知识管理系统建设方案范文第1篇

【关键词】知识管理；医院档案；信息服务体系

一、知识管理与医院档案管理的关系

（一）知识管理是医院档案管理的新阶段。从医院档案管理发展的历程来看，医院档案管理经历了以下个重要阶段：1.档案实体的管理。主要是注重档案实体资源的整理与保存，目的导向是提供档案信息利用。2.档案信息管理。主要是注重开发利用档案的内容，重在档案信息的传播与共享。3.档案信息资源的管理。主要在于对档案信息的内容以及其支撑工具的管理。4.知识管理阶段。一些发达国家档案管理已经到了此阶段，但目前我国的医院档案管理还处在初级阶段，医院管理者还没有真正认识到知识管理的重要性，对知识管理理念、方法及技术并没有很好掌握。所以应用知识管理的方法与理念来改变医院档案管理工作，转变管理模式是目前医院档案管理所要解决的重要问题。这需要我们不断学习和实践，把工作重点由对医院档案信息资源的管理转变为对档案信息知识的识别、挖掘和重组，从而实现由医院档案管理向知识共享和知识的创新转变。（二）知识管理促进医院档案管理观念创新。传统的医院档案管理工作对档案信息的服务利用非常欠缺；而且医院档案管理特别强调对档案显性知识的保管工作，而不注重对档案隐性知识的信息挖掘和利用。与之不同的是知识管理更为注重对显性及隐性知识的管理。从这个角度来讲，医院档案管理可以借鉴知识管理的理念，充分认识并挖掘医院档案信息的价值，把单纯的医院保管、存贮的档案信息进行充分转化、挖掘并利用，通过知识共享，把医院原始档案信息中的隐性知识通过知识管理转化为显性知识，最大限度地挖掘医院档案信息价值，为医院管理各项活动所用。（三）知识管理促进医院档案管理知识创新。知识管理是一种人与信息资源的动态管理过程，是以人为本，以信息为基础，以知识创新为目标的动态管理。知识管理的整个过程强调最大限度地实现知识共享，追求信息处理能力与人的知识创新能力的最大结合。医院档案管理的创新要充分吸收知识管理的最新理念，利用知识组织和知识应用等知识管理的内容，提高医院档案信息的价值和服务价值。要在档案管理的基础上发现隐含在档案信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织，实现知识挖掘和知识表示，使利用者快速获取所需的知识。医院档案室既要关注知识的组织与开发，又要重视知识需求与应用，最大限度地实现医院档案知识信息的功能与效益，这是医院档案管理创新的必由之路。（四）知识管理促进医院档案管理及服务模式的创新。受传统医院档案管理观念的影响，一些医院管理者认为档案管理仅仅是保管单纯的“历史记录”，而忽略了其作为知识载体的重要价值。受这种思维模式的影响，医院档案管理者往往将档案管理工作模式限定在档案的收集、整理、编码和保存上，而忽略了开发和利用，或者说开发和利用也仅仅是从表面上，而未实际深入挖掘医院档案中隐含的知识资源，这种管理模式严重限制着医院档案管理的发展。引入知识管理理念后，档案管理及服务模式将会有极大改变，档案管理从单纯的保管式向深层信息挖掘利用进行转变，通过利用知识管理的理念、方法及技术，实现医院档案的信息化、知识化管理，从而实现对整个档案实体管理模式流程的创新。

二、目前医院档案管理存在的主要问题

目前我国医院档案管理还存在较多的问题，主要集中在以下六个方面：一是医院档案管理的制度措施还不完善、不系统。二是医院档案管理的观念落后，档案安全意识淡薄，档案丢失、损坏风险普遍存在。三是医院档案管理的设施设备欠缺。四是医院档案管理电子化、信息化程度较低，诸多机构还未实现电子化、信息化管理。五是医院档案管理人才欠缺，专业素质参差不齐，缺乏专业教育和培训。六是医院档案资源价值未充分被开发利用，未实现其应用价值、发挥服务功能。

三、基于知识管理的医院档案信息服务体系

在知识管理背景下，医院档案管理不应只停留在传统的档案保管管理阶段，而更重要的是担负起档案信息知识交流与利用的任务，成为医院的知识金库。医院档案管理者应积极利用现代化的管理方法与技术，将大量无序档案信息整理编研，为医院搭建知识管理平台做好档案信息基础。同时应积极利用知识挖掘技术，提取医院档案中隐含的知识要素，通过知识挖掘、提取整合、分析归纳，将有用的档案知识要素通过系统平台的形式为医院管理者及医务人员提供知识化服务。基于知识管理的视角，我们参考借鉴有关研究理念探讨构建基于知识管理的医院档案信息服务体系。（一）服务组织体系。基于知识管理的医院档案信息服务组织体系，主要包括服务的目标理念、制度流程以及组织设置这几个方面。1.服务目标理念。以人为本，以服务医院用户需求为出发点，转变传统档案管理服务观念，将其与知识管理理念相融合，从知识管理的角度促进医院档案信息服务的知识化、系统化，为医院用户提供系统、全面、有效的医院档案信息服务，促进医院档案信息服务的知识化建设步伐，从而进一步促进医院整体知识管理体系的逐步形成。2.服务制度流程。制定基于知识管理的医院档案信息服务的相关制度及流程，从制度上对医院档案信息服务工作进行规范化、流程化、系统化。同时严格设置并规范医院档案信息服务的各项业务流程，对档案信息服务的各个环节进行质量控制，尤其是对于档案信息的知识化管理流程进行把控，不断提高档案信息的知识化水平，促进医院档案信息服务向知识化、系统化发展。3.服务组织设置。设立基于知识管理的医院档案信息服务职能机构，成立医院档案信息服务委员会，对整个医院档案信息服务管理工作进行统一协调指导。同时从组织架构上健全医院档案信息服务的三级服务网络，通过对各个服务层级进行组织管理，不仅利于医院档案信息服务工作的系统化，也利于对整个服务体系进行组织协调与质量控制。最终抛弃原始的医院档案信息服务流程，形成“以档案数字化为核心、以管理系统化为中心、以服务网络化为基础”的新的服务流程。（二）服务支撑体系。知识管理视角下医院档案信息服务支撑体系主要指支撑体系所需的软硬件技术平台、档案信息资源系统以及所需的人才资源队伍这几个方面。1.支撑体系的软硬件技术平台。主要包括软硬件设备设施，硬件设备设施如存储设备、服务器、终端设备等等。硬件设备设施是医院档案信息服务体系为用户提供服务的硬件基础。软件则主要指的是相应的档案信息服务软件服务系统，包括相关业务管理系统、查询系统、模块加工系统等等。软硬件设备设施是服务体系的筋骨，是支撑体系运行的重要基础。2.支撑体系的档案信息资源系统。档案信息资源系统可以说是服务体系的血肉，是体系建设中尤为重要的部分，资源系统的建设质量直接关系到整个服务体系所提供的档案信息服务质量。因此在建设支撑体系的资源系统时，要尤为注意几个方面：一要确保服务资源的全性面。即对所提供的信息服务要全面、完整，确保帮助医院用户全面了解相关领域内的发展动态和研究进展。二要确保服务资源的准确性。要去伪存真，去粗取精，提供准确可靠的信息资源。三要确保服务资源的连续性。要做好信息资源的动态化、连续化跟踪和管理，确保档案信息资源的完整性和可参考性。四要确保服务资源的及时性。确保提供信息知识资源可用、可靠。3.支撑体系的人才资源队伍。人才是实现医院发展的根本原动力，也是医院档案信息服务的重要支撑，可以说是服务体系的灵魂。医院档案信息服务人员的素质和能力直接决定着档案信息服务的质量和水平。基于知识管理的医院档案信息服务体系能否构建成功，能否实现其价值，发挥其作用，关键是有一支高素质的档案信息服务人才队伍，这是由医院档案信息服务的性质和任务所决定的。医院档案信息服务人员要在医院档案与临床和科研工作之间建立直接的联系，了解医院档案工作对临床和科研工作的影响，并分享临床和科研工作的成果。同时要着力建设档案人才队伍：一方面，要不断汲取并充实人才队伍；要从人才引进及人才开发两个途径，一是选拔优秀人才到档案服务队伍中去。二是加强人才培养，通过多种途径的培训与继续教育，进一步提高人才队伍工作技能和业务水平。另一方面，要建设合理高效的档案管理人才结构，形成合理的人才梯队，为档案信息服务工作提供长期可靠的人才保障。（三）服务输出体系。基于知识管理视角下的医院档案信息服务体系，虽有传统服务的成分，但更多的是高效的网络化、数字化、知识化信息服务。它表现为三个方面：一是服务资源的数字化、虚拟化。二是服务内容向知识多样化发展。为医院用户所提供的服务不仅仅是档案信息线索，更重要的是提供解决问题所需的知识化单元信息。三是服务模式向个性化、主动化发展。医院档案服务机构要有针对性主动地为用户提供有关服务。四是服务环境开放化、多渠道化。医院档案服务从传统的封闭转变成开放式的空间，最大限度地拓展了医院档案信息交流与服务模式。1.服务方式。知识管理视角下的医院档案信息服务以“主次相依、多层次结合”为服务理念。主要包括四种类型的服务方式：一是直接型档案信息服务，包括提供原始性的医院档案信息材料，以及经过加工的二、三次档案信息材料。二是特色型档案服务，如专题档案信息汇报等。三是延续型的档案服务，如某一专题的科研档案信息资料。四是知识型档案服务，它是将医院档案信息转化为知识后提供的一种知识化档案信息服务。2.服务途径。知识管理视角下医院档案信息化服务途径主要是指服务提供者与用户之间的沟通交流方式。概括来说主要通过两个途径：一是直接交流服务，主要是通过面对面、电子化通信手段等方式进行的即时交流。这种方式提供的服务是最直接的，不需要经过多层次加工的服务，通常提供的服务准确性和及时性能够得到保证。二是间接交流服务，这种服务方式所提供的服务一般是需要经过多层次加工的服务，通常所提供的信息服务更为完整和全面，服务质量和水平也较高，但在及时性方面有一定弊端。

四、研究小结

知识管理系统建设方案范文第2篇

（一）创新文化是推动高校档案工作信息化建设的驱动力因此，必须重视科技创新文化软实力的建设，用科学发展观梳理高校档案工作发展思路，建立科学合理、成本低廉、优质高效的创新体制，让激励创新、敢为人先的创新文化植入到每个人思想里，落实到工作中。创新不仅是一种理念，更是知识、能力和责任的体现，只有形成以创新求发展的价值取向，与时俱进的创新动力，才能推动档案工作由传统到信息化的转变。实现基于信息系统的档案工作体系模式，是一项以信息化为特征，以信息技术为核心的深刻变革，必然会对传统的档案工作理念和手段带来巨大的冲击和挑战。同时，我们工作中的教条主义、经验主义、自以为是的态度、守旧观念和传统习惯是档案工作创新和转变工作模式的最大障碍，创新文化建设是突破障碍实现档案工作跨越式发展的根本动力。也是提升高校档案工作创新能力的根本之策。因此，必须深入探索和掌握基于信息系统的档案工作体系的科学规律，创新档案管理工作理论和实践，以创新驱动档案工作信息化建设，真正推动一场基于信息系统的档案工作体系革命，实现高校档案工作信息化建设又好又快的发展。

（二）观念更新，观念更新是自我否定、自我变革和自我超越的过程是艰难、痛苦的强制性的转变，如同破茧出蛾，需要冲破陈旧观念的束缚，破除固有的思维方式，改变现行的工作方法和行为习惯。观念不更新，眼光就短浅，思路就封闭，就设计不出具有创新性、突破性的高校档案工作信息化建设方案，就建不成基于信息系统的档案工作体系。高校档案管理工作必须解放思想、更新观念、创新变革、破除封闭僵化观念、确立科学先进理念，开创档案工作信息化建设的新局面。追赶上时展的步伐、

（三）制度应当创新创新的制度应当是保障和规范信息化建设和工作模式变革的制度，再造基于信息化环境下的新制度，广泛包容高校建设和发展相关的全部要素，重新调整内部与外部的关系，上级与下级的关系，部门与部门的关系，岗位与岗位的关系。保证基于信息系统的档案工作体系成为高校管理工作信息化体系中的有机组成部分，用制度去规范和约束高校各项工作的运行程序，使档案工作程序成为高校各项工作运行程序中的必经之路。加强对执行制度的情况进行考核，通过考核有效规范教职工的活动和行为，持续提高教职工的档案意识和培养保存凭证、留存档案的自觉性，促进、保障和规范高校档案信息化建设。

（四）技术规则立新技术规则是指预先在高校信息化建设规划和设计思想内嵌入档案管理工作信息化相关的技术，通过技术设置来迫使人们遵守规则，最终达到对高校档案信息化建设规划和设计思想的主动认知和践行。在由传统工作模式向信息化工作模式转型的过程中，会遇到由守旧观念和传统习惯而形成的巨大阻力。技术规则是破除障碍的最好利器，比如在需要限速的道路上设置减速带强制车辆在该路段减速以防止交通事故的发生。通过设置技术规则，强制性的倒逼着信息化体系中的所有单元（系统）、所有节点（部门）、所有终端（岗位）、甚至每一个人，都必须主动适应变化，融入档案工作体系，按照程序工作，确保执行落岗，规则落实。否则将无法胜任工作

（五）知识必须更新我们在高校档案工作息化建设的知识和认识程度上遇到了玻璃幕墙现象，我们现在只能认识和看到高校档案工作息化建设的表面却无法透视和探及本质。这就要求我们克服自满和畏惧情绪，加强学习和大胆吸纳新知识、新技术、新方法、新手段，突破实践与理论，专业与业余，封闭与开放，实体与虚拟，现实与未来的界限，丰富知识结构，弥补信息化技术知识的不足。当前，风起云涌的档案工作息化浪潮和工作模式变革，对高校档案工作者的创新意识、知识结构和综合能力，提出了更高的要求，创新意识不是无源之水，无土之木。创新意识有赖于知识的积累，丰厚的知识贮藏和良好的综合素质。在推进档案工作转型发展和工作模式转变的过程中，我们必须在学习中创新，在创新中积累知识。

（六）思路也要刷新，档案工作者同样是档案工作信息化的建设者必须通观国内、国外信息化发展趋势，厘清高校档案工作信息化建设需求现状，放小利识大局，抛弃拿来主义，买来主义，死搬硬套的现象，避免重复建设和建成过时的东西。不能只围绕档案管理系统软件和服务器打转转，而要结合高校档案工作实际，创新性的提出校园档案云、信息校园、云校园等概念，在更高的起点上参与谋划高校档案工作信息化建设。强化全局统筹跨界管理，严格把跨职能、跨系统互通性作为衡量档案工作信息化建设的标准，实现向系统融合、规则统一、操作一体、信息共享的基于信息系统的档案工作体系转型。

二、统筹规划、顶层设计、统一建设

档案工作是高校各项工作的重要组成部分，任何一项管理工作都与档案工作密切相关例如，在行政管理工作和活动中产生了行政类档案，在教学管理工作和活动中产生了教学类档案，在财务管理工作和活动中产生了财会类档案等。由此可见，档案所需要的文件材料绝大部分不是在档案管理机构和档案工作人员的工作与活动中产生的，而是在各职能部门每天的工作和活动中产生的。档案管理工作与学校的各项工作紧密相连，是高校管理体系中不可缺少的组成部分。因此，只靠档案馆自身搞档案信息化建设困难很大，高校档案工作信息化建设必须统筹规划，进入高校信息化建设的顶层设计，将高校档案工作信息化体系设计自上而下的落实到具体文件材料形成的初始点上，使基于信息系统的档案工作体系延伸至各职能部门的工作和活动中，使传统的树形化的工作体系转变为信息化的网络状的工作体系。高校档案工作信息化建设顶层设计的基本原则，就是要统筹所有的与档案工作有关的信息资源、重建包含档案工作信息化内容的各项规章制度、信息系统，考虑到高校档案工作信息化规划的战略性、前瞻性、统一性。所谓战略性是指高校档案工作信息化体系只是高校管理工作信息化体系中的一个子系统，它要配合整个高校信息化建设的发展格局和发展战略，要融入高校信息化建设的总战略和信息化体系，而不能与其相悖；前瞻性是指档案工作信息化是逐步建设完成的，需要几年、十几年甚至更长的时间，所以既要考虑到中短期的档案工作信息化可持续性即人力、物力、技术保障等问题，又要考虑到和规划好远期目标及各个发展阶段的无缝连接，符合基于信息系统的体系工作模式的发展方向；统一性是指档案工作信息化建设过程中，要充分考虑到档案资源建设的多元性、广泛性，对高校档案工作信息化建设进行全方位、全过程的精细规划。实行统一领导管理，统一规划计划、统一技术体制，无论是在顶层设计或实践推进过程中必须避免由档案管理部门独自进行信息化建设的规划与设计，而是引进档案管理部门参与高校信息化建设的规划与设计，把档案工作信息化建设融合到高校信息化建设体系中，形成顶层规划、联合设计、集中投入、系统集成、配套发展的思路。打破信息化建设村村点火、户户冒烟的体制机制性壁垒，逐步建设成为跨职能、跨领域、跨业务的一体化档案工作保障体系，实现系统兼容，体系运转，信息共享，标准统一，动态管理，减少层次、避免重复、化繁为简、降低成本、提高效率，一键归档。

三、基于信息系统的档案工作体系

知识管理系统建设方案范文第3篇

1.系统平台需求分析

基于现代企业人力资源系统平台的构建，必须从企业全局角度来着眼，以目前企业已拥有的管理系统的硬件设备与软件系统的兼容性作为开发基础。实现人力资源档案信息的科学管控与组织知识的充分共享，使人力资源档案管理思想与现代企业管理文化进行接壤，提高企业人才的整体协作性和团队人才意识。因此，系统必须考虑以下几个方面：首先，系统建设需要以档案法律法规为准绳，保障企业人员对档案信息的隐私权和知情权；人力资源档案系统信息的收集符合法律法规的要求，满足企业员工自愿参与的原则。其次，系统建设必须以目前企业管理系统的特性作为参照，主要体现在系统平台必须与企业管理系统具有良好的交互性、兼容性以及技术的融合性上，为系统平台与企业对接减少阻碍。再次，系统平台的功能设计必须从双方面的利用角度进行考虑，不仅对企业管理者提供帮助，更要肩负起对企业员工利用需求的责任；建立专人专用账户的用户权限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考虑。此外，对于企业核心价值的技术信息必须进行严格保密。数据保存必须考虑到突发状况和外在环境改变等因素，保持信息数据的安全性和完整性。最后，以企业利益最大化为根本目标，缩减到企业投入最低成本。

2.系统功能设计

现代人力资源管理平台主要包含三部分功能：用户个人信息认证、企业员工知识共享、系统管理三个模块。以上三种功能通过B/S网络模式可以实现：普通用户登陆后经过系统的授予权限，可以对个人的身份相关信息进行校对，个人有关信息如果有误，可以向系统管理人员提供机构证明，管理人员对系统个人信息进行修改、删除、增加新录入，并且该用户可以利用账号分享本人或所在机构所掌握的技能知识，平台提供多用户进行在线交流等功能；系统管理员按照企业内的层级和不同部门分类设置不同用户权限，用户可以通过账号查询企业知识信息库；系统管理人员不仅具有普通用户的权限，还可以对系统的管理模块进行管理，对用户权限进行系统设置，同时还必须肩负起对知识库的更新和信息审核的责任。现代企业人力资源档案管理平台页面是与员工直接对话的窗口，必须为企业员工提供多分类频道，帮助其获得最新资讯，建立如分类导航、知识库查询、业务查询、信息反馈、即时信息、用户在线交流等等功能。知识信息库录入与最新知识只向管理人员账户权限开放，普通账户对知识信息的更改或增加，可以通过信息反馈系统对系统管理人员提出申请，得到及时回复。

3.现代企业人力资源档案管理平台的技术架构

结合现代企业人力资源档案平台的功能分析，笔者提出了对系统平台的主站点及其各有关站点设计方式，包括充分考量了现代企业在实践应用所需栏目，借此确定添加哪些栏目的功能最为有效、栏目如何设置更为合理、栏目可以对哪些用户可以公开，以及人力资源档案平台信息库需要创建档案资源信息和知识库信息内容等。因为知识库与人力资源档案信息库处于系统平台的后台位置，并且与平台的表层页面相对分开。基于以上特点，现代企业人力资源系统平台主要采用普遍应用的三层式B/S系统结构。第一，企业人力资源档案管理系统表示层。表示层是应用于系统存储的数据与企业用户的直接接口，担负起将系统存储的数据转化为用户最易于接受的表现形式。此外，现代人力资源档案系统表示层不仅对系统内信息进行转化，而且该系统将员工所掌握的知识、技术方法以及管理方法进行形式转化存储到系统数据库中。第二，企业人力资源档案系统逻辑层。系统逻辑层作为存储资源库的实践应用，管理存储系统平台对信息的收集与逻辑存储数据库并接受用户各类访问。逻辑层依照用户对信息的需求进行分析、对平台进行设计。设置以下模块如个人人力资源档案信息、部门信息、信息反馈、个人知识、知识库查询、系统管理等，相应的登录用户分为一般用户和管理人员账户对系统进行相关操作。个人人力资源档案信息管理主要针对企业员工个人信息的全面概括，可以通过信息反馈模块对信息中存在的偏差与系统管理员进行沟通，对身份信息进行修改和添加；系统管理包括用户权限管理、在线反馈、知识审核、知识在线、登录日志等；权限管理主要对系统登录账户根据所处部门和级别进行合理授权；知识信息管理是根据用户通过账号主动分享的知识通过管理员进行审核，一方面按照信息收集准则进行分类入库；另一方面通过员工登录日志，对高频的搜索话题进行汇总，来对信息进行即时；系统维护通过管理人员账户对系统进行定期日常维护。

4.系统管理平台安全保障制度的建立

知识管理系统建设方案范文第4篇

论文关键词：知识管理　企业档案工作　协同　创新

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。

知识管理系统建设方案范文第5篇

关键词：知识工程；档案；价值分析；知识库

中图分类号：G273

1、概述

在2013年度峰会上，中航工业集团公司对各单位提出了明确要求，要牢牢抓住“市场效益”这个关键，向着全面振兴航空工业目标迈进。知识工程项目的开展正迎合了“效益”这一战略目标，档案工作如何衔接知识工程项目，发挥档案价值，创造档案 “效益”，是当前档案工作者应该研究的课题。

2、档案与知识工程的关系

2.1、档案与知识工程

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

“知识工程”概念就是依托IT 技术，最大程度地实现信息关联和知识关联，并把关联的知识和信息作为企业智力资产来以人机交互的方式管理和利用，在使用中提升其价值，以此促进技术创新和管理创新，进一步推动企业持续发展的全部相关活动。“知识工程”涉及到知识的获取、处理、表达、组织、存储、共享、重用等诸多相关活动，涉及到人与技术（计算机软件等）的交互作用。

2.2、档案融入知识工程的必要性

航空档案作为一种重要的载体，其蕴藏着企业丰富的科技成果，由于档案本身的历史记录特殊属性，既是知识工程中的重要显性知识资源，又蕴藏着大量隐性知识资源，它是“知识工程”项目的重要组成部分，那么如何发挥、挖掘和体现档案的价值，为企业创新发展，全面提高企业核心竞争力做好支撑，已经是档案工作者面临的共同课题。知识工程项目的出现不仅给当前档案管理工作带来了空前的挑战，同时也带来了巨大的机遇，现在的档案管理工作者不仅要在工作模式上适应知识工程创新理论的需要，同时必须在档案管理思想上发生变革，实现由档案管理者向知识型档案工作者过渡，角色的变化要求我们必须利用系统思考的方法，密切注意知识工程管理技术和理论方面的进步，通过企业知识工程项目的建设，构建企业档案工作新格局。

3、知识工程项目中的档案价值分析

如何利用先进的管理理念和管理工具使档案资源在“知识工程”项目中得到深层次的挖掘，使档案信息数字化、显性化，更好的为科研人员提供利用。也通过知识工程促进技术创新和管理创新，提升企业的核心竞争力，为企业创造经济效益和社会效益，实现档案资源的重要价值。笔者认为在知识工程项目背景下档案价值的体现主要有以下几个方面：

3.1、有效促进企业技术创新

档案承载着一个企业发展过程中最重要的知识资源，全面反应了企业经营管理活动的绝大部分的成果，而知识工程的TRIZ理论是一种面向技术创新问题解决的专利知识挖掘方案。我们可以通过TRIZ理论对企业档案资源进行分析、提炼和重组，形成一套面向技术创新的系统化的档案知识理论挖掘体系，从而通过对技术进化规律的分析，预测未来技术的发展趋势，帮助企业系统地分析问题，快速发现问题本质或者矛盾，准确确定问题的探索方向，帮助企业突破思维障碍，打破思维定势，加快企业高质量的创新产品的输出，从而全面挖掘和提升档案知识价值，有效促进企业技术创新。

3.2、全面支撑管理创新

管理创新是对企业的变革和改进，帮助企业更好的把握宏观局势，建立起自身的核心竞争力。档案记录了企业经营、发展历程中形成的全部信息，通过运用知识工程建设可以有效的对档案资源进行全面梳理和价值评估，形成一套以档案知识为基础，全面支撑企业管理创新的管理模型宏观构建与监控体系。支撑企业管理创新就要应用知识工程先进的管理工具和方法，全面梳理分析企业历史管理经营档案，创新建立全新的企业管理模型，帮助企业制定一套完整的理论体系、具体的操作流程、强指向的评价标准，为企业从职能以外的角度挖掘管理潜力，并通过对企业档案的实时管理与数据统计，实现对企业经营生产计划的多维度宏观管控，为企业领导战略决策提供数据支撑，以更有效的方式促进企业战略落地以及根据企业战略发展的不断变化进行高效迭代，提升企业价值创造能力，全面支撑企业管理创新。

3.3、创造经济效益和社会效益

开发利用档案信息资源， 对档案资源进行深入挖掘，充分整合，可以更好的为企业创造经济效益和社会效益。一方面，知识工程项目提出了知识运用和处理的目的是为了让已有的知识产生各种效益，通过推理、搜索、知识的管理及维护、匹配和识别等方法，对档案知识的有效的分析、提炼、加工、沉淀，进而形成有价值的档案信息资源，更好的为科研人员服务，减少重复设计、节约经费和研制周期，为企业更好的节约成本，形成经济效益；另一方面，通过对企业档案知识资源的梳理和分析，有助于企业更加有针对性的、更高效的开展企业品牌营造和推广活动，从而产生一定的社会效益，综合提升企业品牌价值。

4、提升档案价值的有效途径

如何更好地发挥档案价值，使企业更深入地融入“知识工程”项目中，进而使

其融会、贯穿于企业技术创新、管理创新、科研开发的整个环节，笔者认为还需从以下几个方面开展：

4.1、建立面向技术创新的系统化的档案知识理论挖掘体系

图1 档案知识理论挖掘体系

航空档案是记录了飞机从研制、设计、制造过程中最重要的信息资源，因此在

知识工程建设项目中充当着重要的角色。而运用知识工程技术提升企业技术创新能力关键在于大力提升知识和信息获取、处理、共享、运用能力，即建立知识工程体系。本文通过对知识工程理论方法和手段工具的研究，建立面向技术创新的系统化的档案知识理论挖掘体系（见图1），有效促进提升企业技术创新。

4.1.1、构建基于Pro/innovator的档案知识库

Pro/innovator创新知识库，采用了TRIZ与本体论相结合的现代创新理论，也是基于本体关系构建的跨行业创新的知识库。用户可从中查询对特定问题的一系列解决方案。构建基于Pro/innovator的档案知识库，主要要从以下几个方面进行数据的获取：

1）产品全生命周期档案的收集

在研制过程中形成不同载体类型的档案的收集，要求及时、准确、规范最大程度的减少遗漏和流失，对收集到知识利用全文检索方式，通过知识挖掘工具，将有价值的知识条目及时提交到档案知识库中。

2）对重要人物档案的收集

重要人物档案收集是对已经退休或即将退休的老高工、专家当中挖掘，因为这些员工大多有几十年的工作经验，在他们的头脑中，有在实践中磨合出来的最为宝贵的实践经验知识。

3）对重大项目、重点型号档案的收集

由于重大项目、重点型号科研项目具有建设周期长、参研单位多等特点，进而形成的档案信息资源丰富，增大了管理的难度，档案部门应利用档案价值分析标准确定关键技术类知识，并将这些知识以条目的形式录入到档案知识库中。

4.1.2、知识模板收集及知识表示

知识模板的收集是为了提供档案获取的数据和知识结构规范性的说明，并利用计算机将这些不同形式的知识模板类型通过本体关系进行表示，从而形成以本体关系为核心关联纽带的档案知识图谱。

1）档案知识模板的收集建立

知识模板就是要在构建档案知识库中使用的模板。收集知识模板档案部门要根据本单位的实际情况考虑做两方面的内容：一是问题知识模板的收集，主要对企业各个部门在日常工作中未能解决的问题进行搜集；二是解决方案知识模板的收集，对企业各个部门在日常工作中利用过哪些手段和方法解决过的问题。

2）档案知识的具体表示

根据收集到的模板和档案获取信息源的特征，通过分析、筛选，最终将合适的知识模板存入档案知识库。利用本体的知识表示方法和语义表示法， 将对获取知识的明确定义以及推理共享能力。本体的知识表示方法是利用知识库各系统之间的共享和重用。利用语义Web、信息抽取、信息交换，通过概念以及属性来表达知识，揭示概念内部之间的联系，同时通过概念与概念之间的关系来表示概念之间更广泛的联系，推理机利用这些关联进行推理，以满足用户对知识检索的需求。

3）建立基于知识本体的档案知识图谱

基于知识本体的档案知识图谱，其本质就是要以本体论为核心理论，通过将现实世界中实体的各种数据信息以本体论为基础进行划分，在系统中建立起对应的联系并进行存储，从而形成的图谱体系，通过该体系可以实现有别于传统简单匹配算法的搜索引擎，其最主要特征就是能够以自然语言处理技术实现人类智能思考（例如当你搜索某人身高时，可以直接得到具体数据，而非是相关网页）。

通过对企业档案知识的模板化和知识本体聚类，可以逐步对企业档案知识实施颗粒度细化，形成企业档案知识网状图谱，并以本体论为指导在各层级间进行链接，最终形成基于本体企业档案知识图谱。 在用户利用档案知识时，即可通过系统平台进行基于TRIZ的数据演算，从而实现人机交互的启发式创新工作模式，全面发挥档案价值，实现知识工程辅助创新的核心目的。

4.2支撑企业管理创新的管理模型宏观构建与监控体系

档案是企业管理经营活动的真实记录，是企业活动的知识沉淀，也是提升企业核心竞争力、实现管理创新的重要知识资源。企业管理创新能力的提升需要着眼未来发展，融合先进理念、工具和实践，建立新的体制，打造具有企业特色的面向未来的新型管理模式和管理品牌。而知识工程技术运用了先进的理念和方法，可以有效的将档案资源整合，形成一套以档案知识为基础，全面支撑企业管理创新的管理模型宏观构建与监控体系，全面支撑企业实现管理创新。

4.2.1、企业管理经营档案数据库

通过知识图谱对企业的人力、资源、项目、资金、技术、市场、信息、设备与工艺、作业与流程等管理对象进行信息划分，在系统中建立起对应的联系，并对企业档案知识实施颗粒度细化，通过档案知识库与企业产品设计、计划管理、人力、财务等各系统进行数据集成， 帮助用户完成底层广泛和生产过程数据实时采集和数据存储。

4.2.2、数据统计分析

利用本体关系和流程预先定义，完成对企业运行的人力、资金、设备等各项资源进行约束关系制订，再通过对企业经营管理的实时数据进行统计和分析，对各流程运行过程中的资源冲突进行集中展示，帮助企业确定事务的优先级分配策略、互相冲突的解决策略及其机制，控制事务正确、有效地执行，在此基础上还可以通过对历史档案知识库进行数据挖掘，给出相关冲突的具体参考解决方案，为领导统筹管理、了解企业最新动态、提供启发式的管理创新工作模式。

4.2.3、优化管理模型

通过长期的企业运营相关问题的收集，全面分析了企业问题的主要矛盾与次要矛盾，进行大量的合理的假设和解决模型的不断建立、模拟、演算与优化，对企业运营优缺点进行全面评估，从而为企业找准短板，集中突破，更好地辅助企业不断优化完善管理模型，全面支持企业管理创新。

4.3 构建流程与标准制度保障体系

流程与标准是构建技术创新和管理创新两大体系过程中的各种相关设计流程、标准规范构成的互相联系、互相制约的动态性、指导性的文件整体。我们应根据目前自身实际和信息化技术的发展，在国家信息化政策客观保证下，把握住实践性、兼容性、渐进性的原则，将档案管理流程与知识工程管理融合，通过知识工程管理系统针对不同的档案知识资源，体系化地设计档案管理流程，建立相关的标准规章制度，使知识工程项目中档案价值得到平稳提升。

5 结论

档案信息承载着一个企业发展过程中最重要的信息资源，反应了企业经营管理活动的绝大部分的成果，档案的价值在企业单位的发展过程中越来越多地发挥着重要作用。近年来，各单位“知识工程”项目的推进已经持续蓬勃开展，让档案工作很好地融入知识工程项目、融入设计环节，同时要求档案工作人员树立超前意识、服务意识、开发意识和效益意识，建立档案整合、融入的新概念，全面实现档案信息和知识的融合势在必行。

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