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医学装备档案管理工作的重要性

摘要:

目的:医学装备档案管理工作是医学装备管理部门的基础工作,而且有卫生部制定的管理办法作为向导,我们以此办法为依据探讨档案管理工作的重要性及如何做好这部分工作。方法:结合医院实际情况,并以作者在医院十多年的工作经验,通过统计2007年之前至今收集到的档案资料,并结合卫生部2011年下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》,进行针对性分析和探讨。结果:2007年之前购置的大部分设备的档案资料缺失,如今的管理工作困难,无论是维修还是后期管理,例如报废等均存在问题。2010年之前由于我院档案管理工作没有进行专业化管理,没有发挥出医学装备档案应有的效果。结论:医学装备管理部门要对医学装备进行全生命周期管理,对档案资料统一管理,分级负责、权责一致,不仅能提高本部门的管理效能,还能提高设备使用率。

关键词:

档案管理;管理办法;重要性;重点内容;档案登记表;固定资产;台账

1前言

档案管理从宏观上说,是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。在医学装备管理中,档案管理是医学装备管理的重要内容,它是医学装备购入时的原始资料以及在使用过程中的所有情况进行登记备案的资料,也是医院管理工作中最基本的组成部分。

2档案管理工作的基本组成

2.1档案的作用概述

医学装备管理工作大体分为计划采购、维修、经济效益分析和其他一些日常管理工作,例如质量管理、器械不良事件管理、计量管理和报废管理等。要做好这些工作,前提是必须对每台设备的全生命周期有着充分的认知度,我们可以从每台设备的档案里,了解每一次维修和工艺结构上的改造,了解设备的使用情况,了解生产厂家和维修工程师的最新动向,了解设备更新换代的情况等。这样,才能更好地将这台设备充分利用,为医院获得最大的社会和经济效益,也为下一次采购同类设备做好准备。

2.2档案管理工作的结构组成

档案管理工作在硬件设施上,包括档案室、现代化信息设备(例如电脑、打印机等),如果有条件,可以加入档案管理软件;在人员配置上,需要专职或兼职的档案管理员;在内容形式上,是根据卫生部最新下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的医学装备(是指医疗卫生机构中用于医疗、教学、科研、预防、保健等工作,具有卫生专业技术特征的仪器设备、器械、耗材和医学信息系统等的总称),及其他装备的完整资料,即设备全生命周期的完整资料。

3实例展示

为了使档案管理工作的重要性阐述的更清楚明白,我抽取4个科室,每个科室抽取5份档案资料进行统计,并结合我院实际情况,以2007年和2010年作为两个医学装备购进时间结点,因为2007年前后是档案资料收集全面与否的转折点。而2010年则是我们医院的档案管理工作正式开始的起点。具体统计如表1。

4讨论

4.1从表

1中可以看出以下几个问题,并就这些问题进行分析讨论(1)2007年之前购进的医学装备档案基本缺失,这部分设备管理维护困难,因为购进年代较久,却仍在使用,档案里没有厂家联系电话,也无法核实当时的供货商是谁,导致有些设备就此闲置或报废。(2)2007年后购进的医学装备的使用说明书基本齐全,但是由于没有专业化统一管理,一些资料,例如论证报告、批复文件等没有收集齐全,那么查此部分设备的购进渠道和购进原由时就无法查清,导致有些设备后期管理过程中出现问题,比如某台设备到报废年限时,最初是由哪个科室提出论证申请购买的,购进后有无调拨,目前存放地点在哪里等都不明确,进而无法进行正常的报废流程。(3)自2010年以来,通过学习卫生部下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》,其中依据第四章,第三十条至第三十二条,我们制定并逐步完善本院的医学装备档案管理制度,明确全院医学装备的档案管理的内容,之后批复文件、论证报告、技术协议和合同之类的原始资料基本保存完整。

4.2总结

通过这些年对档案管理工作的逐步细化、加深,我院的设备使用率大大提高,一台设备的使用人员由于退休或其它原因,离开本院,下一位使用人员通过调取该设备档案,查看说明书、咨询厂家等方式获得了该设备的使用方法和耗材成本等一系列信息,重新将此台设备利用起来,没有出现无人会用、机器闲置等现象,而是继续为患者治疗,为科室提高效益。而且后续的设备维修效果良好,经济效益分析准确,质量控制评估合理。可见,档案管理工作在医学装备管理的重点工作中占有一席之位。

5档案管理工作的重点内容

5.1根据医院的实际情况,编制档案管理制度,制定固定资产台账

在制度的约束下,收集设备资料,做好统计,放入档案盒存档。所有医学装备,要按照《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的,依据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》对每台设备进行编码,建立全院固定资产总台帐。固定资产台账是动态的,实时更新的,档案管理工作也要随着台账的变化而变化。我院的固定资产总台账是每年年底更新一次,由专人建立,截止日期是每年的12月31日,分户台账则是发给全院各科室分级管理。台账的编制要与时俱进,越来越完善。图1和图2是我们医院2008年和2013年以后的两个固定资产台帐表的对比。从图1和图2可以看出,改良后的表较之前的表多了很多规范化的内容:(1)增加了医院资产代码。医院资产代码是根据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》查找编制的,符合《医疗卫生机构医学装备管理办法》中的相关规定。(2)能看出我院对固定资产管理基本形成了分级管理。保管科室是使用科室,管理科室是设备科,科室主任是科室第一负责人,每一台设备都有专门的设备管理责任人负责,最终由设备主管院长签字认可,做到了医院,医学装备管理部门,使用科室三级管理。(3)去掉了存放地点和金额,增加了备注栏。存放地点或其他需要备注的信息,如果需要填写,可以由使用科室增加到备注栏里,提高了表格的灵活性。去掉设备的原值,是为了让使用科室有问题直接联系医院设备管理部门,例如设备科,由专业管理人员告知目前此设备最准确的现状分析,比如折旧费、折旧年限和资产净值等,而不是武断地得出错误的结果。

5.2做好档案登记表

在一份设备档案里,档案登记表好比这份档案的脸面,它被设计得好,会让翻阅的人一目了然,目的明确的快速找到相关信息。在档案登记表的设计当中,需要注意以下几点:(1)档案登记表里的表单种类不能过多,内容不要重复,尽量在一张表上完成所有的基础信息,内容上要完整、紧凑。(2)其他资料,例如设备验收报告可以设备厂家出具的验收报告单为主,将客户联或复印件留存,一一按顺序插在档案登记表的后面。(3)相关人员签字的区域要划分清晰,分栏设计,并注明需要谁签字,否则容易混淆签错。如图3所示。

5.3编制档案目录

并按照档案目录,依次收集整理所有资料,例如论证报告、技术协议、投标文件、中标合同、安装验收单等。资料必须真实、可靠。在时间上要有可追溯性。第四,继续提高档案管理人员的素质水平,增强档案管理意识。档案管理人员在平时工作中要认真负责,懂得并遵循保密原则,并提高档案管理权限。经常参加类似档案管理、固定资产管理等的培训。

6结论

综上所述,档案管理工作是基础,是重点,要在实际工作中总结经验教训并有所改善。

6.1档案管理制度还需再完善,工作内容还需再细化

档案管理制度不是一经制定,永不改变的,而是随着工作成熟程度的加深在逐步完善,在其他制度的衬托和有效执行下,档案资料管理制度才有它的实际意义。所以,档案管理工作不仅是在医学装备安装验收完成之后进行,还要在设备未进入医院之前开展,比如将调研资料、论证会议纪要、各种签字留档的文件等都要保存妥当,除此之外,还有申请某些大型医疗设备的配置和一些投资金额较大的项目都会有批复文件,也要保存好。设备使用中期,维修资料,使用过程中的借调、改造、再培训等资料都要在日常工作中收集完整并存档。

6.2档案要分类存放

在用设备和报废设备的资料要分开存放,报废设备的资料要根据实际情况,经过院里讨论后,决定是继续保存还是废止;医院正常采购的固定资产档案和非正常渠道进入医院(例如租借、外单位调拨等)的医学装备档案要分开存放,便于后期管理。

6.3档案调取的制度和流程要更规范

档案调取要经过档案管理员确定后方可执行。如果要外借,需要在使用科室主任认可后,签署借条,限定归还时间后借取,并将借条存档并登记,确保档案安全、妥当的运用。

6.4定期对档案室的资料进行整理

档案管理员定期对档案室的资料进行检查,重复或者作废的资料要及时取出销毁,新入的资料要按时间顺序插入档案,有问题的资料要及时汇报上级主管领导,及时解决并记录,要时刻保持档案的真实性和新鲜性。

6.5继续提高档案管理人员的素质水平,增强档案管理意识

医院首先要明白档案管理工作的重要性,加大宣传力度,让档案管理人员参加各类培训,不断提升档案管理工作的能力,不断改进档案管理工作的方法,使档案管理工作更加规范。档案管理工作是一项常态化工作,时间久了,会产生疲乏感,要不时地在工作中加入创新理念,提高员工积极性,让档案管理工作持续、创新的进行下去。

参考文献:

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[2]杨琼.医疗设备档案的建立与利用[J].医疗设备,2017(05):61~62.

[3]杨朴.浅谈如何做好医院档案管理工作———建立档案管理系统[J].饮食保健,2007,4(01):275

[4]杨军.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].特别健康,2017(14):236.

[5]徐明.医疗设备档案管理的探讨[J].中国医疗器械信息,2016,22(06):123~124.

作者:陈峤 单位:甘肃省兰州石化总医院设备科

 

  发布时间:2017/8/9 15:23:23  阅读人次