一、城建档案信息化的发展和现状

随着信息技术的广泛应用，特别是电子政务的飞速发展，档案信息化发展迎来了良好发展机遇。国家启动了数字档案建设与服务工程项目，全面提升了档案信息化建设的水平。在国家“十五”重点科技攻关项目中，启动了城市建设档案管理信息系统课题。许多城市建立了城建档案管理信息管理系统，能够实现共享与业务工作的一体化，提高城建档案现代化管理工作的效率。同时，档案信息化还面临以下几个问题有待解决：

（1）档案信息相互共享制度有待提高

目前传统的档案管理与服务方式重藏轻用，不能很好的相互共享，导致利用率低下。

（2）档案信息资源共建共享技术相对落后

住建部门下属单位众多，往往有的单位已经建立了单项档案信息管理系统，由于缺少统一规划和设计，系统之间的互联互通难题没有得到解决，导致档案的数字化完成以后，没有形成共享的局面。

（3）档案信息资源相互共享标准体系缺乏

标准化建设是促进档案信息化发展的重要内容，目前众多的档案管理软件缺乏统一的规范与标准，制约了档案信息资源共建共享的发展。

（4）网络安全存在隐患

住建部门管理的很多档案是敏感数据，在网络环境下，有诸多因素会导致信息服务的安全造成威胁急需解决。

二、系统总体设计

城建档案信息管理系统的总体架构，档案信息管理系统应该具有极高的安全性，提供保密安全体系，对来访者进行身份识别，包括动态口令，加密卡，指纹识别等。系统首先提供档案进入的功能，提供人工录入、系统导入、扫描录入等功能；然后开展档案的加工整理工作；对各种档案开展综合开发利用；档案的相关信息可以便捷的输出。

三、系统功能结构设计

本文通过对住建部门的档案管理业务进行需求调研，根据用户习惯，并参照建设工程文件归档整理规范、城市建设档案著录规范等标准规范，对城建档案信息管理系统的功能设计为7个功能模块。

（1）档案初始登记

工作人员使用此模块完成档案初始化工作。提供档案登记、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等功能。

（2）档案综合管理

提供多样化的档案业务管理功能，包括档案接收入库审核，档案著录与编目排架，原文管理，档案检索，档案利用，档案销毁，统计，自动生成打印馆藏档案目录，案卷封皮、卷内目录、卷内备考表、背脊等。

（3）数字化加工

将文档实体通过扫描、数码摄影等模数转换方法转化为数字信息，采集到计算机中，同时录入文档的索引条件和属性等信息，对影像文件进行图像纠正、去污、去黑边，裁剪等后续加工，自动加入到相应文档的分类当中。

（4）档案查询

供用户查询档案的信息，提供档案类别、档案编号、档案名称、工程地址等查询项来进行档案的检索。用户可以选择自己最关心的字段作为查询结果来显示。

（5）报表输出

提供用户各类报表，方便用户进行工作量的统计，可以输出为EXCEL等格式。统计报表包含：工程数量统计表、项目报建登记统计表、工程审核意见统计表、项目报建统计表、工程报建统计表、工程文件-登记统计表、文件整理统计表、窗口接收统计表、业务审核统计表、主管确认统计表、入库工程统计表等。

（6）档案分析

原来的表层档案信息开放转向深度挖掘，为城市规划、建设、维护提供更广泛的信息支撑。

（7）后台管理

给管理员提供后台支撑功能。资料管理，系统参数设置，档案著录单类型设置，档案分类，辅助字典，用户及权限管理，操作日志等。同时，后台还提供提供数据的自动备份功能，每日、每周定期备份，也可手动备份，增量备份，另外，也可以精确选择时间手动还原。

四、结语

在信息化时代非常有必要推进档案信息化建设，能够有效改善传统纸质档案管理模式的缺点。本文研究了城建档案管理信息系统，通过统一的标准，规范城市规划、建设、管理的各种文件管理，统筹住建部门各业务系统的文件管理，从而实现城建档案全过程信息化控制和管理。由于各城建部门档案信息化建设水平参差不齐、各单位对档案重视程度不同，以及投入经费和人才缺乏等问题，各地实施城建档案管理信息化的道路，还面临许多困难，需要加以研究和推进。

作者：吴琴燕 单位：荆州市建筑工程管理局