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企业秘书如何处理好上下级关系

发布时间:2010/6/17 18:36:06   阅读:

摘要:秘书人员作为领导的参谋和助手,在辅助领导科学决策时,要和领导者和领导集体处好关系;在为领导或领导集体服务时,要认清服务角色,正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系,对下要处理好与基层的关系,对内要处理好与同事的关系,对外要与各种机构、各色人等打交道。

一、企业秘书与领导关系的处理技巧

(一)领会领导意图,做好领导交办的事项秘书工作往往是领导工作延伸,在工作实践中,领导是上级,处于主导地位;秘书是下级,处于辅助的地位。“领导者,应帮助秘书认清事业发展目标,明确工作任务,并给予及时有效的指导和各项帮助,使秘书能够尽职尽责,努力工作;对于秘书而言,要辅助领导确定事业目标,并为领导提供综合性的服务,当好助手和参谋。”

例如:一个周六的下午,某医院分别召开门诊患者、住院患者、离退休干部职工、社会义务监督员等几个座谈会,广泛征求群众意见。会后,几个小组的会议记录全部汇总到了秘书手中,办公室主任吩咐下周一之前把材料整理出来交给党委书记。会议记录很凌乱,字迹也潦草不清,秘书整整用了一天的时间才将多达180条意见和建议整理完,并在用词造句上对这些意见和建议做了一些修改,待工作结束时已经是周日晚上十一点多了。第二天交材料的时候等到的却是主任严厉批评,因为秘书没有按照领导的意思对所有的意见分门别类进行梳理。最后秘书将意见按照医疗、护理、后勤、服务态度、人事工作等几个方面加以分类,相同相似的意见归并,最后共梳理出了4个方面68条意见和建议。

(二)主动参谋,为领导分忧解难,提供信息主动参谋在整个企业中,秘书是与领导关系最为密切,最了解领导的人。领导事务繁忙,难免有很多不如意不顺心的时候,作为秘书,要敏锐地观察到领导的思想活动,想领导之所想,急领导之所急。在领导工作上遇到困难的时候第一时间站出来鼎力相助,生活上遇到挫折时候也能尽自己最大努力抚平领导的情绪,做到顾全大局,不要因为领导个人的情绪影响这个公司的运转。

“市场经济条件下现代企业处在一个信息爆炸的时代,市场瞬息万变,随着全球化进程的不断加剧,企业面临前所未有的复杂和激烈的竞争局面。要想在市场竞争中获胜,抓好信息工作成为一个不可或缺的环节。传统的秘书工作只注重一般性的上情下达和下情上达的纵向信息,改制以后,秘书人员主要面向市场抓市场信息、经济信息和产品信息。”秘书人员要从信息的超前性、客观性、多元性的特点出发,经常捕捉包括原料、生产、科技、产品、价格、市场、消费等各个方面的信息。并且把信息工作的立足点由原来着重为上级行政机构服务转移到全力为企业经理的经营决策服务,做到提供的信息及时、准确、有用,真正当好领导的参谋和助手。

(三)小处着眼,注意细节“企业中的秘书,既可参与决策、组织协调等重要工作,也要细致扎实地干好每一件具体琐事,做到从小处着眼,注意细节。这里举三个例子来简单说明一下秘书如何从小处着眼,注重细节。

例如:领导喜欢喝茶,秘书平时就要准备好上等的茶叶,待领导需要时,有好茶以备,在给领导冲茶时,一定要把茶具洗干净,在冲茶、倒茶之前最好用开水烫一下茶壶、茶杯。倒如茶杯里的水要适量。这样,既讲究卫生,又显得彬彬有礼。

(四)善于沟通,一视同仁日常工作中,领导之间出现意见分歧是常有的事,企业秘书在工作中经常会处于领导与领导之间的夹缝中,受“夹板气”。企业秘书要从大局出发,从和谐角度去处理,对每一位领导都一视同仁,千万不能把某位领导对另一位领导的意见直接告诉对方,更不能厚此薄彼,添油加醋。企业秘书应善于在领导之间转达意见,善于把了解到的不同的甚至于对立的意见转变为自己的建议,私下与领导沟通,这样可避免领导之间的矛盾,也可使自己免于尴尬的境地。

二、企业秘书与同事关系的处理原则

(一)顾全大局在社会生活中每个人都有自己的个人利益,每个单位都有自身的局部利益,同时一切个人与单位又有不同层次的全局利益和最高层次的国家利益,秘书人员也不例外。如何处理个人与集体、局部与全局、单位与国家之间的利益关系,是人际关系中的一个重要问题。秘书人员应该对本单位的职能和工作范围有个全面地了解,把自己的本职工作放在单位的全局当中考量,这样才能更好地完成任务。在当今信息化和经济全球化时代,秘书如果不了解大局就难以跟上时代的步伐,难以为领导提供卓有成效的参谋辅助。

(二)敏言慎行办公室是一个敏感地带,身处其中的秘书,要尽可能地多观察你周围的同事如何做,虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美,而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈,甚至是出口成章、口若悬河,也必须克制自己。同时,在单位里除了做好你的本职工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等),它可以表现出你对单位的热爱、对同事的关心,也体现出你个人良好的品质和修养。因此,你必须时时注意你言谈的恰当,事事注意你举止的适度。

(三)宽人严己秘书长期工作在一起,因性别、性格、年龄、爱好等差异,同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的,若争强好胜,处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害,其结果必然是两败俱伤。

当好秘书要有着高尚的道德品质,宽人严己,友爱合作,宽容待人,助人为乐,不与别人斤斤计较,不因小怨而存嫌。以博大的胸怀接纳身边的同事,有时退一步海阔天空,适当地忍让也会为自己赢得尊重,赢得好人缘。

(四)尊重别人尊重和重视他人,是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此,应做到:第一,真正地关心和帮助别人,这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人,那么这个人总有其可爱和可贵之处,而若缺少了爱心和同情心,我们就无法认识和理解别人,也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时,应伸出援助友好之手,尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰,让人感到你的仁慈和无私。这样,当你面临困境时,人们也会及时地对你施以援手。第二,要经常真心地表示自己对别人的感激之情,要真诚地赞扬别人的优点。这样,不仅能加深双方的友情,且能促进别人的发展。第三,尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人,尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时,都有可能伤害对方的自尊,造成对方的自卑,甚至影响双方的人际交流。

(五)诚信正直秘书人员在处理人际关系时,要树立“诚信第一”的观念。因为诚信是品德之纲,而正直乃做人之本。现实生活中不乏有些秘书利用领导的“授权”轻易许诺于人,但或置之脑后,或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德,以诚感人,这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实,言而有信,态度诚恳坦率,行止彬彬有礼,才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持,进而拥有和谐的人际关系。客观的做法是:既不俯仰讨好位尊者,也不藐视冷落位卑者;既要“言正”,不为讨好敷衍某人而歪曲事实,也要“行正、身正”,“以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵;要端庄而不过于矜持,谦逊而不矫饰作伪”。如此,你便会与周围形成良好的交往氛围,增进相互间的团结合作。

三、企业秘书接待来访者的工作方法

(一)预约来客这类客人的接待工作相对来说比较简单,一般只需知会一声便可以了。但是,虽然预约客人在心理上已经越过了秘书这道防线。秘书却绝不能就此“事不关己,高高挂起”,摆出一副漠然置之的态度,给来访者造成不快情绪,影响其与领导的会面质量。

(二)不速之客这类来客又可以分为三种情况:

1.确有紧急事务须与领导直接商谈者。与这类客人接触,应在礼节允许范围内尽量避免虚礼客套,直接进入实质,及时通知领导,听候处理意见,努力使事情得到迅速有效的解决。

2.一般性事务来访者。此类来访者是随机而又频繁的,因此对他们的接待工作在很大程度上是对秘书耐心与应变能力的考验。一方面,要一如既往地热情周到。另一方面,又必须根据事情的轻重缓急分门别类地处理好。

3.兴师问罪者。这是一类特殊的来访者,其特点是来访目的中掺杂了过多的感情因素。因此,秘书人员在接待时需格外小自在意,千万不能火上浇油,引起更大麻烦。首先,平息对方的怒火是关键,接下来则应弄清楚对方来访意图及问题的症结所在,作谨慎答复。若对方无理取闹则可采取必要的强硬态度,以维护本组织利益及正常的工作秩序。

总之,在接待来访的过程中,秘书应当不骄不躁,不卑不亢,将“服务于组织,服务于公众”的理念贯穿于工作始终。

美国成人教育家戴尔•卡耐基认为,一个人事业上的成功,只有15%是由于他的专业技术,另外85%要靠人际关系和处世技巧。所以,无论是秘书,还是领导,都应主动地、积极地培养交际的能力,努力建立良好的人际关系,以利于工作的开展,利于提高工作效率。

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