化。目前,我国多数企事业单位已基本实现人事档案管理信息化,可是很多档案管理工作人员还是习惯性采用人工操作模式,即便他们都知道信息技术的便捷作用,也没有把信息化作为档案管理的首选模式。有些职工是异地入职,从原单位到现单位路途较远,采用职工电子人事档案先行办理入职手续更为方便。然而企事业单位电子档案互认还处于初级发展阶段,有些单位还是强调必须纸质档案进行交接,导致职工入职后必须回原单位将纸质档案迁出后才能办理入职手续。这种固化的管理思维使得人事档案管理信息化建设得不到快速推进。

(四)业务操作技术生疏。目前,少数企事业单位不重视人事档案管理,没有设立单独的档案室,将人事档案归口到人力资源部门,人事档案管理人员也大多是由人力资源部门职工兼任,职工虽然精通人力资源工作,但并不具备专业的档案学管理知识,理论基础欠缺。与此同时,企事业单位还未充分认识职工参加继续教育培训的重要性,职工对人事档案管理信息化建设所需的专业信息技术知识一知半解,计算机系统操作还不熟练,电子档案录入工作速度较慢。人事档案管理信息系统平台上分布了各个服务板块,如果档案管理人员对系统功能操作技术生疏,将会导致很多服务功能没办法启用,人事档案管理信息系统将形同虚设。

(五)信息管理制度混乱。有的企事业单位虽已使用局域网,电子档案文件可储存在“资料库”,全体职工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道,但由于人事档案信息管理制度混乱,对电子文件存放的位置没有明确规定,甚至有部分职工把文件只存在本机,人为因素造成人事档案调阅不便利。

三、新时代人事档案信息化管理的实践路径

(一)增加信息设施投入资金。人事档案管理信息化必须首先配备现代化信息设施,比如计算机、扫描仪、高清拍摄仪、打印机、标签机等办公设备,同时还要为档案室单独开通网络,确保网络传输速度,档案室网络应有独立端口。人事档案管理信息化软件系统可以向第三方信息技术公司购买,有条件的单位也可以组织技术人员进行研发。从人力资源成本上考虑,选择由专业信息技术公司提供的人事档案管理信息系统更为节约资金。信息设备的投入不是一次就完成的,软硬件设备的更新换代也要及时。尤其是随着人事档案管理工作政策的变化,管理手段的创新,原有的软件系统也面临着升级和更新。档案管理人员在软件系统使用过程中不断遇到新问题,定期将这些问题和想法进行汇总,与软件系统后期维护人员积极沟通,提升软件服务功能,让人事档案管理信息系统更好地为人事档案现代化服务。

(二)合理鉴别档案信息真伪。以往的人事档案信息甄别都是由人工完成,工作程序复杂,人为失误情况也是时有发生,致使人事档案资料不真实现象偶有存在。人事档案管理信息系统上线后,后台会自动识别出不合乎规定的档案资料,比如空白表格、日期填写错误、内容缺项等等问题,真正体现了人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息系统经过初步筛选后,档案管理人员进行复核,对人事档案信息中出现的错误进行修改,进一步完善职工人事档案信息。全部审核通过的职工人事档案被保存在人事档案数据库中,确保职工人事档案信息真实、准确,便于职工日后的晋升和各种福利待遇认定。

(三)转变档案信息管理模式。人事档案部门在接收职工人事档案后,就要将纸质档案进行逐一审核,通过后存储在数据库中,按照人事档案信息保密原则进行加密,确保人事档案在调阅和修改时始终处于安全管控范围之内。信息化管理模式使得人事档案不再沉睡于档案柜里,各业务科室在有人事档案信息调阅需求时,只需要在系统内输入用户名和密码,后台确认权限后,即可查阅到职工人事档案资料,有效发挥人事档案信息在企事业单位经营管理中的作用。

(四)提升职工业务技术能力。第一,加强职业道德教育。人事档案工作涉密性较强,关系着职工的切身利益,尤其是档案信息交接时需要鉴别资料真实性,对于不实的信息要及时纠正,这就要求档案管理人员具有崇高的职业道德,本着公正、公平的态度开展工作。第二,更新业务知识结构。原有的人事档案管理知识结构与现代化档案服务要求之间存在脱节现象,管理人员要积极利用工作之余学习先进的计算机技术,勤加练习业务操作技能,在日常的档案管理中有意识运用档案管理信息技术。第三,掌握人事档案政策。我国企事业单位人事档案管理规章制度和政策法规是指导人事档案管理工作的制胜法宝,我们要及时掌握最新的政策和规定,把人事档案管理工作做细做实。

(五)重视人事档案反馈程序。人事档案反馈信息的收集、分析和汇编是加大档案信息资源开发力度、提高档案信息化质量的重要措施。现代化设备在档案工作领域的应用为开发档案信息创造了优越的条件。因此,应尽快建立档案目录数据库和开放档案文件目录中心,加大开放档案的力度,拓宽档案利用的渠道;利用网络进行档案信息的存储、检索、分析、传递,实现档案信息数字化;建立档案网站,利用网络技术和虚拟技术实现人事档案信息资源共享。

(六)制定档案管理规范标准。人事档案信息化建设的重要基础就是规章制度和标准规范。将人事档案管理的国家标准规范与企事业单位具体情况相结合,制定适合单位的人事档案管理制度,并要求职工必须执行并按程序办事。档案管理规范标准制定应遵循以下原则:安全性原则,加强网络安全,运用权限控制、访问控制、信息加密等策略,充分保证人事档案信息的安全性;规范性原则;效益型原则,做到按“需”逐步实现信息化。综上所述,人事档案管理信息化是新时代档案管理的需求,更是档案管理迈入现代化的必经之路。档案管理部门必须主动实现信息管理,加大人事档案信息管理的投入,积极扩大信息化管理的范围,尽快实现人事档案管理信息化。

[参考文献]

[1]任秀静.新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发,2015(02).

信贷档案管理范文第4篇

一、观念创新,提高对企业档案管理工作重要性认识

1.强化档案是基础的观念。

企业档案客观地记录了本企业的历史情况,是最可靠、最为直接的信息,是企业各职能部门在经营、生产、管理等活动中直接形成的,而非编造和加工的,是第一手信息。从档案的本形态来看,它保留着最真实的历史痕迹,为后人提供了重要的依据。就说文书档案在按件装订、分类、编号、编目、装盒排架等基础工作中,每一份批示单、正本、附件、发文稿、有关人员修改的手稿等等都是构成元素的原貌,是最基础的,也是最重要的,同时也是后人的参照物。这些档案收集的工作是企业生产、经营、科研等活动中的真实记录,是企业信息产业的组成部分,相当于树的“根”,房屋的“地基”,在现代化企业管理的过程中起到至关重要的助推作用。正因为档案是根基、是参照物,这更要求管理者要有很强的管理意识和责任感。只有这样才能保证资料的原始性,以及复核的准确性和查证的正确性。严格按照《档案法》的相关规定执行,根据国家档案局的相关管理办法及其他有关档案管理工作的规定,结合企业实际进行归档工作。档案管理是现代化企业的管理基础工作的重要组成部分,是促进企业各项事业科学发展和维护企业及职工根本利益的一项十分重要的工作。

2.强化档案是企业资产的观念。

在现代化企业中,无论是文书档案、科技档案还是专门档案,都是全体成员从事生产、经营、管理等活动的劳动累积和智慧结晶,是企业发展历程中的真实凭据。日积月累的档案一旦丢失,后期就会动用许多人力、物力、财力去寻找或补救相关事宜。从经济观的角度来看,这些时间成本和经济成本都是非常重要的,所以档案是企业的财富、是非常重要的资产。只有认识到这点,我们才会更认真的去收集、整理、保护、利用这些资产,才会用心做好档案管理工作。

3.强化档案在现代企业建设中具有唯一性的观念。

企业档案真实地记录着企业从事生产经营管理、科技创新和企业文化建设的全部情况,映证了企业成长的历程。企业档案从企业的创建开始产生,通过真实的记录、收集(有缺陷的尽快修订),耐心的整理,精心的鉴别、安全的保存,才达到有效的利用。这些是独一无二的,唯一性的原始记录为今天的企业建设起到更好的凭证支撑和信息支撑作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盗、不防潮、不保密等,任其流失在市场中,那企业的损失是无法估测的,又何谈建设、发展?

4.强化档案具有实用效益的观念。

每份档案都是有价值的,只有精心整理好档案资源,才能更好地利用。只有认真的“收”、科学的“管”才能有效的“用”。曾经有人说档案是真金白银,我觉得很有道理,因为从中查找的某一个数据可以为企业节约很多资金,减少很多不必要的环节……因为它的存在,就避免再投资大量的时间和资金等,无形中高效的参与了企业新的建设,其实用性更体现其经济效益。

二、体制创新,才能适应现代企业的高速发展

只有对企业档案管理工作的机构、制度和机制更新才能适应现代企业的发展。

1.扩大企业档案工作内涵深化外延。

企业要发展,档案工作就的调整思路,加快步伐跟上节奏。档案资源的建设和整合工作需要开拓新思路。必须加快落实最新的国家档案局10号令,明确归档范围和期限,以及对照片、光盘等实物的归档……争取达到与时俱进,在实体整合的基础上向信息整合转变。整合不同的资源、资料、信息等等,采用现代化的管理手段,使档案能灵活的、高效的利用。

2.制定完善企业档案管理制度、创新机制。

企业要发展,就需要建立和完善适合本企业的档案管理制度。集中保管档案,明确管理职责。制定档案工作流程,使其操作规范和安全。有了相关的制度的规范和约束,才能健康而有序的发展。明确档案管理的职能部门和管理人员,制定企业文件材料归档的基本要求、归档范围、归档期限、归档时间等,并依据制度对其他部门进行指导和监督,以达到对档案目录汇集和使用调控。充分调动大家的工作积极性,这样有利于提高职工的档案责任意识和义务意识,确保档案的完整、准确和安全。促使办公有序化、以便于文件材料的形成、积累、管理、归档良性运行,才能给企业创造最大的经济效益。

三、管理创新,提升企业档案管理水平

信贷档案管理范文第5篇

涉密电子档案移交虽然没有时间表,但实际工作中已在进行大量的移交处理。从我们了解掌握的情况看,我省涉密电子档案信息时代涉密电子档案管理的粗浅思考熊智移交的条件较差,远不能满足移交接收的要求。涉密电子档案或涉密信息及载体的管理应有一套严格规范要求。据这次全省档案系统专项检查,除省档案局(馆)依照国家保密标准建设了“广东省档案馆内控档案利用系统”外,大部分是单机甚至在非涉密系统上处理和管理国家秘密信息,对国家秘密和内部敏感信息安全造成威胁。因此,需要尽快建设符合保密法规标准要求的保密档案管理信息系统,实现对涉密电子档案的安全保密管理。

二、建立健全适应信息化时代的保密档案管理制度

新修订的《保密法》及准备颁布的《保密法实施条例》对涉密信息及载体管理有严格的规定和要求,我们在严格执行传统的档案保密管理规章制度的同时,还应建立健全涉密电子档案保密管理制度。比如涉密电子档案移交与接收、涉密档案数字化,涉密电子档案查询、借阅、复制、下载、打印、刻录、利用,以及涉密电子档案的解密、密级变更、档案公开保密审查等,都需要建立一套科学完善的保密管理制度。前不久,省档案局制订的《广东省档案数字化工作安全管理指南(试行)》,对规范我省档案数字化工作,确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全将发挥重要作用。但是,一些条文还应具体细化、更有针对性。比如,“用于档案数字化的信息及信息系统应按照拟数字化档案的最高密级确定其密级,按照相应的密级的国家保密规定进行申报和管理。严禁使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理涉密档案信息”等,有了原则性要求。具体用于涉密档案数字化过程中的一些设备和存储介质应如何处理,是做报废销毁,还是数据信息的清除等,都要有明确的规定。档案公开保密审查也要有相应的管理制度,否则,类似近期我省档案系统发生的泄密事件就难以杜绝,有可能再次发生。

三、构建信息化时代的保密档案管理体系

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