摘要:高校固定资产管理工作水平高低直接影响高校的教学和科研水平,改进与完善其管理对高校快速、健康发展具有重要意义。在对目前我国高校固定资产管理存在的问题进行分析的基础上,提出了加强其管理的建议。

关键词:高校;固定资产管理;问题;建议

随着国家对教育事业投入的不断加大,高校固定资产的数量越来越多,资产价值越来越大。据统计,2001年全国普通高校固定资产总值581.59亿元,到2007年高校的账面固定资产大约为5000亿元。7年时间,固定资产总值增长了近7.6倍。如何将这些资产管好用好,越发显得重要。随着2006年5月《行政单位国有资产管理暂行办法》、《事业单位国有资产管理暂行办法》的公布实施,高校固定资产管理工作进入一个崭新的阶段,不仅明确了固定资产管理机构,还建立起较为完善的固定资产管理制度,从物资的采购、验收,到账、卡、物的管理都进行了规范。但是,高校的固定资产管理基础比较薄弱,加上其数量大、规格品种繁多、涉及人员范围广等因素,发展到今天,仍存在诸多问题。

一、高校固定资产管理存在的问题

1.固定资产管理意识仍需进一步深化

经过近几年的发展,高校固定资产管理工作已受到各高校的重视,但是,校内各二级单位及广大教职工的意识仍有待加强。由于高校的固定资产特别是仪器设备大多分布在各二级单位,具体使用又归各位教职工,管理工作离不开他们的支持与合作。但是,部分人员认为,教职工应做好教学与科研工作,对资产管理工作态度不认真、不积极,如“资产效益考核”或“资产使用情况统计”,认为统计了也没用,马马虎虎,敷衍了事。还有的存在利己主义、本位主义,认为用科研经费购置的设备就是本部门的设备,很难实现资源共享,宁愿让资产闲置,也不允许其他部门使用,造成资产的重复购置和闲置浪费。因此,强化全体教职工的资产管理意识非常重要。

2.固定资产管理制度有待健全

(1)未建立固定资产交接制度和报表制度。各高校按照国家固定资产管理办法,纷纷制定了校级管理制度,从物资的采购、验收、使用、保养,到报废、处置,均有相应的管理制度,但未涉及固定资产的交接制度和报表制度。伴随我国高校人事制度的改革,人员流动性越来越大,为了避免人去财空或人去财乱现象的发生,建立固定资产交接制度,及时明确资产保管接替人员尤为重要。另外,资产部门应每月编制资产月结表,反映当月资产变动情况,为校院两级资产管理人员进行资产核对及资产管理部门与财务部门进行定期对账提供基础信息。

(2)管理制度各环节有待细化。目前,高校固定资产管理制度大多停留在校级层面,只涉及到管理原则和框架,对学院及职能处室等二级单位来说,没有明确具体的操作办法及步骤,造成各二级单位遇到具体问题时无章可循。

(3)管理制度中责任不明确。尽管管理原则规定为分级管理、层层负责,但对各级别层次管理人员的工作内容及权限责任没有明确规定,互相推卸责任或敷衍了事的情况时有发生。比如,很多人认为,资产管理完全是设备管理员的事情,设备负责人只管使用,结果造成管理者不了解设备的状况,使用者不提供设备的信息,造成管理脱节。

3.组织体系需进一步完善

应建立横向到边、纵向到底、多部门相互配合的综合管理体系。从横向来说,实验室与固定资产管理处、财务处、人事处、保卫处、后勤管理处等职能处室,都应从不同角度担负起固定资产的管理职能。比如,资产管理处与财务处应协调做好资产的对账工作;人事处应确认离职人员所负责的资产已办完交接手续,再为其办理离职手续;保卫处应核实资产的出校手续是否完备等。从纵向来说,各高校目前已建立起校院两级资产管理组织体系,但并未落实到底,只停留在设备管理员一级,未深入到设备负责人。

4.固定资产管理信息系统有待改进

(1)随着固定资产数量的快速上涨,固定资产管理信息系统应具备当期资产变动统计报表汇总功能,报表应包括上期资产存量、当期资产增加量(购置增加量、转入增加量、增值增加量)、当期资产减少量(报废减少量、转出减少量、减值减少量)、当期期末资产存量等信息。一方面使各部门管理人员随时掌握其资产增减变动及存量信息,与本部门实际资产变动情况进行核对,另一方面为资产管理部门与财务部门对账提供必要信息,这是对固定资产进行核算的基础。

(2)目前的固定资产管理信息系统仅能提供时点数据,反映的是查看时间这一时点的现存固定资产信息,统计时期已经报废的固定资产无法反映,所以不能反映历史时期资产情况。忽视了这个问题,将影响某些固定资产指标的核算结果,不利于固定资产的考核。比如,2007年固定资产增长率=2007年固定资产增长量/2006年末固定资产存量,2006年末固定资产存量=(1)2007年末查询期间为2006年12月31日前的资产存量+(2)2007年度报废的资产总量。在这里,如果单纯用(1)作为2006年末资产存量、而舍去(2)部分,一旦当期资产报废量较大时,就会产生较大误差。

(3)固定资产管理信息系统的查看人员范围应放宽。目前的信息系统查看、修改等权限仅局限于二级部门设备管理员和校级资产管理部门人员,某些高校虽然已经网上公布大型仪器设备情况,但毕竟只是少量设备,还有很多小型公用设备信息不能被大家了解,更谈不上跨部门、跨学校的资产信息公开。这已经不能适应当前固定资产开放共享、提高资源利用率的要求,要真正实现资源共享,首先要实现信息公开,放宽信息系统的使用人员范围。

二、解决问题的建议

1.强化全员固定资产管理意识,提高总体管理水平

资产管理不仅学校、学院等各级领导重视,全体教职工都要重视,加强对固定资产管理政策法规等的宣传、培训和学习,使全体教职工认识到,资产管理是每一个人的责任,是每一个人的义务,牢固树立主人翁精神和责任感。只有在统一思想、提高认识的基础和前提下,各部门才能加强协作、相互配合,齐心协力将固定资产管好、用好。

2.完善组织体系,加强制度建设,建立高效的资产管理责任机制

建立由主管副校长统一领导的、多部门相互配合、层层分解、逐级负责、落实到人的多级管理制度。明确每一级责任人的职责范围,加强从资产的购置到处置等各个环节的制度细化工作,堵住资产流失的漏洞,使资产管理制度化、程序化、科学化、规范化。

3.进一步完善固定资产管理信息系统

(1)信息系统增加报表统计功能。在目前的资产明细表、资产变动表、资产报废清单等功能外,还应具备资产变动平衡表的功能,定期提供各部门、各种类的资产变动、结存等信息,既为高层管理者提供决策依据,也为基层管理者提供对账依据。表格可采用如下格式:

(2)完善信息系统的历史信息记录、查询、统计功能。资产的来源与去向等动态信息要记录完整、清晰明确,使其拥有手工记账的优势,使资产管理者能够了解资产的来龙去脉,保证资产管理的延续性。

(3)开发类似图书管理系统的信息查询功能,充分利用现代信息管理技术,促进高校固定资产在校内各部门间、高校与高校之间、高校与社会之间的顺畅流动,在满足自身需求的前提下,互通有无、物尽其用、资源共享、提高效率,充分发挥高校资产的更多作用。

高校固定资产的管理是一项长期、复杂、艰巨的工作,在实践工作中,应努力探索、不断完善,逐步走上系统化、规范化的管理道路,从而提高其使用效益,确保国有资产的保值增值。