高校学籍档案管理
高校学籍档案管理范文第1篇
对于学生的高校学籍档案而言，是一份极为重要的资料，同时也是记录在校每一位学生学习情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面的重要资料和原始数据。可是就目前而言，在我国高校学生学籍档案管理过程中，依然存在很多问题有待解决，本文就根据实际情况，从归档、整理、收集以及转递等四方面入手，对当今学生学籍档案管理工作进行阐述。
【关键词】
高校学生；档案；管理；策仪
就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。
一、学籍档案所具有的作用
（一）学籍档案具有凭证作用
正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。
（二）学籍档案具有参考作用
除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。
（三）学籍档案具有评估作用
一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。
（四）学籍档案具有人才信息库的作用
对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。
二、当今我国学籍档案现存的缺陷
（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难
对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。
（二）学籍档案管理渠道较多
现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。
（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视
就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。
三、提高学籍档案策仪
（一）让学籍档案受到足够重视
对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。
（二）不断对学籍档案进行规范化管理
要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。
（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作
现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。
参考文献：
[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2012，159-160
[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208
[3]赵奎安.高校学生学籍档案的利用研究[J].青春岁月，2013，243-246
高校学籍档案管理范文第2篇
（一）领导对档案管理不够重视
现如今，很多高校的学籍档案管理工作普遍存在场地面积不足、办公设备陈旧、缺少专业管理人员和缺乏专项业务经费的情况，之所以会出现上诉情况，跟领导对档案管理工作不够重视有着直接关系。高校学籍档案所反映出的价值是具有一定隐性和潜在性的，往往容易被校领导所忽视。想要加强对学籍档案的管理是需要进行资金投入的，却无法收到“立竿见影”的效果，这使得高校领导望而怯步，更多的选择把资金投入到校园的硬件建设当中去。校领导对“硬实力”过于重视，却忽视了“软实力”才是高校发展建设当中的重中之重。
（二）管理人员队伍建设不完整
由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。
（三）档案管理工作缺乏规范性
因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。
二、加强学籍档案管理的对策
（一）加强档案宣传，引起领导重视
学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。
（二）加强档案管理队伍的素质建设
想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。
（三）建立完善的规范档案管理制度
科学、严谨、完善的学籍档案管理制度，是协调、有序、顺利开展学籍档案管理工作的重要保障。档案管理部门应对档案的收集整理、检查归档、保管传递以及管理职责等各项工作活动，制定出一套严谨的、完整的规章制度，使学籍档案管理工作做到有据可依、有章可循。与此同时，主管部门应对现有的各部门各自为政的工作状态进行切实的改变，促进各部门团结协作的工作态度；各级领导要做到把执行管理制度作为加强档案管理部门制度建设的工作重点来抓，让学籍档案工作制度与其他制度一样，真正得到贯彻和落实。
高校学籍档案管理范文第3篇
关键词： 高校 学籍档案 数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。
再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
[1]秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界，2015（23）.
高校学籍档案管理范文第4篇
[关键词]高校；学籍档案；学籍档案管理；档案利用
按照高等学校档案实体分类办法，学籍档案属于教学档案类，学籍档案占了教学档案相当大的比例。学籍档案是对学生德、智、体诸方面表现状况的全面的、历史的综合反映，它来源于学校的教学行政管理和教学业务活动，即“教”、“管”、“学”的过程[1]。本文所指的毕业生学籍档案是学生毕业后各部门各学院移交给校档案馆保存以便为学校、师生和社会提供利用的档案资料，而非学生毕业随学生本人档案转至工作单位或报到单位的那部分学籍档案资料。毕业生学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”，“原始的历史记录”是学籍档案的本质属性[2]。就近几年学校实际来看，毕业生学籍档案主要包括毕业生的纸质学籍表（卡）、学籍附表、成绩单等。
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
3、拓展管理系统的开发利用。随着招生规模扩大，学籍档案数量庞大，本校借助信息化、数字化有力条件，2003年采用了南大之星档案网络管理系统，实现了全校各部门各类文件网上分类归档管理，方便了查询、利用，实现了档案的接收准度、处理速度、利用效度。档案网络管理系统，一定程度上实现了管理的方便，但仍需开发利用其真正价值，如随着利用率的提高，频繁翻阅纸质档案，存在坏损风险，因此将纸质学籍档案原件扫描，存储电脑之中，上传至管理系统，缓解纸质档案磨损，提高查找利用效率，建立电子档案为主，纸质档案为辅的档案管理制度是今后改进创新之处。
4、加强校际间学籍档案管理经验交流。高校发展到一定程度，原有学籍档案管理制度就会在某些方面表现出不足，制约管理的效率，加强校际间学籍档案管理经验交流成为“冲破学籍档案管理瓶颈的突破口”[4]，有利于发现自身盲点与缺陷，互相学习，彼此借鉴，节约成本，提高效率。
参考文献
高校学籍档案管理范文第5篇
关键词：普通高校成教学生 学籍档案 重要性
中图分类号:G473.3 文献标识码:A
文章编号:1004-4914（2011）08-099-02
普通高校成教学生档案真实地记录了成教学生在校学习情况，是原始性、凭证性的根本依据。成人高等教育是我国高等教育的重要组成部分，普通高校的成人学籍档案是反映学校教学管理过程和学生在校学习期间德、智、体、能诸方面的原始真实记录，这项工作非常重要，不容忽视。成人高校学籍档案以它的数量多、专业领域广、学习形式多样化、利用率很高的因素，受到了社会上的广泛重视。因此做好学籍档案管理工作对进一步完善学校的教学管理工作，对国家和社会考查和选用人才，对学生学历的证明都具有非常重要意义。
一、普通高校成人学籍档案管理存在问题
1.对成人高考报名审查工作把关不严。目前，我国已经进入信息化时代，山西省成人招生工作也从2009年开始进行网上报名，从而使山西省已经实现了从报名到录取的网络化管理，考生报名和学校招生录取工作都是在网上进行，大大提高了工作效率，同时也基本上保证了学校的生源质量。但是学校在每年录取工作结束后并审查学籍档案时，还是发现以下问题需要引起重视：
（1）存在考生信息档案与现实不符问题。凡是参加全国成人高考的考生，在学校录取后应有一张带有学生本人照片的“考生信息表”电子档案，这份电子档案是学生毕业时的入档材料之一。近几年来，我们发现有许多学校或多或少都存在着学生的“考生信息表”与现实不相符现象，如姓名有一个字错误或身份证号错误等现象。这就说明当时考生参加成人高考报名时，自己没有认真核对自己的相关信息，而相应的工作人员也没有把好这一关口。这种现象的出现，会给日后学校新生档案审查工作、教育厅为各高等院校的新生注册工作都带来了很大的困难。
（2）存在专升本学生无专科毕业证的问题。按照教育部规定，专科起点升本科的考生在报名时，必须要携带具有经过教育部批准的国民教育等系列高等院校颁发的大学专科毕业证书方可报考。但是学校在录取新生后进行再次核查学生的专科证件时，还是会发现无专科原始证件的学生为数不少，这又说明当时考生报名时各地市招办的工作人员没有把好专科毕业证书“认证”这一关，这种“伪证”现象的出现又给日后学校和省教育厅的“验印”工作带来了诸多不便。
2．对日常学籍管理工作制度不严谨。普通高校成人学籍管理是一项十分严肃而认真的工作，其工作性质是环环相扣，如果在日常工作中出现不衔接的情况，则会严重影响学校其它教学管理工作的正常运行。学籍管理工作是学校教学管理工作的基础，其工作主要包括：成人高校招生录取、成绩管理、学生档案管理、学籍注册管理、毕业注册管理、学士学位管理工作等，因此所产生的学籍档案资料也很多。可见一所学校的教学质量高低、学籍档案质量高低与这所学校所制定的学籍管理制度是否完善有着很大的关系。有些高校还是存在问题，诸如：
（1）学校的学籍管理制度不够严谨。目前有些普通高校的成人学籍管理不够严谨，对成人高等教育工作不太重视。如日常教学工作没有程序、管理不够规范、学籍档案质量不高等。学校只求省事、省力和省时，不求原则、规范和质量，没有及时督促、检查、收集相关学籍档案材料，归档完整性不高。这样在很大程度上又失去了学籍档案管理的及时性、真实性、完整性和可靠性。显然也就失去了它日后的参考价值和利用价值。学校这种办学不够严谨的工作作风在很大程度上影响了普通高校成人高等教育在社会上的办学声誉。
（2）对学籍管理没有实行计算机网络制度。目前大部分普通高校的成人教学管理工作还是在日常的手工操作上，没有做到与时俱进和开拓创新。有些高校虽然对于成人学籍管理利用了计算机管理，这样在注册等方面大大提高了工作效率，但还没有实现真正意义上的学籍网络管理和网络共享，有的学校函授站较多，对于学生的学籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人员，没有网络共享势必影响了成人高校学籍管理工作效率。
3．对成人学生毕业设计（论文）的要求不够。普通高校的成人学生大部分是来自不同专业岗位的在职工作人员，他们来学校上学的目的不仅是要获得学历，还是想再次给自己“充电”，将所学到的专业知识运用到实践中去。所以说，高等教育对他们来说是至关重要的学习阶段，是吸收专业知识最富有实际意义的时期。尤其是最后的毕业设计或者是毕业论文是检查学生在校期间综合培养的重要环节，学校应该严格把好毕业设计这一关。然而，有些高校还存在着以下不足现象，诸如：
（1）没有毕业设计（论文）的讲座或教学环节。毕业设计是对学生学习进行全面检验的一个重要的教学环节，是检测毕业生综合分析能力的最好办法。毕业设计的具体实践过程将使学生进一步适应社会的需要。但是有些学校没有毕业设计的具体教学和实验环节，对毕业生的考核制度不够完善。教师对学生毕业设计的指导无章可循，不负责任，不注重考察和培养学生的学识水平和解决问题的实际能力。
（2）毕业设计（论文）的资料收集和保存不完整。不管学生学的是什么专业，最终都要经历最后一个学期的毕业设计（论文）的调研准备工作。它包括毕业设计（论文）的选题、教师指导、毕业设计（论文）的实施过程、毕业设计（论文）答辩、成绩评定等，学校应该将那些公认的优秀毕业设计（论文）收集整理存档，作为今后的教学研究和教学评估所参考，对于每次指导教师对学生的指导评语等资料都应留存保管，但是有些学校将毕业指导和答辩后的所有资料当作废纸处理掉，使毕业设计（论文）资料的保存不完整。
（3）忽视毕业生档案材料的保密管理。全省普通高校成人毕业生的档案材料不一定要求统一，但是其中至少不能少于三样材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生录取政治思想鉴定表，毕业生登记表（其中包括学生简历、自我总结、学生成绩、学校评语和签字）。但是我们发现有些学校发给毕业生的档案材料中只有一份“毕业生登记表”，档案袋不作密封便直接给学生带走，没有丝毫档案保密意识。致使有不少学生所在单位打电话向学校询问有关学生档案的真伪事宜，在很大程度上反映了学校办学不够严谨、工作态度不够认真的问题
二、对普通高校成人学籍档案管理的建议与具体措施
1.对成人高考报名审查要严格把关。
（1）把好考生报名审查关口。面对上述种种现象，首先我们建议各城区招办、各地市招办应预先对本单位接待报名的工作人员进行业务素质培训，应委任那些业务精、作风正、工作实、纪律严的同志来担任此项工作。从2009年开始，山西省实行了成人高考网上报名制度，有些人在网上报名时，将自己的姓名或身份证号填写错误。在现场确认时，不仅让考生按照要求认真核对相关内容，同时还必须要当场给考生本人拍摄照片，如果考生姓名或身份证号错误者，工作人员不能给该考生进行确认，真正从源头上杜绝考生信息档案不符出现，即把好考生“入口”关。
（2）把好对专科学历“认证”关口。成人高考网上报名结束进行现场确认时，各地市招办在对专升本考生专科毕业证书进行“认证”时要严格把关，以防“伪证”现象出现。对于无专科毕业证书原件的考生一律不予确认，要坚持“公开、公正、公平”的原则。学校录取工作结束后，若发现专升本学生的专科证书有疑问，可通过登录网站省略,（中国高等教育学生信息网）再次进行查询。一旦确定属于“伪证”情况，学校必须立即对这些学生进行“退学”处理。要认真做好学校学籍档案文件管理的完整性。用实际行动打击社会上的“伪证”现象，确保学校的生源质量和教学质量，真正做到维护普通高校成人高等教育学历文凭的严肃性和权威性。
2．对日常学籍管理工作要严格把关。
（1）学校要制定严格的学籍管理制度。学籍档案是反映一所学校学籍管理过程中的真实记录，是反映成人高等教育发展的见证。作为一所成人高等院校，应把学籍管理工作列入到学校的重要议事日程，因为学校是以学生为本，学生则以学籍为主。若不注重“学籍”管理，学校的其它工作则无从谈起。所以学校应结合成人教育特点和规律，制定出具有本校自身特点又要切合实际的学籍管理实施细则。只有这样，学籍的各项工作才能做到有章可循，违章必究，才能保证成人高等院校学籍档案管理的严肃性。完善学籍管理制度，对提高工作效率，对提高管理者水平，对实现学籍档案管理规范化、制度化、科学化具有十分重要意义。
（2）及早实现成人学籍计算机网络管理。高校的一切教学动态和学籍信息对学生来说是一种很重要的信息资源，特别是学生的学籍变动和考试成绩等情况应该随时公布。所以学校应该考虑通过互联网实现学籍档案管理共享，使学生和家长能够在任何地点以最快捷、最方便的操作来获得他们最关心的学籍和其它方面信息，从而大大提高了教学管理工作效率和学籍档案利用率，拓展了学籍档案管理的服务领域，也是高校学籍档案管理对社会的一种创新服务。
3．对成人学生毕业设计（论文）要严格把关。
（1）注重毕业设计（论文）的教学环节。毕业设计（论文）是学生在校学习时期的最后一个教学环节。这个教学环节为四个部分：讲座；选题与调研；编制设计或撰写论文；审阅与答辩。学校应根据不同专业学科的现状和特点制定出一系列具体科学的管理办法和考核制度。例如：实验的基本操作、资料的查阅和整理、实验工作记录，论文撰写注意事项等都应该有明确的要求。应该总结教学经验和成果，应将每届的规章制度、经验和成果以及相关文献资料立卷存档，对日后教学研究和学校评估均具有很大的参考价值。
（2）注重毕业设计（论文）资料的收集和保存。毕业设计的教学时数在各门课程中是最多的一项教学内容，是对学生在校期间所学知识的一次检验，也是对学生在思维方法和分析解决问题方面的一次较为严格的综合训练。所以学校应当将学生开始做毕业设计时指导教师对于学生各个阶段的评语等留存，对于学生的优秀的毕业设计和优秀论文也应归档，因为这些资料也是知识财富，对于今后学生的毕业设计等具有一定的参考和利用价值。
（3）注重毕业生档案的保密管理。普通高校成人学籍档案工作是反映一个学生在校期间的从入学到毕业的全部求学经历，是学校对学生教育做了一个全面的客观的真实记录，学籍档案材料对学校、对学生本人、对社会都具有重要依据和利用价值，学校要认真对待毕业生档案管理工作，应当本着对学生、对学校、对社会负责态度去做好毕业生档案整理和保密工作；一定要将毕业生在校期间的全部档案清点密封后加盖启封章，确保学生档案的保密工作，保证学生档案材料的完整和安全性。
综上所述，普通高校的成人学籍档案管理工作不仅只局限于学校，而且也是整个社会档案体系的重要组成部分之一，在社会发展中，学籍档案扮演着十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理过程中，首先要严格把好成人高考报名审查“入口”这一关；其次是对平时的学籍管理工作严格把关；第三要把好学生的毕业设计（论文）最后一关。只有这样，才能确保普通高校成人学生的教学质量，确保学籍档案质量，即确保学籍档案的真实性，可靠性、完整性和严肃性，才能使普通高校成人学籍档案管理工作为学校、为社会、为学生真正实现它的自身价值。
