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质量管理在图书采访同种书控制的运用

发布时间:2020/9/7 16:51:04   阅读:

摘要:针对目前质量管理在同种书图书采访控制研究中缺乏有效管理的现状,该文就同种书的采访控制提出了“书名+责任者”组合模式剔重、图书馆馆藏书目及图书供应商供货书单书目双重剔重的同种书控制程序与具体实操措施,并建立相应的监督管理机制,避免图书馆在资源建设中无效、重复的资金支出,以促成有限的图书采访经费在其经济效益上最大化的发挥。

关键词:文献采访;同质化;同种书;质量管理

全面质量管理(TQM)在中国图书馆界的运用可上溯到20世纪80年代。如,庄子逸1982年在《图书馆学研究》发表的《借鉴全面质量管理,提高图书馆工作质量》。而ISO9000质量管理体系在中国图书馆界的推行则出现在20世纪90年代末2000年初,比如,董颖发表在《图书情报工作》的《图书馆应否建立“质量管理”体系》;罗曼发表在《图书馆论坛》中的《图书馆ISO9000认证研究》等。全面质量管理(TQM)活动较侧重人的因素,其相关活动主要是从易于操作的角度提出,ISO9000质量管理体系其侧重点更多的是改进完善程序,细化规范操作指南,落实职责达成目标指标技术等。虽侧重不同,但两者的管理理论基础一致,最终目的也一致,均是为了不断改进、完善、提高产品质量,并最终达成客户的满意度。

1质量管理在图书采访控制中的应用现状

质量体系文件包括质量手册、程序文件、作业文件,单位内部标准和规范等[1],纵贯图书馆管理工作的点、线、面。但至2020年1月5日,以“图书馆”和“质量管理”为主题词,或以“图书馆”与“ISO”为主题词作为检索条件,在中国知网共检索出相关文献1751篇。其中,关键词包含“采访”或“资源建设”的文献仅为16篇。可见,质量管理在图书馆界的导入虽然时间久矣,但并未得到广泛的关注,在图书馆资源建设的质量管理上更是鲜为“文”见。图书馆文献资源建设工作是图书馆馆建工作的重要基础,而图书的采访工作直接关系到图书馆文献资源根本质量。它不仅关系到学校的学科建设,更关系到读者用户对阅读需求的满意度,而作为世界通用的、最为成熟的质量管理体系,其PDCA循环模式,可有效地预防控制改善文献资源建设中最为常见的问题:图书采访同质化。

2质量管理在控制采访同种书工作中的重要性

当今的出版市场图书同质化现象严重,导致馆藏图书的重复率逐年增加,尤其是名著类、教科类图书,多数高校图书馆都存在较严重的内容重合现象[2]。而同种书又是图书同质化现象中最为常见的现象。所谓同种书,该文采取王玮琦在《中文图书版本浅论》的定义:“同一责任者所著的同一题材内容的书为同种书,包括不同文体形式、不同版次、不同译者、续写者等。”因此,在图书采访工作中的查重控制主要指图书同质化同种书现象的控制。即,在“同一种图书”的查重原则上图书馆不能重复购入同一种图书(复本除外)[3]。现在以国内首家以图书馆为独立单位申请ISO9000质量管理体系资格认证的海南大学图书馆为例,随机抽取其图书样本,看看其在采访中同质化同种书中的情况。通过检索,结果如下。如表1所示,同一作者同一本书的“同种书”情况是极为严重的,且这些同种书并未包含电子版本图书在内。从中也可以看出,虽然海南大学早在2005年7月已通过了ISO9000质量体系认证,但其在同质化采访控制过程中缺乏有效的质量管理措施或监督机制,致使同种书在馆藏中册数较多,从而遏制了经费在新书采访中的占比。而拥有多个电子图书数据平台的高校其电子图书同种书的现象更为严重。由于采访同质化,尤其是同质化中的同种书现象的严重性,直接影响了采购经费经济效益最大化的发挥上。因此,依照PDCA质量管理模式,应对其现有的采访管理程序及操作进行重新梳理并完善。

3图书采访同种书现象的原因及其控制措施

造成同种书现象购入的原因主要有以下3种:(1)图书馆在采访过程中未进行同质化同种书控制。(2)在采访剔重的过程中采取以ISBN号作为唯一依据进行剔重工作。而同一作者同一书在更换包装、译名、出版社等以后,其ISBN虽然不同,但却仍然是“同种书”,如MargaretMitchell的GonewiththeWind,有的译作《乱世佳人》,有的译作《飘》。(3)图书馆在采访过程中仅要求供应商参照该馆馆藏书目对供货书单进行剔重,而未对供应商的书单书目本身进行剔重。这样,某一图书若首次购入,不排除其不同版本被同时购入的可能,尤其外来译著。而如若有多家供应商,那么同一时期的热门图书同时被不同书商列入供货清单在所难免。因此,在文献资源建设中不仅要制定相应的图书采访同质化同种书控制程序,还应在操作指南中明确指出书目剔重应采取“书名+责任者(国外的作者可只采取姓)”的组合模式进行剔重,而非以ISBN作为唯一依据进行剔重。此外,不仅要求剔重工作要参照馆藏书单书目进行剔重,还应要求图书供应商对供货书单书目进行自查剔重,同时对有多家供应商的图书馆,还应对多家供货书商所提供的书单进行比对剔重。

3.1供货书单书目同种书的控制与剔重

供应商对供货书单书目(Excel表格)自查剔重具体操作方法如下。(1)利用“&”逻辑运算符对供应商供货电子书目清单中的“书名”与“责任者”两列字段进行合并,生成新的字段,即书名+责任者。并将新生成的字段置于表单第1列A:A(作为索引项)。(2)对供货电子清单进行列表排序。(3)对列表进行分类汇总。汇总方式为:计数,汇总项为:书名+责任者。当计数结果大于等于2时,表示供货书目清单中有两本或两本以上的“同种书”,这时仅需对表单中核心出版社的图书文献进行保留,而其他出版社的同种出版物进行删除即可。此外,在有多家供应商的前提下,图书馆还应对不同供应商间的供货书单进行剔重比对,以避免不同供应商之间的书目重复。

3.2馆藏书单书目同种书的控制与剔重

为确保剔重后的电子书单在馆藏书目中的唯一性,还应要求供应商参照图书馆馆藏书目对首次剔重后的供货书单书目进行二次剔重。即,供货书单书目中不允许出现图书馆馆藏书目中已有的“同种书”。剔重原理如上,以“书名+责任者(国外的作者可只采取姓)”进行组合剔重。操作如下。(1)利用公式“&”逻辑运算符对馆藏电子书目清单中的“书名”与“责任者”两列字段进行合并,生成新的字段(即书名+责任者)。并将新生成的字段置于表单中的第1列A:A(作为被索引项)。(2)在供货书单书目中新增1列(该数据列不位于第1列即可),利用VLOOKUP纵向查找函数对馆藏书单书目中的同种书进行索引。具体函数参数设置如下。

4设立图书采访同种书的监督管理机制

书目控制是图书采访质量提升的一大有效策略[4]。通过以上质量管理对书目剔重的细化,同种书采访的现象将能得到有效控制,能避免图书馆在资源建设中无效、重复的资金支出,以保证有限的资金最大化地采购更多、更新的资源。但所有的程序文件与操作规范的制定,最终贵在执行与落实。执行的最终结果如何,决定了工作的最终成效如何。因此,为保证执行结果的有效性还应制定相应的质量监督管理机制。而图书到馆验收工作起着监督采访失误及微调馆藏体系的作用[5]。因此可将同种书的监督管理机制设在编目著录工序。即,在编目著录过程中,应对同种书现象应予以监控验收与记录。并在图书馆配的合同中明确规定:图书馆对于供应商未按要求重复配送的同种书可以要求退换或退回。同时,应将同种书配送的重复率纳入供应商考核指标,以作为来年图书供应商招标资质审核参考要素。此外,为确保监督机制的有效性,当编目为外包项目的图书馆,则需明确其编目外包公司与图书供应公司不能为同一公司或具有利益关联的公司。

5结语

馆藏资源的质量保障是文献资源建设的基本要求,是实现藏书建设可持续发展的重要保证。图书采访工作直接决定了馆藏资源的优劣。而对同质化图书和图书质量严格限制,能使藏书质量显著提高,有效实现由追求数量到追求质量的转变,并将促进藏书建设的可持续发展。因此,各大图书馆有必要将同质化同种书的采访控制写入质量文件管理体系,并建立必要的质量监督管理机制,以促成图书馆资源建设的长足发展。

参考文献

[1]曹云,张超,张昕,等.质量管理系统的应用研究[J].信息通信,2020(1):174-175.

[2]漆月,石璐.面向图书采选的语义化查重策略[J].数字图书馆论坛,2019(11):61-66.

[3]徐凯.公共图书馆港台图书采选查重过程中的问题分析——以天津图书馆为例[J].图书馆工作与研究,2018(S1):135-138.

[4]殷梅.高校提升图书采访质量的现状和对策探究[J].科技创新导报,2019,16(34):249,251.

[5]姜新,贾树珍.高校图书馆大批量图书采购质量把控研究与实践[J].出版发行研究,2017(12):91-93.

[6]蒋鸿标,吴为民.中文图书出版同质化采访控制研究[J].上海高校图书情报工作研究,2018,28(2):59-63.

作者:卢和妤 单位:海南热带海洋学院图书馆

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