档案合同管理办法范文第1篇

关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策

        为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。

        一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题

        根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。

        （一）档案机构的设置问题

        关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。

        （二）档案人员的配备问题

        关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。

        档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。

        对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。

        （三）归档门类的确定问题

        《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。

        同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。

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        （四）档案学术研究缺失问题

        《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。

        二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析

        （一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务

        高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。

        因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。

        （二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量

        稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。

        笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。

        （三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化

        由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。

        笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。

        （四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展

        档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。

        笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。

        三、小结

        在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。

参考文献：

[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.

[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).

档案合同管理办法范文第2篇

《办法》出台的背景及意义

行政区域界线档案(以下简称“界线档案”)是在行政区域界线(以下简称“界线”)勘定和管理过程中形成的与界线的位置、走向、名称等密切相关，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。它属于民政专业档案范畴，是加强界线管理、处理边界纠纷、维护边界地区稳定的重要依据，是勘界和管界成果的重要载体。

1.背景

在1989年至2002年全面勘定我国省、县两级界线(以下简称“全面勘界”)期间，为了加强勘界档案的管理，出台了《暂行规定》，明确了勘界档案的定义、管理体制立卷归档要求、整理方法及勘界文件材料的归档范围和保管期限，还强调了民政部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管并规定了向同级国家综合档案馆移交的时间。2002年《行政区域界线管理条例》颁布实施，界线管理工作重点由勘界转为依法管界(以下简称“日常管界”)。随着以界线联检为主要内容的各项日常管界活动不断开展，各地又形成了大量的界线管理文件材料。因《暂行规定》的局限性，加之缺乏针对日常管界文件材料立卷、归档的政策依据，造成全国全面勘界档案和日常管界文件材料管理问题比较突出：一是部分地区对全面勘界档案保管工作不够重视，管理不够规范，缺少专用保管设施、随意放置等现象较为严重，存在重大安全隐患，二是因缺乏具有可操作性的统一规范和标准，各地在日常管界文件材料的立卷、归档等方面存在不规范、不完整的混乱现象，对界线管理工作造成了影响，三是由于缺少界线档案利用专门规定，在提供外界使用方面存在顾虑，影响了社会对全面勘界成果信息资源的共享。

针对全面勘界制定的《暂行规定》已经不适应全面勘界档案保管利用和日常管界档案立卷归档等工作的需要，制定新的、更符合实际、更具可操作性的档案管理办法是解决当前界线档案管理工作存在问题的迫切要求，是界线和档案管理部门及其工作者的共同呼声，是必要的，也是可行的。2011年，《办法》制定工作列入民政部政策创制计划，有关部门通力合作，《办法》经过起草、调研论证、征求意见、修改报批、文件会签等过程，最后终于出台。

2.意义

规范界线档案管理。这也是制定《办法》的目的所在，《办法》共24条，既明确了立法目的依据、界线档案的定义、界线档案工作的管理体制，又规范了界线材料的归档范围、整理方法、归档要求和界线档案的整理、移交、保管、利用等的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国界线档案的管理。

保证界线档案依法利用。《办法》第十九条至二十二条明确规定了档案利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、利用的方式和利用档案应遵守的规定以及利用档案和公开档案内容的要求等。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，实现资源共享，同时又保护了档案的秘密。

提高界线管理工作效率和水平。界线档案是界线勘定和管理工作的原始记录，是界线动态管理工作和出版界线详图的依据，也是界线毗邻方维护合法权益的重要凭证。界线管理部门在制定政策及界线变更勘定、联检、处理纠纷、平安边界建设等日常管界工作中，以高质量的档案为依据，借鉴前人的经验，必将提高界线管理工作效率和水平。

丰富国家专业档案资源。界线档案是民政专业档案，同时又是国家档案资源的重要组成部分，县级以上各级人民政府民政部门按照《办法》规定将该归档的文件材料收集齐全、整理规范、安全保管一定年限后，按照规定向同级国家综合档案馆移交，必将丰富国家专业档案资源。

《办法》的特点

1.依据充分，可操作性强

《办法》严格按照《档案法》《档案法实施办法》《行政区域界线管理条例》等上位法的规定，紧密结合界线档案工作实际，吸收了《暂行规定》合理有效的内容，确立界线档案工作的体制、档案保管机构和文件材料的归档范围、整理原则与方法以及档案的数字化、多套异地保存、保管、编目、移交、利用等内容，尤其对整理和利用的内容规定得较具体，易于操作。

2.正确处理与《暂行规定》的关系

考虑到《暂行规定》详细规定了勘界档案的立卷、归档问题，现有的勘界档案需要按照《暂行规定》要求维持原貌，因此《办法》在吸收了《暂行规定》中合理有效的内容，补充了其没有但实际工作急需明确的新内容，细化了一些原则性的规定后，《暂行规定》同时废止。整合勘界和日常管界成果类材料成为界线档案，作为民政档案全宗的一个专业档案门类，取消了勘界档案独立全宗是符合实际工作需要的。《办法》是《暂行规定》的补、充、完善和提高。

3.充分体现界线档案特殊性

界线管理实行统一领导、分级管理，专业性强，涉及毗邻各方，是以勘定的界线为基础而进行的连续不断的管理活动，这一特点决定了界线档案的特殊性：一是档案不断加增。针对同一条界线的档案都是以勘界档案为基础接续形成、不断加增的。二是档案多套异地保存。为了方便使用和相互佐证等需要，同一内容的文件材料，需要由毗邻各方及其共同的上级部门进行立卷、归档和保存。《办法》有关文件材料归档、档案整理和保存的条款充分体现了界线档案的特殊性。

4.框架结构合理

《办法》规定的内容比较简单，采用条款结构。但文件材料的归档范围、档案整理编目需要的表格式样、档案多套异地保存单位等细化的规定，内容较多，放在主件中显得冗长，所以做了四个附件解决。主附件结合的结构比较合理。

《办法》有关内容的理解

1.界线档案的定义与文件材料的范围

《办法》第二条对界线档案的定义包含了几层意思：(1)档案的形成主体：各级界线业务主管部门，即民政部门。(2)档案的形成领域：界线勘定和管理工作。(3)文件材料的形式：具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史纪录。(4)文件材料的范围：与界线的位置、走向、名称等密切相关的专业性文件材料，包括全面勘界和日常管界活动形成的成果类材料。

2.界线档案工作的管理体制、机构及其职责

档案工作管理体制、机构及其职责是法定的，界线档案工作也不例外，《办法》第三、四条对界线档案工作管理体制作了重申，对界线档案保管机构及其职责作了强调。县级以上民政部门对界线档案实行集中统一保管，指定专(兼)职人员负责保管工作，必要时应当设立专门的界

线档案保管机构，配备专职保管人员履行法定的档案工作职责。

3.文件材料的归档

民政部门界线管理机构应当按照《行政区域界线文件材料归档范围》(附件―)规定将文件材料收集齐全，按照规定整理后及时向本部门档案机构和上级主管部门归档，归档时应当严格履行交接手续。

全面勘界成果材料维持原貌不变，尚未按照《暂行规定》完成归档工作的，应当于本办法公布后一年内完成；日常管界成果材料应当在工作完成后半年内分别向上级主管部门和本部门档案机构归档。

4.档案整理原则与方法

界线文件材料应当区分不同的界线或者交会点，采用立卷的方式进行整理。立卷应当把握如下要点：

(1)文件材料的分类

梳理每条界线或者交会点文件材料，按照不同的标准做如下划分。①按形成时间划分：全面勘界文件材料和日常管界文件材料。②按内容性质划分：文件材料和图纸材料。③按载体形式和记录方式划分：纸质文件材料、声像材料、电子文件等。

(2)文件材料的立卷

①立卷原则：按照时间顺序，保持文件之间的有机联系，方便保管和利用。②立卷分工：界线文件材料由民政部门界线管理机构负责整理立卷，其中需要上级主管部门归档的由牵头方牵头毗邻各方共同整理立卷。③立卷方法：全面勘界文件材料已经按照《暂行规定》立卷，应当维持原貌不变，发生破损散落的，应当按照原式样修复。日常管界文件材料以特定界线或者交会点为主线，按照年度――问题特征立卷。即每条界线同一年度内形成的文件材料分别按照界线联合检查、界线变更、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动(如平安边界建设)等问题立卷。交会点材料单独立卷。④案卷质量要求：文件材料批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；文件材料应当标注页号，案卷封面、卷内文件目录、备考表等项目应当按照附件二规定逐项准确填写；照片材料贴在A4规格的复印纸上附加说明后随卷装订。案卷装订应当牢固：整齐。

(3)日常管界案卷内文件材料列要求

界线联合检查、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动案卷，按照文件材料形成时间排序。界线变更类案卷设立分册，其中界线协议书附图、工作用图等分册按照图幅编号排序；界桩成果表、界桩登记表、界桩照片等分册按照界桩号排序；其他分册按照文件形成时间排序。

(4)案卷的分类排列与编目

①分类排列：界线档案按照行政区划管理层级一界线(交会点)代号顺序分类排列，同一条界线(交会点)的所有案卷按照档案形成的时间顺序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接续在后。②编号：界线档案按照案卷排列顺序编写案卷号。③编目：民政部门档案机构应当按照附件三规定为每一条界线编制一本案卷目录，案卷目录号即是界线代号。

5.档案的保管

(1)保管期限：界线档案的保管期限为永久。(2)档案的多套异地保存：界线(交会点)毗邻方民政部门和上级主管部门各保存一套，具体保存单位按附件四执行。(3)档案的保管条件：《暂行规定》未对保管条件提出具体要求，考虑到界线档案文、图并存，珍贵且易毁损，在《办法》中第十六条，特别对界线档案库房以及档案保管条件、保管设施和设备的配备做出了具体规定。

6.档案的数字化与移交

(1)数字化：为了界线档案的安全保管和便于利用，民政部门档案机构应当在界线档案归档后尽快完成数字化工作。(2)移交：《办法》对移交只作了原则性规定。根据《中华人民共和国档案法实施办法》中“专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限”的规定，考虑到边界线档案属于专业性强且多数、管界工作离不开等实际情况，民政部门和同级档案行政管理部门商定后可以延长移交期限。

7.档案的利用

(1)利用范围和方式

界线档案主要供档案形成、移交单位以及上级业务主管单位利用。各级人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要可以查阅界线档案。其他单位和个人可以查阅界线档案中除过程性材料之外的其他文件材料。提供利用以复制或者数字化的界线档案为主。除档案形成、移交单位以及上级业务主管单位外，不得查阅档案原件。界线档案仅限于当场查阅、复制或者摘录，不得外借。界线信息管理系统数据档案的使用参照

《省级行政区域界线信息管理系统数据使用管理暂行办法》执行。

(2)审批权限

民政部门应当建立利用审批制度。档案利用者应当提出申请，说明利用理由、范围，经民政部门界线管理机构同意后，方可利用。

利用属于国家秘密的界线档案，应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他保密规定进行审批。

档案合同管理办法范文第3篇

第二条本办法所称重大活动档案，是指在我市重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。

第三条本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动：

（一）党和国家领导人及有关省部级领导干部在本市的公务活动；

（二）外国政府、国际组织和著名外国友人在本市的参观访问；

（三）市委书记、市长的重要公务活动；

（四）在全市具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育、旅游等活动或者公益性活动；

（五）在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；

（六）本市与国内外友好城市相互往来的活动；

（七）其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。

重大活动档案的收集范围，由同级档案行政管理部门确定，报上级档案行政管理部门备案。

对各类刑事案件的查处活动，不适用本办法。

第四条重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第五条市、县（市、区）人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决管理工作中的重大问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制，并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算，切实予以保障。

第六条市档案行政管理部门监督、指导全市重大活动档案管理工作；县（市、区）档案行政管理部门监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。市及县（市、区）国家综合档案馆（以下简称档案馆）是集中保管重大活动档案的机构。

第七条组织、承办重大活动的单位（以下简称组织承办单位），负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。必要时，可由档案行政管理部门采取录音、录像、摄影等方式直接形成重大活动声像档案。

组织承办单位在制定重大活动实施计划时应同时制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。

组织承办单位的档案工作机构或人员具体负责重大活动档案的收集、整理工作，并对归档材料实行集中管理。

两个以上单位联办的活动，其形成材料由为主承办单位统一立卷归档，联办单位应及时收集、整理本单位在活动中形成的档案，并在活动结束之日起30日内向为主承办单位汇交，由为主承办单位按规定向同级档案馆移交。

临时机构承办的活动，其形成材料由该机构指定专人立卷归档。活动结束或机构解散后应在规定时间内向同级档案馆移交。

第八条各新闻单位应及时收集、整理有关重大活动的新闻报道档案，并在活动结束之日起30日内向为主承办单位汇交。

受当地党委、政府委托，对重大活动进行录音、录像、摄影的部门或个人应在活动结束之日起30内向同级档案馆移交一套档案。

第九条组织承办单位应当自重大活动结束之日起4个月内，将整理后的重大活动档案向同级档案馆移交，因特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案行政管理部门同意。

第十条集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案，是国家档案的重要组成部分，档案所有者应当妥善保管；未经档案行政管理部门批准，不得向档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送，不得私自携运出境；禁止出卖、赠送给外国人。

第十一条保管重大活动档案的单位必须采取有效措施，确保档案的完整和安全。对因保管条件恶劣或其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，档案馆有权提前接收。鼓励档案保存者向档案馆捐赠、寄存。

第十二条重大活动档案应当依法向社会开放。

属于本办法第三条第（一）、（二）、（三）、（六）项规定的重大活动档案，自进档案馆之日起满6个月向社会开放；属于本办法第三条第（四）、（五）、（七）项规定的重大活动档案，自进档案馆之日起满3个月向社会开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。

向档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料；可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第十三条档案馆应通过各种形式向社会公布已开放的重大活动档案，加强重大活动档案的信息化工作，编纂有关史料，方便社会利用。

第十四条档案馆向利用者提供档案资料时，应逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。

重大活动档案缩微品或其他形式的复制件由档案馆法定代表人签字或加盖档案馆印章的，与原件具有同等效力。

第十五条对重大活动档案管理工作作出突出贡献的单位和个人，档案行政管理部门和有关主管部门应当给予表彰和奖励。

第十六条有关单位违反本办法规定，有下列行为之一的，档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期未改正的，档案行政管理部门应当依法给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，由有关主管部门依法给予行政处分：

（一）未按规定开展重大活动档案管理工作的；

（二）未按规定向社会开放重大活动档案的。

第十七条有关单位和个人有下列行为之一的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）不按规定归档、汇交档案的；

（二）未按规定向档案馆移交重大活动档案的；

（三）涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的；

（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的；

（五）档案工作人员有其他渎职行为的。

在利用档案馆的重大活动档案中，有前款第（三）、（四）项违法行为的，档案行政管理部门应当依法给予警告，并可根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下的罚款，对个人处以500元以上5000元以下的罚款。

档案合同管理办法范文第4篇

一、办公室档案管理基本概念

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理中存在的缺陷

不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。

（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。

（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。

三、完善办公室档案管理工作的对策

在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。

（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。

（二）践行先进的数字化档案管理方法。?n案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。

企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。

档案合同管理办法范文第5篇

关键词：高等学校　档案工作　规范化　制度化　程序化　标准化

一、高校档案工作的地位及要求

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

二、规范高校档案工作的意义

1、明确高校档案工作领导体制

《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。

2、保障高校档案机构建设

国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。

3、促进高校档案人才队伍建设

专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。

4、使高校档案管理有章可循

高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。

5、确保高校档案工作可持续发展

为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。

三、高校档案工作规范化管理的有效途径

1、强化意识，更新观念——人性化是前提

要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于

2、专业培训，科学管理——现代化是手段

高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。

要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。

3、健全规章，严格执行——制度化是保障

高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。

4、过程控制，监督检查——程序化是关键

高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。

5、达标认定，不断提高——标准化是依据

要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。

6、数字存储，知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。

参考文献

[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。

[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。

[3]国家教育委员会 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。