不动产资产管理方案范文第1篇

【关键词】数字化档案；不动产档案管理；可行性

引言

数字化档案管理是伴随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展所衍生出来的一种新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络当中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷的下载和使用这些数字化档案，从而实现档案的高效实用目的。

1.数字化不动产档案管理可行性

数字化档案管理主要是将传统的纸质、录音等档案介质的原始材料，借助扫描、压缩、转换以及录入等方式制作成为图片或声音等数字化文件，并将图片的文件借助文字识别技术来体现，在应用网络储存的技术基础上，促使和图片能够储存在大容量的网络当中，同时也可以随时随地在网络当中进行查询和下载，使档案的使用效率得到显著提高[1]。数字化不动产档案管理是通过采用储存的新技术实现数据库的虚拟化管理，并提升档案管理的使用效率，储存不动产信息的完整性和准确性，促使不动产档案信息可以在不同的部门、不同的地区实现快捷传递，最大程度提升不动产档案的使用价值。

简单而言，数字化不动产档案管理本身就具备较高的可行性，但是在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性就需要建立在三个原则基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。

首先，技术支撑。伴随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助之下都有了明显的成长和发展，所以数字化数据库是各个行业获取信息和信息的主要平台[2]。当前，我国许多地区的不动产大多数都是以建立信息网络平台作为数字化平台的实施方式，这一平台可以促使每一个部门的信息资源获得整合，同时的各个职能部门也可以借助这一信息共享网洛实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施；其次，客观需求。不动产档案实行数字化管理能够实现最大化的资源利用率，降低人力资源和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时按照不同地区、不同类型的不动产进行分类，这一种分类方式可以让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提升，让传统繁琐的档案管理工作变得非常简单，实现最优化管理；最后，可操作性强。就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备的更新速度非常快，这也为档案数字化管理提供了网络凭条与现代坏办公设备。借助计算机的储存特点，数字化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率显著提升。除此之外，因为数字化档案管理是以数字化的形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。

由此可见，数字化不动产档案管理可行性显著。

2.数字化不动产档案管理的实行优化策略

虽然数字化不动产档案管理存在许多优势和特点，但是在实行过程中仍然存在一些问题，尤其是在基础设施、人力资源以及制度方面的问题。

2.1 优化基础设施

完善且有效的基础设施是不动产档案管理的基础支撑[3]。不动产在完善数字化基础设施时，首先需要确保基础硬件设备的购入有效性，其中必然会包含路由器、储存器、服务器、计算机、扫描仪、打印机等设备，此外还需要保障软件方面的完整性，例如数字管理系统、信息安全心痛等。其次，建立完整的网络信息平台维护制度，也就是由专门的网络维护人员定时对数字化不动产档案平台进行维护，确保数字化不动产档案平台的硬件设备和软件资源都稳定，从而保障数字化系统的正常，提升档案资料的有效性。最后，不断更新和研发数字化档案管理软件，并按照不动产档案的实际管理需求，对软件进行持续性更新，确保数字化档案的管理有效性。

2.2 注重人才培养

不动产档案管理对于人才的需求非常明显，传统的纸质管理转变为数字化档案管理的过程中，对于工作人员的要求也并不相同，其主要是体现在计算机操作和软件应用能力方面的要求[4]。对此，相关部门首先需要注重人才方面的培养，对于老员工给予定期的培训，力求老员工能够胜任数字化档案管理工作。对于培训而言，主要是提高工作人员的自身业务能力，促使其能够灵活操作不动产档案管理软件，并对数字化档案开展分类、编码、收集以及归档等操作；其次，需要注重人才方面的引入。相关部门可以定期在各大高校当中吸引相关人才，定期引入人才，从而保障人才的充足性。

2.3 建立完善管理制度

完善的制度是数字化不动产档案管理得以实现的有效保障，相关部门在完善制度时，必须根据档案管理的具体方式，制定完善的档案管理原则。与此同时，还需要建立定期的整理体系，因为资源的重要程度，必须杜绝资源损耗的情况发生，档案管理部门需要定期对不动产数字资料进行整理，尤其是一些重要资料，从而保障资料使用的安全性。

3.结语

综上所述，档案数字化管理是未来不动产档案管理必然的发展方向。目前不动产在档案管理的过程中仍然存在一些制度、内容以及设施方面的问题，这些问题仍然会制约着数字化不动产档案管理的发展。对此，相关部门仍需在建设数字化不动产档案工作中投入相应的经历和经费，加强设施的完整性，培养相应人才，从而提高不动产档案管理的实效性。

⒖嘉南

[1]王明.浅谈房产档案管理的数字化趋势[J].办公室业务，2014，13（13）：147-148.

[2]徐正辉.做好房产测绘成果资料档案管理的策略探究[J].建材与装饰，2016，22（38）：15-16.

不动产资产管理方案范文第2篇

关键词：固定资产采购业务 采购资产处理

固定资产采购是物资采购的一个重要方面，加强固定资产采购管理将有利于规避采购申请不积极、相关责任人缺位，审批制度不完善导致“先斩后奏”等购置固定资产不规范的现象，同时加强固定资产采购管理将有利于加速资金周转，提高企业经济效益。随计算机信息技术的普及与发展，企业普遍利用财务软件来核算与处理固定资产采购业务。下面笔者对如何利用用友 ERP-V810 软件加强固定资产采购管理提出一些看法。

一、根据业务采购固定资产有以下两种可供选择的实施方案

企业一般可以根据固定资产业务多少及对固定资产不同的管理要求，来选择不同的采购固定资产业务处理方案。

（一）在固定资产系统处理固定资产采购业务

如果企业的固定资产采购业务比较少，不需要记录详细的固定资产采购合同、验收、发票、责任人情况，则可以选择此方案。在该方案下，企业的固定资产采购凭证在由固定资产系统生成，然后自动传递至总账系统。采用该方案的优点是涉及模块少，操作简便易行；此方案是在固定资产采购活动完成后的会计核算，无法根据固定资产采购程序，采取审批手续，确定相关责任人，导致固定资产采购方面管理不太规范。

（二）在供应链与固定资产系统处理固定资产采购业务

如果企业的固定资产采购业务比较多，需要追踪每一笔固定资产的购进、验收、发票、责任人情况则应选择此方案。在该方案下，固定资产采购凭证都由应付款系统生成，然后自动传递至总账系统，完成审核、记账等工作。该方案的优点是对固定资产采购的记录与核算比较详细与规范、采集信息多，较清晰的记录了固定资产的购进、交付使用、清查、登记等相关业务信息，确保固定资产采购管理规范化、细致化、责任化、流程化。改方案的缺点是业务处理涉及模块比较多，操作比较复杂，对财会人员的素质要求比较高。

二、两种方案在用友U8.10的软件环境下的设置与业务处理

5日，从某机械制造有限公司购置一条包装生产线，型号YHA_001，购买价格110000元（不含税），增值税进项税额为18700元。我单位已用转账支票支付货款。（注：购销合同号：CG0001；增值税发票号：01560002；转账支票号码：1180003）

方案一：在固定资产系统处理固定资产采购业务

该方案主要启用固定资产和总账处理模块。业务操作步骤如下：

（1）新增固定资产卡片：会计员在“财务会计―固定资产―卡片―资产增加”，选择资产类别，进入卡片增加界面，输入卡片编码、增加方式、开始使用日期、使用部门、原值、增值税等信息，并保存卡片。

（2）固定资产制单处理：保存卡片，此时如果在“选项”中勾选“业务发生后立即制单”，则会自动生成带有增值税抵扣的会计凭证。（如果“选项”中未勾选“业务发生后立即制单”，保存卡片后，可通过“财务会计―固定资产―处理―批量制单”生成该凭证）。

方案二：

此方案，将固定资产购进业务与企业供应链管理相结合，其流程与方案一相比具有明显的区别。除了要启用总账系统、固定资产系统，本方案还需要启用采购管理、库存管理和存货核算、应付款管理等其他子模块。业务操作步骤如下：

1、固定资产采购订单处理

采购员在“供应链―采购管理―采购订货―采购订单”中，新增一张采购订单， 把“业务类型”修改为“固定资产”，填制并审核一张单据号为CG0001的采购订单。

2、固定资产到货及入库处理

采购员在“供应链―采购管理―采购到货―到货单”中，根据采购订单生成并审核到货单。库管员在“供应链―库存管理―入库业务―采购入库单”，按到货单自动生成采购入库单，补充入库仓库为“固定资产仓库”，保存并审核该单据。

3、录入采购专用发票并进行采购结算

采购员在“供应链―采购管理―采购发票―专用采购发票”中，单击增加，根据入库单或者采购订单拷贝订单基本信息，修改发票号为：01560002，保存该发票。在发票的上方菜单栏单击“现付”按钮，打开采购现付窗口，输入结算方式、原币金额、结算票号，单击“确定”完成该发票的现付处理。单击“结算”，完成采购增值税发票结算。

4、生成固定资产卡片处理

会计员在“财务会计―固定资产―卡片―采购资产”打开“未转采购固定资产订单列表”，选择未转资产“包装生产线”，单击“增加”，在“采购资产分配设置”窗口完善资产类别、使用部门、使用状况等信息，单击“保存”，完成固定资产卡片录入。

5、应付单据审核与固定资产制单处理

财务经理在“财务会计―应付款管理―应付单据处理―应付单据审核”审核固定资产采购付款单据信息。会计员在“财务会计―应付款管理―制单处理”生成采购固定资产凭证。

三、两种方案的异同点

（一）相同点

（1）都增加了一张固定资产卡片。固定资产卡片是用来登记固定资产信息资料的卡片，是固定资产进行明细分类核算的一种账簿形式。它记录着固定资产从进入企业到退出企业的整个生命周期所发生的全部信息资料情况。固定资产卡片是企业核算与管理固定资产的必要手段。因此，不管是选择哪一种方案，软件系统都会产生一张记载其相关信息的卡片。

（2）都传递了一张采购固定资产凭证到总账系统。业务子系统是协助账务系统进行账务处理的附加系统。无论业务处理手段如何变化，其新增固定资产的业务本质将不会改变。

（二）不同点

1、员工分工不同

方案一：业务处理基本上由资产会计人员一人完成，不需要其他部门与人员的协作。

方案二：业务涉及采购部、仓管部、财务部，需要多人协助完成该业务。

2、固定资产卡片增加方式不同

方案一：手动增加一张固定资产卡片，需手动填列固定资产相关信息。

方案二：由采购订单生成固定资产卡片，只需完善资产类别、使用部门、使用状况等辅助信息。

3、制单处理不同

方案一：是根据固定资产卡片信息从固定资产系统生成固定资产增加凭证。

方案二：根据固定资产采购发票生成凭证，生成的凭证来源于应付系统而非固定资产子系统。

不动产资产管理方案范文第3篇

关键词：轨道交通不动产；数据库

中图分类号：P208 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）010-000-01

一、数据库的功能

轨道交通不动产产权产籍数据库实现了对城市轨道交通不动产产籍资料的门类的全面梳理，将资料划分出14个大类共80多个小类；系统包含了查询、测量、管理、统计、分析、地图标注、二三维实体创建、通视分析等多功能的产权产籍管理平台。系统可以实现对海量、大范围连续空间数据进行高效存储和管理，数据库将海量分幅数据组织成逻辑上无缝的空间数据库，并保证在整个空间数据库范围内能进行快速的浏览及查询，实现了城市轨道交通不动产产籍管理的网络化、系统化与可视化。

二、数据库的构成

轨道交通不动产产权产籍数据库由档案管理子系统、二维地理信息子系统和三维地理信息系统三大部分构成。

1.档案管理子系统

档案管理子系统负责档案录入、档案入库审核、档案快速查询、档案高级查询、档案借阅及拷贝、档案空间定位、档案版本管理和维护管理。其中，档案录入包括数字档案上传、纸质档案物力存放位置登记、档案属性录入等，具备空间地理属性的档案，在录入时调用或集成二三维地理信息相关接口，录入其空间定位属性，使档案与其相应的空间位置或物体关联；档案入库审核旨在保证审核录入的档案的完整性和正确性等方面，合格后方可入库，否则重新上传；档案快速查询是指按照“线路”、“区域”、“区间”、“车站”、“类型”等快速查询相关资料的功能；档案高级查询是指按照不同字段组合的方式提供高级定制查询；档案借阅及拷贝是指具备相应权限的用户对查询结果在线查看、下载；档案空间定位是指快速定位到相应的二维或三维地图空间。

2.二维地理信息子系统

二维地理信息子系统负责实现地图显示、量算功能、高级（基本）空间查询、地图定位和输出、C/S数据管理编辑功能。其中，地图显示支持影像图和矢量图叠加显示；量算功能包括距离量算、面积量算；高级（基本）空间查询是指点、框、多边形、圆方式的选取查询，范围内的所有资产要素自动关联其他档案资料；地图定位和输出是根据空间查询到的空间要素的属性数据和关联的档案资料快速定位到图上相应的要素，高亮显示；C/S数据管理编辑功能是指地图要素编辑、图层数据批量处理、坐标系统转换。

3.三维地理信息系统

三维地理信息系统用于进行B/S应用和C/S应用。其中，B/S应用可以实现空间三维测量、信息查询、房屋资产管理、叠加二维地图、三维标注及其他三维拓展功能；C/S应用可以用于三维实体创建、通视分析。

三、数据库的优势

不动产产权产籍数据库应用于轨道交通不动产管理中，具有使用方便、安全性高、界面简洁、功能强大、扩展性强等优势。

1.使用方便

数据库已经基本具有信息查找图形化、不动产管理动态化的特点，并且易于掌握，一般工作人员经过短期培训过后便能轻松使用。基于Angeo二三维地理信息系统的构建使得在日常使用过程中可靠性与可操作性得到了保障，为轨道交通不动产管理工作提供了很大便利。

2.安全性高

数据库在设计中充分考虑到了不动产信息资料的安全性，比如设置了多种账户的管理或使用权限，分别对应系统日常管理与维护、电子信息整体管理、上传权限、下载权限、只读权限等，切实具备了不动产电子信息资料专人专管、指定客户群浏览等功能，同时对于储存与服务器中的文件进行加密，保护了服务器中存储的原始资料。

3.界面简洁

数据库系统的操作界面简便易用，以二维和三维地理信息图层为主，能实现随图查阅和管理相关信息。同时具备图层编辑功能，可以根据实际情况及时更新土地使用情况等。除此之外，测量长度（二维）、面积（二维）、高度（三维）、体积（三维）的功能控件也可以随时激活并使用。

4.功能强大

数据库系统除了具备以上所述各项功能之外，档案管理也是该系统的主要功能之一。将文件分成三类目录，便于日常查阅和管理。同时可以实现文档同地理图层的结合，能够通过单选、圈选等方式迅速查阅对应地块或地区的全部相关资料，解决了资料数目庞大、人工查询速度慢的问题，为轨道交通不动产日产管理提供了极大的帮助。

5.扩展性强

数据库系统是开放性的三维信息系统，不但能满足土地的管理，对轨道交通的房产、地下空间、桥下空间、资产等的位置、高度、深度、体积等都可直观地反应出来。

四、经济和社会效益

轨道交通不动产产权产籍数据库的开发及应用，是实现轨道交通不动产信息化管理的基础保障，能够带来较高的经济效益和社会效益。

1.实现资料存储的信息化和系统化

区别于传统的纸质档案的保存，数据库作为大型产权产籍资料储备系统，将大量轨道交通不动产涉及的政府文件、各条线路不动产所在区域、涉及区间、宗地情况、土地办理手续资料分类储存。

2.快速形成批量的数据分析表

轨道交通不动产涉及数据数量庞杂，利用产权产籍数据库，能够批量处理相关文件资料，为利用土地提供强有力的数据资料支撑。

3.提高可利用土地的经济效益

随着轨道交通的迅猛发展，涉及土地管理利用的情况会愈来愈多。数据库将为土地后期利用提供数据及相关资料，为土地一、二级开发打下良好的基础。

4.提高资产管理效率

利用数据库能够快速便捷的查询轨道交通不动产的数据资料，提高查询速度与管理效率。

不动产资产管理方案范文第4篇

一、房地产档案数字化的技术原理以及要点

房地产档案数字化的技术就是对房屋的档案采用数字化的发展趋势，但是很多的情况是房地产档案管理脱离的数字化的改革，或者大量的户主的名字存在造假，这样对我国的房地产档案数字化的目标提供了很大的阻碍，但是由于各方的利益的缘故，我国房地产档案数字化的技术一直处于这样曲折发展的情况。房地产档案数字化的技术的发展主要面临以下几个问题：

（一）房地产企业不配合工作。有些人认为一个人拥有什么应该受到隐私权保护，但是我国推行了不动产登记制度，其目的在于方式商人炒房，让我国的房地产经纪逐步回归到一个正常的水平线上来，对投机者起到警示作用。同时是实现我国共同富裕的一个重要的手段。但是房地产企业手里握着大量的住户资料却不愿意配合我国的行政人员的工作，导致工作难以展开。

（二）档案填写不规范，重要信息全无。档案信息的不规范是一个重要的问题，首先档案信息因为是房地产企业进行对内部资料的转录所以难免有着很多的漏洞和信息，有些档案户主只有一个姓名，身份证号码以及其他信息都没有。所以不能用于不动产登记以及其他的用途，档案形同虚设，同时在档案中还存在很多档案的填写不全的现象。随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作

（三）缺乏人才的管理培养。人才的培养是一个重点的项目，在人才的管理上，我国房地产档案自动化发展有着很多问题，其中最大的问题在于不同形式的档案文件需要一个统一的制式进行资料的整理的分析，在档案的处理过程中，人员素质低就会造成档案的管理工作进展很慢，在施工的过程中，档案整理的进程慢直接影响了下一步不动产登记的进度。但是想要处理这些资料就必须具备多种信息的处理的能力，不仅对常见的计算机软件操作熟悉，对于一些冷门的软件知识也要熟练掌握。

二、房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性。

（二）规范房地产档案资料。在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。

（三）建立数据的系统和内部的平台。房地产信息有关个人的重要的财产信息，按照现在中国人消费模式，房产是最大的支出之一房地产档案所以可以侧面的体现一个人的资本情况，所以这是重要私人的信息，房地产档案数字化的管理过程中，要注意的方面就是建立良好的数据库，通过数据库的管理提高房地产管理方式，同时要建立可靠的数据传输平台，在很多的时候在数据的传输模式是按照数据的质量决定的，房地产档案数字化的管理上通过平台与管理方式，要确保平台的安全性和传输高速性。在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输过程中丢失，或者人为窃取

不动产资产管理方案范文第5篇

关键词：数字科研档案科研档案管理资产管理

一、引言

ISO/IEC 27000：2012中对资产的定义是：对组织机构有价值的任何事物。包括信息、软件、硬件、服务、人员及其技能知识和无形的名声等。[1]科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。它是组织机构的重要经济资源，具有明显的资产属性。在信息化背景下，采用资产管理视角研究数字科研档案管理具有重要意义。从理论上看，便于发现数字档案价值的动态变化规律，适应性地保存有价值的科研档案，防止资产的流失，为数字科研档案的流向和归属提供理论依据。从实践上看，资产管理有利于充分发挥信息技术带来的信息化管理优势，将有价值的数字科研档案捕获登记，利用数字化管理平台对数字科研档案资产进行全程化管理和审计跟踪。这样不仅可以提高机构的科研档案管理效率，还可以实现数字科研档案资产的升值、保值和增值，使其价值得到最大化实现。

在国外，数字科研档案的存在形式多种多样，在当前数字化环境中，其最主要的存在形式是数据。国外采用大文件概念，科研文件的概念包括科研档案，科研档案仅是其中需要永久保存部分[2]。目前国内也有学者开始重视对科研文件的管理。有的从科研文件管理法规角度分析，得出我国在科研档案管理方面出台的标准规范比较少，科研计划项目档案管理方面的规范为空白的结论，揭示出我国科研档案管理不佳的现状[3]。面对国家层面科研档案管理制度缺失的现状，也有学者借鉴国外科研档案管理模式，构建了我国科研档案管理模型，并提出综合集成管理的解决方案[4]，但研究中仍缺少专门针对数字科研档案有效管理的具体实践方案。本文旨在分析国外数字科研档案资产管理最佳实践经验的基础上，提出加强我国数字科研档案有效管理的建议。

二、英国数据资产管理框架案例分析

选择英国数据资产框架（data asset framework， DAF）作为典型案例研究的理由是，它不仅提出了数据资产管理的整套方法论体系，还开发了具体的管理工具，应用广泛，积累了一定的实践经验，对数字档案资产管理实践具有一定的示范性。数据资产框架的核心是数据审计框架，数据审计框架是DAFD（Data Audit Framework Development）项目的研究成果。DAFD项目（2008.4.1-2008.9.30）是JISC（Joint Information Sys？ tems Committee）仓储项目（Repositories Pro？ gramme）的子项目，由格拉斯哥大学（University of Glasgow）的HATII（The Humanities Advanced Technol？ ogy and Information Institute）主持，在DCC（Digital Cu？ ration Center）协助下开展[5]。数据审计对数据资产进行审查，审计结果保存在管理工具的一个组件寄存器中，寄存器中存储数据资产清单，登陆寄存器就可以利用数据资产。

（一）数据资产框架研究方法及工具

英国数据资产框架的主体是高等教育机构科研部门的领导及研究者，其客体是高等教育机构产生的科研档案。它主要采用的研究方法是结构性访谈和问卷调查，主要工具是资产审计软件[6]。问卷调查是通过机构相关人员了解数据资产基本情况的有效方式，而访谈可以获得更为详细的信息。调查问卷主要包括两方面：一是个人信息，二是科研及科研数据具体信息，如数据类型、数据大小、数据所有权、数据重要程度、数据保管期限、是否经常更新、备份、是否有数据专门保管人以及是否制定正式数据资产管理计划等。访谈主要包括五个方面：研究中会产生哪些数字化资料？这些资料如何产生并保管？在管理过程中曾遇到哪些问题？所在单位的电子文件管理现状与需求如何？数字化资源管理及服务有哪些要求？

开发的数据资产审计软件主要包含两个元素：一个是关于数据资产政策及管理实践的问卷调查；另一个是数据资产登记簿，每条数据资产记录都包括内容、技术及获取三方面信息[7]。

（二）数据审计框架具体实施流程

数据审计框架是一种适用于各种类型机构及其数据的自审计方法。ISO/IEC 27034-1：2011中对审计的定义是：获取证据并客观地评估以确定其测量指标达到要求的符合程度的系统的、证明性过程[8]。本文中数据审计正是对数据资产的一种客观评估的过程，也是数据资产管理的有效手段和工具。它的具体内容及实施流程如表1所示。

（三）数据审计框架审计指标及指标间关系

数据审计框架的审计指标主要体现在表1中提到的三张表：Form1，Form2，Form3。这里的指标名称主要基于ISO15836都柏林核心元素集以及机构的具体实际[9]。

Form1是在机构同意审计后，对其审计部门进行前期调研后形成的简要信息表，其内容主要由审计人填写。Form1主要涉及三个类别信息：审计单位基本情况、数据管理基本情况和审计活动基本情况，其中“数据管理基本情况”主要是了解审计单位宏观层面的数据管理，包括法律依据、管理责任人及管理预算，从而获得机构数据管理的规范程度，问责制度及投入成本信息。

Form2主要是针对数据资产而制定，在初步了解审计单位所有文档后开始填写，并根据访谈和问卷答案完成，其主要目的是罗列审计单位数据资产并将其分类，主要记录资产的基本内容，管理人员及资产地址，从而便于迅速定位，了解档案资产内容。此外资产分类依据主要有三点：利用率越高，更新频率越高，对外提供服务能力越高的数据资产价值越大。利用率高表示其对机构现有研究很有作用，更新频率高表示数据资产在不断完善，对外提供服务能力高表示数据资产影响力很大。在Form2中十分重要的数据资产，还需通过访谈其相关责任人进一步了解其管理状况，并根据访谈答案完成Form3。

Form3中的指标主要涉及六大类问题：what， why， who， where， when， how，即数据资产是什么，为什么要管，由谁管，在哪儿管，管到什么时候和怎么管。回答数据资产是什么的问题：主要是为了获取数据资产的基本信息，如名称、数据类型、摘要、拥有者等；回答数据资产为什么要管的问题：主要是获取数据资产的原始背景信息，如来源，利用频率和产生原因等；回答数据资产由谁管的问题：主要获取数据资产所有权信息，如创建者，管理者，用户权限信息等。获得这些信息有重要作用：数据资产形成者、主题、生成日期及使用权限，这些是重复利用数据资产的关键信息；数据资产原始目的、来源及使用频率是背景内容信息，有助于帮助机构确认资产价值，比如数据使用和更新频率越高，价值越大；数据来源在某些领域可能十分关键，如考古学和表演艺术这类无法再生的事物，收集这方面的信息有助于找出管理中的薄弱环节；回答数据资产在哪儿管的问题：主要获取数据资产的存储地址；回答数据资产管到什么时候的问题：主要获取数据资产的保管期限和备份归档等保管信息，这两类信息有助于明确机构数据管理的规范程度。回答数据资产怎么管的问题：主要获取数据资产技术信息，如文件类型，数据资产管理软硬件平台要求及其管理成本，数据类型和格式将揭示保管的复杂性，管理成本有助于揭示其管理现状。它们是数据资产管理这个大系统中的组成元素，互相配合以完整地审计单位的数据资产管理情况，并根据审计结果提出改进单位数据资产管理的具体解决方案。

在数据审计框架完成后，JISC又资助了四个试点项目对上述审计框架进行测试和宣传，各机构在审计完成后分别以测试报告的方式提交了反馈信息[10]。项目组随后根据测试结果开发了数据审计软件。数据审计框架于2008年10月1日在英国科学院（British Academy）召开新闻会，宣布正式投入使用。这在数据管理领域引起了广泛讨论，主要是考虑如何把这个工具嵌入到机构现有科研工作流程以及对科研工作者的培训中。该数据审计框架的应用对象为办公室人员、档案人员、图书管理员、计算机人员和科研人员，应用最多的领域为英国高等教育机构的科研档案管理。

三、英国数据资产框架对我国的主要借鉴

（一）主要借鉴

1.数据资产框架构建了一整套数字资产审计制度，可以防止数字科研档案资产的流失。审计框架规定了审计的必须条款，这些条款明确了审计的内容，并使其制度化。它有助于鉴定机构科研档案的重要程度，定位机构所有数据资产，统计机构所拥有的数据资产总量，同时数据资产的创建人及管理人员信息都进入审计软件，便于明确档案资产的所有权关系，从而建立有效的问责制度，防止档案资产的流失。

2.数据资产框架建立了数字科研档案风险管理的机制。机构内数字科研档案资产的主要风险在于管理和利用。该项目组通过访谈和调查问卷方法调查机构人员，从而获得机构数据管理信息，这两种方法简单易行，能够有效找出机构数据管理存在的问题；机构人员的利用不善会导致数字科研档案资产的泄露，侵犯相关责任人的知识产权，而数据资产框架的全程审计制度，能够建立有效的问责制度。风险管理的关键在于掌握信息。数据审计框架能够提供数据资产信息，可能影响数据资产管理和利用的信息，并分析可能发生的事故以及这些风险之间的联系。由此，机构可以制定有效政策来预防并控制这些风险。

3.数据资产框架提供了数字科研档案高效管理的信息技术手段，开发并应用审计软件可以促进数据的获取和利用。数据审计软件工具是一个存储数据资产并提供共享的平台。数据审计可以了解数据的价值并鉴定其利用状态，从而起到使数据升值的功能，促进其利用。这样，研究者们对他人的成果有所了解，有助于合作研究。与此同时审计软件（寄存器）还对数据具有长期保存的功能，有利于数据的长期获取，并有助于研究者们进行纵向比较研究。数据的有效获取及长期利用，有利于提升研究单位的研究地位。

（二）关于加强我国数字科研档案资产管理的建议

借鉴英国数据资产框架实践，数字科研档案资产管理的核心在于对数字科研档案建立审计管理制度和风险管理机制并采用信息化管理手段实现高效管理。笔者据此提出我国数字科研档案资产管理的建议方案如图1所示：

首先，成立一个数字科研档案资产管理联盟组织，成员至少包括科研人员、科研管理人员、档案人员和信息技术人员。这个资产管理联盟可以是组织内部常设机构或临时新组织，也可以是由外部专业人员组成的临时性组织。

其次，选取特定的研究机构，比如大学作为研究对象，通过前期访谈，调查问卷等方法来了解其机构数字科研档案的管理情况，然后根据调查结果构建一个类似于数据审计框架的数字科研档案审计模型，主要包括两项预期成果，一个是数字科研档案资产清单，另一个是数字科研档案管理报告。

再次，选取三到四个科研机构，对审计模型进行试点实验。根据被审计单位试验的结果，审计组织内技术人员开发并改进科研档案审计软件，审计软件主要包括两个组件，一个是审计问卷，另一个是寄存器，寄存器主要用来存储数字科研档案资产审计信息，以提供数字科研档案共享和利用的功能。

最后，数字科研档案资产管理联盟组织将功能成熟的审计软件投入推广应用，并根据科研机构应用反馈，不断改进，从而实现科研机构数字科研档案的有效管理。

*本文为中国人民大学研究品牌项目（项目批准号：10XNI01）的研究成果之一。