一、办公自动化技术在文书档案管理工作中应用必要性分析

1.优化服务功能

传统的文书档案管理模式，档案资料的共享性比较低，在利用的过程中查找具有很大的困难，其所具有的服务功能比较低。利用办公自动化技术可以将传统的纸质载体档案资料，转变为电子文件数据，通过建立档案数据库，使得在应用时可以通过网络搜索来完成，大大提高其应用效率和服务功能。通过计算机的利用，可以改变传统档案粗放式管理，通过精细化管理，将档案服务功能由单途径转变为体系化。另外，通过计算机网络技术还可以价格档案信息与载体进行分离并与网路系统进行共联，扩大了信息的横向与纵向的深度，实现了档案信息的共享与在线服务，有效的优化了档案服务功能。

2.提高存储质量

随着办公自动化技术在文书档案管理工作中的应用，传统的纸质档案逐渐由电子档案代替，企业在运营过程中生成了越来越多的电子文档，与传统文档资料相比存储更为方便。同时，还可以根据具体需要将电子文档与纸质文档进行转换。另外，传统文书档案在传递与应用上具有很强的不方便性，并且在传递与存储的过程中容易出现损坏与丢失现象。通过办公自动化技术的应用可以将纸质档案转变为电子档案来保存和传递，不但保护了文档的完整性，同时在传递与保存上更为方便和安全。

二、办公自动化技术在文书档案管理中应用现状分析

1.专业人员比较少

办公自动化技术在文书档案管理工作的应用，将计算机技术与档案管理专业融为一体，这就对工作人员提出了更高的要求，要求其不但需要具备文书档案管理的能力，同时还需要具备办公自动化技术应用的能力。对工作人员逐渐由传统的单一技能要求转变为综合能力要求，要求工作人员为复合型人才。但是就现状来看，大部分企业文书档案管理工作岗位上缺少相应的综合性人才，既掌握传统档案管理理论、原则、方法与技术，又能够熟练掌握计算机技术的人才相对较少，并不能完全满足工作开展的要求。

2.档案保密性较低

办公自动化技术在文书档案工作中的应用，主要就是通过计算机来完成，但是计算机网络具有很大的不安全性，对文档这种保密性比较强的资料数据来说是一个巨大的挑战。与传统纸质档案相比，电子文档在修改与传递上都更方便，任何人都可以通过计算机对文档内容进行修改，并且修改的内容与原有内容没有任何明显的区别，这样就不能确定拿到手的档案是否为源文件，档案保密性相对较低。纸质文档在修改后具有明显的痕迹，在收集到应用整个过程中对文档内容可以一目了然，如果发现问题可以及时进行解决。而电子文档这方面却比较薄弱，降低了文档的安全性。

三、文书档案中自动化技术应用实施策略分析

1.加强网络管理

办公自动化技术在文书档案中应用的载体就是计算机网络，根据电子文档的特点，为保证档案数据的安全性和保密性，首先要做的就是要加强对网络安全的管理。企业可以加强对内、外网的研究管理，在办公自动化网络内部与外网之间实现内外网隔离，通过隔离防护措施通过路由器过滤掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允许的地址才可进入到办公自动化网络中。同时，具有隔离保护作用的还有防火墙，其防火墙所具有的特点，如对进出网络数据进行过滤、对进出网行为进行管理以及对存在的网络攻击进行检测和警告，可以在原有程度上提高电子文档存在的安全性，增强了文档数据的保密性。

2.加强对电子文档的技术处理

在文书档案管理工作中应用办公自动化技术，为更好的保证文档内容数据的准确性，并提高工作效率，还需要加强对电子文档的技术处理。随着办公自化技术在文档管理工作中的应用，会不断涌现出更多新型文件材料，而电子文档的归档势在必行，为提高工作效率，就需要工作人员不断加深对文件资源的研究。对电子文档进行技术处理，主要是对其接收、处置、以及存储等工作进行指导，在保证文档内容的原始性基础上，对文档进行有效管理。通过对电子文档的技术处理，可以将其转变为只读文件，即可以读但是不能对其进行修改，进而可以确定文件的原始性，提高电子文档的可靠性和安全性。另外，电子文档主要存于计算机，为避免计算机出现故障而导致文档的丢失，必须要对文档资料进行备份处理，并且对于存储文档的计算机必须要进行加密处理，只有通过限制的人员才可使用，避免文档的流失。

3.提高档案管理人员专业能力

管理人员是档案管理工作进行的主体，其专业能力如何将直接影响着工作效率。为使办公自动化技术在文书档案管理工作中持续有效的进行，必须要提高工作人员的专业能力。首先，企业应加大对档案管理工作的投入力度，改变工作硬件设施，保证工作人员能够熟练掌握各种设备的应用技能，进而可以提高其业务水平。其次，加强人员培训，建立终身教育机制，并制定行政奖惩制度，将工作质量划分为业绩考核内部，促进员工不断提高自身专业素养。最后，加大企业内各部门之间的合作力度，不断扩大档案管理的影响力。同时，还需要加强与兄弟企业之间的联系，积极引用学习其他企业成功经验，并结合自身实际情况，采取网络现代通讯技术等高科技手段，不断提高档案管理部门和管理人员的业务能力。四、结语文书档案管理是企业经营发展过程中的重要组成部分，其管理水平如何将直接影响到档案资料的完整度、真实度以及安全度。尤其是办公自动化技术在文书档案管理工作中的应用，对工作管理提出了更高的要求，企业必须要结合自身实际情况，来确定工作方式，争取不断提高档案管理工作质量。

作者：李莉单位：国网四川省电力公司电力科学研究院