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企业预算管理信息化系统建设探析

发布时间:2021/1/25 8:32:33   阅读:

摘要:在大中型企业管理中,全面预算管理发挥着越来越重要的作用,是企业管理的重要工具。但是,集团企业如何在全面预算管理中构建集成信息系统仍然存在一些问题。本文对集团企业全面预算管理信息化建设要解决的问题进行简要分析,对建立信息系统的必要性做了论述,最终提出加强全面预算管理信息化系统建设的措施和建议以供参考。

关键词:集团企业;全面预算管理;信息化建设;大中型企业;优化策略

近年来,我国的大型集团企业已经创建了一个全面预算管理的工作系统。预算在优化资源配置、实施企业战略、不断改善运营及改善企业管理等方面越来越关键,发挥着越来越重要的作用。同时,随着信息技术在企业管理各个领域中的应用不断深入,也有可能将先进的管理经验与先进的管理理论(如全面预算管理)相结合,并充分利用预算管理系统的主导作用进行战略规划和全面引导,这也成为企业广泛关注的问题。

1全面预算管理存在的问题

1.1全员参与预算管理的意识不强。通常来讲,一个企业的预算编制大多由财务部门牵头,但企业预算的执行、调整、考核却涉及各部门,甚至涉及企业所有员工的工作。尤其是一些集团公司,预算涉及众多的子、分公司,如果只有财务体系的人员参与和主导,全面预算管理的效果很难得到保证。目前,认为预算编制只是财务部门的工作,其他部门积极参与水平低、热情低的状况仍普遍存在。预算的准备和执行不仅是财务部门的责任,而且是企业中每个人的责任。全面集成预算管理编制是指所有主体、所有员工和部门都要参与其中,所有员工的参与是全面预算管理的标志,包括财务和业务人员,包括各级管理人员和普通员工,只有全体员工全部加入才能更好发挥全面预算的作用。

1.2预算数据共享平台不够完善。当前,我国的一些公司还没有一个完美的平台来共享预算数据。在扩大公司发展范围的过程中,预算编制和汇总的工作量持续增加,因此对责任部门的人员增加了工作能力和水平的考验、要求。收集、查看和汇总某些数据会花费企业员工的时间和精力,并且预算数据的版本也容易出错或混乱,从而严重影响实际效率。此外,在预算报告、批准和公布的行政过程中,纵向和横向沟通的效率都需要提高。组织经常难以及时监控和管理各个职能部门预算的完成情况,从而导致缺乏有效的分类和跟踪数据,导致预算数据和信息延迟。

1.3预算执行与控制缺乏有效监控。当前全面预算管理的主要问题是缺乏对预算执行和管理的有效监督。预算执行的管理方式不清楚,没有有效的监督措施,没有有效的预警机制,在这种情况下很难实现控制。预算的编制和执行往往是“两张皮”。如前所述,由于预算的编制往往由财务部门主导,而且预算数据缺乏统一的信息化平台,全面预算执行过程中,预算责任的主要部分通常找不到部门、业务和项目预算的执行情况;由于信息延迟,业务部门上报的预算执行数据与财务数据和其他信息不匹配,进而导致决策错误的情况时有发生。另外,预算分析的参与程度低,缺乏问题分析,改善计划跟踪反馈等通常仅限于比较财务数据,因此存在许多问题[1]。

2企业开展全面预算管理信息化建设的意义分析

2.1有利于实现企业的战略目标。通过建设、维护有关全面预算管理的信息化,可以帮助公司量化和固化战略目标,把战略目标数据化并层层分解。通过改善全面预算管理与战略目标之间的协调关系,在计划的不同部分和分支中分解任务,并通过有效的监察、反馈和预算调整,对公司特定运营和管理状态的透彻了解,及时研究出解决现有问题的有效解决方案及提高公司对风险和挑战做出反应的能力,从而有利于公司自身的战略目标实施、进行动态调整,以最大限度地发挥预算管理在进一步制定战略业务目标中的作用[2]。

2.2有利于提升全面预算管理的规范化和标准化程度。全面预算管理信息化系统的建立提升了预算管理的规范化和标准化程度。传统上由于没有统一的预算控制标准,会导致预算过程中的不一致,不可避免地导致许多矛盾和冲突,最终会降低预算管理的工作效率和效果。企业各分支机构的预算通过信息系统集成到统一的标准平台,并且可以共享数据信息。通过预算管理信息系统的综合平台,对预算编制、执行、考核流程具有统一的规范和要求,阐明预算类别,概述类别限制,对照整个预算系统对其进行衡量,最终达成预算相关方一致认可的结果,标准化程度和规范化程度是显而易见的。

2.3有利于提升全面预算编制的效率和质量。对于集团公司而言,由于体系庞杂,分支机构众多,在预算编制过程中可能出现诸如校对表工作量大、收集数据时间长及与离线注册表混淆的问题。通过系统定义表内公式、表间公式和校验公式,更新数据版本和使用资源,创建全面的预算管理信息有助于提高预算管理的质量和效率,优化预算管理的流程并解决问题或收集重要信息,规避人为错误。用得好它还可以促进公司部门和部门之间的信息交流和沟通,使预算信息传输、审批和反馈线上化,同时使用功能强大的信息系统互相连接,可以提高公司预算的编制效率和编制质量[3]。

3企业全面预算管理信息化建设的优化策略分析

3.1健全全面预算管理组织架构。全面预算管理信息化的发展是一项系统工程,必须通过特殊的组织结构来实施。因此,公司必须为预算管理建立一个全面的组织架构,然后才能为其应用奠定基础。首先,要建立一个全面预算管理委员会,主要由董事会授权来维护公司的全面预算管理系统、审查预算编制原则、批准全面预算草案等,并做出适当的预算决定、处理问题和冲突、进行详细分析并提供解决方案等。其次,要建立一个预算管理办公室,预算管理办公室是公司的执行机构,它主要根据预算管理委员会的相关决定执行日常行政任务,如预算编制和执行报告。最后,必须明确定义每个部门的全面预算管理职能,即所有部门必须积极参与全面预算管理,与预算管理办公室积极协作并采取行动。一般的全面预算管理要求对所有员工进行培训、创建全面的预算管理概念,并改善企业文化氛围,以开发有关全面预算管理的理念。

3.2选择合适的全面预算管理软件实现预算在线编报共享。对于集团公司而言,信息化技术在全面预算管理中实现预算在线编报共享起着非常重要的作用。只有借助于预算管理软件进行预算数据的信息化集成,才能保证预算数据的准确和统一。全面预算管理软件的选择首先要考虑集团公司的经营特点和实际需求。预算软件不仅要满足集团总部的全面预算管理要求,而且还必须满足集团分支机构的全面预算管理要求,因此要建立一套完整的预算管理系统,以优化企业资源分配,促进集团全面预算管理。其次,在选择全面预算管理软件时,必须跟上平台开发的步伐以统一信息,实现全面的资源整合。最后,在选择预算管理软件时,还应具有相应的功能,包括建模和管理功能、报表的自动生成、扩展功能等。通过预算管理软件实施在线编报预算,可以大量减少预算编制的重复工作,通过数据共享提高工作效率。这得益于统一的业务模型、统一的关键指标、统一的数据格式、统一的报告要求及统一的预算会计系统。整个业务逻辑是基于业务流程,业务全面预算是在平台上构建的,每个预算责任主体的预算创建者都可以查询系统中过去几年的实际数据,并将其用作创建编制多维业务预算的参考。

3.3选择预算管理控制模式。全面的预算管理信息化通常具有严格的控制、灵活的管理和松严转换的管理办法。公司可以根据自己的管理特点选择不同的管理方式,实现灵活、快速地调整管理规则,使预算管理更好地满足公司治理的要求。例如,使用预算和在线报销系统集成的特点有设置报销金额、人工成本、贷款和其他报销模块,并让员工在线填写报销文件,进行审批流程,通过金额的预警、提醒和其他预算配额功能,规范成本环节管理,完成预算支出综合预警控制。通过全面预算管理系统和其他子系统的糅合,可以满足预算管理的实时管理要求。在进行记录之前,将使预算管理系统中相关数据同步到系统,保证预算管理的实时监控。无论如何,灵活的刚性预算管理或灵活的柔性预算管理都可以达到控制目的。在进行业务交易之后,系统可以使用项目核实定义相关关系,自动检查数量是否超出预算,并完成对业务结束后的控制管理。

3.4健全预算执行环节的控制功能。为了加强对预算执行之间联系的控制,在全面预算管理实施过程中必须严格遵循以下原则。第一,不得随意改变原则。预算编制委员会审核预算编制后,各部门在实施时必须严格遵循特定的预算编制要求。如果有特殊问题,必须及时报告,并且预算不能随意更改,严格遵循变更批准流程。第二,及时性原则。预算编制的执行应基于月度、季度和年度经常性地进行全面预算考量,以确保预算目标的顺利实现,尚未达到该月预算目标的负责部门后期将进行改进,以达成整个组织预算目标,这也是预算评估考核的主要根据。

4结语

全面预算管理作为公司管理业务风险和改善业务绩效的重要工具,有助于提高公司的效率和管理能力,是公司实现自身战略目标的重要保证。随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济的快速发展,企业在发展中也发生了巨大变化,导致一些管理模式也随之发生了变化,在扩大生产和经营规模过程中,使传统预算编制效率低下的问题更加明显,从而逐步发现预算执行和管理中存在的问题。因此,为现代公司充分有效地使用现代信息技术和方法,全面加强预算管理对长期发展具有十分积极的现实意义。

参考文献

[1]马柯.企业全面预算管理信息化建设的策略探讨[J].企业改革与管理,2020(03).

[2]刘岩.浅谈集团企业全面预算管理信息化建设[J].科技创新导报,2019,16(20).

[3]李伟.企业集团开展全面预算管理信息化建设思考[J].全国流通经济,2019(11).

作者:张云霞 单位:河北汇金机电股份有限公司

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