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信息化管理在医院档案管理中的价值

摘要]我国医院对信息化档案管理的需求来源于我国经济建设水平的不断提高以及档案资料的日渐增多。而医院档案资料对于医疗单位的医疗信息安全和管理有着重要的作用,因而现阶段利用信息化手段提升医院档案管理的水平是具有良好的应用价值的。本文从提升医院档案管理信息化的方法策略入手,通过研究明确如何在现代医院档案数量和安全要求不断提升的现实环境下应用信息化管理手段提升医院档案管理水平的相关措施。

关键词]医院;档案管理;信息化

数字化背景下医院档案管理工作很大程度上要依赖对档案信息的查阅和选择,这一工作程序在实现医院资产评估、考察、医疗业务规划等方面具有重要意义,而随着医院档案管理科目的增加,档案管理部门和医院不同部门之间的配合略显力不从心,如何完善医院众多档案的管理工作成了保证医院日常工作正常运行并实现医院对医疗、财务信息的收纳和良好的应用的重要保证,这关乎新形势下医院综合事务管理价值的最大限度发挥以及医疗资源的合理配置,最终将关乎医院的未来发展,因而加强医院档案管理工作有于帮助医院实现新形势下的全面发展。

1目前我国医院档案管理存在的问题

1.1对会计档案管理理念的理解不够准确,部分档案法规内容滞后

档案管理理念指的是依据档案管理的具体任务的形式界定管理的规程和执行的方法,确定档案管理制度的权利与义务,保证权利与义务的实施,并不是为了自己方便管理而制定一定的规程。这个理念是指导档案管理的基本理念。但目前在医院的档案管理中,对档案管理理念的理解还不够准确,所以会计档案管理工作没有足够的针对性。会计档案管理应该更多地体现出其服务性和管理性并重的特点。其目的是对管理秩序进行科学有效的规范,进而推动档案部门为社会提供更优质的服务,从而更有效地发挥其社会方面的功能。但目前的医院档案只注重保存,对档案的利用有所忽略,注重档案的管理却忽视其服务性。

1.2医院档案行政执法工作不严、执法工作监督不力

中国的个别医院,人为的因素还极大地存在于行政执法中,不重视法治,影响了执法效率,干扰了执法效果。尽管我国已有一套系统的档案法规,但具体执法时,有法不依的现象屡见不鲜。这些执法人员缺少必要的法制意识,不能及时地进行执法,不利于我国档案行政执法的健康可持续发展。在今天的中国,行政方面的监督还没有常态化和制度化,其范围也不明确,各种方式和程序也缺乏科学的依据,更不用提档案方面的监督了。持续性是这方面监督工作的特性,可也通常被我国各级相关人员忘记,缺乏对这一工作的重要意义的理解。在许多地方工作也是敷衍了事,没有落到实处,忽视了工作的效率。

2信息化背景下提高医院档案管理工作效率的新思路的探析

2.1明确档案管理的职能

正确的档案管理观念要求明确其职能,要建立体系化、制度化的档案管理系统而非想当然地把档案管理工作当作对医院的资金情况进行梳理或医疗服务情况、病人信息进行梳理等。系统的医院档案管理体系能帮助医院及早对医疗、管理、财务、人事信息建立切实有用的档案,合理分配资源,规避系统性风险。同时,正确的医院档案管理观念要求极大地剔除人为因素对医院正常工作体系内档案管理的影响,这一点尤其在地方医院中较为常见。整个单位中档案管理体系的执行力度不足,人为因素很大程度上制约着不同部门、不同类型的档案何时建立以及数据的真实性,比如在医院有些部门,资历较老的干部在行政体系中具有一定的“话语权”,送人情或者卖面子的情况依旧存在,涉及个人利益的信息的整理和建档会受到这类情况的干扰,使得档案信息出现偏差、相应档案的建立受到影响。因而要在医院内部加强档案管理具有的职能的宣传,比如其可总结和预示一定时间和未来某一时间段内医院的财务状况、人员流动趋势、医疗服务的完善程度,为形成良好的综合管理、风险管理工作提供支撑。只有明确其具体的作用才能更好地完善医院档案管理。

2.2明确会计档案依法管理与建设

要健全并优化档案相关的法规体系,强化这方面的制度层次的建设,使这一事业的每个层次都能有法可依。这是现代信息化社会下档案事业进行法制建设的基本,离不开对立法的强化,离不开对立法的优化。需要加强档案立法工作,提高档案立法质量。我们既要借鉴、吸收他国的先进经验,结合不同兄弟单位的实际情况,强化对不同信息进行合理的档案建立和依法保护,更要针对同行业及相关部门取长补短,适应信息时代对这一立法工作的更高需求,已有的规章制度要根据现实情况的变化做出适当的调整,一些未有规章制度的领域,相关部门也要加紧制定,不断完善我国医院内部档案的依法管理体系的建设。

2.3对信息化档案系统配备专门的负责人员

由于互联网环境的复杂性,如今的信息化档案管理制度必然需要对其系统的有效和安全进行保护,单位的档案部门应该责成相关人员及时对档案管理系统进行后台维护和数据备份,消除系统内潜在的威胁,保证信息化档案管理系统的正常运行。只有做到从源头保护档案数据,才能杜绝信息的非正常公开,保护医院档案信息的安全,实现有效的档案管理。档案管理工作的重要环节就是数据和信息资料的保护,在传统档案管理模式下,医院不同档案资料由相应的档案管理部门进行妥善保管,以达到妥善和安全保管的目的。信息化体系将所有的档案集中于互联网终端,极大的便利了档案管理人员的终端操作,但由于互联网环境的复杂性,如今的信息化档案管理制度必然需要对系统的有效和安全进行保护,单位的档案部门应该责成相关人员及时对档案管理系统进行后台维护和数据备份,消除系统内潜在的威胁,保证信息化档案管理系统的正常运行。只有做到从源头保护档案数据,才能杜绝信息的非正常公开,保护医院档案信息的安全,实现有效的档案管理。

2.4医院的决策者要重视档案管理信息化,实现有效管理

医院在不断的发展壮大之中,不断有新的概念和制度涌现出来,而对于传统的医院而言,其领导班子的思维决定了管理的水平,一个优秀的领导班子应该可以做到顺应医院发展思路和远景规划,以不凡的眼光和高超的能力为医院规划良性健康的发展道路,档案管理信息化就是这样一个得益于外部档案管理环境的变动趋势,并且关乎医院档案工作的整体层次和发展的创新管理方法。互联网时代催生了多元化、立体式的档案管理解决方案,这是由信息化本身便捷、高效、轻量的特点决定的,也是由市场环境所决定的。在未来,社会对于医院内部不同的档案安全性和管理水平的要求不断提高,迫切需要灵活度高、运作能力强的档案管理信息化系统作为支撑,故而将档案管理信息化列为医院发展壮大的必要选择,在此理念的支配下进行相关课题的开展和研究,积极地进行针对性业务开展,锻炼本单位既有档案管理团队的信息化协作能力,在档案管理信息化全面运用之时能够保证效率地开展相关信息化工作。积极地进行信息化管理尝试是对整个档案管理趋势的认同和对自身能力的肯定,也是顺应时代发展趋势和与国际接轨的必要准备。

3总结

综上所述,随着信息化时代的快速到来,医院的信息化档案管理工作也越发重要,在信息化体系下管理医院档案能够促进档案管理质量的提升,对于医院的经营发展具有重要意义。

[参考文献]

[1]臧培毅.档案信息化建设在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理,2018(03).

[2]张翠红.信息化建设在医院档案管理中的价值探索[J].办公室业务,2018(05).

[3]谢波.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公室业务,2018(02).

作者:万巍 单位:蚌埠医学院

 

  发布时间:2018/10/16 18:26:05  阅读人次