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一、提高全行上下对会计信息质量的认识,形成共同治理的良好氛围
作为通用经济语言,会计的计量深刻地影响着价值创造的结果与效果,现代企业的管理者、投资者和债权人更加依赖会计信息,来改善经营管理,评价财务活动,做出投资决策。对企业内部管理而言,会计信息是资源配置和经营决策的重要依据;对信息使用者而言,它又是连接政府、公众、投资人、债权人等各方利益的纽带。没有真实可靠的会计信息,企业就难以做出正确的决策,投资人和债权人的利益就得不到合理保护,市场风险就得不到有效的防范和化解。同时,会计信息是全行经营活动和管理行为的最终体现,会计信息问题,反映了经营管理方方面面的问题,而绝不仅仅是记录和报告问题,仅凭会计部门的力量,并不能从根本上提高会计信息的真实性。只有全行上下、各个部门和各级领导都能充分认识到会计信息的重要性,认识到自身在提高会计信息真实性中的地位和作用,站在全行的角度,综合治理,齐抓共管,各负其责,标本兼治,才能为真正提高会计信息真实性提供良好的氛围和条件,才能保证各项治理措施的科学性、合理性和有效性。**省分行在会计信息质量管理工作中,坚持以依法治行为主线,狠抓认识的统一,自1999年以来,在全行深入持久地开展依法治行活动,对全行经营管理活动存在的违规现象进行彻底治理,并取得了明显成效,依法依规经营、按章按制操作的观念深入人心,会计人员依法依规核算的意识更是得到加强,从根本上消除了假表假账现象生存的土壤。尤其是2006年以来,为凸显会计信息质量在全行经营管理中的基础作用,**省分行连续两年,将提高会计信息质量、确保会计信息的真实、准确做为全行的基本工作目标,写入了分行年度发展规划。全行上下对会计信息工作的高度重视,为会计人员做好会计核算、会计报告工作营造了一个良好氛围。
二、依托三级管理架构,严密实施会计信息动态监控
会计信息以原始交易为基础,会计核算必须真实地再现原始交易和事项,才能形成可靠的、有用的会计报告信息。近年来**省分行一直致力于从源头抓起,以省分行、二级分行、基层支行分级实施的三级管理架构为基础,加强会计核算与会计信息质量的监控管理,提升会计核算质量,夯实会计报告工作基础。
(一)建立严密的总账监控制度,加强总账信息的动态监控为了强化基层机构账务信息监控,对核算差错及时发现、及时纠正,**省分行建立了总账监控制度和账务联系书制度。由省分行和二级分行指定业务素质高、责任心强的同志作为总账审查人员,一是按照总账审查要求,每日对总账信息中反映的会计科目使用准确性、科目匹配性、表内与表外科目的勾稽关系、期初与期末余额的衔接等,进行详细审核,加强日常对总账的动态监控。省分行将当日审核发现的错误以“账务联系书”的形式下传二级分行,要求其在日终前进行更正,做到当日问题当日解决。二是重新规范现金出纳业务统计月报表、外币现钞业务统计月报表的填报要求,强调报表信息中期初、期末、日均的库存现金、外汇现金余额与总账的一致性核对。三是加强对总账变化情况的动态分析,掌握、研究重点关注科目及其核算内容的变动趋势,实现对总账的动态趋势监控。为便于对全行会计核算存在的问题及时进行总结,避免核算差错的重复发生,省分行会计结算部定期对全行会计核算质量进行统计,对核算差错发生的原因进行剖析,做为工作交流材料在分行网站上,供各级会计人员参考学习,对基层机构提升会计核算质量起到了较好的指导和借鉴作用。2006年省分行会计部共审查本、外币总账数据300次,下发工作提示400次、审核二级分行整改反馈1000次、纠正核算差错500次。通过不间断的日常总账数据监控,**分行日常会计核算差错得到有效控制,会计核算质量进一步提升。
(二)在管理中强化二级分行对会计信息的传承与监督二级分行在会计信息的管理控制链条中,有着突出的承上启下作用。在日常信息管理中,**分行着重强化了二级分行的以下职能:一是在组织进行对辖内机构总账信息监控的同时,及时将省分行针对总账审核每日下发的“账务联系书”提示问题进行整改。二是加强对辖内机构WDD系统运行情况的即时监督,对于每日运行中发生的总分不平情况、省分行下发的异常情况错误清单列示内容及时进行调查处理。三是结合会计稽核中心稽核情况,加强对辖内机构、网点会计核算的监督管理,及时纠正核算差错,保证核算信息的真实、准确。四是强化扁平化管理下对总账信息的二级汇总管理,严密组织市区内扁平化管理网点总账数据的采集汇总,在此基础上加载辖内支行总账信息进行二次汇总,并着重加强对非自动统计信息的采集以及审核确认,包括表外补充资料的采集、审核,确保非自动统计信息的真实、完整。
(三)以委派会计主管的组织与监督为基础加强基层控制,将会计信息质量控制关口前移**省分行自2006年起,在辖内全面实施了基层机构会计主管委派制,通过制度的实施变更会计责任主体,明确会计主管相对独立地位,彻底改变了会计主管从属于基层机构负责人的局面,有效地避免了同级监督同级产生的规章制度虚设、管理职能弱化的问题,充分发挥委派会计主管“监督、规范、指导、桥梁”作用,健全平衡制约与监督机制,从基层抓起,强化二级分行对基层机构的会计监督和对前台会计核算、会计信息的组织、管理,变事后控制为事前、事中、事后全过程控制,确保上级行各项规章制度和操作规程的有效实施,严格把好会计信息入口关,切实提高会计信息质量。同时,加强对委派会计主管的考核管理,将会计核算质量和会计信息的真实性、完整性做为会计主管工作业绩考核的主要内容,激励与约束并重,促使会计主管加强对会计信息质量的控制管理。2006年,各行的委派会计主管在日常会计管理、新系统上线运行、消化历史包袱、重组建账分账等工作中发挥了巨大的作用,通过他们的辛勤工作,组织、带领基层会计人员,建立起了把守会计信息质量关的坚实的第一道屏障,从源头上保证了会计信息的真实、完整。
三、以制度约束行为,不断加强建章建制
强化管理,制度先行。完善的规章制度是内部管理的基础,也是管理规范化的标志,制度的缺失必然会造成管理的无序和混乱。会计结算部将建立完善的制度体系作为规范会计报告业务管理的切入点,通过不断努力,已初步建立了业务管理办法与内控管理办法相结合的较为完善的会计报告制度体系。近两年来,通过对总行有关会计报告方面规章制度的梳理,结合实际,细化、完善了一系列规章制度,并重点对本外币主要会计报表的报表要素、填报口径、考评办法、报送程序以及总账审查等进行了规范,使全省会计报告工作的各个环节均有章可依。一是根据总行的《会计报告管理办法》制订下发了《**省分行会计报告管理实施细则》,做为统驭会计报告工作的核心制度,对会计报告工作的整体工作流程进行规范;二是制定下发《关于规范报表填报口径的通知》、《关于规范外币报表填报要求的通知》、《会计总账审查要点》、《会计报表考评办法》等一系列规定,并根据不同时期工作重点和工作要求,及时对考评办法和总账审查要点进行修订,保证了制度的客观性、科学性、约束有效性和可操作性。
一、指导思想
紧紧围绕药品生产关键环节和突出问题,以风险防控为工作主线,以完善落实责任为抓手,全面做好日常监管工作,认真开展专项检查,确保人民群众用药安全有效。
二、工作目标
通过方案的实施,使药品安全保障水平得到进一步提升。中成药监督检查覆盖面达到100%,基本药物监督检查覆盖面达到100%,高风险药品监督检查覆盖面达到100%,特殊药品监督检查覆盖面达到100%,不良反应监测报告数达到每百万人口不少于500份,(不少于上年度报告数),不发生重大药品安全事件。确保高风险类药品以及基本药物生产质量安全,严厉打击非法添加提取物等的违法违规行为。
三、工作安排
(一)落实县级药监部门药品安全监管责任
根据市县药监部门事权划分规定,我局负责对辖区内药品生产企业日常监督管理工作。建立辖区内药品生产企业监管档案;负责辖区药品生产企业信用分类管理和信用信息的采集、建档工作;负责驻厂监督员派驻和管理工作;督促、落实质量授权人制度的实施;监督辖区内药品生产企业的生产、经营活动,对违法违规行为及时予以制止,同时报告市局依法进行处理;监督企业整改措施的落实。负责辖区内品、、毒性药品和放射性药品等特殊药品的日常监管;负责辖区内药品不良反应监测和管理工作。负责组织实施辖区内药品突发性群体不良事件应急预案;负责药品突发性群体不良事件的预防、监测与控制工作,根据药品突发性群体不良事件的不同情况实施分级响应。
(二)以风险防控为重点,开展药品专项整治行动
按照市局安排部署,根据风险防控的总体要求,结合我县实际,县局将重点以基本药物、中成药包括中药材和中药提取物、药用辅料、药包材等为重点,开展中药材、中药饮片、中成药专项整治。加强对中药材、中药饮片、中成药及2013年检查存在问题企业的监管力度。重点检查供应商审计、购进原辅料的检验,重点解决购进使用不符合规定的各种辅料、假劣中药材等突出问题,全面推行有问题药品生产企业约谈告诫制度和重大质量安全隐患彻查督办制度,加大打击力度,切实消除隐患,控制安全风险。
(三)全力推进新版GMP实施工作
县内未通过新版认证的药品生产企业要按照新修订的药品GMP要求尽快完成质量管理体系的建立和完善,完成必要药品质量管理人员配备,完成管理软件建立、更新、验证和试运行,完成质量管理体系和软件的员工培训。
利用实施新修订药品GMP认证的时间要求,支持优势企业的收购、兼并和联合重组,促进品种、技术、市场、资金等资源向优势企业集中,推动我县医药产业的结构调整和产业升级。科学分析企业在实施药品GMP过程中存在的药品安全风险,加强企业技术改造过程中的监督管理,防止企业为加大库存随意增加批产量等不规范行为,督促企业加强质量风险管理,严格按照工艺规程组织生产,消除药品质量安全隐患。
(四)认真做好药品生产环节电子监管工作
做好对基本药物、特殊管理药品子监管工作。同时,按照省局安排完成新修订基本药物和增补品种赋码工作。建立电子监管日常管理制度,加强监督,加强对电子监管信息使用,对不能进行核注核销的企业要督促其认真整改。
积极推进电子监管全品种覆盖的目标。国家总局计划在2015年底前实现全品种、全过程覆盖,各药品生产企业要按时完成全品种赋码工作,为全过程覆盖打好基础。
(五)加强特殊药品监管,防止流弊事件发生
加强对使用麻、精药品和麻黄碱作为原料药用于普通药品生产的企业的监督检查。重点检查生产计划执行、生产过程中物料平衡、进销存情况以及原料药的购进、储存、使用和安全监督情况。
(六)进一步加强药品不良反应监测工作
继续加强药品不良反应监测体系建设,进一步完善检测报告机制,建立药品风险监测机制,制定收集处理工作方案,建立和完善药品风监测工作网络图,加大重点品种和高风险品种监测力度,发挥风险预警作用,做好风险信号挖掘、分析评价和安全性再评价,提升监测质量和评价水平,消除药品安全隐患。
要进一步提高报告能力和质量。县局药械监管股要在巩固、提高监测报告数量的基础上,加强对企业和医疗机构相关人员的培训,完善报告规范和标准,着力提高报告质量,逐步提高企业的报告比例。不良反应监测报告数达到每百万人口不少于500万份,新的、严重的监测报告不低于15%,同时全面推进药品定期安全性更新报告制度的落实。
(七)加强培训,落实企业药品质量安全责任
加强对县内企业法律法规的培训,以开展“药品生产风险控制年”活动为突破口,贯彻落实药品“黑名单”制度和质量约谈告诫制度,推进企业文化建设,强化企业是药品质量安全第一责任人的责任意识,推动药品安全监管目标责任的落实,探索分级管理的新方法,加强药品安全监管工作指导,加大重点工作的督导检查。
四、工作要求
(一)精心组织,抓好落实
进一步建立完善科学有效的监管制度,保障监管工作规范化、合法化。局各股、队要认真组织学习药品安全监管工作实施方案,按照市局《2014年药品生产监督检查工作细化表》,结合我县实际,制定具体的全县药品生产企业监督检查方案,进一步细化工作和措施,确保各项任务落到实处,坚决杜绝重大药品安全事故的发生。
(二)强化风险监测、分析和排查工作
县局药械监管股和食品药品稽查大队要重点关注药品生产企业原料药、辅料、中药饮片、中药提取物、药包材等进购和使用情况,要督促企业严格执行质量管理制度,做好验证、变更控制和纠偏措施等风险管理工作,要防止企业为了挤出改造和认证时间,通过增加批产量来加大库存,而可能导致药品质量安全事件的发生。
一、专项活动目标
通过开展社区矫正监管安全专项活动,严格制度执行,将社区矫正安全稳定工作落到实处。牢固树立监管安全首位意识,克服麻痹思想和厌战情绪,以高度的责任感和使命感认真履职,确保社区矫正工作不发生重大恶性事件,不发生影响社会稳定和其他重大安全问题,切实维护社会和谐安全稳定。
二、专项活动内容
(一)严格社区矫正工作制度执行。要进一步加强刑罚执行刚性意识,提高对社区矫正制度措施的敬畏感,准确把握社区矫正法律法规和制度规范,熟练掌握工作流程和执法标准,不断提高制度执行能力。要加强纪律作风建设,坚决杜绝落实制度打折扣,得过且过、执法不严的现象。要严格落实分类分级管理制度、外出审批制度、报告走访制度、社区学习社区服务制度、居住地变更审批制度、严格奖惩规定、禁止会见特定人员,进入特定场所等制度和规定。切实将各项制度执行和落实到位。
(二)严格开展安全隐患排查整治。坚持问题导向,迅速开展一次全面的安全隐患排查,重点排查日常监管教育不扎实、不规范、形式化问题:在工作中是否存在请假外出审批不严、违规审批、越权审批问题,服刑人员是否存在不假外出问题;要严格请销假制度,严格执行社区服刑人员报告、外出、居住地变更等监管措施,无特殊情况不准外出,防止脱管、漏管和重新犯罪;是否存在日常不报告问题;是否存在日常走访教育学习、社区服务记录不真实问题;是否存在社区服刑人员符合撤销缓刑、假释情形或暂予监外执行条件消失,没有提请裁定、决定收监问题;是否存在社区矫正工作人员在执法中有、失职渎职问题;是否存在电子定位监控执行流于形式问题。安全隐患排查工作要查准、查实、查细,不留死角。对排查出的问题隐患逐一梳理、列出清单,分析产生问题的原因,制定切实有效的整改措施清单。
(三)严格重点社区服刑人员管控。对辖区所有社区服刑人员进行一次全面梳理摸排,对重点管理人员进行重新确认,要把情况搞实,把人员摸准,建立重点管理人员名册,实行动态管理,并及时将名单上报县社区矫正中心。当前要重点关注以下几类社区服刑人员:一是涉及情感纠纷的;二是有暴力倾向,性格暴躁的;三是涉恶、涉黑、涉毒人员;四是有抑郁症等精神类疾病的;五是有盗窃、诈骗前科的;六是其他重点服刑人员。对不同类别重点人员分类制定矫正方案,做到有的放矢。日常监管要加大日常走访、报告频率,及时掌握其思想表现和行为动态。发挥矫正小组及村社区政法委员作用,发现反常表现及时报告、处理。对态度不认真的社区服刑人员,及时给予谈话训诫或警告处罚,同时在集中教育过程中重点讲解与其所犯罪行相关的法律法规知识、以及社区矫正管理规定,提高教育矫正质量。
(四)严格落实包案制度。严格落实局领导联系所和县社区矫正中心人员包片制度。对社区矫正中重点不稳定因素和问题隐患实行领导包案。各所将梳理出的重点、特殊人员及时上报县局,县局将组织有关人员实行“一案一包”。明确专人、明确职责、明确任务、压实责任。要积极争取乡镇党委政府的重视和支持,要加强同综治、派出所、民政、人社、工会、妇联、共青团等部门的协作。要充分调动村居司法行政联络员的积极性,把社区矫正工作纳入综治考核和综治例会月报告内容。实现重点社区服刑人员常态化监管全覆盖。
(五)严格管理增强合力。充分发挥挂职民警作用,做好矫正教育、监管点验、违规调查、执行收监、应急处置等重点监管环节工作。加强科技监控手段应用,提高监管工作的时效性和便捷性,加强与公、检、法、综治等部门联动,利用相关情报信息,对有违法犯罪苗头及违反监管规定的社区服刑人员,及时进行训诫,警告,治安管理处罚,直至收监执行,有效化解安全风险。
(六)严格落实重大事项请示报告制度。要认真做好突发事件应急处置和舆情管控工作,落实请示报告制度,对发生社区服刑人员严重刑事犯罪等严重社会影响案件、事件时,各所必须第一时间赶赴现场,并向县局报告。
三、实施步骤
根据我县实际,自2021年4月23日至6月30日,在全县开展社区矫正监管安全专项活动。
(一)动员部署阶段(4月23日——5月7日)
司法所要制定专项活动实施方案,召开有关会议,明确工作目标、工作措施、工作责任、整改期限,确保监管安全专项活动的各项要求落到实处。
(二)组织实施阶段(5月11日——6月19日)
各司法所要认真对照专项活动内容,认真细致开展隐患排查,全面消除安全隐患,针对摸排出的制度执行及安全稳定方面存在的突出问题开展自查自纠,拟定问题清单,深入分析原因,研究制定整改清单,逐一销号处理,切实把社区矫正刑罚执行、监督管理、教育矫正、适应性帮扶的各项制度要求落实到实处。
县司法局将组成工作组适时开展督查,对工作开展不力,问题整改不明显的所实行领导督办和问责。
(三)总结提升阶段(6月19日——6月30日)
对专项活动认真进行总结,进一步完善工作机制,确保专项工作取得实效。
四、工作要求
(一)提高认识,狠抓落实。维护社区矫正安全稳定是社区矫正工作第一要务和政治责任,要牢固树立“治本安全观”意识,要把专项活动作为今年社区矫正工作一项重要任务来完成。要结合实际,突出重点,协调推进,不搞形式主义,切忌走过场,实实在在把专项活动抓出成效。
一、从严教育,筑牢自警自律“防火墙”
一是突出经常教育。各级各单位充分利用理论中心组学习、专题讲座、廉政课堂、经验(典型)交流会等形式,定期邀请有关专家、学者开设党风廉政建设讲座,加强反腐倡廉学习教育。利用“七一”、“十一”等重大节日,组织领导干部到革命烈士记念馆、革命胜地、革命老区等教育基地缅怀先烈,接受教育,发扬优良作风。二是突出警示教育。每季度召开一次警示教育大会,通报典型案例、观看影像资料,到看守所进行现场警示教育等,深入剖析典型案例,教育引导他们从中吸取教训,自觉加强党性修养,自觉提升拒腐防变的能力。三是突出自我教育。结合“廉政课堂”等活动,领导干部着重从思想观念、发展理念、发展方式、社会管理、服务群众、党性党风党纪等方面,认真查找影响制约科学发展和群众反映强烈的突出问题,深入查找自身存在的问题,做好自我教育、自我剖析、自我整改。
二、从严防范,筑牢日常行为“防火墙”
坚持“未雨绸缪、重在防范”,完善落实好谈心谈话、重要事项报告等预警机制,及时发现和解决领导干部出现的苗头性、倾向性问题。一是谈心谈话早提醒。进一步贯彻落实区领导与乡科级领导干部谈心谈话制度,打破固有的面对面谈心谈话方式,创新开展电话访谈、函询等等,随时约谈相关干部。二是有关事项早报告。强化落实各级领导干部“反腐败日常报告单”制度,要求领导干部个人的住房、投资、婚姻、子女等有关事项发生变化时,及时报告。同时,完善区管领导干部个人有关事项动态信息库,努力从源头上促进领导干部廉洁自律。三是“八小时外”强监督。将领导干部“八小时外”巡访活动作为加强作风建设及社区廉政建设的重要内容,建立定期回访、联席会议等制度,采取调查问卷、社区走访、定向专访和明查暗访等方式,进一步促进了领导干部日常行为的廉洁。今年以来,共实施社区巡访300多人次,其巡访结果在一定范围进行了公开,起到了较好的警示作用。
【关键词】 监控; 内部监督; 设计缺陷
内部监督作为内部控制的基本要素之一,对于内部控制的有效运行,以及内部控制的不断完善起着重要的作用。美国COSO委员会的《内部控制框架》和《企业风险管理框架》中均规定监控为其构成要素。监控这一概念实际与我国《企业内部控制基本规范》中作为内部控制基本要素之一的内部监督的概念是一致的。
一、《内部控制框架》中的监控
根据《内部控制框架》使用的监控的概念,是指对内部控制在一定时期内的运行质量进行评估的过程。监控是通过持续监控活动、个别评价或两者的结合实现对内部控制运行进行监控。通过持续监控和个别评价的结合,能够保证内部控制体系在一定时期内保持其有效性。
(一)持续监控活动
持续监控活动发生在经营活动过程之中,内含于企业管理活动之中,它包括日常管理和监控活动,以及员工在履行其职责时所采用的其他行动。持续监控活动嵌入企业日常的重复的经营活动之中,对企业经营活动实施实时的监控,能够动态地应对环境的变化。持续监控活动涉及内部控制各个要素的主要方面。持续监控活动通常能够及时发现问题,相对于个别评价更为有效。
(二)个别评价
个别评价是从某一角度对内部控制进行测评,它直接关注内部控制的系统有效性。个别评价的范围和频率主要取决于风险评估和持续监控程序的有效性,对于应对优先考虑的风险的内部控制和对降低风险最为重要的内部控制,一般应当经常地进行评价。在企业主要战略或管理层发生变更、进行重大的收购或处置,或者经营或财务信息处理方法发生重大变化的情况下,一般需要对整个内部控制系统进行评价,此时应当关注企业所有重要活动有关的每一内部控制构成要素,其评价范围应当根据所需要实现的内部控制目标来确定。
个别评价通常采用自我评价形式,即由负责某一业务或职能的人员负责对其活动的内部控制的有效性进行评价,也可以聘请注册会计师等中介机构进行内部控制的个别评价。企业内部审计机构通常将对内部控制进行评价作为其常规性的职责,或根据企业董事会等上级机构的要求进行内部控制的评价。
《内部控制框架》要求进行内部控制评价时,评价者应当了解企业各项经营活动以及所针对的内部控制的每个构成要素,掌握内部控制体系实际运行情况,并分析内部控制体系的设计和运行测试的结果。此外,《内部控制框架》还要求对评价过程进行合理的记录,并强调对内部控制体系有效性进行评价时,应当考虑编制和保存内部控制相关记录的情况,为有效性评价提供支持。
(三)报告缺陷
对内部控制进行监控所发现的问题应当向上报告,其中严重的问题应当及时上报企业管理层和董事会。《内部控制框架》将内部控制体系中值得注意的一种状态定义为缺陷,明确了报告缺陷的内容,要求不仅要报告特定的交易或事项,更需要报告重新评价可能发生错误的内部控制。
二、《企业风险管理框架》中的监控
与《内部控制框架》中的监控概念相同,监控作为企业风险管理的要素之一,在企业风险管理中通过持续的监控活动、个别评价以及两者的结合,对风险管理构成要素的存在和运行进行评估。
持续监控活动存在于企业管理活动过程之中,它实时地、动态地应对企业变化的情况,并植根于企业之中。持续监控活动一般由经营管理人员或职能部门的管理人员实施。
个别评价是用于对企业风险管理的有效性提供合理保证而进行的评估活动。持续监控活动有效性越高,则越不需要个别评价。个别评价范围和频率,由管理当局根据本企业的情况作出决定,它取决于企业风险的重大性以及风险应对和管理风险过程中相关内部控制的重要性。当企业的主要战略或管理当局发生变更、进行收购或外置、经济或政治情况发生变化,以及经营或信息处理方法变更时,则需要对企业风险管理进行全面评价。进行全面评价时,应当着眼于风险管理在战略制订以及相关重大活动中的应用。企业风险管理中,个别评价有关的评价主体、评价过程和方法等内容与《内部控制框架》的内容基本相同。
关于缺陷报告,《企业风险管理框架》将缺陷定义为企业风险管理中值得注意的一种情况,它表示一个发现的、潜在的或实际的缺点,或者一个强化企业风险管理以提高企业目标实现可能性的机会。企业风险管理缺陷的信息主要来源于企业风险管理本身,来源于对企业风险管理的个别评价,此外还来源于企业外部。报告的内容包括所有已经识别的影响企业制定和执行战略,以及设定和实现其目标的企业风险管理缺陷;所识别的提高企业实现目标可能性的机会等。报告的渠道既包括向直接的上级报告,也包括越级报告。
三、《企业内部控制基本规范》中的内部监督
我国《企业内部控制基本规范》中作为内部控制构成要素之一的内部监督,实际上等同于上述监控概念。企业在设计内部控制制度时,由于当时认识的局限或者考虑不周等原因,设计出的内部控制不可能完美无缺;在内部控制实际运行过程中,由于实际情况发生变化、或由于员工对内部控制制度理解上的差异,也可能使内部控制不能很好地发挥其应有的作用,导致内部控制实际运行中或多或少地存在着这样或那样的问题。为此需要对内部控制运行情况实施必要的监督检查,发现其不足和问题乃至于缺陷,从而完善内部控制,提高内部控制的有效性。因此,内部监督是保证内部控制体系有效运行和逐步完善的重要措施。
根据我国《企业内部控制基本规范》,企业在建立和实施内部控制过程中,应当根据以下要求,结合自身经营活动的特点和实际情况,开展内部控制的内部监督:
(一)建立内部监督制度
内部监督制度是企业指导进行内部监督的规范,也是企业开展内部控制内部监督的依据。企业应当根据《企业内部控制基本规范》等的要求,制定内部控制监督制度。在内部监督制度中,应当明确内部审计机构等类似其他监督机构的职责,明确内部审计机构与和其他内部机构之间的关系,明确开展内部监督的程序、方法和要求等。
(二)开展日常监督和专项监督
根据《基本规范》,内部监督包括日常监督和专项监督。日常监督是指企业对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查,它实际上就是持续监控活动。日常监督应当与企业日常的经营活动相结合,整合于企业的经营活动过程之中,与日常经营活动结合起来进行;对于发现的内部控制缺陷,应当及时向有关方面报告并提出解决问题的方案,对存在的问题予以纠正。
专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,对内部控制的某一方面或者某些方面进行的有针对性的监督检查,大致与个别评价的概念相当。企业应当定期拟定内部控制专项监督计划,确定当期专项监督的内容和对象。对于专项监督的范围和频率,企业应当根据风险评估结果以及日常监督的有效性等予以确定。对于用于控制风险评价结果确认为具有重要性的风险的内部控制以及关键业务的内部控制,应当优先对其进行专项监督。对于专项监督中发现内部控制存在的问题,要及时向有关方面报告,提出完善内部控制的意见和建议,并监督对内部控制进行完善。
(三)制定内部控制缺陷认定标准并对内部控制缺陷进行认定和报告
企业在对内部控制进行内部监督发现内部控制缺陷时,需要对内部控制的缺陷进行认定和报告。为此,企业应当根据自身的实际情况,制定本企业内部控制缺陷认定标准。另外,在对内部控制进行内部监督的过程中,根据确定的标准对内部监督所发现的内部控制缺陷进行认定,分析缺陷的性质和产生的原因,提出整改方案,采取适当的形式及时向董事会、监事会或者经理层报告。企业还应当跟踪内部控制缺陷整改情况,并就内部监督中发现的重大缺陷,追究相关责任单位或者责任人的责任。
内部控制缺陷包括设计缺陷和运行缺陷。所谓设计缺陷,是指缺少为实现控制目标所必需的控制,或现存内部控制设计不适当、即使正常运行也难以实现控制目标而形成的内部控制缺陷,即建立的内部控制不能充分实现内部控制目标而形成的内部控制缺陷。所谓运行缺陷,是指现存设计完好的控制没有按设计意图运行,或执行者没有获得必要授权或缺乏胜任能力以有效实施控制而产生的内部控制缺陷,即内部控制不能按照建立阶段的意图运行,或运行中错误很多,或实施内部控制的人员不能正确理解内部控制的内容和目标等而产生的内部控制缺陷。某一企业的内部控制体系虽然设计得很完善,但由于实施过程中的偏差,导致内部控制运行缺陷。内部控制的缺陷可以是单项的缺陷,也可以是多项组合的缺陷。
按照内部控制缺陷影响整体控制目标实现的严重程度,内部控制缺陷分为一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷。重大缺陷是指一个或多个一般缺陷的组合,可能严重影响内部控制整体的有效性,进而导致企业无法及时防范或发现严重偏离整体控制目标的情形。重要缺陷是指一个或多个一般缺陷的组合,其严重程度低于重大缺陷,但导致企业无法及时防范或发现偏离整体控制目标的严重程度依然重大,须引起企业管理层关注。除重要缺陷和重大缺陷以外的其他缺陷,则为一般缺陷。
(四)开展内部控制有效性的自我评价
内部控制的自我评价是对整个内部控制系统进行的评价活动,可以等同于个别评价。企业对内部控制活动进行日常监督和专项监督,前者结合各项业务活动分散进行内部监督,后者针对企业内部某一特定业务或某一特定领域或部门进行局部内部监督。由于企业内部控制体系是一个整体,内部控制体系的各组成部分相互配合发挥作用,因此还需要对企业内部控制整个系统整体进行评价,以论证其有效性。企业应当结合日常监督和专项监督情况,定期对内部控制的有效性进行自我评价,出具内部控制自我评价报告。内部控制自我评价的方式、范围、程序和频率,由企业根据经营业务调整、经营环境变化、业务发展状况、实际风险水平等自行确定。