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医学院校办公自动化网络建设

对于医学院校办公自动化而言,其目标是提高高校决策效率,即实现数字化办公,主旨在于调整管理构成、完善相关体制,并在保证工作效率的基础上,提升协作办公能力,以达到提升决策效果的目标。在办公自动化网络的建设方面,包含软件和硬件建设,前者是建设的核心目标,对于医学院校而言,办公自动化网络设定主要以TCP/IP作为核心通信协议;后者属于环境基础。

1办公自动化的发展及存在的问题

目前,办公自动化过程中存在较多问题,这些问题也是医学院校推广办公自动化网络建设时所需克服的问题,具体分为以下5点:①相关工作人员过于关注硬件设计,忽视了软件的作用,且虽然在技术创新上十分积极,但管理过程缺乏科学性。②一些医学院校只注重自动化网络的设定和系统建设,忽视了相关应用系统,虽然已有的应用系统具备一定的技术水平,但应用效果却难以显现。③办公自动化网络系统设定目标过高,导致设备成本投入过大,应用建设方面缺少可用资金。此外,工作人员对应用系统的使用和推广也不足。④沟通环境较差,缺少专业的协调部门。⑤文档的管理和监控缺少相关的技术指导和标准参考。

2医学院校办公自动化网络的建设对策

2.1强化体制建设

对于医学院校而言,体制建设是实现办公自动化网络建设的有效途径,特别是在数据库建设的标准化、规范化方面。因此,相关部门必须做好数据库的数据记录和存档,并保证资源的有效共享,而这些工作都离不开科学的体制管控和约束。根据目前医学院校的实际情况,应废除传统制度,根据国家的政策和需求推行办公自动化管理制度,这也是自动化网络建设的基础所在。

2.2实现高效应用

办公自动化网络建设的主旨为无纸办公,而医学院校的办公室也是信息的发布区域,因此,相关工作人员应有效利用公务、经济等信息资源。此外,需要强化自动化器械和革新相关技术,发挥办公自动化系统的多项效用,即处理文件、检索非结构化数据(图表、图像和声音等);借用计算机完成积存文件的预览和分析;标注、删除无需留存的文件,这样除了能减少传统操作的步骤外,还省略了一般的分类组卷规程,可有效提升办公效率。

2.3增强保护措施

档案是很多医学院校运用较多的文档。随着网络信息技术的推行,档案由原本的纸质文件逐渐转变为电子文件,其中,光盘、优盘、软盘和移动硬盘都是存放档案的重要载体。虽然这些载体具有体积小、携带轻便和容量大的特点,但对外界环境的敏感性较高,尤其是在温度较高、湿度较大、磁场较强的环境中,这些设备会遭到严重破坏,最终导致其内部储存的电子档案损坏或遗失。此外,相关人员还需要在计算机中安装杀毒软件,避免蠕虫、木马等电脑病毒对档案造成威胁。

2.4加强管理使用

要想保证办公室自动化网络建设有效完成,科学的管理和先进的技术是必不可少的,可从以下4个方面入手开展管理工作:①按照区域、职能划分网络,比如单位局域网、地区局域网等;实现小范围局域网的资源分享,相关人员要定期更新上传的资源,保证资源的时效性。②配置多媒体技术管控系统,即通过多媒体技术中的文字、照片、图像、声音对档案进行多样化管理。③设置多媒体检索。检索者可按照自身需求选择检索方式,从而提高档案查询的准确性和全面性。④管理与计算机技术完美结合。指通过信息化建设,使传统文档管理从本质上转变为信息管理,同时,利用计算机技术优化各类文件档案的整理、编目、检索等,从而降低各个流程的操作难度和复杂度,保证办公室自动化网络建设的有效落实。

3结束语

对于医学院校而言,处理日常琐事需要花费大量的人力和物力,且这些工作影响了整体的运作效率。而办公自动化系统网络的建设可有效解决这一问题,即通过结合内、外双重信息,并优化日常事务处理流程,从而提升检索效率,形成人性化、高效化和科学化的办公环境,最终实现医学院校办公室无纸化、无距离的科学办公。

作者:肖秋兰 张齐斌 单位:赣南医学院

 

  发布时间:2015/11/28 15:04:56  阅读人次