采购项目档案管理办法范文第1篇

一、采购档案的含义及重要性

（一）采购档案的含义

采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。

（二）采购档案对行业的重要性

烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。

采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。

二、采购档案管理工作的不足

从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。

（一）归档责任主体不明确

目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。

（二）采购过程痕迹化资料不完整

近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。

（三）档案信息化管理水平不高

信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。

正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。

三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策

（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性

目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。

（二）建立采购档案一项一卷归档制度

针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。

（三）加强采购人员意识培训

在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。

（四）完善提高信息化管理水平

采购项目档案管理办法范文第2篇

1

总则

1.1

根据股份公司现行制度，结合酒店公司特点，制定工程成本类合同管理制度。

1.2

适用范围：本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、货物采购合同和技术服务合同。本规定不适用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租区租赁合同、开办费涉及的所有合同、人力资源涉及到的所有合同，这些合同或协议按特定的程序申报。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技术服务、酒店翻新改造之工程承包、各酒店项目部或各酒店项目公司办公用房房屋装修、新建及拆改等。

1.2.2

货物采购合同包括：工程材料设备采购、酒店翻新改造之材料设备采购。

1.2.3

技术服务合同包括：可研分析、勘察设计、规划设计、室内设计、造价咨询等顾问类，检测、面积测绘、宣传推广、模型制作等服务类。

2

合同办理

2.1

合同起草

2.1.1

金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，直接委托合同由直接委托办理部门负责起草，经招标确定合作方的合同由招标经办部门负责起草。

2.1.2

金额在2万元以下（含）的业务事项可不用签订合同，但应参照股份公司管理制度中零星采购和紧急采购程序处理。

2.2

合同谈判

所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名以上经办人员参与谈判。成本控制部必须参与所有经济合同的谈判。

3

合同审批及签订

3.1

合同签订的主体：

3.1.1

工程承包、货物采购合同由酒店项目部或酒店项目公司工程部办理。

3.1.2

技术服务合同由酒店公司设计部办理。

3.1.3

造价服务合同由酒店公司成本控制部办理。

3.2

合同资料的报备：

3.2.1

合同签订后，由合同经办人员将合同签订相关档案（包括申请单、审批单、报价单、合同文本及各审批人审批意见的电子版原件等）的完整资料上报酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店项目部或酒店项目公司的合同由酒店公司本部相应部门代为办理，股份公司法务部代为审批法律意见。

3.4

审批程序

3.4.1

股份公司经办的酒店第一类招标（采购）合同按股份公司管理制度执行。

3.4.2

酒店公司经办的第二类招标（采购）、地方类招标（采购）及直接委托合同，逐级报酒店公司总经理审批执行。

4

经济合同的履行

4.1

合同管理责任部门：

4.1.1

工程承包、货物采购、监理合同：所属酒店项目部或项目公司。

4.1.2

造价咨询合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各项目设计服务类及酒店技术服务类合同：酒店公司设计部。

4.1.4

酒店项目施工图设计服务类合同：酒店项目部及酒店项目公司设计部。

4.1.5

合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人。

4.2

合同台帐建立：

4.2.1

工程承包、货物采购、造价咨询及监理合同台帐：所述酒店项目部或酒店项目公司成本控制部负责建立。

4.2.2

设计服务类及酒店技术服务类合同台帐：酒店公司设计部负责建立。

4.2.3上述合同台帐每月25日报酒店公司成本控制部审核后、由后者统一报股份公司成本控制部备案。

4.3

股份公司所属项目公司财务部负责建立非前述合同台帐，跟踪监督非前述合同执行情况，并于每月月底将该台帐电子版通过企业OA系统提交给酒店公司成本控制部存档备案；各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非前述合同执行的相关资料。

4.4

前述合同执行过程中、以及完毕后，合同管理责任部门应依据《供方履约评估指引》的规定进行合同执行评估，经酒店公司成本控制部审核后报股份公司成本控制部备案。

5

合同档案管理

5.1

合同签订后，股份公司所属项目公司财务部、酒店公司成本控制部、酒店公司档案管理部门（即含各酒店项目部和各酒店项目公司行政部档案员，下同）必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由酒店公司档案管理部门提供复印件。

5.2

合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《供方履约情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档。

采购项目档案管理办法范文第3篇

关键词：档案机构；购买服务；行政法规制

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出，推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买；规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。[1]这为公共档案机构向社会组织购买服务奠定了政策基础，也标志着公共档案机构购买社会服务将在全国推行。本文试以行政法制的基本原则，对公共档案机构购买社会服务的行政法规制进行探析，以期为优化公共档案机构购买社会服务提供建议。

1 概述

1.1 公共档案机构购买社会服务属于行政行为。“根据行政法原理，行政行为是指行政主体依法实施的能够直接或间接引起行政法律效果的行为。”[2]公共档案机构购买社会服务是公共档案机构以政府公共财政为基础，运用行政权力，根据《政府采购法》，对社会组织或非营利组织实施的产生法律效果的行政行为。公共档案机构作为购买主体，既要对购买的项目或范围作出行政规划，也要对承接主体进行必要的行政指导和行政监督。如果公共档案机构行为出现违法或不作为，还应该接受行政问责。公共档案机构购买社会服务涉及的三维法律关系，即公共档案机构与服务对象、公共档案机构与社会组织以及社会组织与服务对象之间的法律关系。“政府与社会组织之间由于政府兼有意思表达者（决定购买）、监督管理者（实施过程）、评估制裁者（实施结果），因而具有公法属性。而社会组织与服务对象之间属于政府人与第三人的关系，虽然具私法关系属性却带公法色彩”。[3]公共档案机构购买社会服务是政府购买公共服务的一部分，因此，公共档案机构购买社会服务属于应该接受行政法规制的行政行为。

1.2 对公共档案机构购买社会服务规制是行政法治原则的必然要求。行政法治原则强调公共档案机构的一切活动必须遵守法律。行政行为的内容要符合法律的目的和要求，行为形式必须符合法律规定，行为作出也必须符合法定程序，行政行为一经作出对行政主体本身也有拘束力。公共档案机构购买社会服务的目标在于形成与经济社会发展相适应、高效合理的档案公共社会服务资源配置体系和供给体系。因而，“对其加以有效的行政法规制，是确保实现控制行政权、保护服务承接者和广大优质公共服务供给的必要途径。”[4]

1.3 公共档案机构购买社会服务应该接受行政法的规制。由于公共档案机构购买社会服务具有连接公共档案机构与社会组织的特殊属性，也决定了公共档案机构购买社会服务的价值导向以及购买行为本身的规范性对于社会组织的示范效应要比其他公共档案机构行为更加直接、更具有影响力。为此，公共档案机构购买社会服务的方式、方法、价值偏好、范围、程序和效果都应该纳入规制和价值引领的范畴。

2 公共档案机构购买社会服务之主体资格的规制

推进公共档案机构购买社会服务法治化建设，必须厘定购买双方关系的主体资格。

2.1 购买主体。公共档案机构向社会力量购买社会服务的主体是各级档案行政管理机关和各级各类国家档案馆以及由公共财政负担的独立档案管理机构，这与《政府采购法》第15条规定的采购人范围是一致的，对于购买主体是档案行政管理机关当然无可争议。但是，对于各级各类国家档案馆以及由公共财政负担的独立档案管理机构这类公益服务事业单位能否作为购买主体，有学者就提出质疑：“从事公益服务的事业单位，如公立医院、公立学校等，是政府设立的提供特定公共服务的主体，不宜在作为购买服务的主体。”防止这些单位一边拿着财政资金，一边通过购买服务做“甩手掌柜”。[5]“因此，地方政府应依据现行法律法规，制定实施细则，区分哪些事业单位和团体组织具有购买主体资格。”[6]

2.2 承接主体。国务院《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》规定承接政府（公共档案机构）购买社会服务的主体包括依法在民政部门登记成立或经国务院批准免于登记的社会组织，以及依法在工商管理或行业主管部门登记成立的企业、机构等社会力量，并没有规定明确具体的资格要件。因此，“在我国推行公共服务供给转型，必须首先注重社会组织参与社会治理的理念，培育独立、专业化、多类型的非营利社会组织。首先要通过立法或政策支持非营利组织的发展；其次要清理政府主办的社会组织，提高各种非营利组织的自主地位；最后还要明确承接社会服务的社会组织的资质条件，并规范其行为。”[7]

3 公共档案机构购买社会服务的程序规制

我国现阶段的公共档案机构购买社会服务程序还是处在无章可循的状态，没有一个明确的法律法规来规制公共档案机构购买社会服务的程序。所以，公共档案机构购买社会服务急需通过立法来规制公共档案机构购买社会服务的相关程序，如制定计划、资格审查、订立合同、监督管理和信息公开等。

3.1 制定计划。各地公共档案机构应该根据自身情况制定本地区的档案公共社会服务发展计划，通过专家考核论证后，设立拟购买的档案公共社会服务项目。相关公共档案机构应该根据公共档案机构的计划和立项，确定本年度购买档案公共社会服务的范围，刊印《公共档案机构购买社会服务目录》，在目录中明确公共档案机构购本年度要购买哪些档案公共社会服务。在公示档案公共社会服务的购买范围时，需要把握以下几点：第一，依法公示。第二，符合公众需求。在购买内容的选择上，尽量选择公众所需的项目。第三，适应经济发展。公共档案机构购买社会服务的内容是一个动态的范畴，随着市场经济的发展，公共档案机构履行职能的方式也在变化，以前没纳入购买范围的档案公共社会服务，可能现在就可以被列入购买范围。

3.2 资格审查。资格审查是公共档案机构购买社会服务活动的前置程序，即对申请参加公共档案机构购买社会服务项目的社会组织进行的资质考核。为了保证社会组织具备项目所需的专业能力和经济能力，需要考核以下项目：其一，是否是依法成立的法人单位或社会团体；其二，注册资本是否达到要求；其三，是否有档案公共社会服务项目所需的专业人员；其四，有无违纪记录等。资格审查程序是十分必要的，因为目前能提供档案公共社会服务的社会组织尚处于发展阶段，档案公共社会服务市场还不成熟，要防止没有资质或能力不足的社会组织以次充好、滥竽充数。

3.3 订立合同。公共档案机构购买社会服务要根据《中华人民共和国合同法》的相关规定订立合同，该合同需要双方当事人达成合意后才能成立。在合同订立的过程中要明确双方的权利义务，合同的主要内容要包括：服务内容、服务期限、服务费用、支付方式、违约责任、评估检测方法和争议解决方式等事项。合同当事人根据合同的内容来履行各自的职责，根据合同的完成情况获取报酬或承担责任。公共档案机构购买社会服务契约化有以下好处：一是保护各方的权利；二是提高公共档案机构购买社会服务效率；三是推进公共档案机构购买社会服务的法治进程。还应逐步推行统一的档案公共社会服务购买范本，强化公共档案机构购买社会服务合同的监督管理。

3.4 合同监管。合同监管是基于公共档案机构购买社会服务合同的特殊性，公共档案机构要对合同的实施和完成情况给与监督和管理。合同监管应该包括两个方面内容：一方面是针对合同本身的监督管理，在订立合同的过程中，要聘请专业的律师事务所对合同的内容和风险出具法律意见书，条件允许的还可以聘请专家进行论证，针对签订好的合同要进行存档管理；另一方面是针对合同履行的监督管理，由于档案公共社会服务涉及的是公共档案事业，公共档案机构有职责对对合同的履行情况予以监督，对违反合同约定的行为进行管理。

3.5 绩效评估。绩效评估机制有两层含义：其一，对公共档案机构购买社会服务中的各环节进行评估，以提高购买档案公共社会服务的效率；其二，对社会组织所提供的档案公共服务质量进行评估。公共档案机构购买社会服务程序中应该设立绩效评估机制，对公共档案机构购买社会服务的项目评估可分为为“优秀”“良好”“合格”“不合格”。对于评估为“优秀”和“良好”的可优先承接公共档案机构同类购买社会服务项目，评估结果还可作为社会组织评级的重要依据。对“不合格”的服务项目，则承担相应的违约责任，两年内不得承接公共档案机构购买的社会服务项目。

3.6 信息公开。随着政务信息公开机制的深化，人民群众需要了解公共档案机构购买社会服务的全过程，政务信息公开为老百姓提供了一个了解公共档案机构购买社会服务信息的渠道。依据《政府信息公开条例》的有关规定，要及时、全面、主动公开公共档案机构购买社会服务的相关信息，在国家指定的媒体或网络平台上公示公共档案机构购买社会服务的信息，如供应方的资质证明、招投标情况、财政资金使用情况、项目完成效果、绩效评估结果等，有涉及商业秘密的信息除外。信息公开后的相关文件要建立完善的备案和档案管理制度，以便日后的查询和责任落实工作。

*本文系2015年度河南省档案局科技项目计划《档案安全风险第三方评估研究》（项目编号：2015-R-24）阶段成果。

参考文献：

[1]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案上作的意见[Z].中办发[2014]15号，2014.

[2]胡建淼，金伟峰.行政法与行政诉讼法[M].北京：高等教育出版社，2012：99.

[3]胡朝阳.政府购买服务的法律调整体系探析[J].学海，2014（4）.

[4][6][7]孔令兵，王海立.政府购买社会服务的行政法规制[J].广东行政学院学报，2015（4）：55～60.

采购项目档案管理办法范文第4篇

时间匆匆，转眼又一年。一年来，我们始终坚持以科学发展观统领各项工作，更新思想观念、改进工作作风、自觉加强理论学习，刻苦钻研业务知识，努力提高理论知识和业务工作水平。遵纪守法，努力工作，在2009年中，我办人员团结合作，以严肃认真的态度完成了上级部门安排和领导交办的各项工作，

在局领导的正确领导和全体干部职工的关心、支持和帮助下，思想、学习和工作等方面取得了新的进步。为了把以后工作进一步做好，现将一年来的工作简要总结如下：

一、2009年度的工作总结

（一）财务方面

主要完成了以下几项工作：局机关及教育系统的各种经费预算；局机关工资正常发放和工资套改工作，招生办及人事股的招生报名收费工作；离退休人员的工资套改和医药费及时报销工作；春季学期免学杂费资金、补助公用经费资金、校舍维修改造资金、补助贫困寄宿生生活费资金的及时发放及内审工作；在工资发放、职工差旅费报销、公务业务经费的审核报销以及各项专款的拨付过程中，做到认真审核把关，没有发生大的差错。

（二）工程建设方面：

一、中小学校舍维修改造项目 二、“世行”项目 目前我县的14所学校的土建项目，已全部完工交付使用，总建筑面积为8251平方米，总投资为744，2292.55元人民币。信息技术管理设备采购由省项目办2006年统一采购，我县已将下发的办公设备按计划和要求分发到项目学校。图书及课桌椅采购，2006年按规划已配了部分课桌椅，其中：课桌椅700套，学生用床1200张，费用为300000元课桌椅采购用配套资金支付。去年 10月份我们通过询价采购方式采购了书架和仪器柜各200套，已全部按规划分配到相应的项目学校，图书和仪器由省项目办统一采购，现在已全部按规划分配到各项目学校。到目前为止我县共完成1501人次的培训，共产生培训费用736965元人民币。

三、校安工程情况

（一）、校舍排查鉴定及学校建设规划工作整规划。

根据全县中小学布局调整规划，全县长期保留1所进修学校和6所中学：××县进修学校、××县高级职业中学、××县第一中学、××县第二中学，拖枝中学、塔城中学、叶枝中学；中期保留4所中学：攀天阁中学、白济汛中学、维登中学、中路中学；短期保留1所中学:巴迪中学；当前撤并1所中学：康普中学。

全县长期保留22所完全小学：永春乡四保完小、拖枝完小、永春中心校、腊普湾完小；攀天阁乡皆菊完小、勺洛完小；白济汛乡白济汛完小、小××完小、巴倮完小、黑日多完小；塔城镇塔城中心完小、柯那完小；康普乡康普中心完小；叶枝镇叶枝中心完小、梓里完小；巴迪乡巴迪中心完小、真朴完小；中路乡中路中心完小；维登乡维登中心完小、富川完小；县民族小学、保和镇完小。

中期保留58所小学：各乡镇村中心小学（除去长期保留的各乡镇完小）。短期保留

78所小学：当前各乡镇无法撤并的校点。当前撤并211所小学：各乡镇校点。 根据学校布局调整规划方案，针对不同情况，对我县中小学当前撤并的211所学校校舍的危房不再改造，确保拆除不再使用，d级危房面积统一并到所并入的长期保留学校进行规划；对短期保留的79所学校校舍危房进行适当加固，确保学生安全，d级危房面积统一并到所并入的长期保留学校进行规划；对中期保留的61所学校校舍危房采取维修加固、改造加固，无法再进行加固的危房，为确保师生安全，拆除后新建和建设为适用的简易房，d级危房面积统一并到所并入的长期保留学校进行规划；对长期保留的30所学校进行科学、合理的规划，对须维修加固的校舍按照重点设防类抗震设防标准改造加固，对d级危房拆除后，按照“统筹安排、突出重点、集中投入”的原则，把被并入学校的危房面积统一规划重建，学校布局调整后，根据学校发展的需要再规划新建。全县中小学共规划改造加固涉及87所学校，237栋单体，建筑面积为92982.77㎡，计划总投入资金7438.62万元；规划新建涉及30所学校，129栋单体，建筑面积125080㎡，计划总需投入资金17022.4万元；现规划方案已通过州、省专家组的评审。

（二）、信息管理系统（网络版）数据信息采集前期工作完成情况

按《全国中小学校舍信息管理系统及“校安工程”数据采集指标体系》的要求，学校基本情况数据、学校校园和单体建筑的照片及视频、校舍排查鉴定资料、学校规划等资料都要录入到网络系统中，此项工作占用了我们大量的人力物力。目前各学校校舍信息管理系统（网络版）排查鉴定和规划的录入工作已完成。基本数据汇总和校对已完成。 （三）档案管理工作

根据《云南省校舍安全工程领导小组办公室关于转发〈全国中小学校舍安全工程档案管理办法（施行）通知〉的通知》（迪校舍安全办200902号）文件和《云南省校舍安全工程领导小组办室对〈全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）的补充通知》（迪校舍安全办200913号）文件的精神，为进一步完善和规范工程建设管理，建立健全校舍安全工程档案，规范档案资料的收集、整理和管理工作。领导高度重视校舍安全工程档案建设工作，指定专人负责，专人管理，把每一所学校、每一座建筑，都按要求建立了纸质档案和电子档案，形成全县完整的、系统的中小学校舍安全档案，并要在档案室安装摄像头，省校安办对县及档安室实行全程监控。目前，档案室建设和档案的收集、整理、检查工作正在进行。

（四）新农村卫生校园规划；

（五）中小学校舍基本信息调查情况填报；

（六）中小学校舍规划的进一步完缮；

（七）寄宿制项目的资料和图片的完缮； （九）做好“中小学危房改造工程”、“世行贷款”项目的月度季度进度报表和年度计划报告，完善了项目档案资料。

（十）完成局机关日常事务工作。积极配合其他股室完成好相应的工作。

二、2012年度工作计划

（一）财务方面

配合财政会计核算中心处理好报帐业务，认真做好工资发放、职工差旅费报销、公务业务经费的审核报销。处理好教育专项资金预拨决算和各种项目的报帐工作。进一步确保在职及离退休人员的医疗保险，报销门诊、住院医疗费不发生差错。

（二）工程建设方面：

1、做好“校安工程”的实施管理工作；校安工程是一项长期而繁杂的工作，不过也是一件利国利民的大好事，我们定会努力把它做好。

2、做好各种项目的进度报表和年度计划报告。

3、做好各种项目的申报工作。

采购项目档案管理办法范文第5篇

关键词 教育装备 政府采购 提高效益

中图分类号：G484 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2016）09-0117-02

当前社会和商品市场上仍然存在不公平竞争现象，教育系统政府集中采购部门还不同程度存在角色定位不清的弊端，对集中采购的性质、操作模式、采购标准等认识不足，有时既当裁判员又当运动员，容易产生私下交易等不规范行为，发生腐败现象。那么，如何科学规范政府采购行为，有效提高教育装备的采购效益呢？

一、严格按规定程序操作，提高政府采购的规范化水准

1.指导采购申请。学校是需求的发起人，也是整个采购过程的最终用户。学校应该根据自身发展情况，列举出需要购买的设备，包括多媒体设备、课桌椅等。然后学校根据自身发展情况填写教育装备采购申请报告，并在学校内公示后提交教育局。当然，勤工俭学办公室应该指导学校注意需求的合理性和适切性，在财务预算合理的情况下设立采购标的，切不可盲目追随其他学校。

2.严格采购审核。教育局勤工俭学办公室的任务是根据各个学校提交的采购申请计划表格进行统一分类，并根据政府财政预算对各校教育装备采购计划进行初步把关。在审核环节，勤工俭学办公室作为采购整个过程中的控制者，需要及时明确各校采购情况，对不同学校提出的采购行为进行预判，控制采购金额、规范采购数目，做到合理审批、规范采购等行为，坚决否决不切实际的过高要求的采购行为。当然，学校在采购计划设定的同时还要注意自身的教育装备的管理，如教育设备使用规章制度，教育装备管理制度，维护、更新负责制度等。只有这样才能切实促进教育装备对教学的发展、教育效率的提高起到作用。

3.规范招标形式。根据采购的具体情况，拟定采购招标，经过核实便可在政府网站或者相关采购平台，如中国教育装备网等进行招标。然后，根据供应商提供的招标信息进行分析评比，得到最终的供应商方案。在此环节中，需要尽可能地扩大招标范围，尤其在达到采购需求的同时选取性价比高的供应商。选择供应商一直是采购环节中的重要问题，也是采购成败的关键因素。因此，招标办需要考核供应商的资质、品牌效应、服务、产品质量、环境等一系列指标。招标过程包括招标信息、发售招标文件、开标、评标、定标、中标信息、文件归档等。开标过程应由公证机构公证，评标工作由专家组（从政府采购专家库中随机抽取）完成，教育局勤工俭学办公室配合招标机构制定招标文件，并与监管部门（政府采购管理办公室）一起全程进行监督，通过创新公平的竞争环境来提高政府集中采购的效益。

4.严格合同管理。依据采购机构出具的成交通知书、投标文件及其它书面承诺，由教育局勤工俭学办公室代表学校与供应商签订采购合同。规范货物清单、优惠条件、售后服务、付款方式和履约保证金等。合同签订后，通知财务部门将资金汇入政府采购专用账户。执行合同时，供应商组织货物，申购学校配合安装、调试，教育局勤工俭学办公室协助并监督合同的执行过程。

5.强化采购管理。在采购环节中涉及的主体较多，会产生复杂的管理关系，应当注意处理验收、入库、跟踪、控制等环节。⑴严格验收、入库和报销。验收分两部分：一是设备验收，清点货物数量，检查质量；二是整体功能验收，察看是否达到合同规定的性能指标要求。验收过程中教育局勤工俭学办公室、申购学校、供应商都应到场，复杂的项目验收还需要组织专家进行。验收合格后，办理固定资产入账手续，教育装备逐一入库。财务处报销并签发提货通知单给供应商办理付款手续。验收合格3个月后（依合同约定），无质量和售后服务问题，退还履约保证金，教育局勤工俭学办公室和使用学校一起继续监督售后服务情况，并作为考核供应商信誉度的一个重要指标，为将来政府采购中对供应商资质的审查、评标提供依据。⑵做好政府采购的控制与跟踪管理。由于采购所牵扯的财力、人力较多，政府为达到采购目标应当采取监控措施。在整个环节中，学校基本上不需要对采购流程进行监控，教育局勤工俭学办公室、招标办及政府相关部门都会对采购进行必要的控制和跟踪管理。定时汇报制度、采购管理制度、采购环节负责制、设立监督平台、成立评议小组这些措施都能有效地对采购流程进行监控。⑶做好合同档案管理工作。由于学校、政府、供应商在采购过程中涉及教育装备的信息较为繁杂，因此需要重视合同档案的管理。对于政府与供应商签订的购买合同、学校向政府提交的采购申请档案、政府采购决策、政府控制评定档案等一系列涉及合同档案管理的工作，需要专人、专部对此进行整理，并进行存档，定期上缴档案馆。这样可以约束供应商和政府的相关行为，做到有法可依，有据可查。合同档案的管理工作还能促进政府通过教育装备的采购情况了解学校教育水平，对促进教育教学发展起到推动作用。

二、优化机制与时俱进，提高政府采购的科学化水平

1.强化和细化采购预算及计划。政府采购预算和计划的编制是整个政府采购工作链条中的首要环节，它的合理性和准确性将直接影响政府采购项目的到位率和政府采购工作的效益。教育系统实行政府采购制度后，将在计划管理、预算编制、资金支出等方面引起深刻变革和提出更高的要求。因此在编制过程中，要针对不同的采购项目组织相关的专业人员制定详细的项目需求、完整的收支范围，设立政府采购专用资金账户，做到专款专用。在执行过程中，要建立高效、严密的预防控制系统，强化采购约束，使之具有全面性、合理性和有效性。

2.科学合理地编制采购目录。集中采购目录的编制应“抓大放小”，确定的项目和限额标准不但要符合实际情况，也要与政府采购机构的运作能力相适应。集中采购项目少，限额标准高，会使许多理应集中招标的项目未纳入政府采购；反之，集中采购项目多，限额标准低，又会使政府采购“无所不包”，使政府采购机构疲于应付，无法集中做好重要的政府采购项目。当前各地教育系统的政府集中采购目录，几乎无所不包，连打印纸、书写纸一类的“小件”都包括其中，几乎没有任何政府采购项目可以实行分散采购，这有悖于《政府采购法》的精神。而且往往将教学设备归为一类，没有按照设备的具体类别再进行细化分类，这样即使政府采购的限额标准定得再高，也将使学校的几乎所有仪器设备，无论其单价高低，都无一例外地纳入政府集中采购范畴，这十分不利于学校仪器设备的采购，也是许多学校不愿意纳入政府采购的主要原因之一。因此，为进一步规范采购行为，建议政府采购管理部门在编制集中采购目录时，特别注意按照《普通学校仪器设备固定资产分类》细分确定教学设备的政府采购项目及限额。

3.科学制定评标标准，规范评标方式。不同的仪器设备应制定不同的评标标准，采取不同的评标方法。例如对于技术指标明确、统一的通用设备，可将价格及服务作为主要的评标指标；对于无统一技术参数的专用设备，或技术含量较高的系统集成设备，应将整体方案的技术先进性、经济合理性，投标商的技术实力，以往类似项目的经验等作为评标的主要指标，而价格则退居次要地位。

4.健全机制、强化监督。教育局勤工俭学办公室应该组织成立政府采购领导小组；制定出一套适合本地实际的采购程序和办法；以明确采购任务、范围、程序及操作规程。对限额项目，必须由政府采购小组集体研究决定，采取公开招标方式进行，这样既有利于实施政府采购制度、提高政府采购工作的效益，又有利于创造公平竞争的环境，有效满足学校教学的实际需要。应该设立主管机构、执行机构、监督机构这样的“三权分立”的采购组织结构，以形成内部各个行为主体之间责权明晰、相互制衡的制度约束机制，提高政府采购的科学化水平。

5.因地制宜推进政府采购工作。教育局勤工俭学办公室应该从实际出发，具体情况具体分析，加强与政府主管部门的协调，积极稳妥地推进教育系统的政府采购工作。（1）对通用性强、技术指标相对简单的仪器设备，如办公用品、计算机、打印机、复印机、传真机、课桌椅等，有一定采购量且不是急需的科研仪器应直接交由政府采购，以便充分发挥政府集团采购的优势，为学校节约资金；（2）对于单价高于限额标准的仪器设备原则上必须纳入政府采购，而单价低于限额标准且年采购总量也低于限额标准的仪器设备可由各个学校根据自己的采购管理制度自行决定采购方式实施采购，不必层层上报审批。（3）对教学、科研急需，但数量、价格都较大的仪器设备，可采取先与政府主管部门协商、取得主管部门同意后由学校按照政府部门的要求组织招标采购的方式，以便赢得宝贵的时间，使投资尽快产生效益；（4）对数量很小、来源单一的仪器设备可由学校自行采购，报政府部门备案。

三、结语

对学校而言，采购质量、规格是否符合要求，是衡量学校政府采购成功与否的重要标准。受教育局勤工俭学办公室采购人员专业水平的限制，采购信息和手段相对薄弱的影响，采购人员难以对学校大量的设备技术、图书资料的要求进行精确的描述，导致采购质量难以保证。因此，必须加强对政府采购人员专业知识的培训，强化招标训练，借鉴成功的经验，提高运作技巧，进一步提高教育装备的政府采购效益。

参考文献：

[1]尹恩德，秦福忠.镇海区教育装备政府采购项目实践[J].中国教育技术装备，2010，（2）.