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大数据时代档案管理信息化路径

发布时间:2020/8/1 10:56:13   阅读:

摘要:在信息化高度发展的今天,数据时代已来临。在这一情形下,档案管理面临着很大的变革。一方面,数据时代的信息化委档案管理提供了优化手段,大大提高了档案管理的效率,另一方面,大数据对于档案管理部门的数据存储和工作水平提出了挑战。在这一时代背景下,档案管理部门应该积极实现档案管理的信息化,从而抓住机遇,迎接挑战,促进档案管理的有序发展。

关键词:大数据时代;档案管理;信息化路径;档案管理思维模式

大数据时代改变着档案管理方式。在档案管理过程中,应当优化档案资源与相关业务流程,在完善档案管理职能构建的基础上,不断提高档案管理技术,丰富档案管理手段,提高档案管理效率。

一、大数据时代的档案管理工作现状

信息化背景下,数据资源越来越丰富、越来越完善,给档案管理工作带来了很多的机遇,也提出了很大的挑战。档案管理工作应该实现档案信息管理系统的升级,且由于数据信息资源过多,档案信息资源管理系统的存储容量亟待扩容。

1.实现档案信息管理系统的升级

在档案管理工作领域,如何提升此项工作的质量和效率是十分重要的。实现档案信息管理系统的升级,将为档案管理工作的开展提供全新的机遇。特别是在当下的大数据时代背景当中,相当多的行业均基于高效管理的目的,从而以此提升自身的综合化管理水平,并且达到信息资源高速共享的目的。借助对大数据技术的应用,能够实现对档案管理系统的升级,确保档案管理人员结合档案数据处理工作的实际要求对档案信息数据资源实现高效、快捷的处理,最终达到提升档案管理工作水平的目的。大数据技术的不断成熟,使得云计算技术实现了迅速的发展,面对这一情况,档案管理机构应当依托于大数据技术以及云计算技术,对现有的档案管理系统进行技术升级,以此来提升系统的运算能力,并且以能够让档案管理部门对档案信息资源的数据维护成本得到降低,除此之外,亦能够借助对云计算技术的全面应用,使得档案管理机构走上智能化管理之路,进而最大程度地满足社会公众对于档案信息资源的利用和研究诉求。通过对系统的升级,亦能够使不同使用者的个性化使用诉求得到满足,这样将大大提升对档案信息资源的使用和开发效率,让以往档案管理工作当中所面临的一系列问题得到有效的应对和解决。

2.档案信息资源管理系统的存储容量亟待扩容

在大数据时代背景之下,信息资源的生成速度十分惊人,由此便直接加大了档案管理工作的强度与负荷,如若未能给予这一问题以认真地应对和解决,则势必延缓档案管理工作的效率与进程,有鉴于此,档案管理机构应当借助现代信息技术手段实现对档案信息资源管理系统的存储容量扩容,以此让系统的存储器能够容纳尽可能多的档案信息数据资源,如此也将大大提升系统的稳定性。

二、大数据时代的档案管理信息化路径

大数据时代,档案管理工作应该落实智能化的工作模式,转变档案管理思维模式,及时实现对不同档案信息数据资源的收集与处理,建立长效、规范的档案管理机制,强化硬件防护技术,打造一支高素质、复合型人才队伍。这是实现档案管理信息化的重要路径。

1.落实档案服务工作智能化

为了确保档案服务工作真正实现智能化,则档案管理机构首先着手提升档案管理科从业人员的智能化办公水平。原有的馆藏传统档案数量非常庞大,面对这一现状,档案管理部门必须要有智能化的工作方式和工作手段。具体而言,档案管理部门应当依托系统的培训工作,帮助档案管理从业人员转变档案服务观念,由先前的被动介入服务思维转变为主动介入服务思维,由此让档案信息数据资源得到更好的利用与开发,使其文献价值与科研价值得到最大化的体现,同时,档案管理机构亦应当通过信息技术专题培训的形式,使档案管理从业人员在认识到现代信息技术手段重要性的同时,能够逐渐接受并熟练掌握相应的现代信息技术手段,从而有利于使信息技术手段更好地辅助档案管理工作,使档案服务真正地搭乘信息化的高速列车,走上智能化之路。

2.秉持大数据观,转变档案管理思维模式

对于档案管理机构而言,其应当立足于大时代的背景,提升从业人员的认识水平,让其能够从传统的人工管理思维逐渐转向智能化管理思维来,这不但是现代档案管理工作对其提出的内在要求,也是今后档案管理工作的发展趋势与发展方向。为此,须秉承大数据观,从大数据的角度来重新审视和对待自己所从事的档案管理工作,如此方才可以使档案管理工作的信度以及效度均得到显著地提升。与此同时,档案管理机构亦应当通过对大数据等现代信息技术的全面应用,对档案信息数据资源进行动态化数据管理,并面向使用者提供高效的档案资源信息化服务,这样将让档案服务的水平得到切实地增进。

3.及时实现对不同档案信息数据资源的收集与处理

正如上文在分析当中所指出的那样,处于大数据时代背景之下,由于信息技术的普及,意味着档案信息资源的生成速度要远远超过以往,这便意味着档案管理机构必须注意及时实现对不同档案信息数据资源的收集与处理,而如若借助以往的档案管理系统来完成此项工作,则毫无疑问会导致工作的滞后性,这便凸显出以大数据为代表的信息技术所独具的优势,其能够帮助档案管理机构实现对档案信息数据资源的动态化监测与收集,从而让档案管理工作得以有条不紊地开展和进行下去。

4.建立长效、规范的档案管理机制

在大数据时代,档案管理部门应该从实际出发,构建长效、规范的、适应信息化建设的档案管理机制。具体来说,要做到两个方面。第一,要强化档案管理业务的流程与技术规范。档案管理涉及的信息量非常大,在大数据时代电子档案迅速发展和丰富,必须要不断完善档案管理业务的流程和规范,不断细化电子档案的工作步骤。第二,要加强电子文件和电子档案的安全管理。在大数据时代,档案管理面临着诸多的新形势,尤其是在互联网的载体中,很容易受到网络安全问题的影响。为此,必须要制定安全措施,统一档案管理标准,建立长效的档案管理机制。在档案管理标准、统计标准、服务标准、技术标准等方面也要制定规范的标准化要求,这是衡量档案管理工作效率高低的重要尺度。

5.强化硬件防护技术

大数据时代,档案管理对于硬件的要求越来越高,尤其是硬件防护系统,更是应该不断加以强化。具体应做到两个方面:第一,完善数据备份系统。在大数据时代,电子档案极容易受到环境影响,可能会产生文件损毁、丢失、中病毒等多种情况,因此,应该进行定期检测和拷贝,多重备份,以防止数据丢失。对于电子档案的检测和拷贝,必须建立相应的跟踪记录,避免发生人为的误操作。第二,采用加密技术。档案具有一定的机密性,多数情况是非公开的。然而大数据时代,网络安全不得不引起重视。在档案管理过程中,为了确保档案资源的机密性和安全性,需要采用加密技术。具体来说,有很多种加密方法。比如,在档案管理过程中,为了使档案更安全,可以采用双密钥码,网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥。一个是公开的加密密钥,一个是严格保密的接密密钥,发方使用收方的公开密钥发文,收方只用自己知道的解秘密钥解密。这样一来,既保障了档案信息的使用与收集,又强化了使用与收集过程中的保密性。任何人都可以利用公开密钥发文件,但是需要有解密的密钥才能获取文件,所以第三方很难截获原文,这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。

6.打造一支高素质、复合型人才队伍

大数据时代对于档案管理工作提出了较高的要求,尤其是信息化的要求极高。文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这对档案管理人员提出了非常高的要求,要求其必须具备较强的信息素养和综合素质。为此,应该打造一支高素质、复合型人才队伍。对于在职档案管理人员,要培养其对于电子档案的规范化管理能力,提升其计算机操作与网络安全防护技能,为其提供专业的信息化培训。加强对其的考核,对于考核不合格的档案管理人员,进行反复的培训和提升。对于新入职的人员,要提高准入门槛,招聘高信息水平的专业化的管理人才。通过多方努力,切实打造一支高素质、复合型人才队伍。

三、结语

以上,笔者对大数据时代的档案管理工作现状进行了研究,并分六个层面对大数据时代的档案管理信息化路径。在信息化时代,大数据改变了一切,也给一切带来了机遇。在后续的工作中,我们应该认识到大数据时代的大变革,树立大数据观,不断提升档案管理工作效率,创新工作手段,有效利用资源,为组织决策提供支撑。

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作者:陈智新 单位:莆田市荔城区黄石镇人民政府

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