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浅谈养老服务机构的档案资料管理

发布时间:2020/9/26 8:31:25   阅读:

一、养老服务机构档案管理的问题

(1)管理人员素质问题。很多养老服务机构不够重视养老档案的管理工作,管理意识不强,在选择的管理人员中很多都是兼职,不具备专业的档案管理能力与知识,加之机构也未能提供专业培训机会,使得档案管理工作成效始终难以得到有效提升。甚至有的管理人员对养老档案的运作流程都不清楚导致档案收集不全、整理随意、编目混乱等问题出现。

(2)档案管理制度问题。养老档案管理制度不够完善,使得档案管理中出现档案丢失、损坏、混乱等情况。如未统养老档案的格式,装订缺乏规范性,影响档案查阅和归集;档案管理混乱,未作分类处理,导致重要档案损坏或丢失;档案保管与调阅未有相应的管理制度作支撑,使得档案更容易出现遗失或是损坏。

(3)养老档案内容问题。很多养老服务机构的养老档案都主要是入院协议以及登记表,对老人在机构里养老的情况未做全面记录,使得已有档案资料不能有效、全面体现老人在机构里的实际生活状态。如老人身体评估表、年度体检表、护理方案、特殊老人或是老人特殊情况说明资料等,这些档案的缺乏直接拉低了机构的服务水平和质量。

二、大数据新时代档案管理的优势

(1)利用新技术提高信息资源整合的效率。在信息科技高速发展的时代背景下,以前的各行业、各部门的数据都是孤立而死板的,没有与其他相关部门起到交流、互联的作用。在贸易过程中,对于产品和需求的预测处于一个高度依赖于判断者自身经验的模式,具有一定的局限性。而在大数据信息技术的推动下,各有关部门可以在自己的端口非常方便、直观、便捷、精准地查看、分享有关的信息资源平台,提高了数据的流通频率以及数据的交流整合能力,有利于各档案管理充分挖掘大数据的附加价值,最终可以提高档案管理的效益,扩大社会的生产力,进而提高社会的经济水平等。

(2)降低档案的维护、运营成本。以前档案管理的养老部门在档案管理中普遍不够重视,没有作为单独的一块进行交换运营维护。在大数据时代下,上述情况发生了变化,档案管理行业渐渐地意识到信息交流的重要性。大数据背景不仅提高了数据的流通率,也降低了档案管理、存储的技术成本,以前的海量数据不仅增加了相关的企业的存储、运营、维护成本,也利于各部门之间的交流,而且因为数据由以前的整块大段分散到如今的各个端口,有关档案管理机构获取数据的流畅度、响应速度都能显著提高,不仅降低了档案的维护成本,还增加了各部门的工作效率,实现互惠互利的良性循环。

(3)服务网络化思维模式的转变。传统档案服务方式由于受到时间、地域以及利用手段等各方面因素的制约而无法满足大数据时代档案管理工作所提出的要求。因此为了有效应对日益提高的档案利用需求,档案管理部门必须根据大数据技术应用的特点树立网络化服务思维模式才能确保我国档案管理工作的顺利进行。对于大数据时代下的档案管理工作来说,网络化服务思维模式的建立,必须加大大数据技术手段利用的力度,才能从根本上促进档案管理服务效率的稳步提升。大数据技术的推广和应用,不仅实现了深度挖掘与分析档案数据资源的目的,同时档案管理服务也实现了根据用户的喜好推荐满足用户需求的信息,降低了档案数据资源查阅的难度以及不确定性。所以,档案管理部门必须在海量数据和先进分析技术的基础上,加大服务模式改革和创新的力度,才能促进档案资源精确性以及利用效率的全面提升。另外,随着大数据时代档案服务向社会化、多元化的方向不断发展,档案管理部门必须以服务养老部门为任务,满足客户个性化需求为基础,为用户提供网络化、智慧型的档案服务模式,才能满足大数据时代对档案管理工作所提出的要求。

三、总结

在档案公开方面不能因是虚拟的数据,就忽略背后的制度规定,一切数据仍然受政府的管控与管理,政府应制定相关的政策,各部门应遵守相关的规定,明确自己的职责及权限范围,明确准予公开的类型、数据的展示方式,已经展示时间,展示平台等,都受到相关政府的监控。养老服务机构档案管理工作十分重要,对反映老人身体、生活、心理等各方面情况以及养老服务机构的服务水平、工作成效等都有重要价值。结合实际情况积极采取改进措施,有效提升档案管理工作的水平。

作者:安睿 单位:大同市光荣院

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