第一篇：干部人事档案信息化管理研究

1干部人事档案信息化管理的制约因素分析

1.1管理人才资源不足

人才是各个行业缺乏的重要资源，很多单位都认为没有必要聘请专门的档案管理人才，由办公室或其他相关部门的人兼职管理档案工作就可以，这样的思想是错误的，由此而产生的人事安排也是不科学的。档案管理工作是一项复杂的工作，需要工作人员付出更多精力，档案的分类管理、日常维护以及驱虫防潮等工作，都不是非专业人员能够完成的。干部人事档案是了解干部本身的重要资料，这些资料一旦出现问题就会影响到干部的发展甚至还会让一些“有心人”借此重新伪造档案。如果不安排专门人才进行管理，就等于给档案管理工作的建设附加一个漏洞，使部分别有用心的人从这些“非专业”人员的工作中钻空子，从而造成不良影响。

1.2信息化系统建设不完善

信息化系统建设不完善也是这一工作中出现的问题。干部人事档案信息化管理并不是简单地将档案内容输入电脑，通过现代化的设备记录就可完成的，而是需要一系列的信息化程序和工作环节，将档案管理工作形成一个信息化的整体，这才是信息化系统建设的全部内容。然而目前我国档案管理工作还远远没有达到这样的发展水平。比如，在分析干部档案的时候，只能从系统中输入查找个人的档案内容，却不能从宏观角度通过建模等全面了解干部信息，一旦需要相关数据还要进行人工操作，不能充分体现信息化的优势。这是由于人们对信息化管理认识不到位导致的。

1.3硬件配备存在问题

硬件配备的问题在不同单位程度不同。比如，一些资金较为充足的单位在硬件配备上可能表现为干部人事档案管理软件的应用不全面，或缺少数码相机等较少使用的档案管理信息化发工具。而在一些资金较为缺乏的单位，一方面有些单位可能还没有开始人事档案信息化管理工作，另一方面有些单位配备的基础信息工具，如电脑等硬件设备配置非常低，仅能进行数据录入等简单工作。

2干部人事档案信息化管理发展的建议措施

2.1培养引进专门的管理人才

培养引进专门的人才是发展干部人事档案信息化管理的重要一环，只有拥有高质量的人才做保障，档案信息化管理工作才能实现，档案管理工作的系统升级也才能有条不紊的推进。例如，人事档案管理工作中利用信息技术制作数据模型这一工作，并不是任何人都能完成的，需要专业的人才从事该项工作。因此，给每一岗位配备专业的技术人才，不仅是档案管理工作当前发展的要求，更是其未来发展的需求。

2.2完善信息化系统的建设和发展

要进一步建设和完善人事档案管理信息化系统。如果某单位暂时不能全面推进档案信息化管理工作，可先选择干部人事档案管理工作为对象，着重提高这一部分人的档案信息化管理水平，加强对干部档案的管理监控。定期检查和维护信息系统，及时解决出现的问题与漏洞，保证人事档案的安全性。目前网络攻击性逐渐增强，人事档案信息化管理的发展在给档案管理工作带来机遇的同时也带来很多挑战，除系统本身的升级和完善外，工作人员还应注意掌控系统的安全性，保证软件24小时有监控系统运作，消除档案管理工作的后顾之忧。

2.3投入资金，完善硬件配备

档案信息化管理的发展是一种趋势，各地都应积极响应，推进其全面发展。对一些资金充足的单位来说，应严格按照档案管理尤其是干部档案管理条例的相关要求，配备完善的硬件管理设备，促进信息化水平的提高，而对一些资金不充足的单位来说，上级管理部门应适当干预，给予一定的资金补贴，为单位人事档案信息化管理的发展提供更多支持。

作者：敖雪婷 单位：呼伦贝尔市人才流动人事考试中心

第二篇：干部人事档案信息化困境思考

一、信息化是干部人事档案工作发展的大趋势

干部人事档案信息化通俗地讲就是运用计算机、扫描仪、网络等现代信息技术实现档案信息接收审核、录入存储、转递和查借阅服务的过程。干部人事档案信息化的意义不仅仅在于将计算机、扫描仪、网络等现代信息技术运用于干部人事档案工作全过程，完成传统的纸质实体档案手工整理，人工管理向运用现代信息技术进行数字化管理的根本转变，创新工作手段，改进工作方式，而且更主要的还在于运用现代信息技术，规范干部信息，严格干部管理，遏制档案造假；减少档案损毁，保护档案实体，维护档案安全；增强档案功能，降低管理成本，提高利用效率，实现档案价值；提升管理质量和水平，为新时期干部人事工作和社会主义现代化建设提供优质高效的信息和技术服务。干部人事档案信息化是干部人事档案工作发展的大趋势。中共中央组织部作为全国干部人事档案工作的最高专业主管部门，自20世纪90年代初以来，就一直在大力提倡并积极推进干部人事档案信息化工作，全国干部人事档案信息化建设也取得了一些成果。中组部早在1995年1月，就颁布了《全国组织、干部、人事管理信息系统信息结构体系》，为全国组织、干部、人事管理信息系统软件的设计提供了一套基本依据和统一标准；1997年，中组部在全国推广由其监制的深圳版《全国组织干部人事信息系统》软件，并于2000年开始了基于图像的数字化干部人事档案系统开发的调研准备工作，并进行了相关系统的研发工作；中组部在2006年、2011年分别制定了《2006—2010年全国组织系统信息化工作规划》和《2011—2015年全国组织系统信息化工作规划》，提出了制定干部数字档案标准，建立中管干部、省（部）管干部数字档案信息库，在组织部门内部局域网上提供领导干部档案的查阅服务等干部档案信息化工作目标；2010年，中组部在下发的《关于报送新任中管干部数字档案的通知》中，制定了《新任中管干部数字档案报送标准（试行）》，并与北京航星永志科技有限公司联合研制了《干部数字档案采集软件》，率先完成了现职中管干部档案数字化采集工作，为全国干部人事档案信息化起到了很好的示范和引领作用；全国部分省市委组织部（如山东、广东、陕西、江苏、云南、湖南等省）研发有各具特色的《干部人事档案管理系统》软件，少数单位已经实现了干部人事档案的数字化管理，基本实现或部分实现了干部人事档案信息化，为在全国范围内全面推进干部人事档案信息化建设奠定了一定的标准、依据和技术基础，积累了一定的经验。全国干部人事档案信息化建设大环境、大趋势氛围正在形成。但全国范围的干部人事档案信息化仍处在一个缺乏统一规划，发展不平衡，水平较低，进展缓慢的困境状态。中组部虽然也为干部人事档案信息化做了大量工作，但由于诸多原因，至今还没有颁发全国性的干部人事档案信息化建设的总体规划、建设方案、发展目标和可以操作的指导性意见，基层单位的干部人事档案信息化建设基本上是处于一个“八仙过海，各显神通”，盲目发展的无序状态；部分省市、地区及单位已经初步或基本实现了干部人事档案信息化，但多数省市、地区和单位尚处在探索实践的起步阶段，干部人事档案管理总体上仍然停留在传统的手工管理为主的阶段；初步或基本实现了干部人事档案的数字化管理的省市、地区或单位，其信息化程度都不是太高，多数仅限于干部人事档案管理人员单机使用或局域网内少数人员使用，还没有形成干部人事档案管理系统专网以及在专网上可供全市、全省甚至全国共享的干部人事档案信息数据库。干部人事档案信息化建设目前的这种状况，显然与国家信息化战略要求不相适应，也落后于国家档案信息化建设的发展步伐，滞后于干部人事制度深化改革的实践需要。

二、阻碍干部人事档案信息化顺利发展的制度性因素

干部人事档案信息化建设是一项系统工程，它涉及资金技术、观念意识、组织领导、管理体制等各个方面，因此，造成干部人事档案信息化建设缺乏统一规划，发展不平衡，水平较低，进展缓慢的原因也是多方面的，既有干部人事档案工作的主管部门、干部人事档案管理机构的领导以及档案工作人员的信息化意愿不强，主观意识不到位，档案工作人员素质与信息化要求不相适应等方面的原因，也有资金投入不足，理论研究、技术开发不够，干部人事档案涉密性强，分级管理体制运行封闭等方面的原因。但笔者认为，上述原因还不是造成干部人事档案信息化建设盲目无序、进展缓慢的发展困境的根本原因。造成干部人事档案信息化建设盲目无序、进展缓慢的发展困境的根本原因是干部人事档案工作的有关部门对干部人事档案信息化建设的组织领导不力。组织领导是否得力在很大程度上要取决于组织领导力量强弱，组织领导力量强弱在很大程度上又根源于工作体制特别是领导体制。工作体制属于制度性范畴。干部人事档案工作体制上存在的诸多弊端直接影响干部人事档案工作的组织领导力量强弱，是影响和阻碍干部人事档案信息化健康快速发展的体制性障碍和制度性因素。体制性障碍和制度性因素在干部人事档案信息化建设中起着决定性作用。没有强有力的制度机制做保证，没有强有力的组织领导和强大的组织力推动，干部人事档案信息化不可能健康快速发展，干部人事档案信息化目标任务不可能顺利实现。干部人事档案工作体制主要解决的是干部档案工作归谁领导，由谁主管，谁来牵头，怎么去做这件事情的问题。因此，干部人事档案信息化盲目无序、缓慢发展困境归根结底还是由干部人事档案工作体制上存在的诸多弊端造成。

现行干部人事档案工作领导体制至少存在以下弊端：一是主管部门不太明确，责任主体不十分清晰。《干部档案工作条例》明确规定：干部档案工作由各级组织、人事部门领导，各级组织部门对同级和下级的干部档案工作，在业务上负有监督、检查和指导的责任。按照《干部档案工作条例》的这一规定，干部人事档案工作出现了组织、人事两个领导部门和主管部门。但条例对这两个部门的职责如何划分，怎样实现对干部人事档案工作的领导，没有做进一步的规定。实际上，干部人事档案工作自上而下都是由各级组织部门在领导和主管；干部档案工作相关文件均是由各级组织部门颁发，其他类人事档案如企业职工档案、流动人员人事档案管理方面的规定大都是参照干部人事档案工作相关文件精神制定出来的；2011年10月国家档案局在其颁布的《国家基本专业档案目录》，就明确将中组部列为干部档案专业主管部门。二是档案行政管理部门的监督管理责任没有完全落实。《干部档案工作条例》规定，各级档案行政管理部门要按《中华人民共和国档案法》等有关规定，对各级组织人事部门的干部档案工作进行宏观管理、组织协调和监督指导。但在中组部、国家档案局在《关于印发〈干部档案工作条例〉的通知》又明确指出，干部档案工作纳入全国档案工作管理体系后，干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，仍以各级党委组织部门为主。但《中华人民共和国档案法》实施细则以及《干部档案工作条例》并没有对档案行政管理部门怎样对干部人事档案事业的发展进行宏观管理、组织协调、监督指导，做出进一步的明确规定。实际工作中，档案行政管理部门没有或没有完全将干部人事档案事业纳入宏观管理、组织协调范围，工作业务上没有或不便于进行更多的监督与指导。2002年，国家档案局、中央档案馆颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》，就没有涉及干部档案信息化建设方面的内容；唯有2011年国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》，将《干部档案工作条例》列进需要做好修订准备工作的档案工作系列文件里面。三是机构设置不尽合理，干部力量配备没有完全到位。《条例》规定，县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理1000人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。但从实行的情况来看，机构设置和干部配备在某些地方、省市和单位并没得到很好地落实，除中央组织部干部信息管理中心下面有一个中管干部信息档案处，极少数省市县委组织部门设有干部档案处、干部档案科外，绝大多数省市县委组织部门都只是将干部人事档案工作作为组织人事部门的一项工作职能，在干部一处、干部科等机构下面设了一个干部档案室。干部档案室的工作人员不仅要按干部管理权限，分级管理干部档案，而且要履行对本地区、本部门、本系统的干部档案工作的领导与指导工作职责。干部档案室不属于编制内的机构，干部档案室的工作人员处于无职无权的尴尬地位。干部档案管理机构的这种配置，不仅直接关系到档案工作人员的职级待遇提升，影响干部档案队伍“安、专、迷”，而且直接影响干部人事档案事业的正常发展。干部档案室的工作人员在完成数量庞大的干部档案管理任务后，既没有多少时间去研究干部人事档案工作中出现的新情况和新问题，也没有多少精力去对本地区、本部门、本系统的干部档案工作的进行领导与指导。干部人事档案工作这样一套管理工作机构显然与国家档案系统那一套管理工作机构相差甚远。要靠这样一套管理工作机构及其弱小的档案工作人员队伍去完成干部人事档案信息化建设任务，显然不太现实。四是双管或多管单位归谁领导没有得到很好解决。按照《干部档案工作条例》：“干部档案工作，……由干部主管部门领导与指导”的规定，双管或多管单位的干部人事档案工作应该是由其干部人事的上级主管部门领导与指导，但《干部档案工作条例》并没有对双管或多管单位的干部人事档案工作归谁领导作明确规定，导致在实际工作中往往会出现双管或多管单位的干部人事档案工作，其上级单位都不管的现象，双管或多管单位的干部人事档案工作处于没有上级主管部门领导与指导的状态。

三、改革是破解干部人事档案信息化困境的根本途径

干部人事档案信息化建设要走出目前所面临的困境，既要加大信息化建设宣传教育力度，提高干部人事档案工作领导干部、档案工作人员的信息化意识和信息化专业技能；也要落实档案工作专项经费，加大信息化建设资金投入以及干部人事档案信息化技术研发力度；更要加大干部人事档案工作体制改革力度，克服干部人事档案工作领导体制弊端，破解阻碍干部人事档案信息化建设顺利发展的体制障碍，消除影响干部人事档案信息化建设顺利发展的制度性因素。

一是明确主管部门，强化领导责任。在新修订的《干部档案工作条例》中，应明确规定各级组织部门就是干部人事档案工作的主管部门，干部人事档案工作由各级组织部门领导与指导；中组部负责全国干部人事档案工作的宏观领导与指导，各级地方组织部门负责本行政区域内的干部人事档案工作的领导与指导，以避免出现同一系统、部门或单位出现组织、人事两个领导部门和主管部门问题以及双管或多管单位的干部人事档案工作主管部门缺位问题。

二是落实监督指导职责，加强宏观管理。干部人事档案作为国家档案的组成部分，理应纳入国家档案工作管理体系。在新修订的《干部档案工作条例》中，应各级档案行政管理部门通过什么方式实现对各级组织人事部门的干部档案工作进行宏观管理、组织协调和监督指导做出明确规定。档案行政管理部门除了按《中华人民共和国档案法》执法要求，加强对各级组织人事部门的干部档案工作进行检查监督指导外，还应将干部人事档案事业的发展、干部人事档案信息化建设、理论研究、管理机制、队伍建设纳入国家档案事业发展规划，落实档案行政管理部门对干部人事档案工作进行宏观管理、组织协调和监督指导。

三是健全工作机构，配足配强干部力量。在新修订的《干部档案工作条例》中，不仅要明确规定县以上（含县）的组织、人事部门，必须建立相应的干部档案管理工作机构，而且要明确规定各级干部人事档案管理工作机构的职级，统一机构名称，并按管档数量和是否有业务指导任务配备专职管理干部和业务指导人员。如中组部设干部人事档案管理局，省市组织人事部门设干部人事档案管理处，县处级单位设干部人事档案管理科，管档数量少或不需要建立机构的单位可以设置干部人事档案室等；在既有组织部门又有人事部门的单位或部门建立一个干部档案管理工作机构，集中统一管理本部门、本单位的干部人事档案；县以上（含县）的组织、人事部门干部档案管理工作机构必须配备专职管理干部和业务指导人员，管档数量少或没有管档任务的单位可以配备兼职档案工作人员。通过机构设置和干部职级待遇提升从制度机制上解决干部人事档案管理工作机构设置不合理、干部人事档案管理干部职级、待遇偏低以及档案工作人员“安、专、迷”等问题。

四是完善管理体制，优化管理模式。各级干部人事档案管理工作机构按照干部管理权限集中统一管理干部人事档案，并负责对本地区、本部门、本系统的干部人事档案工作进行指导、监督和检查。干部人事档案管理既可实行由组织人事部门的干部人事档案管理工作机构集中或相对集中管理干部人事档案的非纳入管理模式，也可实行由本单位的综合档案管理部门（档案室或档案馆）集中管理干部人事档案的纳入管理模式。各单位可以结合本单位实际，选择适合本单位情况的管理模式。实行纳入管理模式的单位，其干部人事档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

作者：方德生 单位：四川警察学院

第三篇：人事档案信息化建设

1人事档案信息化建设的重要意义

1.1人事档案信息化工作是顺应时展的迫切需要。

当今这个时代已近全面步入信息化时代，各行业各部门都在加快信息化的进程。档案部门也面临着信息轰炸和计算机网络技术带来的强大压力。很多地方已经在改变传统手工方式的操作，让信息技术全面介入档案管理和人事档案管理。在当前这样一种情况下，人事档案管理部门不应该还在观望、还要等待。而是要顺势而为、积极谋划，变被动为主动，最大限度的开发网络资源、开发软件系统、培养计算机人才，积极推进人事档案信息化建设，不断提高人事档案信息化建设的程度，充分发挥人事档案信息资源的优势，更好的服务于人力资源建设。

1.2人事档案信息化工作是人事档案进一步发展的必然要求

人事档案工作既是档案工作，更是人事工作的重要组成部分，属于人力资源管理的范畴。人事档案包含人员的各类重要信息、例如学历、职称、获奖，可以给人才选拔提供最直接的参考。人事管理部门为了更加高效、便捷的给决策部门提供人事信息，就必须要按照科学、系统的方法开发人事档案信息资源。由于传统以及历史的原因，当前人事档案还主要是以纸质材料为主，材料形成跨度时间长，种类繁多，人事档案门类有十大类，中间还有很多小类，多的材料能达到4、500页，要在这么多的材料、这么多的门类中实现材料的快速调阅，实在是很困难，也不符合现代信息资源建设的要求。信息化已经全面介入档案管理，很多地方的综合档案已经实现了信息化管理。信息化在人事档案的全面铺开是早晚的事情。为了走在人事档案信息化的前面，能更好的引领、带动人事档案的信息化工作，积极开展信息化建设是进一步做好人事档案工作的必然选择。

2人事档案信息化工作建设中面临的主要困难

2.1领导重视不够。

平心而论，档案工作在领导眼中并不属于重要工作。人事档案虽然关系着全部人员的重要资料。但在领导眼中只要把纸质档案管好了，做不做档案的信息化、开不开展的人事档案的网络化就显得不是那么重要。遇到有上面检查的时候能应付就应付，检查过后依然是老样子。因此当前人事档案信息化建设的的主要问题是领导的关注度还不够，领导还没有意识到信息化时代对人事档案管理带来的冲击。在很多领导的意识里，人事档案就是一大堆材料的堆积，信息化在他们看来完全没有必要。

2.2经费不足。

如前所讲，人海档案的信息化建设并没有得到领导的高度重视，因此在经费投入上就显得不是那么充足，能保障日常工作的正常运转就已经不错了。而且人事档案的信息化建设是一个系统的工程，例如有库房建设的需求、人事档案管理设备的要求，复印机、打印机、扫描仪、照相机等等这都需要经费的充足保证。除此之外，人事档案信息化建设最重要是的是软件的支持。管理档案的工作人员一般都不具备开发软件的能力，必须寻求市场解决。一般的软件也要十来万，好的甚至要几十万，这还只是初期购买软件的费用，后期的维护、保养、升级都需要资金的进一步支持。因此人事档案的信息化建设确实需要大量资金的支持，而我们在这方面还远远投入不足。

2.3人员素质有待提高。

尽管从事档案管理的工作人员近些年有一定变化，引进了年轻人、优秀的大学生，但从总体上来讲从事档案工作人的特点是年龄偏大、性别多是女同志，看着办公室人员多，真正能操作、上手的人员少。人事档案的信息化建设本来就是一项要求技术、要求信息化知识的工作。显然一大批年纪大的女同志并不能很好地胜任这项工作。

3人事档案信息化建设的对策

3.1千方百计争取领导支持。

通过各种形式、各种渠道向领导宣传人事档案信息化建设的意义和重要性。向领导展示人事档案信息化后的场景，让领导相信人事档案信息化工作是单位和部门人事工作的重要环节，人事档案信息化既是适应当前不断发展形势的需要，更是人事档案工作自身发展的迫切需求。只要争取到了领导的支持，不管是库房环境、资金保证、设备支持以及人员调动都会得到极大改观，将会有力的促进人事档案信息化工作的开展、加开改革的步伐。

3.2加大资金投入。

争取到领导的支持，想法设法加大资金的投入。趁着当前整个社会都在搞信息化建设工作，档案工作人员也要赶上这趟信息化建设的春风，把人事档案信息化建设的资金纳入单位的预算之中，这样就有了坚实的资金保障。在工作中严格按照预算来执行，根据人事的档案信息化的工作要求，把信息化建设需要的相关设备逐步配备齐全。在装备齐全的情况下为人事档案信息化工作奠定坚实的物质基础，合理配置档案库房,并根据档案库房管理的“八防”要求,配备防火、防盗、空调、灭火装置、温湿度测试仪等设施。保证人事档案信息化建设的顺利开展。

3.3培养适应现代信息技术的人才。

人事档案信息化工作就是将人事档案信息化、网络化的过程。这是一个现代化的过程，对已经习惯浆糊、缝纫机、装订机等传统档案整理方法的人员来讲是一个全新的课题，极具挑战。所以档案工作人员的转型特别重要，档案工作人员自身要有转型的意识，清楚了解当前整个档案发展的形势，明白转型非转不可，势在必行。与其让明天来淘汰自己，不如让自己转型来适应明天。积极主动加强档案信息化建设方面的学习，练就过硬的档案信息化本领。除此之外，档案管理部门要给工作人员提供转型发展的学习环境，通过参观学习、外出培训、请人来指导等多种形式为档案工作人员提供最好的学习环境、学习氛围、学习支持。这样通过内部以及外部的合力作用，推动档案工作人员的顺利转型，为人事档案信息化工作提供最好的人力保障。

3.4做好人事档案信息化建设的保密工作。

人事档案在现阶段毕竟还属于机密的内容，未经组织、人事部门授权，任何单位和个人不能随意调阅自己和他人的人事档案。在人事档案信息化工作完成后，人事档案的相关内容全部呈现在网上，这就给别有用心的人以及黑客提供了机会。因此做好人事档案信息化工作的保密措施特别重要。如果是通过购买他人软件的要定期备份、清理授权，设好防火墙，积极做好防御工作。有条件的话最好自己开发软件，掌握核心信息、掌握修改权限，这样会更加安全。无论如何都应该定期检查、做好清理，经常更换密码，想尽一切办法，保证人事档案信息化工作的安全。

作者：唐书怡 单位：乐山师范学院

第四篇：信息化人事档案管理探索

一、信息化背景下人事档案管理的意义

信息化背景下，人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化，进而提高人事档案管理效率，使其更方便、快捷。在进行信息化人事档案管理时，档案管理工作需要对那些易于损坏、使用频率较高的重要档案进行数字化、网络化保存，以方便使用和查询。在信息化时代背景下，加大现有人事档案数据库的规模和容量，加强信息共享与安全储存也是时展的需要。人事档案信息化管理的意义与作用可归纳为以下几个方面：

1、降低管理成本

传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

2、为社会选人用人提供方便

人事档案进行信息化管理后，档案不再以传统的纸质版形式存在，用人单位可以直接根据网络共享平台对人员进行直接快速了解，不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核，这在很大程度上加快了用人单位的工作速率，同时也可减少了相关管理部门对人事档案管理的工作量，还确保了档案信息的准确性，提高人事管理部门的工作效率。

3、促进档案信息的准确、完整

在传统的档案管理工作中，经常会出现由于部门之间没有及时沟通，交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，避免了这种由于交接工作导致的错误，使得档案更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性程度。

4、改变现有管理人员的工作模式

在传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，而进行档案信息化管理后，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析，从而提高各项工作的效率。同时还可以提高工作人员对业务的学习，进而提高他们对档案的管理水平。

5、增强档案原件保护

传统的纸质档案，虽说在档案室里能够保护完好，但档案拥有者一旦提出档案，安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化，会使档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时，档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。

二、信息化背景下人事档案信息管理的现状

1、缺乏强有力的监督

有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督，导致档案信息管理工作效率低下，现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清，在日常工作中往往会出现不必要的麻烦，一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作，没能很好的发挥法律监督作用，造成政府对档案的监督工作也不是很理想。

2、工作人员专业素质不够过硬

档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理，但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的甚至是临时调用，自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情，使得工作效率大打折扣。

3、自身机制薄弱，领导不重视

自身机制薄弱，领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去，各部门对此工作相互推诿，不能很好的进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事，在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理，以致档案信息管理不能很好的进行。

4、只重视使用，不重视管理

一些管理部门只单单的重视档案的查询功能，却忽略了管理工作。有的仍旧在延续老式档案的管理方法，不仅费时、费力，更不能很好的对人事档案进行管理，导致工作量大效率却低下。有的部门虽然配备的有电脑、扫描仪、打印机等先进设备，但对档案管理只是局限于输入和打印等一些常规的简单操作，对人事信息的整理、分类、汇总等工作则无法进行。

三、加强和完善人事档案信息管理的对策

在信息化时代背景下，为了使人事档案管理工作更好地开展，不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视，更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障，同时也需要大力培养专业素质人才来支撑人事档案信息化的进程。

1、建立完善的数据管理系统，重视人事档案管理的信息化建设

利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解到自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便企业在进行招聘时查询应聘者资料，同时这些信息可以重复利用，为企业的发展提供多方面的帮助。但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化。

2、加强人事档案管理工作人员的专业素质培养

工作人员的专业素质是保障人事档案信息管理工作顺利进行的保障。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。所以，无论是企业还是政府相关机构都应该加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。具体可聘请一些专业的档案管理工作人员对员工进行专业培训，同时还应聘请一些计算机方面的人才对员工进行深度的计算机培训，使他们掌握计算机的使用和修理。同时，员工也应注重自身专业素质的培养，在平时的工作中发挥主观积极性、能动性，主动去发挥自己的潜能，创造更大的价值。

3、建立健全内部管理模式，提高工作水平

科学、完善的自身管理机制，是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能的实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。

4、实施严格的考评制度并进行奖惩

按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度，按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出，认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励，而对那些工作成绩不高，或者在工作中犯了错误，比如将个人隐私透漏、使信息失真的工作人员进行惩罚、批评，对于情节比较严重的工作人员则追究其法律责任。

5、建立专人负责制度

为适应新形势的需要，促进档案管理信息化的发展，人事档案信息管理工作不仅需要专业的技术型人才掌握必要的信息化业务知识，并且还要有人参与档案管理、保护等具体业务。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，以便档案能够更好的得到管理与保护。

6、加强相关系统、软件的安全保障

在信息化高速发展的今天，网络能够给我们带来便利，也能够给我们带来侵害。过去使用的档案系统大多是单机系统，病毒不能直接入侵，不会造成大的危害。但若实现档案信息化管理，就要进行全国联网或是局域网连接，这个时候就可能会出现网络中断退出、病毒入侵、黑客来访等现象。因此，在进行相关软件购买的时候，一定要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件是否存在着漏洞，如果检查结果不符合安全需要，应立即停止使用，以保障档案信息系统的正常适用。

四、结语

总之，计算机信息技术的普及和应用为人事档案管理提供了新的方向和途径，也带来了新的机遇与挑战。人事档案信息化应吸取其它档案信息化建设的经验与教训，在科学发展的前提下，努力探索出一条向着数字化、网络化发展的可持续道路。

作者：蒋长高 单位：福建建工集团总公司