一、毕业生人事档案管理中存在的问题

档案管理手段落后，合理利用程度不够。目前在传统的保密观念影响下，人事档案工作普通存在着“重保密、轻利用”以及利用不足的现象，把保密当作封闭，长期实行封闭式管理，使它蒙上了一层神秘的色彩。随着经济社会的发展，现代档案价值的提升，尤其是档案对毕业生来说，一些档案信息的公开和合理利用，具有更加积极的意义，使得他们能够更为便捷地满足工作生活中对档案的需要。而事实上，我国人事档案管理的现代化进程不够，还难以充分将信息化手段应用到流动性强大的毕业生档案管理中，对于以毕业生档案管理为主要内容来建立信息网络以及提高档案信息资源利用率等方面工作的重视程度不高，无法满足现代环境下档案信息的充分合理利用的需要。

二、针对毕业生人事档案管理提出几点对策

人事档案就像是鱼身边的水人身边的空气，它在时体会不到它的好处甚至感觉不到它的存在，当失去了它问题就来了。为了使毕业生人事档案在新形势下发挥更大的作用，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体实施方案如下：

2.1提高认识，强化毕业生的档案意识。一是与高校合作，大力宣传档案作用，使大学生从进入大学开始就意识到档案的重要性，并为美化档案内容，而为之努力奋斗。二是做好咨询服务工作，利用电视媒体、新闻广播、设置专栏、出板报等多种渠道向毕业生宣传有关人事的重要作用，并告知人事办理程序，要让毕业生充分认识到毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。三是通过市场调查分析或对用人单位进行采访，证明人事档案是用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

2.2规范毕业生档案管理工作，加强现代化技术在档案管理中的应用。一是大力加强档案管理人才建设。要树立人才战略思想，培养有较强政治素质和业务能力的人才队伍，健全工作人员岗位责任制；加强档案管理者的信息化继续教育，搞好档案业务培训。二是规范档案管理操作程序。接收毕业生档案要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，对接收的毕业生档案应重新整理，根据学习成绩、品德情况、奖惩记录、工作经历、培训进修、技能证件等相关材料全部收集汇总，并且对材料内容的真实性、完整性进行核对，分级负责，归口收集。三是创新档案管理模式，加强现代化技术在档案管理工作中的应用。通过运用计算机，把人事档案资料进行数字化处理，建立档案信息资源数据库和扫描储存等手段，将这些档案资料转换成电子信息，建立以姓名、出生年月、毕业院校、学历专业、就业单位等多种检索方式，体现出分类排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织等功能，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用。

2.3加大人事工作力度，业务创新，强化毕业生人事档案的服务功能。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，需把人事档案工作重点转移到服务上来，主动进高校为毕业生提供就业指导、职业规划、校园招聘、就业推荐和创业服务等，深入开发人事档案信息资源，变“死”档案为“活”信息，利用互联网平台，增设网上服务、异地远程服务功能，针对服务对象的不同需求，提供个性化的服务。加大毕业生人事力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。一是在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校或企业联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校或企业为单位的“集体”；二是人事的内容进一步完善，对毕业生的就业审批、干部身份、转正定级、落户手续、职称评定、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

2.4加强毕业生人事档案信息资源的开发与利用，建立人才资源信息库。通过对毕业生人事档案内容的审核整理，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力、工作业绩等方面的信息，并建立以姓名、学历专业、工作简历等为多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源数据库，作为人才资源信息库。并将人才资源信息库推向市场，利用多种渠道向社会宣传，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。建立档案远程查阅系统，以个人查询、企业查阅、授权单位阅档分类建立相应网上查阅方法，探索实现档案管理与服务的异地同城化，为流动毕业生和企业提供便捷的远程服务。通过市场运作，将毕业生档案信息、毕业生就业工作、人才机构人事、用人单位招聘等多个板块密切联系起来，形成资源互用，利益互享，从而真正达到人力资源配置的科学化、合理化。

三、结束语

本文笔者对毕业生人事档案管理中存在的问题进行粗浅的探讨，并提出相应的解决对策，使我们更加清楚地认识到，要想更好的发挥人事档案管理工作的最大作用，在实际工作中，不仅要从人事档案管理制度上不断进行更新，更应该根据人力资源的发展趋势，在人事档案管理观念、服务项目上进行不断创新，积极探索现代化档案管理模式，从而为社会人力资源的合理配置作出有益贡献。

作者：王小燕单位：中国海峡人才市场