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医院人事档案信息化管理的思路研究

摘要】人事档案管理作为医院管理中的重要组成部分,对医院的整体管理水平有很大的影响。随着网络信息技术的不断完善,计算机技术被广泛地应用于各个领域当中,医院也深刻认识到了信息化管理在人事档案管理中的重要作用,不断完善医院的人事档案信息化管理系统,推动医院人事档案的现代化发展。

关键词】医院;人事档案;信息化管理

医院的人事档案中主要记录了医院工作人员的工作表现、工作能力、工作水平、综合实力等方面的信息,是医院选拔人才时的重要参考依据。现阶段医院发展的功利性比较严重,医院领导过于重视医院发展中的具体事务,忽视了人事档案管理的重要性,人事档案无法作为选拔人才时的重要依据,不利于医院综合实力的提升。目前,我国医院正在针对人事档案管理工作进行改革,加强人事档案的信息化管理,保证人事档案的重要作用。

一、我国医院人事档案管理存在的问题

(一)人事档案查询效率低。造成医院人事档案查询效率低的原因主要有两个:一是医院职工多、档案多,查找起来有很多的不方便之处;另一个是医院的人事档案中仅仅包括人事信息,想要获得比较全面的资料还需要到相对应的科室进行查询。医院在进行人事档案管理的时候,人事部门只会对职工的人事信息进行记录,其中涉及到的内容非常少。而职工其他部分的资料信息则分散在各个部门当中,如果医院想要获取某个职工的档案信息,需要到各个部门中调取与这名职工相关的资料,然后再从很多资料中筛选出自己需要的信息进行使用,这种大范围的档案查询方式大大降低了人事档案的查询效率。

(二)无法保证人事档案的安全性。传统的人事档案管理还停留在纸质化的阶段,不仅会增加人事档案管理人员的工作量,降低人事档案的查询效率,还有可能造成人事档案信息泄露的风险。很多医院为了尽可能地避免出现人事档案信息泄露的情况,当人事档案管理人员对人事档案进行整理的时候,都会委派一名跟随人员对其工作过程进行监督与管理。但是,这种方式并不能够有效地预防查询人员的不轨行为,毕竟跟随人员不可能无时不刻对查询人员进行监督,而且还有可能出现跟随人员与查询人员串通一气的情况。一旦人事档案被销毁或被篡改,又没有备份,对于日后人事工作的开展会有很大的影响,对档案当事人的影响更为严重。

 (三)归档和管理具有一定的困难。医院职工的人事信息经常会出现各种各样的改变,像是学历提升、年度考核记录等,在进行这些信息整合的过程中,无法保证一次性整合结束,给人事档案的归档增加了很大的难度。另外,由于医院人事档案管理都是纸质化,而且都是整卷归档,但是在查询的时候只会针对其中的一些内容进行,所以在查询过程中无法及时地找到所需要的信息,浪费了大量的时间,影响人事档案管理的进度。

二、我国医院人事档案实施信息化管理的思路

(一)全面推广医院人事档案的信息化管理。医院在进行人事档案管理的时候,应该充分利用计算机技术,通过计算机技术进行人事档案输入,不仅能够避免人工抄写出现的错误,还能够将档案人员从繁重的劳动中解放出来,为人事档案查询与管理都节省了很多时间,对于提升档案人员的工作效率有很大的帮助。另外,将医院人事档案存放在计算机中,有利于材料的完整保存,延长了档案的使用寿命,即使档案出现被销毁的情况,也有相对应的备份,不会造成非常严重的影响。

(二)建立规范化的人事信息系统应用软件。医院应该积极地进行人事信息系统应用软件的开发,建立完善的数据资料库系统,在规章制度的约束下进行人事档案信息的采集与整理,确保人事档案信息的准确性与可靠性,并且将完整的信息输入到计算机当中,利用人事信息系统应用软件进行自动化管理,节省了很多不必要的中间环节,提升了人事档案的使用效率。另外,医院还应该定期对人事信息系统应用软件进行调整与升级,将更加成熟的计算机技术应用在软件设计当中,推动医院人事档案的信息化管理。

(三)聘请专业的计算机管理系统应用人才。为了更好地发挥出信息化管理在医院人事档案管理中的重要作用,医院应该聘请专业的计算机应用人才,将计算机应用技术的灵活使用作为人事档案管理人才的招聘标准。不仅能够为医院招纳更多计算机应用人才,提高医院的综合实力;还要招收到计算机应用技术培训的导师,专门对人事档案管理人员进行培训,全面提升人事档案管理人员的综合实力,对医院人事档案的信息化管理会有很大的帮助。

三、结语

综上分析可知,信息化管理在医院人事档案管理中的应用非常重要,与传统的人事档案管理方式相比具有很多的优势,能够更好地对医院的人事档案进行归档,保证医院人事档案的信息安全,减轻了人事档案管理人员的工作强度。现代医院应该全面推广人事档案的信息化管理,建立规范化的人事信息系统应用软件,聘请专业的计算机应用人才,确保人事档案在医院中的重要作用能够充分发挥出来。

【参考文献】

[1]耿聪.试析医院人事档案实施信息化管理的优势[J].黑龙江科技信息,2016(19):180.

[2]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理,2014(04):206-207.

[3]关力.医院人事档案信息化管理的思路[J].中国病案,2013(04):37-39.

作者:张宁 单位:湖北汉川市人民医院

 

  发布时间:2017/5/18 8:46:35  阅读人次