企业文件管理范文精选

摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，互联网信息数据处理成为档案文件管理业务中最常见的应用技术，现代文件管理方法不仅逻辑清晰，而且比传统的纸质文件管理方法更高效。目前国内多数高校的档案文件管理业务相对薄弱，归档文件管理复杂性相对高、管理业务人员需求相对大，文件存档业务也存在较多问题。为创新和改革档案文件管理方式，本文通过对高校档案管理信息化方面存在问题进行分析，找出各单位文件管理业务高效率的组合状况，提出管理对策，以适应新时代高校档案管理需求、提高管理业务效率。

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

一、档案管理体制分类

档案管理体制主要分为集中式档案管理体制和分散式档案管理体制，集中式档案管理体制是中央档案机构对地方各级档案机构进行直接监督和领导。国家通过采用行政手段或法制手段设立各级档案机构，其中作为全国档案工作的指挥中心，档案行政管理机关对档案工作进行指导和监管。集中式档案管理体制的优点在于使档案管理工作有序化和组织化。而分散式档案管理体制是国家采取各负其责的原则，实行中央和地方分权管理档案工作的形式，各档案馆之间既无横向联系也无从属关系。目前我国采用的是集中式档案管理体制。

二、我国档案管理体制存在的问题

（一）档案资源利用率低

我国在建设综合性档案馆的同时建立了大量的专业性档案馆、企业档案馆，虽然丰富了我国档案馆的数量和种类，但是其中存在的部分专业性档案馆并不是按照国家统一规划建立的，只得到了当地政府的批准，甚至许多企业档案馆是由企事业单位的档案室改建的。另外，部分专业档案馆的出现，破坏了国家档案馆的综合性，让国家档案馆逐渐沦为文书档案馆。正是这种各类档案馆之间的信息封闭，导致档案信息资源无法得到充分利用。

（二）非公有制企业档案管理问题

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

一、电子文件管理的的主要目标保证

电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况，如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系，如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中，保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变，和形成时的原始状态一致，就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据，在文件形成时产生，它全面描述文件的本来面貌和生命历程，文件管理系统在源头一次性捕获元数据，就可为不同的管理活动所调用，每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录，可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性；利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性，也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性，是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后，仍然能够以人可以识读的方式输出，这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。

二、做好电子文件管理的策略

（一）统筹安排合理规划

电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。

（二）严格制度统一标准

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。