一、高职院校学生档案管理的特点和现状

高职院校学生档案具有自身的独特性，它同本科高校等普通高校的学生档案有所不同，其特点主要体现在以下几个方面。

（1）档案基本信息材料多样化

高职院校的最终目标是“以就业为导向，培养满足社会需要的应用型人才”，因而它的录取范围很广，包括普通高中生、中专生、技校生、初中毕业生（即五年制学生）等不同层次和地域的生源，通过档案材料呈现出学生们各异的综合水平、在校情况、技能鉴定等情况，除了基本的学生档案信息还有特有的职业技能鉴定、顶岗实习、实训教育教学等高职院校所特有的教学材料。

（2）档案利用频繁化

高职院校的学生不同于普通本科院校毕业后选择继续深造、档随人走，很多没有选择就业的学生大多选择了参军、自学考试、专升本、出国打工等途径，这就意味着学生档案的利用也频繁化，不同利用途径所需要提供的档案材料证明大不相同。比如参军的需提供该生的录取新生名册，自学考试的需提供制定模板的某些学科专业的成绩分数证明，专升本的需提供该生毕业成绩单和毕业证明，出国打工的学生根据申请的国别不同需提供不同语言和模式的成绩证明和毕业证明材料。

（3）档案周期性短、流动性大、过渡性强

高职院校学生学制比较短，只有2～3年学制，毕业后就业速度较快，从事工作遍布各个行业领域，由于其工作相对于本科院校而言缺乏稳定性，加之高职毕业生本身忙于就业对档案又缺乏足够重视，很多用人单位没有保管人事档案的资质而无法接受毕业生档案，只有极为少数意识到档案重要性的学生匆忙将档案存放于市一级人才、区级人才或者二级部门，档案管理部门滞留太多学生档案，本着对毕业生负责的态度，越来越多的派遣不出去的学生档案积压存留在学校，没有更好地发挥档案的功效，处于沉睡状态。

高职院校学生档案管理工作失范势必对就业工作产生最直接的不利影响，其现状主要表现在以下几方面。

（1）学生档案管理模式陈旧

现阶段大部分高校学生档案还是沿用传统的纸质管理手工操作模式，电子档案几乎没有在学生档案管理部门建立起来，个别高校应用了计算机辅助管理软件也仅仅局限于学生基本信息的查询工作，没有一套完整的学生档案管理软件；另外很多高职院校的学生档案分散在各个二级学院、学籍管理部门或辅导员手上，等到学生毕业前夕需要进行档案转移、派遣的时候再进行集中归档，时间仓促加之分散管理难免造成日常整理不及时，不能很好地反映出学生在校期间的全貌，在用人单位与毕业生双向选择的时候，势必影响到毕业生的就业。

（2）学生档案内容单一

可用参考价值不高。伴随着大学扩招的大好形势，接踵而来的就是严峻的就业压力，用人单位对录取毕业生的要求也越来越高，作为主要衡量标准的学生档案所反映出来的材料内容呈现出诸多问题，比如鉴定材料模式化、政治术语过多、口号化，能提供参考的可用信息不多、有的材料呈现出千篇一律的空洞陈述，缺乏学生综合素质、信用度、实践创新等综合素质的材料，比如学生参加科技创新、专利发明、心理健康教育、社团实践、信用贷款等多方面的材料很难归档，如此千篇一律的学生档案无法满足用人单位的需求，只能使学生档案停留在最原始的保管层面，没有最大限度地发挥为就业提供服务的功效。

（3）学生档案造假现象严重

一些人档案意识浅薄，为了顺利推动就业而对学业成绩进行涂改造假、对《毕业生推荐表》夸大其词的填写，用人单位在一定时期内发现学生的真实情况与档案材料不相符、相差甚远，势必对公平推动就业工作产生消极影响，毕业生不能胜任岗位要求，势必会被用人单位辞退，因此对高职院校就业的可持续发展带来弊端。

（4）学生档案遗失屡见不鲜

近些年在工作中不难发现，学生档案遗失现象较为严重，一方面从入学开始，由于高职院校的生源多样化，不同地域对档案管理的意识和观念有所不同，有少数的学生档案是自带的，这就增加了遗失和造假的风险；另一方面从毕业离校后，个别高职学生草率地签订就业协议书、或临时挂靠某中小企业根本没有去就业，这就导致了就业部门按照程序规定派遣学生档案到就业协议书签订的所述单位或单位所在区级人才，多年后急需用档案办理养老保险缴纳、落户等切身利益等事项的时候才想到寻找自己的档案。试想一下刚入学档案就遗失了势必给三年后学生就业带来严重影响，与此同时不能抱着对自己负责的态度草率遗失个人档案的学生又怎能让用人单位对其青睐呢。

二、高职院校学生档案管理促进就业的有效途径

1.进一步加强档案宣传工作，在学生中普及档案促进就业的意识

现阶段，人事档案影响并制约着人们的整个生活，因此高职院校应该积极广泛地从团委、学生会、就业指导工作的角度从新生入学的宣传教育开始就开展宣传教育活动，切实提高高职学生对档案促进就业的意识；同时还可以利用宣传展板、橱窗、校园广播、校报、开设公共选修课等多种宣传方式，深入人心地让高职学生提高档案意识，重视档案价值，引导学生们用客观、发展的眼光正确对待自己的个人档案。另外档案管理人员和就业工作的老师也要与时俱进、不断充电，加强业务知识的更新，增强主动服务意识，举办个人简历设计、学生档案转递和派遣说明这样的相关专题讲座，更好地为高职学生就业提供服务。

2.加强学生档案监管力度，明确归档范围，理顺档案管理机制

首先高校领导要了解并重视档案工作，定期开展档案检查指导工作，真正做到“三纳入四同步”，把学生档案管理工作纳入年度考核、建立岗位责任制和奖惩机制，制定合理科学的高职学生档案管理机制；促使各部门对学生档案充分重视和配合，积极开展工作以促进就业。其次分工明确，有的放矢地开展学生档案的归档工作，例如：学生录取材料、招生名册需要由招生办提供归档；学生成绩单、计算机等级考试、大学英语过级考试等信息需要由教务部门提供归档；学生奖惩情况、学籍异动、入学信用登记需要有学生处提供归档；学生入党情况、日常表现等情况需要由二级学院和班级辅导员提供归档，上述职能部门协调配合，在专职档案人员的带领下，确保每名学生档案的完整性和有效性，为用人单位提供最全面、可靠的学生档案材料。

3.进一步完善学生档案材料的收集，确保学生档案信息的完整

高职院校学生档案一般来说要经历以下几个流程，以我校为例：学生入校后档案由学生前身单位经机要部门派遣至我校学生处学籍管理部门，学生在校的三年内学生档案由学籍管理部门和学生所在专业的二级学院负责学生工作的书记、辅导员老师共同管理，其中学籍部门是统一保管部门，二级学院书记和辅导员老师是档案材料的主要收集者和归档人员，如何在忙碌的学生工作之余做好学生档案材料的收集无疑给学生工作者们带来了更多的任务。其中档案材料中最被用人单位关注的综合能力、创新水平、心理健康等方面的综合素质需要在日常学生工作中开展并及时归档；《毕业生就业推荐表》在填写的时候也要重点强调填写说明和细节，实事求是而不缺乏技巧地填写并确保最后完成加盖公章、填写最后日期、相关人员签名盖印等诸多环节。

4.切合实际开发学生档案信息资源，实现数字信息资源共享

开发学生档案管理系统资源的最终目的是实现学生档案信息资源共享。由于学生档案材料由多个部门提供汇总而成，将计算机技术、校园网络资源、OA办公一体化等应用于学生档案管理和就业服务中，相关部门及时汇总上报学生档案信息内容，学生也可以及时了解用人单位的就业招聘信息，学生的基本信息在设置权限的条件下可以被用人单位掌握，在提高各部门工作效率的同时也减少了学生盲目就业的风险，提高了“双向选择”推动就业的成功率。随着我国教育事业的发展前行，高职院校人才培养工作也在不断发展，在档案管理方面，高职院校务必利用合理科学的手段加强学生档案的管理，使之更加科学化、规范化、完整化，更好地为学生就业工作提供切实有效的保障。

作者：张晶单位：大连职业技术学院