电子合同归档管理
电子合同归档管理范文第1篇
关键词：企业归档 工作 问题 解决
中图分类号：C29文献标识码： A
前言
工程项目在酝酿、决策到建成投产的全过程中形成了大量的文件，其中应当归档保存的文件就是该项目的档案，包括工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等形式与载体的文件材料。在企业中，工程档案直接服务于各项生产、建设活动，是企业最重要的信息资源。
一、归档工作存在的问题与现象
档案的管理工作离不开归档，而归档被认为是企业档案管理的一件难事，究其原因，有以下几个方面：
1、有人认为，归档文件没有自己保管方便，用时还得到档案部门去借，办理手续费时又费力，故自己保管备查。
2、有人认为，应归档的文件材料是自己写的，专利权应归自己所有，没有向档案部门归档的义务，而是当做私有财产自己保存。
3、有人认为，档案归档可有可无，不管理档案企业照样发展，其他工作照样进行，故不重视文件材料的归档。
4、对企业文件材料归档范围及界线认识不清，不知由谁来管理更科学、更合理，有相互扯皮现象。
5、近年来，互联网的迅速发展，光盘、影碟和屏幕信息大量出现，快节奏互联网上的电子信息文件传递改变了手工传递文件方式，也改变了归档的管理方式。
二、归档工作问题的根源
1、原先遗留下的归档难问题，拥有材料的人不愿归档。尽管档案界领导及广大档案管理人员作了很大的努力，针对归档难现象，制定下发了《档案法》等档案法规性文件，使归档管理工作得到了改善，但是距离依法治档的目标还差很远，执行难的问题还没有从根本解决，人们的意识问题还没有转变。主要是企业职工归档意识淡薄，档案法治观念不强，没有做到依法归档。依法归档的活动也没有完全开展起来，各级人员对归档管理的重视程度不够，不能行之有效地全部按时归档。
2、科技革命快速发展，推动信息革命适应社会及企业经济发展需要，从而产生的问题。作为管理信息、科技的企业档案部门，工作中仍然存在着归档管理工作发展跟不上企业发展步伐的现实问题。集中体现在归档方法简单、科技含量低，收集归档还只是去企业各职能部门要，给多少要多少，以至于归档材料很难收集齐全。同时，档案归集所采用的科学技术方法还不够或者没有应用到归档管理中去。
3、在归档管理手段上，现有的电子文件归档管理工作科技含量低、控制能力差，特别是企业上网人员形成的电子文件，档案部门还没有相应程序软件支持对电子文件的控制归档，造成电子文件归档失控，总之是由档案归档工作科学管理薄弱造成的。
三、归档工作的有效途径
1、建立健全合理的企业档案管理制度
有规矩才能成方圆。工程档案管理是企业档案管理的重要组成部分，其管理必须纳入到企业档案管理体系中。依据国家档案局印发的工程建设项目档案管理、验收的有关规定、办法，制定符合企业特点的管理制度，确定负责项目档案管理工作的领导和部门，明确责任和权利。
工程档案的归档要贯彻集中统一管理的原则，遵循科技档案的形成规律，保证档案的完整和准确。由档案部门实行集中统一管理，各部门经办的应归档的文件材料必须向档案部门移交，不允许分散保存在各业务技术部门手中。必须建立科学、有效、切实可行的归档制度，将工程建设活动中产生的文件材料纳入制度管理中。归档制度要具有科学性、合理性，既要紧跟时代的步伐，又要符合本单位的实际情况。必须明确档案的归档时间、归档范围和归档要求。根据工程档案的形成规律，可以把涉及工程项目公司收发文的归档与文书档案一起，在第二年由办公室向档案部门移交，其他的技术资料、合同、电子文件等采用随到随归的方法，并把工程图纸的发放管理纳入到档案管理中，确保应归档的文件材料及时完整地归档。
2、将工程项目档案管理工作纳入到合同管理中
合同是现代社会规范经济工作最重要、最有力的法律手段。工程建设项目要顺利实施离不开合同的约束，工程档案是整个工程项目的一个重要组成部分，它的管理也必须依靠合同这一有力的法律武器进行规范。要把档案管理纳入到合同管理中，在签订设计、监理、施工、购置等合同时，要列有专门的条款，明确规定项目文件材料的收集、整理和归档责任，对归档质量、归档份数和归档时间作出明确的规定，保证外单位编制的工程档案质量符合归档要求。
3、配备高素质档案人才队伍
人才是做好工作的关键因素，工程档案归档的质量与档案人员的业务水平密切相关。档案部门不是闲职岗位，需要配备业务素质高、责任心强的专业人才。档案管理人员负有对本单位各部门的档案工作及各施工单位交工文件、竣工图纸的编制进行指导、监督的权利和义务，并对档案的接收负有把关的责任，对工程档案的归档质量起着至关重要的作用。高素质的档案管理人才不仅能严格执行档案管理的各项规章制度，而且能与进俱进，不断创新，以适应时展的要求。
四、电子文件材料的归档。
1、正确选择电子文件归档的途径
（1）借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
（2）选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一” , 打破了立卷单位界限,更趋向于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹企业的信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。
2、建立电子文件归档制度
开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像原纸质文件的归档人员, 经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 以各单位计算机与信息管理同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子文件档案信息, 以标准化的格式通过网络传递给档案部门, 由档案部门进行分类、整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上, 并做多个备份, 避免自然因素损坏和非法访问。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能, 并进行用户确认, 以确保档案的完整与安全。
3、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此, 及早地建立电子文件全过程管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累, 以防在分散状态下发生信息丢失。因此, 一开始就明确由谁进行收集、积累, 如何进行收集、积累, 建立收集、积累制度和严格的归档制度, 是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比, 都有很大区别, 要明确无误地做出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 凡不符合要求的, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
4 、制定电子文件的保护措施
对于电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。
因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据; 数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志: 如印签、花纹等隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的, 这样保证了电子文件信息的唯一性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
五、结束语
总之，对于企业档案工作来说既有安全指标又有实际工作一定会将档案管理推上一个新台阶，但要与时俱进还要关注新的电脑信息技术，使我们的电子文档管理处于领先位置，才能更好地为企业服务，使我们的企业立于不败之地。
参考文献
[1] 陈瑞雯,臧晓琳,周淑英,王秀敬.归档工作新形势下如何做好文件[J]. 山东水利. 2002(07)
[2] 武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策[J]. 山西建筑. 2007(35)
电子合同归档管理范文第2篇
长宁区的经验还更加明确地告诉我们，归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效利用，是衡量电子公文系统及其管理水平的重要指标，是检验电子公文运行管理好坏的基本尺度，是电子政务建设成败的试金石。长宁区电子公文归档管理工作的有效开展，极大地推动了电子政务环境下国家信息资源的建设，为逐步构建起完善的政府基础信息资源库，满足不同层次对政务信息的利用需求奠定了良好的基础，为保证国家电子政务的顺利实施提供了强有力的保障。来自各地的代表普遍反映，这次会议对于进一步认清电子公文的运行特点，电子公文如何归档和管理，电子公文管理系统建设中应着力把握和解决一些什么问题，具有重要的借鉴和示范作用。
一、提高认识，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感
电子公文的归档和管理，无论对各级文书部门，还是对各级档案部门，都是一项新的工作。这项工作做得如何，关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用，因此，我们要从国家电子政务建设、国家信息资源建设的高度，从新形势下做好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识电子公文归档管理工作的现实意义和重要作用，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感。
中共中央政治局候补委员、书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对电子公文归档管理工作非常重视、非常关注。2003年，王刚同志在一次批示中指出：“电子公文的归档与管理，档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”王刚同志的重要批示，对我们进一步做好电子公文归档管理工作提出了明确的要求，也给了我们很大的鼓舞。在现代信息技术特别是办公自动化和电子政务快速发展的形势下，电子公文日益成为各级党委政府有效施政的一种重要手段。电子公文的运行涉及生成、流转、传输、归档、保存、利用等诸多环节，涉及各个部门。为了加强电子政务建设中的电子公文归档管理、档案基础文献数据库建设、档案信息资源开发利用等工作，国务院在2002年3月成立国家电子政务协调小组的时候，专门确定国家档案局为成员单位。同年8月，国务院办公厅在部署全国政府系统办公业务资源网传输电子公文工作的时候，又提出了由国家档案行政管理部门制定电子公文归档工作相关法规的任务。据此，国家档案局研究制定了《电子公文归档管理暂行办法》，经王刚同志同意后以国家档案局6号令实施。国务院信息化工作办公室对这个《暂行办法》的制定和实施也给予了充分肯定。我们这次会议的根本任务，就是要通过观摩学习长宁区的成功做法，在全国各级档案部门进一步形成共识，增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感，把贯彻王刚同志指示精神的各项工作扎扎实实落到实处。
电子公文的归档管理，是新形势下国家信息资源建设的一个重要方面。国家信息资源的建设与开发利用，是国家信息化的核心任务，是贯穿国家信息化建设进程的主线和取得实效的关键。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分。今年2月，国务院信息化工作办公室领导同志和国家信息化专家咨询委员会的有关专家到档案部门就档案信息资源开发利用工作进行专题调研时，曲维枝主任就多次强调，档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各级党政机关、企业事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。只有认真把好电子公文归档管理环节这一关口，才能切实保障政府基础信息资源不流失，完整、规范、安全地进入国家信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用，为全面建设小康社会服务。
二、学习借鉴，进一步探索电子公文归档管理工作的新思路和新举措
长宁区的许多管理理念、管理方法和工作思路值得学习和借鉴，长宁经验一个非常突出的特点，就是思想领先、规范操作和注重实效。在这里，我再从三个方面强调一下长宁区电子公文归档管理工作给我们的启示。
第一，长宁区电子公文管理系统建设是区委、区政府领导高度重视的结果。电子公文的归档管理，是电子政务系统建设和运行过程中一个不可分割的组成部分，是电子政务条件下机关公文处理改革发展的举措。实施这样的改革，需要党委、政府的统筹兼顾。长宁区在电子公文和电子档案管理系统的建设中，区委、区政府没有把此项工作局限于档案局的工作，而是作为整个政府职能转变的一个具体行动。从立项、论证、研制到实际运行，区政府都要求档案局提前介入政务网建设的每个阶段，使电子公文归档管理与区政务网建设紧紧结合在一起，保证了电子公文归档管理在电子政务系统设计之初就作为必须的功能列入计划，使电子政务系统中的电子公文管理功能齐全完整。
第二，长宁区电子公文管理系统建设是各有关部门通力合作、齐抓共管的结果。信息时代的档案工作与文书处理工作、信息化工作等联系更加紧密。电子公文的归档管理，既是文书部门的日常工作和档案部门的基础业务工作，同时也是信息化主管部门的一项重要工作内容。没有相关部门的协同作战，这项工作是无论如何做不好的。长宁区电子公文管理系统建设的顺利进行，其中一个非常重要的因素，就是得益于文书部门的高度重视和密切配合，得益于档案部门积极主动的提前介入，得益于信息化主管部门的大力支持和指导。正是由于相关部门齐抓共管，从而避免了部门分割和相互脱节，保证了电子公文信息流始终流转顺畅、规范、有序。特别应当强调的是，电子公文归档管理作为电子政务的重要组成部分，必须得到信息化主管部门的支持和指导，列入相关建设规划和工作框架，使电子公文归档管理与电子政务同步建设，实现档案工作信息化与国家信息化建设的协调发展。
第三，长宁区电子公文管理系统建设是长宁档案工作者主动工作的结果。电子政务环境下的档案工作和文书工作之间的界限更加模糊，文件档案一体化管理是一种必然趋势，从保证归档后电子公文真实、完整、长期可读等要求出发，必须从电子公文产生之初就要进行相关控制，如元数据、背景信息的齐全完整等。这些工作如果档案部门不主动开展，就可能造成电子公文归档后数据不全，影响到电子档案的真实、完整、可靠。因此，主动介入电子政务建设，自觉承担起电子公文归档管理工作，是档案部门义不容辞的职责。长宁区档案局的同志们主动汇报，多方联系，积极工作，得到了各级领导和相关部门的同志们充分理解和大力支持。
长宁的经验和做法为我们做好电子公文归档管理工作提供了很好的模式。全国各个省市也对这项工作给予了高度的关注，比如：北京、上海、江苏、浙江、广东、云南等地档案部门会同信息化主管部门制定出台了有关电子文件归档管理的法规性文件；广东许多地方建立的电子文件管理中心，由档案部门集中统一管理党委政府各部门产生的电子文件；湖北省把省档案局列为全省首批电子政务试点单位之一；四川省把电子公文管理列入党政网建设的统一规划之中，并且由省信息办和省档案局共同组织在全省范围内推广应用统一的电子公文归档管理系统；沈阳市档案局认真研究非规范电子文件归档格式转换系统，已经获得了初步的成果；等等。总之，电子公文归档管理工作得到了各级党委、政府以及各部门的高度重视，呈现出良好的发展势头。希望各级档案部门在认真学习长宁及有关地区好的做法的基础上，根据本地区、本部门的实际情况，调整思路，研究对策，把这项工作尽快开展起来。同时，也希望各省区市信息化主管部门一如既往地对电子公文归档管理以及整个档案工作给予大力的支持和帮助，共同把信息化时代的档案事业推向前进。
三、真抓实干，进一步开创电子公文归档管理工作的新局面
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。各级档案部门要以科学发展观为指导，抓住机遇，加快发展，推进工作，服务社会。
第一，要用科学发展观指导电子公文归档管理工作。当前，全国各行各业都在学习科学发展观、树立科学发展观、实践科学发展观。电子公文归档管理是一项全新的工作，需要用科学的态度和发展的眼光来对待电子公文归档管理中遇到的每一个问题。电子公文与纸质公文相比，归档管理的技术要求更高，对管理人员的科学技术素质要求更高，而且随着信息技术的不断发展应用和我国行政管理体制的不断完善，电子公文归档管理方法和手段也会不断有所变化，这就需要各相关部门要用科学发展观指导电子公文归档管理实践，不断研究新问题，不断取得新突破。
第二，要用协同作战的精神推动电子公文归档管理工作。电子公文归档管理工作需要多部门通力合作、齐抓共管。电子公文归档管理的一个显著特点是文件管理和档案管理结合得更加紧密，电子公文的产生、运行、归档和电子档案的管理利用都在一个系统中完成，电子公文的产生、运行是否规范，将直接影响到所形成电子档案的真实、完整、可靠。国内外研究和相关实践表明，要保证电子档案的真实、完整、可靠，必须从电子公文的产生之初就实施前端控制，也就是要用档案管理的理念和方法来规范、控制电子公文的产生、运行。长宁电子公文管理系统给这项工作做出了很好的示范。按照纸质文件档案管理职能划分，文件管理和档案管理是两个不同的阶段，在许多单位分别归属不同的职能部门管理，这种管理体制显然不适应电子公文和电子档案管理的要求，因此，把电子公文管理和电子档案管理职能合一，是必然的发展趋势。长宁区采取由档案部门牵头对电子公文运行的全过程进行管理，是值得肯定和推广的。各级档案部门应该积极与当地信息化主管部门联系，积极参与，积极配合，主动承担相关工作，使电子公文归档管理工作健康有序地开展。
第三，要用统一的法规标准规范电子公文归档管理工作。电子公文归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道。当前，各级档案部门要按照国家档案局第6号令和王刚同志批示精神的要求，把电子公文归档管理作为一项重要工作纳入议事日程，参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。有条件的地区和部门应该根据国家档案局6号令总的要求，制订出台操作性强的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
今年年初，广州市人民政府出台了《电子公文和信息交换管理试行规定》。该规定不仅提出电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力，确立了电子公文的法律地位，而且明确规定“电子公文办理完毕后由各使用单位办公室（或机要室）自动向广州市档案馆内部网归档保存”，确定了政府各部门开展电子公文归档相关工作的具体要求，赋予了档案部门集中统一保管电子公文的职责。
电子合同归档管理范文第3篇
主要内容
《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。
其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。
“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。
《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。
其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。
“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。
有关背景
新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。
在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。
在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。
2012年2月6日，国家发展改革委联合
12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”
2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。
为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。
基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。
落实中长期规划有关措施
为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。
一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。
二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。
三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。
四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。
五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。
六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。
七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。
有关工作纳入《规划》的意义
1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位
近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。
2.有利于加强档案资源建设
电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。
3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作
电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。
4.有利于将档案融入国家大数据行动
电子合同归档管理范文第4篇
应抓好电子文件的归档工作
归档是确定电子文件档案身份的过程，电子文件归档关系到具有长远保存价值的电子文件能否纳入档案管理体系。电子文件归档，是将应当归档的电子文件经整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。电子文件归档应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。电子文件的归档坚持按时归档的原则，可由本单位的档案管理部门集中归档，也可由文件形成部门在形成过程中即时归档，待工程结束后集中归档。电子文件形成部门应定期将归档的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件正式文本应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。由于电子文件来源广泛，形成者不仅有生产部门、业务管理部门，还有通过数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等，头绪繁多，与纸质文件相比，受制约因素多，归档涉及的问题更加广泛。档案管理部门可采取电子文件形成、档案管理体系等相结合的方法，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。档案管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，应发挥制定电子文件归档制度和标准的职能，发挥各自的优势，在电子文件归档中紧密联系，共同形成高质量的电子文件档案。
由于电子文件随时产生，可以随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，因此必须选择适当的归档方式。而不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，可在网上进行备份，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，以双备份为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由文件形成部门异地保管。归档电子文件的格式应为通用标准，在对电子文件进行归档的同时，还要注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序也要一并归档保管。
目前使用单位的OA办公自动化系统及各种业务软件普遍采用刻录到光盘或服务器定期备份的归档方法，不但工作量大，而且一旦遇到系统故障或其他天灾人祸，极易造成数据的丢失。应积极开辟电子文件档案存储的新途径，建立一套既简捷方便、又安全保险的电子文件归档方法。可以建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，这需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。在具体操作中，可以由档案管理部门在各生产部门与相关管理部门之间建立电子文件归档专用系统，将具有保存价值的电子文件按统一格式传输给档案管理部门。或者由信息管理部门接收各生产部门的数据后，经过集中处理、汇总后输送给各部门共享；数据由信息管理部门按档案管理的统一要求进行鉴定、编目整理，传输给档案管理部门保存，或直接存入光盘，定期归档。也可以以邮件的形式传递到档案管理部门，或者用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。
做好电子文件的管理工作
电子合同归档管理范文第5篇
第二条本规定适用于本区党政机关、人民团体和区各直属单位。其他单位可参照执行。
第三条加强对电子文件归档与管理的领导，在区档案馆建立电子文件中心。电子文件中心应当确保所有具备保存、利用价值的电子文件得到有效的保管和利用。
各机关、单位在向同级电子公务平台报送文件时，应当根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《*市*区政府信息公开管理办法》以及电子公务平台的系统要求，对每一份文件指定使用范围。对于不通过电子公务平台报送的已公开现行文件等政府信息，各发文单位可以通过电子邮件或移动载体送到本级电子文件中心，并说明文件使用范围。
文件的使用范围分三个层次设置：完全公开（可向社会公开）、部分公开（可在政务网公开）、不公开（仅限于文件规定范围内使用）。
各机关、单位应将属于主动公开范围的政府信息，在信息形成或变更20日内向区档案馆送交。有关政府公开信息送交工作的操作规范和要求，按照《*区政府公开信息送交办法》执行。
第四条区档案局应会同区信息化工作主管部门按照统一领导，分级管理原则，负责对本行政区域内电子文件归档与管理实行监督和指导。
各单位档案管理部门、信息化工作部门、电子文件形成部门要加强协调，在相关的信息系统建设中，采取相应的技术措施，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。
各单位要制订电子文件归档管理制度，在明确职责、责任到人的前提下，对本单位电子文件的形成、承办、运转、整理、鉴定、归档等实行全过程管理。
第五条电子文件的收集范围和要求
（一）各单位电子文件收集范围应按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将反映本单位主要职能活动包括政府信息公开、行政许可、行政执法、公共服务、政务公开、重大活动、重要工作成果等具有查考利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种类型的电子文件及相关元数据纳入收集范围。
（二）电子文件收集的格式应是符合规定的通用文件格式。专用软件产生的电子文件在归档时应转换为规定的通用格式。
（三）归档电子文件的收集应由文件的形成部门负责，档案部门要进行监督和指导。归档电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。
（四）电子文件载体的保存，应按照有关管理规定执行。
（五）电子文件的保管期限按照文件材料的保管期限规定执行。
第六条电子文件的归档
（一）电子文件的归档整理按照电子文件的类别分别进行，文本电子文件的归档整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22）要求进行，其他类别的电子文件归档整理按照相关的要求进行。
（二）档案部门应将永久和定期为30年的归档电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体为：一次性写光盘、磁带。不允许用软磁盘、U盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。
（三）电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。
（四）归档电子文件存储载体应标注：全宗号、归档年度、盘号、套别（封存保管、提供利用、异地保存）等。
（五）电子文件归档内容包括：符合归档范围的正文、定稿、附件等。归档电子文件信息组织结构要求为树形结构。
第七条各单位应按照同级国家综合档案馆规定的接收范围和要求，定期将检验合格的归档电子文件移交给同级国家综合档案馆集中保管。检验项目包括：
（一）归档电子文件的内容、背景、结构等信息无缺损，能识别。
（二）存储载体外观完好，整洁无损，记录的字节数、检索条目与登记一致，确保无病毒。
第八条移交归档电子文件应填写《归档电子文件移交登记表》。
第九条归档电子文件载体应使用专门设备或专门库房集中保存，不同套别的载体要分开保管。保管应当符合下列条件：
（一）保管环境应当远离强磁场、强热源，与有害气体相隔离，防光、防尘、防磁、防有害气体。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。
（三）保管环境温度控制在170C－200C，相对湿度控制在35％－45％。
第十条各单位档案部门要定期对所保管电子文件进行读取检查。在符合保管条件时，磁性载体每满2年、光盘每满4年要进行抽样机读检验。在无法满足保管条件时，要适当增加检验频度。检验中发现问题要及时采取措施进行修复。
当电子文件的应用环境发生变化时，要确认能否继续兼容，如不能兼容，应当及时进行转换，转换前的载体仍要保管四年。
第十一条利用归档电子文件应遵守以下规定：
（一）封存的存储载体不得提供借阅使用。
（二）利用或不宜公开的归档电子文件要按照有关规定办理。
（三）查阅或复制电子文件应在规定的许可权限和范围内。
