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管理信息系统对企业财务人员影响探析

发布时间:2021/4/18 15:37:05   阅读:

摘要:近年来,计算机技术与管理信息系统呈现出日趋成熟的发展趋势,衍生出了多样化的管理软件,如ERP系统等,这些管理信息系统,已经有机融入了社会各个企业的管理之中。随着管理信息系统的不断渗透,对于企业财务管理,也提出了更高的要求标准,尤其是对企业财务人员而言,信息管理系统的应用不仅影响了传统的财务职责定位,而且还直接影响了财务的工作重点,推动着企业财务人员必须加快传统财务理念的转变进程,更对提高财务人员综合素养起到了良好的促进作用,也为各个企业的管理工作带来了全新的变革契机。管理信息系统的结构相对其他管理模式而言,具备更好的完整性,其利用系统配置方式,在系统中融入企业管理理念,有机整合企业各类资源,提升企业资源的使用效率,尤其是在财务管理、业务流程等方面,借助管理信息系统强大的集成性,快速汇总、整理并生成管理者所需的数据信息,并以此作为分析基础,为后续工作指引方向。本文主要以完善管理信息系统为探究视角,分析其对企业财务人员产生的影响,旨在为广大相关工作者提供借鉴,以期推动企业管理实现长足发展。

关键词:管理信息系统;企业;财务人员;财务风险

所谓的“管理信息系统”是一种以人为主导,以计算机为硬件设备的系统工具,该系统具备信息收集、传输、加工等功能[1]。其属于一种现代化技术管理手段,企业要想顺应时代的发展,就应借助现代化力量,不断完善与优化管理信息系统,以此提高企业财务人员的工作质量与效率。同时,借助管理信息系统,提升企业财务人员的管理价值。

1管理信息系统的基本概况

管理信息系统在我国最早产生于20世纪80年代初期。在我国1984年出版的《企业管理百科全书》中,将管理信息系统定义为:由计算机、工作人员等元素构成的系统,这一系统在运转过程中,能对信息进行应用、维护、处理、分析、传递、收集等。管理信息系统在企业发展中,能有效监测企业中的各种运行状态[2]。简单来讲,管理信息系统的内部结构十分完整,其中涵盖了多个子系统,如财务、销售、物资、生产、运营,等等。管理信息系统在企业做出重大决策时,能将过去的信息数据进行收集与分析,以此为企业提供真实、准确的决策依据。如此一来,企业不仅能通过数据信息降低企业决策风险,而且还能促进企业业务实现流程化、规范化发展。

2立足于企业财务人员,完善管理信息系统的重要意义

2.1有机整合企业运营中的各个环节。对于企业而言,应用管理信息系统,能帮助企业将日常运营中各个重要环节进行有机整合,如人力资源、生产、销售、采购物流、合同、财务报账等。每一个企业,虽然其环境、规模、商业模式、管理方式都不一样,但是,从本质上来说,最终都会抽象成为业务循环、管理循环和信息循环。在阿妮塔编制的《现代会计信息系统》一书中明确表示:财务人员在日常工作中,应深入探究业务过程、管理过程、信息过程之间的关系[3]。财务本身就是一种信息系统。在财务系统中,不仅包含了信息收集、储存,而且还能对财务数据进行加工处理,并为企业发展提供财务信息参考依据。因此,从这个层面上来看,财务就是IT。而管理信息系统,也是深入业务流程,对公司的各个环节进行流程化、节点化管控的过程。此外,企业财务人员利用管理信息系统,能在第一时间掌握业务进展状态,以便与相应部门展开密切的沟通和交流。管理信息系统相较于传统以单据为标准的财务处理模式,更具实效性,企业财务人员可利用管理信息系统的自动化优势,确保财务数据的高效、及时、准确。

2.2提升企业管理决策的有效性。企业在长期发展过程中,会产生各种各样数量庞大的业务数据。在企业建立初期,财务数据尚可通过企业财务人员处理分析,但是,随着企业的不断发展,财务数据不断增加,传统的人工处理财务数据模式已无法应对当前的情况。尤其是在企业管理层对企业进行重大决策时,如果没有准确、可靠的财务数据做支撑,极易使企业面临决策失误的现象,甚至还可能造成无法挽回的严重局面。而管理信息系统良好的自动化功能和数据处理能力,可有效转变传统的人工分析财务数据模式,借助系统数据处理优势,提高财务数据的有效性。此外,企业财务人员在储存和分析不同口径的企业财务数据时,管理信息系统可根据工作需要提供不同维度、不同场景、更有针对性的分析建议。如此一来,企业在研究发展战略时,可借助管理信息系统的财务数据,明确不同业务模式下的企业风险,以此提高企业决策的针对性。

2.3加强企业财务风险控制。管理信息系统属于高度集成的系统体系,能够有机整合企业整个业务流程、管理标准等,并且利用系统管理模式,规避人为的操作干预。这一功能对于企业财务部门而言,具有强大的风险管理作用。管理信息系统要求财务人员以业务前置为工作原则,将传统的核算工作升级转变为管理财务工作,如此,企业财务人员不仅能够利用财务集成功能,真正地实现把控业务流程,而且还能从业务角度,探究整体流程和各个环节可能潜在的风险,以此提高企业内部控制的有效性,降低风险。

3立足于企业财务人员,完善管理信息系统的相关原则

3.1科学设置管理信息系统权限。企业中的管理信息系统权限,通常采取的是人为设置模式。因此,企业财务部门在设置管理信息系统权限时,应确保权限的科学性,如:①不能向同一财务人员设置两个以上权限;②权限分配应遵守分工协作和相互制衡原则;③将某些数据的独立权限,设置为同一财务人员;④权限应与财务人员的实际岗位工作范畴相匹配等[5]。要根据企业的实际业务流程和管理规范,来进行每个流程及审批节点的设置。首先,财务部门在划分权限时,应以职责分离为准则,针对不同财务人员划分不同的权限,以此约束财务人员的操作行为。例如,在划分预付款额度及赊销等审批权限时,应充分考虑预付账款、应收账款坏账率,避免向同一财务人员同时划分预付款额度,以及赊销的审批权限。其次,为了进一步规避管理信息系统权限设置的不科学性,财务部门应定期进行自查以及通过内审部门,对各项管理办法的应用以及内外部检查中出现的问题进行审视,对涉及管理信息系统的部分进行严格核查。对系统权限进行定期梳理,加强离职人员和流动人员的信息核对,严格控制高权限人员数量。

3.2关注管理信息系统运行状况。世界上没有任何一个管理信息系统是绝对完美的。企业在应用一款管理信息系统时,应先对其不断测试与调配,才能确保管理信息系统符合正常使用标准。即便满足企业使用标准,企业财务人员也应随时掌控管理信息系统可能存在的潜在漏洞。在如今的市场环境下,管理信息系统需要适应业务本身的发展,除了客观记录业务流程中的数据、信息外,还需要不断适应变化的管理思维。因此,财务人员要时刻保持对于管理信息系统的关注和警惕,一旦出现漏洞,极易导致管理信息系统在标准化操作时,无法完全适用于某些特殊财务事项,从而造成严重处理结果。例如,SCM系统开展企业存货采购物流等工作时,如果系统不能第一时间对特定品名的产品进行识别与处理,或者将特定品名产品归类到其他产品中,则会造成存货数据出现错误,甚至可能造成较为严重的后果[6]。鉴于此,企业财务人员要及时掌握管理信息系统可能出现的漏洞,避免因系统错误的处理结果,对财务数据造成消极的影响。3.3重点强调原始数据准确性目前,企业财务人员在应用管理信息系统时,虽然能有效规避因人工记录而造成的数据错误,但并不是万无一失。由于各种技术原因,管理信息系统无法与企业整体业务体系进行无缝衔接,这就导致在录入某些原始数据时,仍需要通过人工记录的方式完成。如果企业财务人员在录入原始数据过程中,出现错误,则会导致管理信息系统出现无法有效识别的问题[7]。鉴于此,企业财务人员应始终抱以严谨、警惕的工作态度,对管理信息系统中的数据,认真全面地分析和检查,以此保证财务数据的准确性。另外,财务人员应将财务系统数据与业务系统数据进行定期核对,查找数据不一致的地方,并根据数据流找出系统中存在的问题,对系统进行完善,确保财务数据和业务数据一致。

4立足于企业财务人员,完善管理信息系统的发展方向

4.1强化企业财务人员的综合素养。企业要想从根本意义上完善管理信息系统,离不开高素质的企业财务人员。对于企业财务人员而言,不仅要具备扎实的专业知识,而且还要具备灵活应用计算机软件的能力[8]。此外,企业财务人员还应深刻理解管理信息系统的运行原理,以便于在日常开展工作时,能有机融入管理信息系统。对于管理信息系统而言,企业财务人员一方面是使用者身份,另一方面也是监督者身份。企业财务人员在应用管理信息系统过程中,须挖掘各种可能的方向与方案,保证系统数据的真实性与准确性。如此一来,不仅能在企业管理层做出重大决策时,为管理层提供数据支撑,而且还能使企业减少不必要的损失,避免出现人力、物力、财力过度浪费的现象。管理信息系统除了具备分析、加工海量数据、过程留痕、风险防控以外,其更重要的功能作用是帮助财务实现管理价值。因此,企业财务人员还应打破传统的思维模式,提升管理思维,从管理者的角度去审视整个管理信息系统中的方方面面。

4.2提高财务人员的全局视角。近年来,随着信息化技术的快速发展,推动着管理信息系统的功能也越加多元化,衍生出了各种ERP软件。对于企业财务而言,ERP软件不仅能通过事前控制,帮助企业规避风险,而且还能详细记录企业资金活动的各个流程,如采购、生产、销售、库存,等等,对于企业的整体业务流程而言,具有不可替代的重要价值。企业在应用ERP软件时,能够详细记录企业整个资金活动的相关数据,上到购置产品原料,下到产品销售,并以此为基础,将企业整体价值链全面充分地展现出来。企业财务人员在处理相关数据时,应转变传统的分析模式,打破财务报表某一会计科目的约束,要以企业全局为视角,以价值链为基点,对企业财务数据展开分析[9]。此外,打破传统的路径依赖和部门壁垒,深度挖掘企业各项经济活动在价值链中的相互作用,深耕业务活动本质,将管理流程制度化,将制度融入到业务流程中进行规范,将管理会计和信息系统进行深入融合,提升财务数据的价值。如此,企业财务人员才能优化企业经济活动,推动各部门形成良好的协同作用,有机整合企业资源,帮助企业实现整体效益最大化。

4.3加大管理信息系统的建设进程。对于企业而言,每一个系统的上线,都充分展现了企业的管理思维理念。与此同时,也是对现有系统的一种补充与完善,所以更需要我们以自身所处的环境为准则,对管理信息系统进行评估和改进。完善管理信息系统是一项长期战役,不能一蹴而就。企业在充分发挥管理信息系统的使用效率时,仍须对其进行不断的完善与优化。企业财务人员在应用管理信息系统后,须根据企业业务的发展需求与特点,不断优化管理信息系统,以使管理信息系统符合企业的发展进程。此外,企业财务人员在完善管理信息系统时,应通过自身的专业知识,结合业务的发展特点,对系统功能进行完善,提出建设性意见,以此提高处理企业财务数据的工作效率[10]。另外,企业还要加装高效率的杀毒软件与加密软件,避免因黑客或病毒的攻击,发生财务数据丢失、泄露等问题。企业财务人员还应根据企业实际情况,建设相应的子系统,如辅助管理、财务决策、财务控制、财务分析、财务预算,等等。

5结语

综上所述,企业财务人员在日常开展工作的过程中,应充分利用管理信息系统的管理优势,对企业财务数据做到实时掌控、阶段性回顾,以及不定期检查。一方面,企业财务人员应积极转变自身的职责定位,并敢于打破传统财务理念的束缚,不断提升自身的综合素养;另一方面,企业财务人员应将财务工作的侧重点,向业务分析、风险预警、问题处理转变,利用信息化手段和管理思维,帮助企业实现长足发展。经过广大同仁的共同努力,将催生和促进业务型财务、战略型财务的落地,同时,通过管理信息系统,优化企业内部控制,助力业务财务一体化进程,逐步实现财务为企业增加价值的目标。

作者:秦谊 单位:中国移动通信有限公司政企客户分公司

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