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数字化下档案信息化建设

发布时间:2020/9/19 10:47:50   阅读:

摘要:随着信息化时代的到来,信息化技术的应用范围越来越广,对人们的生活和工作产生了积极的影响。在数字化背景下,传统的档案管理方式已经无法满足现代人的需求,因此,档案管理工作应与信息化技术有机结合,进行档案信息化建设,以提升档案管理的效率。在改革的过程中,不仅要剔除传统档案管理方式中不合理的部分,还要将传统档案管理和信息化技术融合在一起,创新发展出符合时代要求的档案管理模式。

关键词:档案信息化建设;意义;问题;对策

目前,现代化科学技术成果丰硕,互联网技术、网络技术、信息技术、通信技术等发展迅速,广泛应用到社会的各个管理环节,并对管理活动产生着重大的影响。档案管理作为一项基础性管理工作,其管理作用非常重要,发挥着参考、指导、提示等功能,对未来开展工作提供有效的支持和保障。档案信息化改革将信息技术和档案管理工作有机地结合起来,对档案的收集、整理、分类、存储等管理环节进行网络化、数字化、信息化处理,并对相应的管理流程和环节进行标准化管理,可以实现管理规范,标准统一,加强档案的保密性和安全性,有效提高管理效率,节约人工成本等,影响并推动着数字化背景下档案信息化建设的速度。

一、数字化背景下档案信息化建设的意义

(一)提升档案管理效率

传统档案管理以手工为主,工作步骤过于繁琐,工作强度和难度较大,也就是说档案管理人员要花费大量的时间和精力去完成档案管理工作,而且很可能会因为管理人员的疏忽造成档案损坏,影响档案的完整性。档案信息化建设可以有效提升档案管理的效率,保证档案的完整性。管理人员能够将纸质档案转换为电子档案,利用计算机对档案进行归档整理,速度明显提升。对于管理人员而言,无需再进行手工操作,工作步骤减少,工作量减轻。可见,档案信息化管理能够适应档案管理人员的需要,优化传统档案管理模式,让管理人员的工作更加轻松,使管理人员的工作效率得到提升,信息的准确性得到保证。

(二)适应社会发展需求

在数字化背景下,信息技术高速发展,信息数据也变得越来越多。档案作为信息的重要载体,其中蕴含着许多重要的信息,具有非常高的应用价值,因此我们要重视档案管理工作。传统的档案管理方式无法与现代社会相符,其档案管理作用不能充分发挥,逐渐被淘汰。档案信息化建设实质上就是传统档案管理方式的信息化变革,通过信息技术的融入让档案管理工作更加符合人们的需求,适应社会的发展需求,从而让信息化档案管理受到人们的欢迎和喜爱。信息化档案管理方式的出现是信息技术快速发展的结果,也是传统档案管理方式改革创新的必然趋势,适应信息化时代人们依赖于互联网获取信息的实际情况,符合现代人的生活习惯。

(三)档案资源服务创新的需要

随着各种数字档案资源的增多,只有进行档案信息化建设,才能在新的历史发展时期取得突破性进展。创新是数字档案资源整合与服务机制有效改进的重要路径,有助于实现档案信息的及时传递或共享,拓展档案服务能力,而服务正是档案资源创新的直观体现。充分开发利用档案信息数字资源,将信息化协同服务融入到档案信息建设,可以提高档案资料管理的质量和效率,最大限度地为社会提供档案信息服务,适应未来信息化档案工作发展的需要。

(四)用户对档案数据的需求

在数字化背景下,单一的档案信息也难以满足用户需求,用户对档案数据的需求趋于多样性和个性化。面对多元化、多主体、多种需求的用户,档案信息服务应在数据分析的基础上总结用户对档案数据的需求,以用户需求为导向,对档案数据进行整合,使档案信息资源互联互通,实现用户根据自己的需要自主选择相关档案信息。这样能够使档案数字资源的灵活性和协同性得以显现,使档案数字资源得到合理利用,大大提高档案管理的时间、效率及用户的满意度。

二、数字化背景下档案信息化建设面临的问题

(一)档案管理观念问题

档案管理工作是整合信息资源的重要工作,应该随着信息资源的获取方式而发生变化,但是有些档案管理人员对档案管理的重要性和必要性认识不足,认为档案管理工作知识一项简单的文件整理工作,工作不认真,严重影响了档案管理工作高效、快速地完成。同时,档案管理人员受传统思想影响,只能对档案进行简单的整理,无法对档案进行深层次的分类、整合,无法让档案的价值显现。除此之外,有些档案管理人员认为档案管理工作过于琐碎,不愿意主动进行档案管理工作,致使档案管理工作时间过长,从而影响了档案的使用。

(二)档案管理方式问题

档案管理方式是档案管理人员在档案管理工作全过程中所使用的方式。在数字化背景下,许多档案管理人员还在使用传统档案管理方式——手工方式,不仅无法提升档案管理的效率,而且阻碍了自身档案管理水平的提升。档案管理方式问题主要体现在两个方面:一方面是手工操作步骤问题。手工操作方式是档案管理人员经常使用的档案管理方式,这种工作方式的步骤过于繁琐,管理人员花费的时间和精力与整理好的档案不成正比,换句话说,即工作效率过低。另一方面是信息档案管理步骤问题。信息档案管理是新型的管理方式,但是许多档案管理人员不了解信息档案管理方式的步骤,不能很好地操作计算机,致使信息档案管理无法发挥作用。

(三)档案管理人员素质问题

档案管理人员是档案管理的一线工作者,他们的素质直接决定着档案管理工作的效率和质量。在实际工作中,许多档案管理人员的素质有待提高,这主要由两个原因造成:一方面,档案管理机构开展的培训过少,无法提升档案管理人员的素质,致使档案管理人员管理水平始终停滞不前,加之培训的内容过于单一,无法引起管理人员的学习兴趣。另一方面,档案管理机构缺乏管理机制,无法约束档案管理人员的行为,引发了一系列的工作问题。

三、数字化背景下档案信息化建设的策略

(一)转变档案管理观念

档案管理人员要转变档案管理观念,做好以下两方面工作:一方面,要加强对档案管理工作的重视。档案管理人员要摆脱传统观念束缚,探寻档案管理工作的价值,从而主动完成档案管理工作,凸显档案的应用价值。同时,档案管理人员要积极地向同事宣传档案管理工作的好处,转变档案管理队伍的思想,加快档案管理工作的完成。另一方面,要重视档案管理工作和信息技术的结合。档案管理人员要意识到档案管理工作在信息化时代变革的必要性,主动应用信息化技术进行档案管理,减低档案管理的难度。另外,档案管理人员要积极和同事交流工作经验,真正将档案管理工作落实。

(二)改变档案管理方式

档案管理人员要改变档案管理方式,将传统档案管理和信息档案管理相结合,发挥出两者的联合优势和作用,优化档案管理模式。档案管理人员要从两个方面入手:一方面,提取传统档案管理积极部分。传统档案管理方式虽然有诸多弊端,但是在一些特殊档案的分类管理上具有信息档案管理无法比拟的优势,档案管理人员要将这部分保留,让传统档案管理的价值得以展现。同时,要积极地剔除传统档案管理方式与时代不符的部分,从而提升传统档案管理方式的作用。另一方面,加强信息档案管理应用。档案管理人员要主动学习信息技术,提升自身的信息技术水平,同时要发扬信息档案管理的优势,弥补传统档案管理的不足,让档案管理工作符合实际需求,促进档案信息化建设。

(三)培养高素质档案管理人员

档案管理机构要培养高素质档案管理人员,提升档案管理人员的工作水平,从而提升档案管理工作的效率和质量。档案管理机构要从两个方面入手:一方面,建立长效培训机制。档案管理机构要通过培训活动来增强管理人员的工作能力,让管理人员有能力去面对工作中的各种问题,同时丰富培训内容,提升管理人员的学习兴趣,让档案管理人员成为全面发展人才。另一方面,建立管理机制。档案管理机构要通过管理机制来约束管理人员行为,端正管理人员工作态度,还要将工资和绩效相挂钩,提升管理人员的工作热情。

四、结语

数字化背景下档案信息化建设是传统档案管理的创新发展过程,也是信息技术和档案管理融合的过程。档案管理人员要转变档案管理观念,改变档案管理方式,主动参加档案管理机构的多种培训以提高自己素质,让现代化档案管理和传统档案管理相结合,促进档案强化建设的发展步伐。

作者:曹继伟 单位:黑龙江省农业科学院

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