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企业行政管理效能强化研讨

企业行政管理效能强化研讨

1行政管理效能建设的内涵

行政管理效能建设,一般指机关通过加强自身建设,以最小的行政成本,最大限度地提高管理和服务的效率、效益和效果,实现廉洁、勤政、务实、高效目标的一项涉及多学科、多领域的综合性工作,其核心是机关效能建设(“机关”本义是机器上的启动器械,是控制和发挥器械功能的关键部分。引申指为实现有关职能而组织实施的重要管理机构)。

2研究主要目的和思路

2.1研究的主要目的

本文研究的目的,就是要强化公司各级的行政管理效能意识,切实解决公司行政管理存在的突出问题,填补行政管理体系和文化构建上的空白,适应管理提升的总体要求,从而促进公司工作效率、管理效益和综合效果的提升。行政管理效能提升是管理科学的重要组成部分,是高层次的管理形式和载体。

2.2研究的基本思路

基本思路是以加强思想和作风建设、业务和能力建设、建章立制和严格考核为抓手,整合机关管理资源,优化机关管理要素,规范机关管理行为,改善机关运作方式,改进机关工作作风,使各级机关和干部员工在履职尽责和服务发展上有新的提升,在工作质量和办事效率上有新的改进,在内外部满意度上有新的提高,努力形成行为规范、运转协调、简洁高效的行政管理运行机制,培育唯真、唯实、向下和负责、优质、高效的行政管理文化。简言之,即:构建完善公司行政管理体系,提升公司行政管理效益。

3提升公司行政管理效能的措施

3.1树立行政管理效能意识

思想是行动的先导。一是认识提升行政管理效能的重要性,认识到提升行政管理效能是公司管理模式改革、发展的需要,是加强机关建设的要求,是提高机关服务、指导、协调能力的重要途径。二是明确行政管理不是一两个部门的事情,需要各职能部门以及各直属单位相应机构的通力协作、共同提升,而抓“机关”是关键。三是明确行政管理是管理人员的一项基本能力,从事管理活动的人员不仅要有业务知识,还要有基本的行政管理的能力。

3.2转变机关作风

没有好的作风,提高行政效能就是一句空话。转变机关作风,一是要增强服务意识、协作精神。机关管理、指导、协调的目的是服务,机关转变作风更需从强服务做起。融入客户服务同心圆,进一步将行政管理作为支持力量,畅通内部链式服务,促进同距离服务客户。二是增强责任感、执行力。对于公司决定、上级交办的事情,速决速行,雷厉风行。改进调查研究的方式方法,按照求真务实的要求,把调查研究成果落到真正解决问题上,推进闭环管理。三是巩固群众路线教育实践活动的成果。群众路线活动是对作风建设的一大促进,通过贯彻落实中央“八项规定”精神,通过推行电子会务、视频会议,严格公务接待、办公用品管理等,节省费用,提高效率,减轻基层奔波参会负担。

3.3规范机关行为

规范行为是提升行政效能的内在要求。规范行政行为,前提是坚持依法依规办事。只有以规章为依据,才能实现运转协调、简洁高效,使整个机关管理体系有序、运行机制有效、行为方式优化。一是完成公司行政工作运作的顶层设计。制定公司工作规则和党政联席会管理办法等制度,形成公司运作体系,规范行政秩序和议事决策。二是严肃机关工作纪律。针对突出问题,进一步加强机关作风建设,精简会议,规范公司OA邮件发送,规范行政管理行为。三是培育行政管理行为文化,组织编制行政类办公指引,不仅“救火”,更做到“防火”,编制指引,解决“做什么、如何做”的问题,避免行政风险,减少管理损耗。

3.4提高行政效率

开展机关效能建设,必须最终体现到提高工作效率、管理效益和综合效果上来。一是对提升办文、办事效率等提出总体要求。二是建立快捷、安全、优质的行政服务平台。一方面,与相关部门一道,经过梳理优化业务审批流程。另一方面,通过加强信息化,实现非资产帐卡物一致和全生命周期的信息化管理,彻底改变过去非生产性物资管理混乱的局面,发挥资源集约的效益;利用车载GPS监控系统,提高车辆油耗预算分配的真实性与准确性;以IPAD移动应用推进电子化会务,推广了移动办公;视频会议推广至班站,视讯电话终端加载至员工电脑,减少会途奔波,受到员工欢迎。三是推进业务蓝图及卓越流程体系在行政领域的落地。以业务蓝图设计为基础,以行政办公为切入点,梳理业务全貌,贯通至直属单位,提升业务和组织的横向协同。四是运用先进管理理念和工具。将风险管理、PDCA闭环管理等运用到行政管理工作中。运用项目管理理念进行大型活动组织,在督查督办、后勤服务管理等方面得到有效运用。

3.5完善制度建设

制度是提升行政管理效能的根本。一是以制度固化良好的行政管理套路。围绕从严管理的要求,以规范化、标准化、科学化为目标,全面推进岗位责任制、服务承诺制、限时办结制、首问责任制、AB岗工作制等制度。二是以制度有效传递责任,促进落实。逐步建立健全失职追究制、否定报备制、业务办理部门一次性告知制等制度。以岗位责任制来明确工作职责,以承诺制来明确责任要求,以失职追究制来严肃工作纪律,逐步实现以制度管人管事。三是对制度进行动态修编并逐步提炼和沉淀。适时编制诸如行政办公制度汇编,形成清晰的制度规范。

3.6提高队伍素质

干部素质是机关效能建设的关键。一是大力营造有利于优秀行政管理人才脱颖而出的环境,并加强准入考核。要开展干部竞聘、公开选拔、专才培养、专责竞争上岗等方式,为行政管理人才选拔、培养创造条件。继续大力加强专责胜任力的培养,避免部门主任被专责“绑架”,陷入到具体事务而没空抓管理,影响整个效能。加强准入类考核,针对机关行政管理人员行政知识欠缺的情况,加强如文书、行政知识等的考核。二是大力创建学习型机关。加强职业道德建设与业务培训,重点增强事业心和责任心。加强知识管理,如已利用各类档案数据库,实现档案全文检索和在线阅览、借阅,将“死档案”变为“活档案”,为决策、管理提供参考依据。加强业务交流学习,通过对标学习、挂职锻炼、学习岗等方式,借鉴兄弟公司行政管理经验。三是对机关队伍结构、智力结构是否科学合理进行评估。定期进行调查研究,进行评估。

3.7强化监督考核机制

加强监督是提升行政效能的有力保证。要强化行政管理效能提升的监督力度,整合监督合力。吸收借鉴本次党的群众路线教育实践活动,以及政府民主评议政风行风的经验,完善公司评议机制和办法,切实抓好督查整改。进一步发挥职工的监督作用,加强职能部门的监督检查,引入互评价,将违反行政规范的情况予以通报等。

3.8严格考核奖惩

绩效考核是提升行政管理效能的重要环节。要确保提升行政效能不走过场,必须严把考核关。建议负有行政管理职能的部门、科室结合自身特点,制定科学、量化、操作性强的关于行政效能的绩效考核办法,融入年度部门绩效考评、个人绩效考评中,实现360度考评,并结合考评实行效能告诫,如以往开展的每年机关服务满意度评价机制等。

4关键注意事项

(1)重视其综合性

行政管理效能提升是一项长期的综合性管理活动,不可能一蹴而就,也不能一劳永逸,需要各部门、单位长期通力合作,共同关注和持续提升行政管理效能。

(2)重视其基础性和科学性

行政管理效能提升需要开展大量基础性、建设性和科学性工作。行政管理工作看似“大杂烩”,但更需要认真梳理、科学管理,希望能够在管理方法运用、行政队伍建设、信息建设等方面得到各部门、单位的更多关注和支持参与。

(3)重视其制度性和机制性

行政效能提升不是简单做“加法”,“强力”机关更多要体现在强化制度运行和长效机制建设上。对具体事务的管理和对不良行政行为的纠正,最终目的是形成行为规范、简洁高效的行政管理运行机制,切实把机关职能从过去微观管理、扑救式管理为主转到宏观管理、按章办事上来,做好“加减法”,提升管理的效率、效益和效果。

作者:黄昆彪毛毳王学军单位:深圳供电局有限公司武汉大学