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医院电子档案管理对策探讨

发布时间:2020/12/3 9:17:52   阅读:

【摘要】本文主要针对加强医院电子档案管理展开研究,先提出了其重要性,然后以医院电子档案管理中存在的问题作为研究依据,重点提出有针对性的完善对策,主要包括创新传统管理意识、加强管理制度的构建、加强档案数据库的开发、加强电子档案的安全性和保密性,旨在将电子档案管理的优势和功能充分发挥出来,促进医院经营管理活动的顺利进行,进一步壮大医院的发展实力。

【关键词】医院;电子档案管理;对策

1引言

计算机技术的不断应用和普及,极大地促进了电子档案管理的应用,这对于各个行业领域均产生了极大的影响,尤其在医院,计算机技术已经成为共同关注的话题之一。通过加强医院电子档案管理,可以不断提高电子档案利用效率,对于传统纸质档案来说,在保存和管理方面的优势不足,如长时间保存,极容易造成档案丢失或损坏等现象的出现,基于此,极大凸显出了电子档案构建的重要性。由此可以看出,加强电子档案管理已经成为提高医院整体经营管理水平的重要方式方法之一。

2加强医院电子档案管理的重要性分析

2.1有利于控制档案管理人员的劳动强度。在医院档案管理工作中,对于以往传统管理模式来说,档案利用效率较低,而且立卷具有明显的难度性,同时其查准率难以保证。借助现代信息管理技术,可以对档案检索和查找程序和流程予以简化,并推动档案立卷归档目标的实现。基于此,可以不断提高检索工作效率和准确性。同时,还可以利用文书档案和病案管理,确保管理工作效率的稳步提升,从而给予医院档案管理工作强有力的支持和保证[1]。

2.2有利于提高医院档案管理工作水平。对档案自身的价值进行分析,主要体现在利用这一方面,所以要想将档案利用效率提升上来,应提高对文档卷宗质量的高度重视。传统文书立卷工作对人工具有较强的依赖性,而且立卷人往往结合自身理解来进行工作,所以不利于统一立卷标准制度,从而影响着案卷质量[2]。借助现代化手段的应用,通过在档案整理工作中的应用,可以将更多充足的精力和时间投入到档案编制研究等方面,从而不断提高医院档案管理工作水平,实现档案的高效利用。

3医院电子档案管理中存在的问题

3.1大数据管理意识比较薄弱化。相比于传统档案管理模式,电子档案管理的新型化特点显著,要想不断提高大数据存储应用效率,加强大数据管理理念的构建非常重要。但实际上,一些医院的重视程度不足,大数据管理意识比较薄弱,其表现在于:首先,一些医院在档案管理过程中,虽然应用大数据存储对于档案管理效率的提升具有一定的帮助,但是部分管理人员的思维观念比较固化,仍然以传统工作模式为主,所以大数据存储的作用尚未充分发挥出来[3]。其次,一些医院在处理档案资料过程中,人员分析比较突出,但是并没有合理应用大数据技术,虽然大数据内信息量较多,但是价值密度并不高,所以很难确保准确性。此外,部分医院在电子档案管理工作过程中,云存储和数据挖掘等严重缺失,仅仅简单应用大数据,所以大数据应用价值无法得以发挥。

3.2缺少完善的管理制度。在大数据存储的应用方面,应加强相应管理制度的构建,将制度的引导性作用发挥出来,从而不断提高大数据存储的应用效率。但是在实际上,一些医院的重视程度不够,尚未积极调整现有制度,所以大数据存储应用的相关内容比较少,很难发挥出对管理人员的引导性作用。同时,对当前现有管理制度进行分析,其惩罚力度较强,相对来说,激励的内容比较少,所以对于调动管理人员对大数据存储的应用效果并不理想,从而在潜移默化中对大数据存储的应用情况造成威胁,进而不利于电子档案管理质量的提升。

3.3档案数据库开发力度缺失。现阶段,诸多医院对于电子档案管理的重视程度较高,要想有效应用大数据存储,加强档案数据库的构建非常重要,不断提高信息管理效率。但是现有档案数据库的缺陷和漏洞较大,首先,现有电子档案数据库功能的全面性不足,针对于诸多数据库,仅仅在数据录入、整理等简单功能方面得以体现[4],而云存储和数据挖掘等功能尚未得到发挥,仅仅借助人员进行数据分析,所以大数据存储的应用功能无法得到发挥。其次,在大数据录入过程中,人员手动录入比较常见,不利于将信息录入的准确性提升上来,其次,在医院电子档案数据库运行过程中,安全性水平有待提升,极容易遭到信息泄露的威胁。

3.4电子文件的安全管理力度不足要想将电子档案的原始性和完整性等优势发挥出来,加强电子档案的安全管理势在必行。通常来说,电子文件具有高度可重复性特点,具有编辑修改的功能,而且可以防止出现痕迹,针对一些鉴别文件原始凭证性的关键信息,出现被更改的概率较高,所以一定程度上增加了电子文件原始凭证性辨别的复杂性,其难度也越来越高。再加上一些自然灾害的威胁,使电子档案面临着被破坏等不良现象的威胁。

4加强医院电子档案管理的完善对策

4.1创新传统管理意识。大数据优势显著,对于档案管理工作的开展至关重要,所以医院要想将电子档案管理的优化水平提升上来,应对当前管理意识进行改进和创新。首先,医院领导应对落后观念予以积极改进,提高对国内外相关学术会议的参与度,对更多大数据存储的相关理论知识进行学习,并对大数据存储的重要性予以明确化,从而更好地指导电子档案管理人员,为大数据存储的应用提供支持。其次,应积极宣传和推广大数据存储,确保各个员工充分掌握大数据存储,为提高大数据存储的应用效率奠定基础,确保电子档案管理质量的稳步提升。

4.2加强管理制度的构建。在开展电子档案管理工作过程中,医院加强管理制度的构建非常重要,医院应将大数据存储应用视为一项重要工作,结合现有管理制度,加强大数据应用相关内容的融合,更好地指导管理人员[5],从而使该项工作得以顺利实施。同时,在管理制度建设过程中,应注重激励内容的融合和渗透,实现奖惩分明,确保惩罚与激励处于高度平衡和统一的状态,既可以有效约束管理人员的行为,也可以将管理人员对大数据应用的热情予以调动,从而为工作质量提供制度性保证。

4.3加强档案数据库开发。在电子档案管理过程中,医院应提高对大数据技术应用的重视程度,积极开发档案数据库。首先,医院应确保系统研发机构选择的专业性,对自身电子档案管理需求进行分析,加强档案数据库的积极开发,确保优势的性能和功能,在涵盖现有简单功能的同时,应加强先进性能的开发和应用,如云存储和数据挖掘等。其次,要想不断提高档案数据库使用效率[6],应注重定期更新和维护工作的开展,通过不断创新对数据库的性能予以扩充,并推动数据库安全性的提升,从而使电子档案管理水平得到保证。

4.4加大监督管理力度。对于医院来说,应加强内部监督机制的构建,确保监督环节的独立行,定期检查电子档案管理情况,一旦发现问题,及时予以治理,而且由于电子档案出现被丢失等现象的概率较高,所以应进一步规范电子档案管理工作,防止安全事故的出现,将内部监管责任力度提升上来。此外,医院应与外部监督保持密切配合,加强政府相关部门全面检查和专项检查等方式的应用,将档案管理中存在的隐患挖掘出来,从而彰显出内部监管的执行效力。

4.5加强电子档案的安全性和保密性。在开展医院档案管理工作中,档案机密的保管非常关键,这对于档案管理人员和利用者均提出明确的要求,所以要将相应的规章制度要求落实到位,对档案内容予以积极维护,推动档案安全性和保密性水平的提升。对于档案管理工作人员来说,应对档案的机密予以大力保密[7],并不断提高安全利用水平。在传输和处理过程中,要想防止资料变更现象的发生,应加强加密身份验证保护措施的制定,以免病毒等恶意程序的出现,从而最大程度地维护医院科研成果,并使其医院知识产权的安全性得到维护。此外,在档案利用和保密关系处理方面,应全方位、多角度领域地审查档案内容,并将时间、地点等变化因素考虑进去,不断调整档案密级,将利用范围拓展开来,并将批准的程序简化至最佳程度,确保档案资料符合利用者的实际需求。

5结语

综上所述,对于医院而言,加强电子档案管理势在必行,不仅可以使医院内部建设需求得到满足,而且还可以顺应医院档案工作的信息化发展趋势,实现医院档案管理工作的顺利升级和更新目标,所以值得进行大力应用和推广。

作者:殷显英 单位:吉林省中医药科学院

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