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事业单位档案管理规范化建设探析

发布时间:2020/9/26 8:04:07   阅读:

摘要:在事业单位管理工作中,档案管理是重点内容之一,加强档案管理对于事业单位实现现代化建设具有促进作用。在新常态下加强事业单位档案管理的规范化和标准化管理,成为了目前事业单位档案管理优化的主要方向,文章对事业单位档案管理工作的现状进行分析,并提出可供参考的实施方式,为事业单位档案管理优化工作提供有效建议。

关键词:新常态;事业单位档案管理;规范化;标准化

随着我国经济的不断发展,对事业单位的发展提出了更高的要求,事业单位要满足国家发展的需求就需要进一步进行改革发展。而在事业单位改革和发展的过程中,因档案管理涉及到的内容比较繁杂,同时又对事业单位各项工作的开展具有极其重要的作用,加强事业单位档案管理工作的改革,让其变得更加规范和标准就显得尤为重要。为保证事业单位改革工作的顺利进行,加强事业单位档案管理规范化标准化建设成为必要环节。

1新常态下事业单位档案管理规范化和标准化面临的新任务

随着我国经济的不断发展,我国逐渐地步入到了经济新常态中。在经济发展和改革的过程中,我国各级事业单位逐渐认识到档案管理工作的重要性。对此党中央国务院对档案管理工作指明了改革方向,要在经济新常态下加强事业单位档案管理规范化和标准化建设工作,确保在各级事业单位在高制度标准和高目标定位的工作要求下,完成事业单位的改革和发展,实现事业单位的现代化建设。在事业单位档案管理规范化和标准化建设的过程中,各级事业单位应当抓住时代发展的机遇,迎接新的挑战,积极地引进新的档案管理技术和档案管理方法,在确保提升档案管理质量的同时,积极地将现代计算机技术与互联网技术融入到档案管理工作中,为提高档案管理工作的工作效果打下基础。

2新常态下事业单位档案管理规范化和标准化的现状

(1)重视程度不足。在新的经济常态下,事业单位在进行改革和发展的过程中,应当加强档案管理规范化和标准化建设,为各级事业单位的改革和发展提供有力的保障。但是在实际的工作过程中,部分事业单位未能及时地认识到档案管理建设的重要性,始终将经济效益放在工作的首位,忽略了档案管理对事业单位工作的优化和管理作用,导致其对档案管理的规范化和标准化的重视程度不足,严重阻碍了档案管理规范化标准化建设工作的持续推进。

(2)规范化和标准化工作滞后。完成事业单位档案管理规范化和标准化的建设工作能够有效地促进事业单位各种规章制度的制定,保障事业单位各项工作的持续进行。但是在实际的建设过程中,受多种因素的影响,导致我国事业单位在档案管理规范化和标准化的建设过程中存在一定的滞后现象,不能及时地满足国家和社会在发展的过程中的需求。低效的档案管理工作对事业单位的发展造成了严重的影响。

(3)数字化进程缓慢。在现代社会信息技术急速发展的时代背景下,档案管理规范化和标准化的建设工作应当结合时代发展的优势,将互联网技术运用到事业单位的档案管理工作中。实现事业单位档案管理的数字化建设是当下社会发展的潮流,能够有效地推动档案管理的标准化和规范化。但是在实际的工作中,因为数字化建设尚未形成统一的规范和标准,严重地制约了事业单位档案管理的数字化建设,导致其建设进程缓慢,影响事业单位档案管理规范化和标准化的建设。

3新常态下事业单位档案管理规范化和标准化的实施策略

(1)提升内部宣传教育力度。在进行事业单位档案管理规范化和标准化的建设工作中,领导层必须对档案管理工作给予充分的重视,要通过各种途径加强内部关于档案管理规范化和标准化的宣传教育力度,让内部各个部门的职工都能够明确档案管理规范化和制度化的价值与意义,促使他们能够积极地、主动地参与到档案管理规范化标准化的建设过程中,共同推进事业单位档案管理的改革工作中。

(2)建立健全事业单位立卷归档的标准。在事业单位档案管理规范化和标准化的建设过程中,立卷归档工作是影响档案管理工作规范化和标准化的关键,部分事业单位在立卷归档工作方面存在不规范是影响档案管理改革工作推进的主要影响因素。所以将建立健全事业单位立卷归档的标准作为推进事业单位档案管理规范化和标准化的重要途径是必要的。在规范事业单位立卷归档的过程中,相关人员应当从以下几个方面进行探讨。首先,基于档案的重点。在进行立卷归档时,相关人员应当基于档案的重点,对各种资源进行区分、归类和删选,不仅要确保立卷归档工作能够有序推进,还要保证在立卷归档的过程中不会出现档案重复、冗余的现象。要在保证档案管理质量的同时,提升档案管理的工作效率;其次,基于档案的时效性。在进行立卷归档的过程中,档案管理人员应当重视档案的时效性,只有当立卷归档的档案所承担的任务完全结束时,才能够进行归档处理,保证档案管理的规范性;最后,基于档案的完整性。档案管理人员在进行归档时要确保每一份档案的完整性,只有完整的档案才能够发挥出最大的价值,这就要求在工作的过程中,档案管理人员应当严格的遵守立卷归档的相关规章制度,确保档案管理的规范化和标准化。

(3)完善档案管理的制度与机制。事业单位档案管理规范化和标准化的建设过程中离不开规范、标准的管理制度,所以在进行档案管理的规范化和标准化的建设时,应当从档案管理工作的相关规章制度入手,要求档案管理人员严格地遵守相关的规章制度,确保档案管理改革工作的顺利进行。在具体的工作中,应当从档案管理人员的实际工作中入手,完善档案管理工作的工作制度,可以将责任明确到人,也可以在工作的过程中安排具体的负责人,对档案管理的各个环节实行监管。此外,在事业单位的改革和建设的过程中,还可以通过具体的工作会议,明确事业单位内部各部门的功能、职责和义务,让每一个部门都能够积极地参与到档案管理规范化和标准化的过程中,促进事业单位档案管理规范化和标准化的建设。

(4)统一规范信息化建设的标准。进入“互联网+”时代之后,利用信息化建设完成档案管理规范化和标准化的建设成为了当下事业单位档案管理工作的重要途径。从实际的工作分析可知,为了能够积极地推动事业单位档案管理的信息化建设,我国各级事业单位正在逐步地完成档案管理的数字化。但是到目前为止,档案管理数字化建设因为未能及时地形成统一,规范的建设标准,导致事业单位档案管理规范化标准化的建设进程缓慢。所以在进行事业单位档案管理的信息化建设的过程中,事业单位应当尽早建立健全一套统一化,规范化的信息化建设标准。这样才能够确保事业单位档案管理规范化标准化的稳步推进。具体而言,在建设的过程中,应当参考档案管理建设信息化建设的相关要求、规范和标准。结合在档案管理工作中每一个环节中的具体要求,建立起基于统一的操作模式进行档案规范化管理的处理体系。对档案管理的过程进行严格地要求,规范其行为,然后通过规范化的处理体系完成档案的信息化转化。

(5)规范档案著录与分类号。在进行档案管理规范化和标准化的建设过程中对档案的重组也是其中的重要工作内容,也是档案管理信息化建设过程中的基础工作。所以在进行该项工作时,管理人员应当严格遵守相关的规定,规范档案著录和分类号,实现档案管理规范化和标准化建设。在具体的工作中,工作人员应当严格遵守《档案著录规则》进行档案著录,比如在遇到一些比较难处理的档案资料时,工作人员可以对资料进行重新组档处理,将彼此间具有一定联系的文档整合在一起。并且要及时地检查文档,查看目录与页码是否缺损,对于有缺损的文档应当及时进行补充和完善,提高档案的利用率。同时在进行档案的著录过程中,应当将信息化建设的相关要求进行综合考虑,推动档案管理规范化和标准化建设。让档案管理实现规范化和标准化也是为了事业单位人员能够迅速地查找文献。分类号是在文档查找的过程中的重要工具,所以在档案管理的规范化标准化建设的过程中也应当加强对分类号的规范,要确保在《中国档案分类法》的指导下有序地开展档案分类号的编辑工作,提高事业单位档案管理工作的工作效率。

(6)提升事业档案管理人员的综合素质。在推动事业单位档案管理规范化和标准化的建设过程中,事业单位档案人员的综合素质对该项工作的进行具有不可忽视的影响,所以在进行档案管理改革的工作中应当加强对档案管理人员的综合素质提升。在具体的实施过程中,事业单位可以从2个方面入手。第一,开展事业内部档案人员的培训工作,让档案管理人员在培训的过程中学习新的管理方法与理论,不断地进行创新,实现档案管理工作的优化;第二,在人事招聘方面,在具体的过程中,相关人员应当根据实际的需求,将更多高素质的人才引入到档案管理的工作中,提升档案管理人员的整体素质,提升事业单位档案管理规范化标准化的建设效率。

4结束语

事业单位档案管理规范化标准化对事业单位的改革和发展具有极其重要的作用,事业单位应当将单位管理工作重视起来,不断地利用新思想和新技术实现档案管理工作的优化,促进其规范化,标准化发展。

参考文献:

[1]杜振霞.新常态下事业单位档案管理工作创新的思考[J].商情,2019(49):153.

[2]史大贵.对事业单位档案管理工作的优化[J].神州,2019(34):274.

作者:王玉国 单位:盐城生物工程高等职业技术学校

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