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传统档案管理与电子档案管理论文

传统档案管理与电子档案管理论文

一、电子档案管理与传统档案管理的特性分析

(一)电子档案管理与传统档案管理的共性

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面:一是两者的基本原理共通,以传统档案管理原理为基础,电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化,即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理,但这并不排斥两者在基本原理上的共通性,总的来说,电子档案是传统档案管理发展的成果;二是电子档案的存在与传统档案不可分离,传统档案所管理的信息属于社会实践数据,这些数据具有极大的真实性,对电子档案管理来说,同样需要保障信息的可靠与真实,此时,传统档案资料就是其真实性的重要保证;三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大,建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势,不仅可以存储各种各样的档案信息,还可以实现资源共享,在进行资料调用时具有更好的便利性,同时,如果想要查看实体的传统档案,还可以直接通过电子档案的记录将其调出,进而实现直接获取。

(二)电子档案与传统档案管理上的差异

1.管理方式不同

电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性,它能够实现档案一级管理,也就是说档案管理人员在接收到文件后,可以及时的给档案提供一个档案号,这个档案号具有唯一性,并且对档案类型采用相应的主题进行标注;传统档案管理的工作量相对较大,在管理过程中首先要填写档案日期、类型,之后才能给予一个位置进行储存。

2.保管方式不同

电子档案进行信息存储的载体往往会老化,在现代技术与计算机的更新过程中,其载体的老化容易造成档案信息的失真,进而影响档案的可靠性;传统的档案管理具有信息纸质备份,通常不会出现档案信息丢失情况,也不会面临病毒入侵等网络风险。

3.归档方式不同

电子档案具有可逆性与可重复性,管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹,这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧,还能将错误信息进行及时的更正,但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性;传统档案管理在进行归档时,通常是依照科学的顺序进行分类摆放,同类档案之间存在相关的联系,管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行,留有操作痕迹,能有效弥补电子档案管理上的不足,更能确保档案的原始与真实性。

二、电子档案管理的利与弊

(一)电子档案管理的优点

1.电子档案管理的出现,有利于绿色环保事业的开展

电子档案管理实行无纸化办公模式,对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入,还使树木砍伐状况得以改善,有利于森林资源的保护。同时,纸质文件使用数量的降低,还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。

2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短,使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递,不再具有文件打印、文件张贴需要,档案信息的查询与管理更加具有时效性。

(二)电子档案管理的弊端

1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机

如果长期使用,可能出现资料无法读取现象,因此,电子档案管理模式下,应该做好相关的安全备份工作,保护手段可以采用云技术等。

2.企事业单位在进行电子档案管理

由于其操作程序相对复杂,对档案管理人员的专业要求较高,因此,必须要配备以高技术人才,同时,还应该加强管理人员技术培训,充分保证电子档案可靠性。

3.电子档案在进行数据共享与传输时,面临复杂的网络风险

例如病毒、黑客攻击等,管理人员需要加强数据信息安全管理,可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。

4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高

国家也出台了相应的电子档案管理法规,但是对于一些具体的细则仍不够完善,电子档案管理面临一系列的法律制约,相关部门应该退出相应的电子档案管理办法,为档案管理的发展保驾护航。

三、结束语

电子档案管理模式较传统档案管理来说,在很多方面都有了提升,最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高,电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势,电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性,在现阶段和将来的一段时间内,电子档案管理还不能完全代替传统档案管理,相关人员应该在进行传统档案管理时,良好的融入电子档案管理的优势,提高档案管理质量。

作者:石婷婷 单位:新疆油田社保中心