数字化人事管理范文第1篇

一、人事档案管理简述

人事档案管理作为企业人才选拔的重要基础，是人事管理工作的重要组成部分。不仅详细记录了员工过去的技能、能力、性格和在企业所有运营中的表现，还可以跟踪现实并总结当前企业员工的表现。传统的人事档案管理模式依赖纸质的载体进行记录，人工集成和工作量容易导致管理不及时和延误，很多环节达不到预期要求。数字化人力资源管理新模式是基于信息技术的进步，对人事档案操作的全过程进行动态监测、记录和控制，真正实现流程的精简，促进人事档案管理不断发展和完善。从传统的纸质媒体到今天的数字系统，这是人事档案管理的一次革命。人事管理的数字化简化了收集、分类、传输、保存和共享文件的任务，在告别传统纸质访问的复杂性，通过网络的便利性，在提高人事档案管理效率方面发挥了重要作用。人事档案数字化管理需要在国家层面推广，目的是纠正错误行为，打击违法犯罪，保障人事档案管理的公平正义，解决管理过程中存在的不足，改变管理理念。

二、实施人事档案数字化管理的优势

（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果

一旦公司的人力资源文件被数字化管理，就可以部署冗余的人力资源。人事档案管理的数字化可以使公司人事档案中的所有信息更加完整，更易于查阅，有效地提升人力资源的利用率。这种方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力资源的配置。

（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件

通过在人事档案管理过程中采用数字化方法，可以在一定程度上减少人事调动过程中对各种信息的随意操纵。在当前形势下，“年龄与学历”的修订已成为普遍现象。但是，数字化操作提供了对操作的良好控制，并确保了个人文件信息的准确性。这符合中央的意见，大大提高了人事档案的真实性和可信度。在档案数字化过程中，相关人员建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的关键作用。这种方法使存储和收集信息的步骤尽可能简单和可实现，大大提高了人事档案管理的效率和效果。

（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

今天，通过将数字模型纳入人事档案管理流程，也可以实现一定程度的人事档案通用管理和控制。例如，合理分类各级人事档案，明确其职能。同时，通过这种方法可以实现高效的文件管理。从根本上优化人力资源档案管理机制，对人事档案管理任务进行更加具体、分层、统一的划分。通过各种有效手段，人事档案管理的自动化已经成为现实。在某种程度上，高层管理人员的管控机制需要不断完善，以满足对工作需求和期望。此外，利用信息技术处理多份档案，减少了不必要的步骤和条件，让上级可以实时访问下级资料，避免了传统人事档案管理过程中的许多复杂步骤和流程。大大提高了文件审核的效率，在提高和保证人事档案管理水平方面也起到了很好的作用。（四）科学规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率科学规范的人事档案管理流程，不仅节省了时间，还提高了效率。如何规范流程，从日常管理、档案室管理和系统维护三个方面讨论。日常管理的运行阶段主要是收集、归类、审查、验收、纠正等。通过持续改进，这些日常工作流程将变得更加简单和集成。在档案室管理方面，数字化可以实现信息的自动采集和文件数量的自动统计。

三、人事档案数字化管理的现状

（一）技术更新换代较快

数字人事档案管理在很大程度上依赖于计算机系统、技术和软件。在现实情况下，计算机系统更新非常快，计算机技术更新非常快，导致计算机软件和硬件系统不匹配，一些文件不能被有效读取。需要调整时获取相关信息不完整，无法获取准确数据，影响人事档案管理的有效性。

（二）档案管理数字化专业素质的缺乏

在实践中，档案管理往往被公司或部门边缘化，这种情况在档案管理中已经较为普遍。任何需要使用档案的人都认为它很重要，但是使用它之后，就很快忘记。因此，许多部门的领导对档案工作并不重视。人事档案数据是人事档案管理重要的信息资源，但专业人士因领导缺乏重视而没有关注自身数字化水平的提升，档案管理人员也没有很好地使用设备和数字化管理软件，导致数字化档案管理的推广过程难度极大，在没有领导和员工不活跃的的情况下，我国的档案管理数字化进程进展缓慢。因此，档案管理相关人员应根据未来的发展，积极加强业务能力，充分适应数字档案管理的应用。

（三）档案信息管理安全问题

在信息时代，数字化管理方式提供了极大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全问题。谈到互联网，无数的计算机病毒威胁着数据的安全。即使计算机上安装了杀毒软件，也不能完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，黑客的恶意攻击会导致信息和数据的缺少和丢失，因此必须保障人事档案中数字管理数据的安全性。

（四）数字化建设成本高，电子原件标准不一致

在管理过程中，档案管理人员应认真识别和清除虚假档案，保存真实档案，确保人事档案管理在日常工作中正常进行，所有档案真实有效。但现阶段，由于评审表、调资表、劳动合同、学籍档案等管理工作较多，必须进行相应的标识，数量必须编号，这使工作复杂化，也大大增加了工作量。另外，在纸质文件数字化过程中，电子原件部分标准不匹配，数字文件质量难以保证，需要规范相关文件管理标准。

四、人事档案数字化在人事管理中的重要性

（一）依靠档案数字化平台，为管理工作开展提供支撑

推进人事档案数字化，广泛开展数据收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通过人事档案管理系统、采集终端等数据接口，自动收集员工薪酬、绩效、职务职称、劳动关系等可信信息。其次，在现代人事管理的趋势下，传统的人事档案管理模式已不能满足业务发展的需要。例如员工的纸质文件基本信息和政治观点，可以进行数字扫描和存档。一方面收集员工在数字化管理系统中直接输入的其他信息（如社会关系、履历、奖励等）。对于外部环境数据，也收集了人事档案信息管理系统与互联网的所有数据接口。例如：社会行为、个人信用等。这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供坚实的数据库，可以全面、立体地反映员工的工作能力和心理状况。

（二）通过数字化工作方式，构建可量化绩效考核机制

在工作过程中，员工会形成大量的个人技能信息、职称信息、工资调整表、职务变动、奖罚等数据。通过内部管理人员日常工作数据统计，综合量化结果，公平、客观、准确，充分体现该员工的综合素质水平。通过人事档案数字化管理，还可以采取不同的激励措施来激励不同类型的员工，了解他们职业发展的不同阶段和个人需求。需要自我实现的人，应采用高度个性化的激励措施，充分发挥人才激励的作用，适当考虑和激励其工作对成就感的需求，让数据帮助员工做好工作，提高绩效考核的有效性。

（三）凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配

首先，根据各个岗位不同的工作内容和职责，按照各个岗位的胜任素质模型，选择最符合岗位要求的员工。如：实现工作能力、个性特质、团队意识等的精准结合，充分发挥个人潜力。其次，通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，可以利用互联网大数据适合人才的3D信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为防止因信息不对称影响面试官招聘，应采用高质量的职位模型和应聘者匹配程度，实现人力资源与职位的精准匹配。

（四）借助数字化工作便利，打造高素质、专业化团队

档案管理部门可以对退休员工的信息进行分析，提出具体的对策和建议，在日常管理任务中发现影响退休的因素。同时，借助大数据保障人力资源管理的进展，尽可能避免管理缺陷和人力资源问题造成的人才流失。确保高层次人才和团队的稳定，争取更多的工作经费，促进创新和技术进步。通过数字化分析和管理数据的结合，从中长期来看，符合市场经济发展和产业结构调整的规律，以预测人力发展的未来趋势。在现有人才结构的基础上，制定合理的人才引进计划，用好人才，落实管理，培养更多人才，建立奖惩机制。根据企业文化战略发展阶段性目标，完善人力资源管理体系。

五、人事档案数字化工作期间的有效改进对策

（一）使用符合标准的数字档案管理软件

具备软件开发条件的单位可根据实际需要进行开发。选择购买软件的单位，在做出决定之前，文件管理员必须深入软件公司进行了解和测试。经过多次比较后，为设备选择合适的软件。有条件的公司还可以根据本单位的需要，开发适合本单位的管理软件。

（二）创建电子人事档案

随着数字时代的到来，企业对人事档案管理提出了严格的要求。为更好地适应时展的需要，企业建立电子人事档案十分必要。首先，加强对有关人事资料的核查和分析，通过计算机技术将人事档案中的信息传送到计算机系统，可以减少打字错误，使人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息的过程中，由于需要检索指定信息并通过打印机打印信息，耗时较短。第三，在传统观念中，文件管理的核心内容是创建文件。建立电子信息档案后，信息直接存储在计算机系统中，有效节省空间，保证人事档案的保密性。最后，通过输入企业相应的关键信息，定期更新个人档案信息，并通过与本地网络的连接，可以正确显示关键人员的工作状态，为有效工作提供了方便。

（三）加强人事档案管理数字化的人才队伍建设

加强人才队伍储备，既保证了人事档案管理的数字化运营基础，又保证了人事档案管理的数字化发展。在数字化人事档案管理团队建设上，一方面要加强人事档案管理人员的培训，成为经验丰富、能力强、品德优良的人才。另一方面，要快速提高人事档案数字化管理水平，需要不断培养不熟悉人事档案数字化的人员和人事档案管理人员。此外，要加强考核监督，提高相关人员的积极性和主动性。

（四）对数字化人事档案管理的载体加以合理挑选

载体在人事管理中起着尤为重要的作用，是人事档案管理工作高效、顺利开展的硬件基础和保障。因此，要让文件管理更加高效，就需要数字文件管理运营商做出合理的决策，以确保管理效率。在构建信息档案数字化支撑的过程中，要保证数据信息的绝对安全和不被篡改，并充分考虑不同支撑的生命周期，必须充分保证载体的运行速度和性能。

（五）落实严格的人事档案保密要求

人事档案对内容非常敏感，如果想要进行档案数字化管理，应该选择有政治意识、有原则、一丝不苟的人。也可以外包给其他公司或机构。数字化工作外包时，系统集成、系统咨询、软件开发、安全监控、运维、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统资质的单位。涉密档案数字化处理分类业务要选择符合国家秘密载体印刷条件的单位。为有效加强数字文件的安全保密管理，数字文件的安全级别应与相应的纸质文件安全级别相同。数字文件的存储和保护以及系统的使用和维护必须符合安全和保密要求。

六、结语

数字化人事管理范文第2篇

关键词：数字信息化；医院；人事档案管理

当今世界已经进入了数字化、信息化时代，随着5G技术、大数据等各项新技术的大规模应用，各行各业的人事档案管理工作也在悄然间发生了转型。医院人事档案管理一直存在着档案信息庞大、统计工作复杂、人事信息变更频繁等棘手问题，实施数字化模式可以有效简化传统的人事档案管理模式，提高人事档案管理的工作效率，推动医院更好地发展。

一、医院人事档案数字信息化管理存在的问题

1.资金投入不足

现阶段，我国许多医院依然采取传统的人事档案管理方式，归根结底还是因为缺乏政策支持，导致许多医院资金投入不足。医院人事档案管理在数字信息化的过程中离不开完善的硬件设备和软件系统，但由于缺乏足够的资金，目前我国医院在数字化建设过程中普遍缺乏完善的设备设施，严重制约了数字信息化在医院人事档案管理中的应用。即使是那些已经进行了数字信息化建设的医院，建设设备设施应运而生速度慢、技术基础薄弱、数据库建设不完整等问题层出不穷，究其原因还是因为医院的重视程度不够，未能投入足够的资金。在医院传统的观念中，医院的主要任务是救死扶伤，而档案管理被认为是没有实际意义的工作，资金应该主要花费在医疗器材购买和医务人员的培养等能够提升医院医疗水平的工作中，忽视了医院人事档案管理的重要性。只有那些财力雄厚、规模庞大的重点医院才愿意投入大量资金到医院人事档案管理数字信息化中，而那些规模较小的医院即使有充足的资金也会优先投入其他地方，不会在档案管理中投入太多资金。现阶段，我国大部分医院的人事档案管理缺乏政策支持，得不到足够的重视，因此缺乏足够的资金投入。

2.缺乏数字管理的专业人才

医院人事档案数字信息化的过程中既需要完善配套的软硬件设备设施，也离不开数字化管理的专业人才。如果缺乏专业的数字化管理人才，那么再完善的设施也很难发挥出作用，严重影响医院人事档案管理的正常运行。然而目前，我国大部分医院依旧沿用传统的人事档案管理方式，这种方式对人才的要求并不高，许多医院的档案管理人员多为年龄偏大或调动人员。随着数字信息技术在医院管理中的应用，这些工作人员的档案管理观念依旧停留在传统的档案管理阶段，他们的思想比较保守，对数字信息新技术的应用有一定的抵触心理。他们不善于紧跟时展潮流学习数字化信息管理技术，即使在培训过程中，他们对于新技术的理解与认识也与专业的数字化管理人才存在着较大差距，造成医院人事档案管理人员普遍缺乏足够的计算机技术知识，对数字化信息软件应用不够熟练。此外，在医院的管理体系中，人事档案管理一直被视为可有可无的存在，医院在该岗位人才分配中也并未给予足够的重视，工作人员的档案管理专业性较差，导致该岗位工作人员综合素质普遍达不到数字信息化管理的要求。

3.缺乏数字信息化的长远规划

数字信息化技术是一项近几年来随着网络计算机技术发展的新兴技术，对于这项技术的多方面应用还普遍处于探索阶段。对于医院人事档案管理来说，过去一直使用的是纸质人事档案存储信息，而数字信息化技术虽然有着诸多便利，但在应用过程中，因为数字信息化技术发展尚未成熟且前景缺乏长远规划。医院人事档案管理工作如果一开始就缺乏长远、科学、合理的规划，那么在以后的发展中，最终的发展方向就会偏离原先制定的目标，很难取得实质性进步。医院缺乏数字信息技术应用的经验，也找不到成熟的应用案例，只能把更多的注意力放在眼前的利益上，这就导致医院的数字信息化应用只能便捷地查找很短一段时间内的档案信息，如果时间线拉长则存在着档案信息查找困难或者查找错乱的风险。此外，数字信息化在医院人事档案管理应用过程中缺乏明确的管理规范，在信息查找方面也比较困难，如何利用好信息化技术依然需要医院在不断实践过程中寻找答案。综上，出于种种原因，部分医院并未以长远的眼光来看待数字信息化技术的应用，从而在数字化建设过程中失去了先机。

二、数字信息化在医院人事档案管理中应用的意义

1.能够实现医院内部信息共享

数字信息化的一大特点就是加快了信息流通的速率，因此医院在应用数字信息化技术进行人事档案管理过程中，可以整合医院的各种人事资源，将人事信息整理得井井有条。通过人事档案数字化技术、人事档案数字化管理系统等无纸化平台，能够将医院各部门的工作信息清晰地呈现在计算机中，有利于实现各部门的信息交流，保持各部门之间的相对开放性。通过实时的互联网信息，实现医院的智能化升级，确保医院的各项工作更加具有时效性，避免了以往各部门因为信息共享困难而出现的问题。人事档案数字化管理，为医院信息的快速流通提供了有利条件，从而促进医院的信息化建设。

2.显著提高医院人事档案管理效率

在我国传统的人事档案管理模式中，人事档案管理的工作周期较长，各类信息查询检索速度极慢，无法对整体档案数据进行系统化分析，严重影响了医院人事档案管理工作效率。通过在医院人事档案管理中应用数字信息化技术，如果医院出现频繁的人事调动，档案管理人员只要在计算机上就能便捷地查询到相关人员的档案信息，进一步降低了人事管理的难度。只要把医院工作人员的档案信息录入计算机系统，即可随时随地对工作人员的档案信息进行查询，即便管理档案的人员离职，新职工也可以在计算机上检索到相关信息。

3.有利于医院人事档案的持久保护

传统的档案管理方式都是以馆藏的形式存在，不仅占用了宝贵的空间，而且原始档案很容易发生折旧磨损。纸张档案很容易受到环境的影响而被损害，在现实生活中，如果频繁借阅、翻阅档案材料，很容易提高人事档案的损害率。数字化档案管理把各种档案信息存储到云端，可以实现档案资料的长期无纸化存储，摆脱传统纸质文件存储方式的束缚。数字化管理通过把纸质档案的信息录入计算机系统储存到云端，有效降低对档案信息查找的次数，节约查找档案信息的时间，同时在一定程度上也能避免人为随意篡改档案信息，有利于档案信息在较长时间内保存完好。

三、数字信息化在医院人事档案管理中应用的措施

1.提高对医院人事档案数字化管理的重视程度

随着数字化技术的发展，各行各业都加大了对数字信息化技术的重视程度，以便在未来竞争激烈的市场环境中脱颖而出。医院人事档案管理普遍存在着重复性工作多、纸质材料泛滥等问题，医院急需引入数字信息化技术加强对人事档案的管理。医院负责人要带头重视数字化管理工作，制定相关规章制度，鼓励档案管理人员积极学习数字信息化技术。数字化建设过程中离不开各种数字信息化设备和专业人才，医院要加大数字信息化的资金投入力度，除了配备完善的硬件和软件设备设施外，还需要投入大量资金组织工作人员培训数字化知识，培养档案管理人员用数字化思维去处理档案管理中的各种问题。针对档案管理人员在数字化应用过程中遇到的各类问题，医院负责人要高度重视，组织相关专家对存在的问题进行详细解答与指导。总而言之，医院必须改变传统的人事档案管理观念，结合自身的发展特点，制定出一套完备的数字化档案管理改革方案，推动医院的数字信息化建设。

2.提高人事档案管理人员素质

在数字信息化建设过程中，人才建设一直是整个建设过程的关键一环。目前，我国医院的人事档案管理人员结构不太合理，缺少计算机技术方面的专业人才，很难保证医院数字信息化建设能够顺利完成。因此，医院要加大信息化人才引进力度，吸引优秀的数字化人才到医院任职，参与人事档案管理，从而加快医院的数字信息化建设速度。医院在招聘人事管理工作人员时除了要注重人事管理方面的专业能力外，还要考察其对数字信息化的了解程度，要求具备一定的计算机软件应用能力，能够熟练掌握工作过程中需要具备的数字信息化知识。档案管理人员必须充分了解医院内部人事档案相关规定和政策，具备良好的创新意识和创新能力，挖掘档案管理的深层次需求，保证能在最大程度上发挥人事档案管理的价值，为医院的医疗水平、科研教学等活动的开展创造条件，从而提高医院经济效益。医院还要积极组织人事档案管理工作人员接受相关知识的培训，重点对职工的数字信息化档案管理能力进行培训，确保职工的工作能力符合医院数字信息化要求。

3.规范医院人事档案数字化管理

在数字化建设过程中，医院除了要加强软硬件设备设施的建设外，还需要提高医院人事档案数字化管理水平。目前，我国医院的数字化建设尚未成熟，但随着数字化成为未来医院建设的主流趋势，数字化管理制度会越来越完善。为了确保数字化系统的正常运行，要制定相应的规章管理制度，严格规定档案信息的录入、变更、移动、删除等流程。在纸质档案数字化的过程中，必须严格审核档案信息的真实性，杜绝虚假信息录入系统，尽可能避免因为管理混乱而出现虚假信息的现象，信息审核的过程也必须坚持公正公开原则，除非有明确的证据，否则不能对档案信息进行订正，只能依据纸质档案的信息如实录入。在信息录入计算机的过程中，如果个别档案信息在此时发生了变更，要及时利用数字化管理的优势，根据相关规定对个人档案信息进行更改。医院要完善档案审核制度，制定严格的人事档案信息审核程序，防止随意篡改档案信息的事件发生。对于人事档案管理中的棘手问题，要进行系统与理性的思考，根据合理的程序进行处理。不同于其他传统行业，医院对人事档案信息的管理应该更加严格，因此必须制定明确的管理制度作为档案管理的基本准则。医院要尽可能避免在档案管理过程中出现重大失误，即使出现个别档案管理问题，也能迅速找到问题的根源，确定档案管理责任人。

4.树立人事档案信息管理安全意识

在数字信息化背景下，虽然该技术为人们日常生活带来了诸多便利，提高了工作生活的质量，但信息安全问题一直是现代社会不可忽视的重大隐患。当今社会，随着医院数字信息化的建设，越来越多的人事信息被录入了计算机系统，一旦被不法分子网络攻击，很可能造成大量人事档案信息泄露，对我国的医疗系统产生不利的影响。为了规避信息安全风险，医院必须时刻保持警惕，树立信息管理安全意识，采取各种有效措施来保障信息安全。医院要加强对档案管理人员的审核，制定严格的档案信息保密制度，督促档案管理人员树立信息安全意识，确保所有工作人员能够严格按照医院规定对人事档案信息进行处理。医院要加大对信息软件系统的检查力度，更换为安全的网络端口来提高数字信息系统的防御病毒能力。对重要的人事档案数据需要进行额外的备份，可以通过集中存储、数据离线存储、数据冷备份、异地镜像备份、计算机操作入口身份认证等方法，确保人事档案信息的安全。档案管理人员还需要根据信息重要程度进行分类，加大对重要的档案信息的保护力度，为不同的档案文件设置不同的浏览权限，确保重要核心的档案信息不会被一般人员接触到，加强档案信息保密功能。此外，医院还需要做好数字信息化设备的维护工作，定期对医院的硬件设备和档案管理系统软件进行全方位的检查，确保设备能够长久稳定工作。此外，虽然要鼓励医院在档案管理方面实施数字信息化，但医院同时要继续处理好纸质档案与电子档案之间的关系，需要对纸质档案做好防护工作。

5.提升人事档案的信息利用率

医院开展人事档案管理数字信息化主要目的之一就是为了提高医院处理档案信息的工作效率，因此医院必须把提升信息化人事档案综合利用率作为主要目标。首先，医院要对人事档案的创建过程进行优化，在档案信息收集、档案借阅、档案保存等过程中实施数字化改革，确保在整个过程中能够高效处理医院人事档案信息，实现档案管理信息化建设的相关工作能够快速平稳过渡。医院在收集档案信息的过程中需要对人事档案信息严格检查，保证档案信息的真实性和完整性，避免收集的资料出现信息遗漏和错误，避免出现档案信息重复收集，提高信息收集效率。医院要制定严格的信息划分标准，将收集的信息准确录入计算机中，明确每位工作人员的工作职责。医院要发挥数字化优势，将信息检索快、信息更新及时等优势转化成档案利用效率的提高。此外，在医院人事档案信息的提取过程中必须高度重视信息的安全性，还要确保所提取的信息内容适配准确无误。

四、结语

在数字信息化发展的过程中，传统的人事档案管理工作已经无法满足现代社会的发展需求，因此医院必须抓住数字化发展机遇，加快推进医院人事档案管理的数字化进程。医院要充分重视数字信息化技术在医院档案管理中的作用，通过融入数字化技术提高医院档案管理的工作效率，为医院在新时期长远健康地发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]来斌.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析[J].智库时代，2019

[2]张雯偲.医院人事档案管理数字信息化应用探寻[J].办公室业务，2019

[3]何帆，曾明.医院人事档案管理中数字信息化的应用进展[J].人才资源开发，2022

[4]于媛媛.在医院人事档案管理中应用数字化信息的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2019

[5]刘欢，李冬.浅议数字信息化在医院人事档案管理中的运用[J].经济师，2020

数字化人事管理范文第3篇

人事档案管理所涉及的范围较广，不仅包括单位职工的学籍学历档案，而且含有入职、升职等职场档案，是记录着单位职工学业、事业发展的重要信息数据库。由于我国人口基数大、人员流动量大，传统的人事档案管理暴露出信息处理速度慢、管理人员负担重等弊端，已无法适应快速发展的时代。目前，随着大数据的普及，数字信息化已成为促进各个单位高效开展人事档案信息管理的必要方式，同时，建设人事档案管理数字信息化成为各行业中的热门话题。为了顺应时展，相关部门应建立起时效性、完整度、有效性高的数字信息化体系。管理人员应在正确的管理理念的基础上自觉接受相关的培训工作，不断提高、优化自身档案管理的能力，提高与相关部门的配合度。同时，需要提高管理人员的操作技能，以保障人事档案数字信息化管理的安全。只有这样，才能加速传统人事档案管理向现代化、规范化的转变，最终实现人事档案数字信息化管理。

一、转变人事档案管理理念

人事档案管理理念是促进数字信息化进程的重要前提。绝大部分单位各项工作已经跟随时代脚步进行现代化转变，包括线上开会、线上面试等，但由于人事档案管理不能给单位带来直接可观的效益，加上日常档案工作具有一定的重复性与复杂性，因此存在一定的错误理念，容易忽视数字信息化在人事档案管理中的应用，从而减缓数字信息化的进程[1]。如当地人才市场在处理大学毕业生的档案资料时，若单位对其不给予重视，易出现学生个人学位学历、家庭住址、指纹信息等重要档案资料缺漏或丢失，将会对学生学业继续深造、出国留学、就业等方面产生极大影响。针对此现象，首先单位应明确人事档案管理对个人发展的重要性，并重视领导的带头作用，形成良好的档案管理工作氛围。其次加强管理人员对数字信息化的理解，让其明白传统信息管理的缺点，明白做好数字信息化的工作将会给管理工作带来的便利，如档案管理数字信息化可加快查找资料的速度，一定程度上节约借阅与信息录入的时间，对提高管理人员的工作效率起积极的作用。最后，单位在正确认识自身工作性质的基础上，进行正确的观念转变，不能照搬其他单位对档案信息化处理的措施。例如，医院人事档案管理实现数字信息化，需要提高档案管理人员对人事档案管理的重视度，医院领导可以举办人事档案数学信息化管理的交流会或专题讲座，组织医院从事人事档案管理的员工参加。交流会或讲座的主要内容应包括档案学、计算机技术、数字信息化交流模式等，让管理人员充分认识人事档案数字信息化管理的内涵以及应用意义，以促进管理人员的传统档案管理理念向数字信息化的新型档案管理理念转化。还可以采用医院的官方微博或微信公众号等，向医院全职员工普及《档案法》《干部档案条例》等，大力宣传人事档案数字信息化管理的工作，提高医院全体职员的档案意识，同时增强其他部门与人事档案管理部门的配合度。通过转变人事档案管理理念，让医院全体职员形成正确的人事档案管理理念，提高人事档案管理的准确性、全面性。

二、优化人事档案管理体系建设

优化人事档案管理体系建设是提升数字信息化应用质量的关键环节，由于受到传统档案管理方式的影响，大部分单位的数字信息化人事档案管理体系没有得到健全，仍坚持使用传统档案的纸质管理方式，存在现代化设备配套不全、管理方式缺乏规范化等。为了解决以上问题，应积极对人事管理体系进行优化，让数字信息化发挥作用。单位应在信息档案体系建设前做好规划，并对档案人员进行推广，及时完成传统档案管理模式向数字信息化档案管理模式过渡，鼓励管理人员在信息化档案管理过程中提出建议，这样对优化管理体系的建设起到积极的效果。相关部门应对信息录入系统进行优化，设置自动分类、自动检索等程序步骤，管理人员应及时将收集到的人事档案信息录入系统，保证时效性的同时减少查找纸质资料的时间，提高信息管理的现代化程度。相关部门必要时应对人事档案管理投入一定的资金和人力资源，购置具有存储量大、性能好的计算机，避免计算机卡顿、死机等问题出现，减少档案数据丢失或损坏等情况发生，配置人事档案管理的专业人员，以减轻管理人员的工作强度，由此提高工作效率。相关部门应根据自身工作性质以及需求，建立规范化程度高的分类、管理等方式，将传统档案管理繁琐的流程进行优化，并列出标准化的录入、借阅等工作明细，强调严格执行，以保障档案信息的安全性[2]。例如，由于高校人事档案管理涉及教师的入职、个人评优等，对教师的发展影响很大，因此应用数字信息化十分必要。首先，受到传统档案管理模式的影响，目前学校在处理教师档案信息时，大多采用纸质档案，大大降低了档案管理工作的效率。对此，学校可以投入专项资金，以完善人事档案数字信息化管理的各类设施，购置计算机人事档案管理系统、计算机以及扫描仪等，以必要的软件、硬件设备作为基础，这样能够从根本上让传统人工收集、整理纸质档案的形式向电子档案转变。其次，在学校需要对教师进行评优时，人事档案管理人员可以采用大数据提取与筛选技术，将在职教师的各项档案一一罗列，能够避免出现档案与本身不对应的情况出现。管理人员可以应用相应的软件技术，将在职教师的履历快速生成与制作，并整理归档，以方便后续集中提取档案信息。最后，以往的纸质填写档案容易产生档案模板或填写内容未能按照要求的情况，不规范、不标准的档案资料不利于管理人员整理与提取档案信息，管理人员可以通过线上让教师填写档案的方式，让档案模板实现统一化、标准化。这样不仅减少了纸质档案的使用，避免了纸质档案在保存过程中易损坏的情况，而且提高了整体档案管理的效率。

三、加强对人事档案管理人员的培训

加强培训档案管理人员，是促进人事档案管理数字信息化的有效手段。档案管理人员的工作能力、效率等对各个单位的档案管理存在很大的影响，由于人事档案具有保密性、特殊性的特点，是否能够保证档案的安全是单位人事档案工作是否有效的关键，因此加强管理人员的培训，有助于推进数字信息化在人事档案管理中的应用。相关部门需根据不同权限的档案管理人员进行不同的培训，在培训过程中需强调档案信息安全以及明确工作流程等内容，以适应数字信息化档案管理模式，并进行实际操作，以巩固档案录入、读取、分类等理论知识。待数字信息化人事档案管理培训后，管理人员需要定期进行测试，若测试分数未达标，则需要增加培训学习的时长，以提高档案管理的专业素养与实操能力[3]。同时，由于数字化信息技术更新换代速度快，加上人事档案管理具有时效性的特点，有关管理部门应根据技术、信息等内容更新或调整培训内容。除此之外，培训工作还需要按照管理人员的接受能力以及工作领域的不同，进行分层次或针对性强的培训内容。例如，在地质部门人事档案管理中应用数字信息化，要求管理人员不仅具备较强的档案管理专业知识，而且需要精通计算机技术，这样才能保证管理人员能够在数字信息化背景下满足人事档案管理岗位的要求。相关部门可以给予管理人员提供更多的学习档案管理知识与培养专业技能的平台，除了组织开展培训工作外，可通过开设网课的形式，让管理人员能够在不受时间、地点的限制下学习专业管理知识。为了提高档案管理学网课的教学效果，待管理人员上完课后，网课软件给出训练题，若训练题正确率未达到90%，则需要重新观看网课。必要时，地质部门可以将档案管理人员的学历、从业资格证等级、专业考核内容等与绩效挂钩，以提高管理人员学习专业档案管理知识的主动性与积极性。由于档案管理人员大多属于中年人群，容易出现对计算机的操作不熟练而导致失职的情况，因此培训学习内容还需要包括计算机操作知识，以提高管理人员掌握数字信息化技术的水平。同时，要将档案管理专业知识与计算机操作知识转化为工作中的实际操作，相关部门可以不定期举行数字信息化人事档案管理比赛，开展多样性的学习活动，提高地质部门人事档案管理人员数字信息化工作的参与度，对实现人事档案管理整体数字信息化起到推动的作用。

四、提高人事档案管理的安全性

人事档案管理的安全性，是顺利进行数字信息化的重要保证。数字信息化给人事档案管理带来便利的同时，在一定程度上存在安全隐患。相对传统的人事档案管理模式而言，数字信息化提高了计算机的使用频率，若管理人员在使用计算机时操作不当或计算机软件安全系数较低，则容易受到计算机病毒的侵袭或被不法分子利用，导致档案数据丢失、泄露[4]。因此，在人事档案管理提升数字信息化时，管理人员需要提高自身的操作技能，加强计算机系统硬件与软件的管理，及时排查计算机系统可能存在的危险因素，以提升人事档案管理整体的安全性。首先，从人事档案管理人员的安全意识出发，明确储存与应用档案信息数据的法律法规，以提升管理人员对档案资料的保密意识，避免因受到外界不良信息影响出现操作不当，甚至违法犯罪的行为。其次，规范培训管理人员的工作内容，培训内容不仅包括档案管理工作的法律规范，而且需要包含对管理人员的专业知识与实操能力的内容，以此来提升管理人员的操作水平，这样能够在提高管理效率的同时，对加强操作安全性起到积极作用[5]。最后，相关部门需要开展日常维护工作，定时对人事信息系统进行检测、更新与优化，加强风险防控，以提高信息系统的安全系数。例如，由于干部人事档案包括个人成长经历、工作实绩、政治思想、勤政廉洁等内容，因此在干部人事档案管理工作中落实数字信息化，需要提高操作的保密性。对此，管理部门可将数据加密技术应用于干部人事档案管理中，采用相应密钥对软件进行加密、解密，管理人员在启动档案管理系统前需要采用密钥进行解密，使用结束后又用密钥进行加密。通过采用数据加密技术，在一定程度上实现了对电子人事档案病毒与非法入侵者的“严防死守”。管理部门可以在档案管理系统设置防火墙，阻挡外界的干扰，同时也阻止资料信息的泄露。除此之外，管理部门还可以在采用加密技术和防火墙的基础上，利用指纹识别、数字标识、人脸识别以及电子签名等保密技术来限制保密权限，实现双重加密。

五、结语

为了顺应大数据时代的发展，各单位应将数字信息化应用于人事档案管理，并不断地优化，以提高应用效果。对此，管理人员应积极转变传统的管理理念，树立数字信息化意识。相关部门应不断完善管理体系建设，做好管理人员的业务培训工作。同时，管理人员需要重视数字信息化下人事档案管理的安全性，保证人事档案管理工作能够在网络环境下，高质量且有序地发展。

参考文献：

[1]柯燕萍.人事档案信息化管理问题及策略[J].人力资源,2020(6):78-79.

[2]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源,2020(8):10-11.

[3]甘春燕.人才市场人事档案管理中数字信息化的有效运用分析[J].就业与保障,2020(12):29-30.

[4]肖旭.互联网+时代事业单位人事档案管理的信息化发展[J].人才资源开发,2022(9):43-44.

数字化人事管理范文第4篇

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。

1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3结语

数字化人事管理范文第5篇

数据库建设缺乏系统性数据库建设是实现人事档案数字信息化的关键。当前，人事档案数据库建设依然存在诸多弊端。首先，数据库信息量不足，数据真实性不高，质量低下，严重降低了数据库的查全率和查准率；其次，大部分单位的职称评审软件、工资调整软件、人事档案管理软件存在冲突，数据库通用性不强，难以实现高度的资源共享，因此便无法体现出数字信息化技术在档案管理中的优势；最后，数据库本该属于动态的过程，但由于相关人员无法及时进行数据更新，导致数据无法真实反映客观情况等问题。

二、实现人事档案数字信息化建设的途径

（一）加大科学规划投入力度

各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。

（二）加大数据库建设力度

首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。

（三）加大人才培养力度

人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。

三、结语