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摘要:阐述了物资集中采购的意义,以及推行物资集中采购的实际经验,同时,也对集中采购工作中存在的问题进行了分析,提出了集中采购区域经营的思考。
关键词:项目物资,集中采购 , 区域经营
Abstract: this paper describes the meaning of centralized purchasing goods and materials, and the promotion of material centralized purchasing practical experience, and at the same time, also to the centralized purchasing work makes an analysis of the problems, and put forward the centralized purchasing area of business thinking.
Keywords: project materials, centralized purchasing, regional business
集中采购是降本、治散、治乱的利器。通过集中采购,可以整合需求计划,加大需方在市场进行价格、质量、服务谈判的筹码,增加与供方对话的话语权,促使供方在价格方面给予更高的优惠,在产品质量、交货期、售后服务方面给予更高重视,提高物资采购抗风险能力,最大限度降低成本,达到效益最大化目标。中铁十局集团自2009年物资供应推行集中采购制度以来,取得了显著的成就,采购规模由2009年的7.3亿增加到2011年的23.26亿,也积累了许多成功的经验。
1集中采购的意义
1.1集中采购有利于对有限的资金进行统筹安排。在资金短缺为首要矛盾的背景下,作为集中采购单位,能够从大局出发,全盘进行筹划,因地制宜地制定采购方案,进行最佳的资源配制,降低经营风险。例如充分利用承兑汇票支付形式放大资金规模,由于有量的规模可以就承兑支付形式与供应商进行谈判,争取到支付优惠政策。在实际采购中,我们就利用承兑汇票实现了锁定钢材价格、免装卸费、在正常价格优惠的基础上比大户多优惠12%的目标。
1.2集中采购有利于大幅度地降低建设项目的成本。集中采购最大的优势就是可以充分发挥规模优势,对资源和市场进行集中,降低建设项目的成本。通过招投标的方式,增加供应商之间的竞争,争取到尽可能低的价格。同时由于集中采购物资数量巨大,可以发挥规模采购的优势,享受到较高的商业折扣。此外,也降低了采购次数,节约了人员、办公等费用。如在沪杭客专项目上,集中采购螺纹钢一批3万吨就节约采购成本1500万元。
1.3集中采购有利于保证所采购物资的质量。由于集中采购规定了资源的门槛,通过定期的筛选评价,建立合格供应商目录,确保采购中选择的是优势资源,更加规范了进货渠道,保证所采购物资的质量满足工程需要。
1.4集中采购有利于是保证物资供应的及时性。集中采购有利于根据项目的实际进度、库存情况等合理安排订货和供货时间,确保生产的及时需要,保证施工生产的顺利进行。
2 集中采购存在的问题
2.1 集中采购机构体制重复、职能弱化。集团公司实行的是集团公司、子公司、项目部三级物资集中采购管理机构,物资公司是集团公司物资经营的专业单位,只有受集团公司或子分公司委托才能进行物资集中采购。各子公司也建立了采购机构负责本单位的物资集中采购,各采购机构之间难以交流和联系,采购中遇到问题不能及时反映上去,上级的政策精神也不能顺畅地及时传达到位。
2.2采购规模小,采购效益未能充分体现。物资公司作为集团公司集中采购的专业公司,是一个被动的部门,只有使用单位提供需求计划了,才能采购。使用单位过多的关注短期收益,过多的关注单笔采购的价格,对采购的综合成本考虑不够。往往是有选择性的提报需求计划,其结果是虽然单笔采购价格看似较低较低,但采购物资后期的综合成本比较高,致使采购总成本提高。
2.3采购信息不畅。主要表现在计划需求时间要求不合理,没有为物资采购留出必要的时间;需求计划不集中,相同物资短时间内连续提出;采购计划变更频繁,增加采购难度;货物验收信息反馈不及时。没有信息就无法有效的进行物资集中采购,采购人员在信息不全的情况下可能做出有缺陷的决策,进而导致灾难性的结果。
2.4采购人员综合素质不高。物资采购工作不单纯是拿钱买物,而是一项系统工程。采购工作的好坏直接影响到企业整个业务活动的进程和质量。要搞好采购供应工作人是关键。有些领导认为采购管理就是要经常更换采购人员,以防腐败,另一方面只重视思想品德素质考察,或只重视学历水平要求,而忽略了对采购人员专业知识、业务能力的培养,使得采购人员综合素质不高。
3区域化集中采购具体做法的初步设想
3.1由集团公司和物资公司联合在全国划定几个区域,对区域内的各资源进行摸底调查,筛选评价出质量符合工程需求、信誉好、合作意愿强、亦有价格优势的供应商,加强管理,推行战略采购方式的实施。战略采购是从战略高度上来看待与供应商的关系,强调与供应商的整合。战略采购注重“最低总成本”而常规采购注重“单一采购价格”。通过战略采购,可以弥补招标、比价采购方式上过于关注短期利益的不足。建立供应商资信档案,根据供应商经营状况、质量保证能力、供货价格水平、资信等级以及产品使用情况的综合评价等评出准入供应商。
3.2 对集团公司直管项目,在集团公司二级主管部门指导和监督下,统一由物资公司实施集中采购,各子分公司自管项目亦委托物资公司实施集中采购。集中采购的物资类别按照集团公司《物资管理办法》和《物资集中采购管理办法》执行。
3.3集中采购的形式灵活多样,将根据市场形势、资金状况,选择不同的采购方式。具体有如下几种:
3.3.1生产厂谈判直接采购。这种方式运用在资金比较到位,有一定的资金保证,或有大量的承兑汇票情况下,在价格较低迷状态下,可以实现价格锁定,实现降低采购成本最大化。
3.3.2公开招标采购。在资源比较充足,价格趋于平稳时期,同时资金需下游供应商垫付部分周转金的情况下,采用这种形式比较有利。这种形式是大宗物资采购的主要形式。
3.3.3邀议标采购。对资源存在局限性的物资可以选择邀标采购。
3.3.4错时波段采购。对一些物资存在经常性的价格波动,通过对信息的收集研究,当这种波动处于较低谷时实施错时采购,利用时间差实现采购效益。实施时可在各大区域,由物资公司和各区域使用单位、战略合作供应商共同出资。在区域内项目供应时,按比较招标价或市场信息价结算。实现的采购效益将按出资比例分配。
3.3.5跨地区采购。利用南北地区差、东西地区差、时间差,最高可产生2000元/吨的价差。实现跨区域采购可以形成可观的集中采购效益。如乐宜高速公路所供钢材大多是从山东莱钢、永锋、济钢、石横及陕西龙钢发往宜宾,实现了降低采购成本1900多万元的目标,大多来自错时波段采购和跨区域采购。
3.3.6利用购买期货这一平台。采用套期保值的操作形式,实现资源锁定,规避采购价格风险。
3.4扩大“规模效应”。对于采购量小,难以引起供应商“兴趣”的项目,可以采取将功能相近或可配套的采购项目组合在一起,作为一个综合项目进行采购,扩大采购规模,有效地调动起供应商参与竞争的积极性,提升“规模效应”,争取更好的优惠条件。
3.5加强信息化建设步伐,完善物资采购供应信息化管理系统。尽快实现物资供应计算机联网运转,实现资源共享,所有业务流程在网上完成。领导随时可以通过计算机网络调阅和查询相关信息资源和分析报表,了解物资动态,做出科学决策。使大量手工条件下难以做到的对库存、消耗、出入库等各类数据的动态查询、统计、分析成为现实。为合理调剂余缺,减少重复储备提供方便快捷的条件,同时也增加对采购过程与结果的监督手段。
关键词:铁路工程;甲供物资;信息化
随着信息技术在项目管理上的应用,我国铁路建设项目管理也开始向信息化与集成化方向发展。充分利用信息化手段,规范物资管理工作,不断提高物资管理效率和管理水平,已经成为当前铁路建设物资管理领域的基本共识,也是铁路建设项目推进标准化建设的重点。本文结合铁路建设工程甲供物资管理功能需求,对铁路工程建设物资管理信息化建设相关问题进行探讨。
1铁路建设物资管理信息化建设现状
1.1铁路行业管理部门对物资管理信息化建设的推动
中国铁路总公司(原铁道部)为推动全路物资管理信息化建设开展了大量的工作,于2000年下发了《全路物资信息系统建设框架意见》,对铁路局层面物资管理系统规划、功能实现及实施方案做出了明确的要求。2015年初,中国铁路总公司了《关于加强物资管理信息化工作的指导意见》,明确了全公司内物资管理信息系统的标准化及互联互通等建设目标。
1.2铁路运营及建设单位物资管理信息化建设
作为运营物资管理责任主体,各铁路局及所属站段经过多年的实践探索和系统开发运行经验积累,逐步形成了一套功能较为齐备,且具备铁路特色的运营物资管理信息系统,有效提高了运营物资管理工作效率。相比之下,铁路工程建设管理单位针对甲供物资管理开展的信息化建设相对迟缓,缺少成熟的具备推广价值的实践经验。
2建设物资管理信息化建设中存在的问题
物资管理信息化建设对于提高物资管理工作效率的重要作用已经得到普遍认可,铁路建设单位大多已经建成或正在推进建设包括物资管理功能模块的管理信息系统,但都或多或少地存在一些问题。
2.1基础投入有限,重视程度不足
客观上,铁路建设管理项目时间周期较短,铁路建设单位独立开发物资管理信息系统的投入经费有限。主观上,部分建设单位管理人员对物资管理信息系统建设仍然重视不够,对软件、硬件、网络、信息化人力资源等相关投入不足。
2.2开发标准缺失,水平参差不齐
铁路行业管理部门对于各级铁路建设单位物资管理信息系统提出了统一的建设思路和目标,但是当前没有可以参照的具体开发建设标准,各铁路建设单位由于在起步时间、项目规模、人员水平等方面的差异,物资管理信息化建设水平也参差不齐,难以切合铁路建设物资管理特点和难以满足实际应用需求。
2.3系统封闭独立,信息流转不畅
物资管理信息系统软件平台和数据库系统的开放性是与上下级单位、组织内部关联部门之间互联互通的基础,部分建设项目物资管理系统在这方面仍存在明显不足,导致组织内部信息流转不畅,对外部信息获取能力不足。
2.4业务覆盖面窄,应用深度有限
目前铁路建设单位物资管理信息系统业务应用范围距离“全面应用”、“建设物资全过程管理”的目标仍有较大差距,大部分仍停留在单位内部信息流转和数据统计等基础层面,主要集中在计划管理、合同管理和统计查询等基本功能模块。
3铁路建设甲供物资信息化管理体系规划
铁路建设甲供物资管理工作具有其特殊性,各级建设管理单位需在当前行业管理规章制度约束之下开展相关管理工作,铁路建设甲供物资管理信息化建设也必须紧贴实际。
3.1铁路建设甲供物资信息化管理体系规划基本原则
标准统一、功能齐备原则,需求导向、紧贴实际原则,加强组织、强化考核原则。
3.2铁路建设甲供物资信息化管理体系设计目标
建设全路统一的铁路建设甲供物资管理信息系统,实现物资计划、招标采购、供应组织等业务环节的闭环管理;利用计算机技术,提高物资管理效率,实现铁路建设甲供物资管理的标准化、数字化及系统化管理;通过网络实现铁路建设甲供物资管理数据的整合与共享,实现铁路建设甲供物资全过程的动态管理;实现与相关业务部门、上下级单位的内部信息高效联通;实现与外部供应商等相关参建单位的信息交互;实现物资管理数据的及时汇集及有效分析,为管理决策提供支持。
3.3铁路建设甲供物资管理信息系统体系结构
铁路建设甲供物资管理信息系统应做到统一模式、全面应用,涵盖建设物资的全过程管理,面向各级建设管理单位、施工单位、设计单位、监理单位、服务机构以及供应商等参建单位。根据实际情况,可将系统体系结构分为基础层、服务器和客户端3个部分。
3.4铁路建设甲供物资管理信息系统功能需求
铁路建设甲供物资管理信息系统应至少包括但不限于基础数据管理、物资目录管理、招标采购管理、合同管理、供应管理、信息查询、数据分析等主要业务功能模块。同时,系统应全面考虑包括铁路总公司、各级建设管理单位,以及施工单位、设计单位、监理单位、供应商、服务机构等其他参建单位的管理需要。系统设计的管理流程、权限设置应遵循当前铁路行业管理规章制度,紧密贴合当前铁路建设甲供物资管理实际。
3.4.1基础数据管理。基础数据包括组织机构、使用角色等信息。其中组织机构包括铁路总公司、建设单位、施工单位、设计单位、供应商、服务机构和监理单位。系统使用角色按照单位类型分为7类,分别适用于铁路总公司、建设单位、服务机构、施工单位、设计单位、供应商、监理单位的管理及业务人员。
3.4.2物资目录管理。物资目录管理包括物资分类、物资目录维护功能。物资分类按照物资品种进行区分,如道岔、轨枕、桥梁支座等。物资分类支持多级次管理。物资分类的末级,需要指定分类属性,包括“总公司管理甲供物资”、“建设单位管理甲供物资”。物资目录调整维护应由铁路总公司统一管理,各建设项目根据相关规定执行不同物资目录。
3.4.3需求计划管理。需求计划管理模块包括需求计划编制、提报、审批、查询功能,各模块按照物资管理类别分为总公司管理甲供物资和建设单位管理甲供物资两类。需求计划编制、提报、审批、查询程序及相关各方权限、职责应符合铁路总公司相关物资管理制度规定。
3.4.4招标采购管理。招标采购管理模块包括批文管理、采购计划申报、包件管理、开评标管理、信息管理等模块。铁路总公司物资部、建设单位及物资公司根据甲供物资分类管理权限,可在相应功能模块下完成相关工作。开评标模块设计符合国家及行业法律法规和铁路总公司相关管理办法规定。物资采购信息包括招标采购信息,招标采购结果公告等,信息应符合铁路总公司相关规定。
3.4.5合同管理。合同管理模块包括合同录入、合同查询、合同变更、合同终止等功能模块。各建设单位负责本单位合同管理模块应用,合同录入信息包括物资规格、数量、计量单位、单价、供应商、合同有效期等关键合同信息,合同查询模块提供合同执行情况动态查询。合同变更,合同终止程序应符合国家相关法律法规、铁路总公司及建设单位相关管理办法规定。
3.4.6组织供应管理。组织供应管理模块包括需求计划提报、需求计划审核、需求计划汇总、供应计划编制与下达、供应计划执行进度查询等功能模块。功能模块设计应贴合相关组织供应管理制度,符合制度规定的组织供应流程,体现施工单位、监理单位、物资公司及供应商的权限、职责。各相关用户可通过系统对供应计划执行实时进度进行查询。
3.4.7物资质量管理。质量管理模块包括物资进场管理、物资验收记录查询功能。施工单位和监理单位完成物资进场验收后,将物资到货情况和实验检验情况等相关验收信息录入系统。各级相关用户均可通过物资验收记录查询功能对历史物资验收相关记录进行查询。
3.4.8数据统计分析。系统中需要提供各类单据的台账。对于年度总需求计划、季度分月需求计划、合同、供应计划,需要按照物资分类、建设项目、标段、施工单位等维度跟踪执行情况,汇总显示每个环节的数量、金额等信息。经授权用户可以对物资管理信息系统中数据进行提取与分析,为经营活动提供参考依据。
3.5铁路建设甲供物资信息化管理体系的推广
铁路建设甲供物资管理领域建立标准统一、功能齐备的管理信息系统对于全面提升建设物资管理效率,规范物资管理行为具有重要的战略意义,此项工作开展的前提是对铁路建设甲供物资管理状况做到全面掌握,同时需要较大资金投入和较长时间系统开发周期,应由铁路行业管理部门制定统一的管理信息化发展规划,统筹信息化建设,强化检查考核,以保证铁路建设甲供物资信息化管理体系的顺利推广。
4结语
【关键词】铁路建设项目;甲供;甲控物资设备管理;提高管理质量
0.引言
从目前我国铁路工程的建设现状而言,已经进入到一个快速发展的阶段,随着我国全国铁路网络不断延伸,铁路建设项目也逐渐增加。我国在铁路工程建设的过程中不仅需要保证铁路建设的质量,同时也需要提高铁路资源的利用率与安全性。想要有效达到这个目标,就需要提高甲供、甲控物资设备管理质量。所谓的甲供,是甲方供应物资设备。所谓甲控,是甲方控制物资设备。由国家铁路局或者是建设单位招标采购供应的专用物资设备,而甲控是在建设单位的监督下工程的承包单位采购的物资设备。
1.铁路建设项目提高甲供、甲控物资设备管理质量的意义
由于物资设备直接关系到铁路建设项目质量,因此加强甲供、甲控两个方面的物资设备管理具有十分重要的意义。由于铁路工程质量直接关系到人们的生命财产安全,因此对维护社会稳定有一定帮助[1]。另外高效的物资管理质量能够最大程度的优化资源利用率,有效减少其中的资源浪费,同时也就节约了经济成本。
2.目前铁路建设项目甲供、甲控物资设备管理的现状
(1)第一阶段――物资设备的计划
铁路建设项目需要各种各样的物资设备。实际中存在着种类不齐全、数量不够用的情况。在物资设备的计划阶段,由于未对物资设备作出一个较为准确的估算,导致在后期出现了物资设备数量不够或者浪费的现象,不仅影响工期甚至还可能出现质量问题。
(2)第二阶段――物资设备的采购
在物资设备的采购过程中,不管是甲供还是甲控,一般采用直接市场购买的方式,未采用灵活的方式导致经济成本增加。另外或者是选择物资设备供应商过程中由于个人问题、经济考虑选择低价值质量无法保证的物资设备供应商[2]。
(3)第三阶段――物资设备的验收
在完成了计划与采购后,后期的物资设备的验收是检验其质量合不合格的关键步骤。实际中由于各种问题、漏洞的存在验收工作质量不高,往往存在着一个人兼采购与验收两个职责,导致工作效率下降。
(4)第四阶段――物资设备的管理
由于铁路建设项目的建设周期较长,加上其他因素一般情况下会采购数量较大的物资设备,后期的管理工作不恰当将直接影响物资设备的功能的发挥,在导致物资设备浪费的同时导致经济的损失。另一方面,各种物资设备本应该做好出库工作,但是由于各种外在因素的影响导致记录工作存在缺失,大大影响建设进程。
3.有效提高铁路建设项目甲供、甲控物资设备管理质量的措施
3.1做好预先筹划、合理规划工作保证物资种类与数量
为了保证甲供、甲控物资设备的消耗量与建设施工现场的实际使用量误差减小,在前期阶段建设方应该积极主动与设计单位、监理单位等所有参与方加强沟通与联系,在信息畅通的基础上为甲供、甲控物资设备的计划工作创造一个有利条件。考虑到铁路建设项目存在一定程度的不稳定性,从而导致物资设备的种类、数量也需要调整,这种情况不仅给招标采购、供应等工作带来难题,同时也大大影响了施工进度。因此需要做好预先的筹划工作,在联合设计单位、监理等单位的基础上仔细研究文件内容,对甲供、甲控物资设备中所需的规格、数量、供应时间等等进行合理有效的确定,加强之间的调度效率,有效保证施工的顺利进行。
3.2加强对甲供、甲控物资设备的采购流程监督
在吸取了以往建设过程中的经验的基础之上,采购过程可以选择更加灵活的方式,针对需要使用的物资在完善前期的筹划工作的基础上采购过程需要公开透明,坚决杜绝采购低价低质量的物资的现象出现。针对部分物资设备使用率不高,可能只是使用几次之后就闲置,针对这个现象可以采用租赁的方式,这种方式既能够减少前期在物资设备采购的经济投入,同时又能够减轻物资设备的仓储压力。
3.3加强源头把关工作严格保证甲供、甲控物资设备质量
通过利用合同管理与现场管理的方式,严格把关甲供、甲控物资设备质量[3]。在完成了甲供、甲控物资设备的采购工作之后,签订合同后相关的物资管理人员及时建立一个合同台账,目的在于了解合同的执行情况,同时在管理过程中及时了解物资的供应情况保证工程能够顺利使用物资设备。供应过程中,涉及到的结算工作,以往是采用月度结算的方式,其中需要物资设备供应商携带各种材料奔波与各个单位完成结算,整个过程繁琐,加大两边的工作量,因此建议固定一个时间让所有的单位、部门进行结算工作,提高效率,避免在这个工作上浪费太多时间,间接延误工期。
对甲供、甲控物资设备的现场管理,是提高其管理质量的重要环节。首先,在完善各种规章制度的基础上加强监督管理,所有的甲供、甲控物资设备在供应商提供到场后必须严格按照相关流程逐步进行验收、入库、记录、保管。其次,针对甲供、甲控物资设备,相关物资管理部门需要联合多个单位、部门加强对物资设备的盘存管理工作,一方面了解前期的计划、采购工作是否做到位,另一方面了解目前库存状态,避免出现甲供、甲控物资设备数量不够、种类不全的情况。最后,针对甲供、甲控物资设备入库后的保管工作,需要有专人负责,建立责任制,特别是针对大型的物资设备。
3.4建立甲供、甲控物资设备的应急采购方案
铁路建设项目整个工期长,工程复杂,细节多,突况比较常见[4]。建立一个有效的甲供、甲控物资设备应急采购方案能够避免延缓工期,保证施工的顺利进行。建立一个应急采购方案,同意建设单位能够在市场中自行采购价格与质量均符合要求的物资设备,采购价格由建设单位或者工程承建单位与物资设备供应商签订协议,以最后商榷的价格作为结算单价,充分保甲供、甲控物资设备的供应正常。
4.结语
总而言之,关于铁路项目的甲供、甲控物资设备管理工作,需要从多个方面入手,最初的筹备计划、采购流程的监督、到利用合同管理与现场管理的方式以及制定一个应急采购方案,多角度、多方面的保证甲供、甲控物资设备在数量、种类、质量等方面避免出现问题,有效保证铁路建设项目的顺利进行,保证铁路建设项目的质量。
【参考文献】
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作者简介:
1.工程物资管理意识落后。
铁路项目相关管理层对管理缺乏科学性,成本管理在整个施工过程中都应重点考虑,成本控制主体是包括会计人员在内的铁路项目所有生产人员,其指标应在生产及实施程中完成。但是超过50%的铁路项目的财务主管未严格履行自己的职责,仅考虑成本核算,不考虑成本的超支及结余项目,也不分析具体原因,误认为成本管理是财务的职能,导致成本控制职责不清。
2.物资管理工作制度不完善。
有效的物资管理制度不完善,收、发料等签认工作的不规范,会造成物资在采购进场时,物资设备卡账以及物资出错等。由于各种原因(如无明确制度或制度不合理,人员的素质不高,物资未进行及时的检验),当进行工程管理时会造成混乱的物资清算,相关资料难以签认落实等后果,铁路工程的竣工时间也受到延误。
3.建设工程实际需要的物资和设计的物资存在较大差异。
初期,甲供物资招标及采购工作因铁路建设工程管理层对其设备的数目、规格、型号诸多因素无明确规定而难以顺利进行。甲供物资是根据设计采购的,在实际施工时,会出现物资不足或物资规格有误的现象。无论是增加物资设备数量还是更换之前购买的物资,都会增加原有的成本,还会影响到整个工程的进度。
4.工程变化导致的问题。
大量的新增和变更的工程部分因设计的具体和深入化而出现,这与诸多只进行初步设计后开始招标建设项目相矛盾。按照要求要对该部分的工程进行批复然后实施。然而在实际施工过程中,为保证项目的进度,往往先实施再批复。问题便出现了,该部分工程的物资在合同外,但又急需供应,导致甲供物资出现混淆。更有甚者,若财务的核算与验工计价过程无明确区分,会造成合同资金利用不合理问题,影响管理工作效率,延误铁路工程进度,降低建设质量。
5.其他问题。
除上述问题外,物资管理人员缺乏且素质较低,甲供物资的价差调整不能及时得到解决,信息因为相关部门(物设、计财部门)之间的交流较少而反馈慢,无明确应急采购物资等问题也会对管理工作造成困难。
二、做好铁路建设项目工程物资管理的对策
1.树立全员的成本管理意识。
要求所有参与工程项目建设的人员把工程成本管理工作放在主要位置,自觉对项目成本进行管理控制。将每个员工对物资成本管理的执行程度与其晋级加薪和职务聘任挂钩,借此调动起所有员工的积极性和创造性,从人的角度控制成本。
2.合理管控物资的招标及采购。
鉴于在铁路建设项目进程中,物资采购工作对工程投资与控制的影响,其对工程的进程举足轻重的作用不可忽视。首先,建设方需遵纪守法,认真、慎重地依据相应的法律法规(如建立在国家或者是铁路总公司基础上的物资采购法律)进行操作,然后依据相关批复尽快解决甲控物资相关设备招标、投标、采购等工作。其次,应降低随意扩张物资采购范围的可能性,合理安排物资管理工作,所有工作安排都应建立在物资设备的招标计划以及批复基础上。最后,在采购进程中,不仅仅要依据合同进行,还要在《铁路建设项目甲供物资设备目录》规定的基础上,严格按照合同上已说明的甲供物资单执行相关工作。
3.改变现行物资采购管理模式。
在项目实施时,可采用“铁路总公司”—“路局”—“建设项目”的管理模式,建设单位选择相关部门(如路局建管部门)审核达标的供应商,在供应商达标的前提下,施工单位在铁路二级市场展开公开招标工作。该单位可在相关部门(如路局建管部门)的号召下,对物资供应商的水平、诚信度、服务质量开展评估工作,完善物资供应商档案,让单位在项目实施时发监督作用,做好铁路的建设、规划、政策制定、资金落实工作。与此同时,为了给物资的招标、采购工作提供科学合理的的决策,方便进行动态管理,相关人员需对物资市场进行调研,及时掌握物资价格、供应商分布情况。
4.着重解决物资核算问题。
在有变动的工程中,相关单位需要认真按照建设的程序执行,做好管理工作。根据有关变更的管理规定,严格遵守先批复再实施的原则,再对有变动的工程进行施工;在规章制度的框架下进行物资的采购、财务核算与程序建设等工作。同时,对于变动部分的工程应单独设立账目,与合同内的账目分隔开来,来管理该部分工程所需甲供物资的采购、供应等工作。这样会减少物资管理可能出现的问题,提高工程建设的效率。
5.强化对建设项目工程物资的管理。
工程物资设备进场之后,物资的检查、抽检与验收入库等工作一定要在相关要求下规范进行,同时应重视对物资每个阶段(采购、供应、签收)相关单位的考核及监督;完善物资管理的各项制度,明确各个单位的职责;及时与相关部门沟通,最大程度的掌握工程物资的供应情况;参与建设的各方都应重视管理工作的重要性,加强管理;落实工程物资的管理工作,合理使用工程建设资金并有效控制铁路项目的成本。建设项目工程物资如果得到较好地管理,物资管理工作的质量将会大幅度提高。
6.完善相关合同的管理工作。
在铁路建设项目工程中,物资类别繁杂、规格型号不统一、物资设备技术不成熟(例如在牵引供电类或者通信信号设备),若处理不好相关工作会出现合同纠纷。所以,首先、要以提高铁路工程质量为中心,依据招标要求与投标文件,联合商品交易合同中的相关文件,做好物资管理工作。其次、及时对合同的管理台账记更新,搜集、整合相关合同的资料,存档、统计并分析合同执行状况。最后、为减少物资的采购风险,要注重合同管理,依法按照合同的会签与备案制度与物资供应商签订有效的合同。
三、结语
关键词:铁路建设;内部审计;风险
1铁路建设项目内部审计的内容
目前铁路建设项目内部审计内容主要有建设资金的管理与使用、建筑单位内部控制制度的建立与执行。在审计过程中主要是对资金的管理和使用进行审计。建设资金审计的内容主要有:建设资金是否足额进入到建设单位和建设管理单位;建设单位是否按照规定存取资金、有没有乱开账户的现象;建设机构拨付工程款是否存在违规现象;与建设项目相关的资金收入是否已经入账;建设单位对各个环节的资金管理是否健全、有效等。建设资金的审计主要包括年投资完成情况、建设成本、是否存在虚报投资情况;建设单位的管理费用的支出是否符合国家的规定;建设单位是否进行预算管理;项目分摊是否符合一贯性原则;征地拆迁、设计以及监理的费用支出是否符合规定;建设单位的对成本管理是否有效等。
2铁路建设项目的内部审计存在的风险
2.1铁路内部审计机关的监督力度不足
目前我国铁路审计机关缺少对建设单位的监督能力不足,对建设单位内容没有正确的判断,不能及时发现设计中存在的问题,处罚力度也相对较低。目前许多铁路建设项目存在账面混乱的现象,而且施工单位在建设过程有偷工减料、赶工、质量不过关等现象。但是由于审计机关本身的不足,还有被审计的铁路建设单位较多,因此许多建设单位在建设期几年才审计一次,这就给建设项目带来风险。
2.2审计人员的素质不强
在对铁路建设项目进行审计的过程中,经常会出现由于审计人员能力不足而影响审计工作的顺利进行。在审计的过程,一些内部审计人员往往会受到被审计单位施加的压力、人情等手段,因此就造成内部审计的工作难以发挥其应有的职能。
2.3铁路内部审计管理制度不完善
尽管目前我国铁路建设部门对审计内容有明确的规定,但是铁路建设内部还没有形成统一的规章制度,因此对被审计单位的违规操作和违法行为就没有明确的惩罚制度,因此就造成被审计单位的账目容易出现流向混淆的现象。有铁路建设影响国家的经济发展,因此就需要尽快完善铁路内部审计管理制度。
2.4铁路建设内部审计信息化落后
随着互联网的发展,铁路建设内部审计与信息化的结合就成为了必然,需要利用网络信息的便捷性提升数据审核的效率。但是目前我国铁路建设的内部审核信息化通常需要先让会计做完账目然后进行审核,数据共享程度较低。而且一些会计会对数据进行篡改,这就影响审计的质量。目前铁路建设内部审核的信息化程度应该提升,提升审计的准确性和效率。
3铁路建设项目内部审计风险存在的原因
3.1审计前调查不深
入审计人员开展工作之前需要收集大量的信息与资料,根据信息与资料反映的问题对其重要性做出判断,了解内审计单位的管理体制、内控制度、核算方法等。近年来,铁路建设内部审计的任务量增大,并且审计时间只有两周左右,而审计前调查也只有不足一周的时间。审计人员的审计前调查通常是采用电话的方式大概了解项目的基本情况,显然不能深入。
3.2审计内容专业性要求高
铁路建设的审计中包括多方面的内容,例如决策、规划、设计、概预算、招投标、采购、施工以及监理等多方面的内容,还涉及到建设单位资金管理、会计核算等内容。具体的审计过程主要从工程管理和财务两方面进行核算,因此就需要审计人员不仅需要具备专业的审计知识,还需要对工程设计、施工、采购以及验收等专业知识进行了解,这样才能保证审计的质量。
3.3内部审计独立性不强
独立性是审计部门的关键所在,但是目前铁路建设的内部审计往往是建筑单位设置的机构,审计部门与建筑单位之间就不可避免存在着利益关系,因此审计人员在工作中会或多或少受到行政领导的影响与干扰,审计人员难以保持审计结果的客观性,这就会带来审计风险。
4缓解铁路建设项目内部审计风险的措施
4.1提升铁路建设内部审计的监督与服务理念
铁路建设内部审计是独立的岗位,是为国家的经济发展做支持的。因此就需要内部审计能够发挥其监督职能。做好铁路建设的总预算并且对基层预算进行合理的调控,将资金应用到有效的岗位中,这样就能避免不必要的资金损失。此外,还需要提升内部审计的协调能力,保证铁路建设的顺利进行。内部审计的职能是为了监督,因此就需要内部审计明确监督与服务之间的关系,对铁路建设的资金流动进行监督,然后服务于铁路建设的管理工作,这样才能将内部审计的作用发挥出来。
4.2加强内部审计人员的教育
目前我国许多铁路建设中存在着账目不清楚、资金流动不明确等问题,但是一些内部审计人员即使发现了这些问题,也没有能力对高层审计人员提出合理的意见。一些内部审计工作人员对自身约束能力较差,因此就会出现一些弄虚作假的行为,造成铁路建设审计工作不能正常开展。因此就需要对内部审计人员加强政治思想教育、职业道德教育等,树立起公正严明、依法办事的形象。
4.3完善内部审计的制度
铁路审计部门要按照《审计署关于内部审计工作的规定》和铁道部的《铁路审计工作》规定等来建立科学、规范的建设项目审计业务工作程序和标准。因此要克服审计部门政企不分观念的影响。铁路建设审计部门在运行过程中常常会出现政企不分的现象,人们依旧存在着用政策命令代替各种法规、制度的观念,这都不利于审计部门职能的体现。因此就需要提升审计部门的独立性,保证审计部门工作的客观公正。要克服铁路建设的内部审计政企不分的问题,就需要注重法律与制度的建设,要制定可操作的内部审计规定、方法,建立内部审计法规体系,使得内部审计有章可循,促进内部审计的规范化。
4.4注重审计效果的发挥
铁路建设内部审计要发挥其作用,就需要加强管理,注重风险的防范,维护财务收支,承担起推定铁内部控制建设、强化铁路建设风险管理的职责。各级领导也需要对内部审计工作进行支持,提升内部审计的独立性和权威性,将内部审计的效果发挥出来。首先,建立独立的内部审计体系。对审计结果进行公告就能够提升审计工作的透明度,提升审计工作的威慑力,发挥审计监督的作用。通过对审计结果进行公告,就能及时披露铁路建设过程中存在的一些问题,完全将舆论监督、群众监督结合起来,这样就能督促被审计单位能够约束自己的行为,遏制违规现象的出现,从而实现内部审计的监督作用。
4.5注重铁路建设内部审计信息化管理
网络的信息化具有信息传输速度快、数据准确以及不限地理区域等特点,因此在铁路建设内部审计过程中,也需要注重信息化的建设,建立网络平台。内部审计部门就可以及时查阅其他铁路建设部门如财务部门、采购部门等的资金流动状况,为审计工作提供支持。
参考文献
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[2]万忠献,陈海燕.加强工程项目审计的几点思考[J].中国财政,2017(2):77.
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