第一篇：高校会计档案管理

一、高校会计档案管理存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不到位

会计档案管理是一项服务现实、承上启下的重要工作，一些高校领导重视资金运行的管理，忽视会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，在会计档案管理人员的配备和财力支持方面都存在严重不足。有的高校财务部门没有专职的档案管理人员，大多由会计人员兼管，很少进行会计档案基础知识与操作技能的培训，更谈不上研究会计档案的管理利用。对会计档案的归档范围和标准认定不清，工作不规范，日常会计资料的整理分类没有过程控制意识，致使重要的会计信息资源遗失。对会计档案管理没有真正认识其内涵，传递、存放、保管及查阅过程管理粗放，缺少必要的逐级审批报告制度，难以确保入库会计档案的质量。

2.会计档案管理制度不完善

目前多数高校没有依据国家有关规定，建立起一整套适合本单位的会计档案立卷、归档、保管等管理制度，而是仅作为财务管理制度的一部分来规范。会计档案管理凭借以往的经验或约定俗成的习惯进行，造成会计档案管理程序不严、要求不明、职责不清。随着高校会计电算化的不断推进，大量的电子数据及声像档案等会计档案信息产生，电子会计档案一般由系统管理员自行保管，对磁性存储介质缺少专业的日常维护和管理，没有相应的会计档案信息化管理制度，很多应该归档的会计数据文件可能分散在有关经办人手中，造成会计档案不完整。换代升级前的财务软件版式没有很好的保存，造成电算化档案无法调阅，综合服务功能较弱。已经归档的会计档案没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，缺乏科学的会计档案资源开发与利用制度，仅仅满足于不损坏、不丢失、不散乱的管理状态，会计档案管理制度和手段没有真正的完善，从而影响了高校整体管理工作的效果。

3.对电子会计档案管理重视不足

部分高校重视会计凭证、账簿、报表、预决算资料等纸质档案，忽视财务软件升级备忘记录及年度会计数据备份等建档归档的管理。会计电算化经过多年的发展已经普及，而相应的电子档案管理却未引起足够的重视，管理意识淡薄，对电子文档、数据库文件等没有及时备份归档，造成资源信息散失。系统升级时，没有同步对同版本的资料文件进行升级处理，较低版本的操作系统生成的磁介质会计信息在新系统中不能正常运转，严重影响工作效率。财务系统及辅助系统的软件不断升级和改造过程中的记录目前还处于空白状态，导致会计档案不完整、不安全。

4.会计档案管理资料利用效益不高

新时期高校会计档案管理最终目的是充分开发利用会计档案，强化其服务功能。部分高校对会计档案的管理只停留在日常的收集、整理、归档等一般性工作水平上，财务部门没有健全会计档案检索工具，在会计档案信息查询服务方面工作质量跟不上。没有重视多元化会计档案信息资源的开发，很少利用会计档案来总结以前的管理活动。高校会计档案管理人员缺乏综合利用意识，不善于积极发掘会计信息与其他档案信息的有机结合，同时由于会计档案利用制度的规定过分强调保密，没有建立各环节监管机制，限制了使用会计档案人员的身份和目的，致使有价值的会计档案史料参考作用难以发挥，最终影响了会计档案的有效利用。

二、高校加强会计档案管理的措施

1.加强重视程度，提高会计档案管理认识

高校会计档案是高校各项资料数据的重中之重，各级领导要提高对会计档案工作的重视程度，充分认识到会计档案对学校发展的重要性。领导的重视是保障工作持续有效开展的关键，各级会计人员也要提高认识，会计档案如有缺失，事后是无法补救还原的，因此应对所有会计人员进行培训，使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识与操作技能，强化会计档案事前控制，从源头上做好管理的基础工作，严格把握原始资料的质量，把工作的每一步做扎实，满足日益复杂的会计档案管理工作需要。配备必要的场所和指定专人负责会计档案的立卷、归档、保管工作，提高会计档案管理质量。

2.明确管理责任，完善会计档案管理制度

高校的会计档案具有特殊性，资料数量多，档案要求高，要使高校会计档案规范化，必须制定会计档案管理目标，并结合本校情况，进一步建立健全会计档案管理的各项规章制度。完善会计档案内控制度，做到安全保密严格；制定立卷归档制度，做到立卷科学、时间及时、内容完整；规范会计档案的保管制度，做到职责明确、专人专管；健全查阅移交销毁制度，做到程序合法、手续严格、监管到位；确保规范各环节程序，真正做到有法可依、有章可循。不仅要对纸质资料加以重视，更要对电算化的会计档案出台专门的制度体系，采用先进科学的方法保管，加强对数据库系统的监控，确保高校会计档案管理工作有序开展。

3.优化管理手段，注重电子会计档案完整保存

随着社会信息化步伐的加快，会计的档案管理重心必然向信息化建设转移，电算化的财务管理不仅要实现传统会计的功能，更要利用好计算机的存储功能。高校在加强纸质会计档案监督管理的同时，要注重电子会计档案的收集、保存和利用工作，对电子档案归档、查询建立明确的程序批准制度，设置专职人员管理电子会计档案。为保证电子数据的安全，财务部门要特别重视服务器和移动硬盘的病毒防护，年终形成的会计电子档案存储的磁性介质或光盘等载体，必须采取以只读文件的形式予以保存，实行双重备份，存放不同地点，确保会计档案安全完整。定期进行检查复制，使电子会计档案远离磁场，防止因磁性介质损坏或失效而丢失数据，集会计档案信息建设、查询、传递和管理于一体，为学校的发展提供有效而可靠的依据。

4.强化服务功能，发挥会计档案的潜在作用

高校会计档案是学校发展不可或缺的历史信息来源，大量的会计档案资料可以为各类审计、税务等监督检查提供最真实的依据，因此规范化管理会计档案，充分发挥会计档案利用价值至关重要。目前会计档案信息的使用主体已从校内扩展到校外，高校会计档案管理人员要充分发掘会计档案自身潜能，不断创新服务内容，编制好会计档案检索工具，确保调档迅速准确，建立会计档案统计台账，方便人工查询服务，提高会计档案管理使用效率，使档案整理与服务创新相互促进，为财务工作、各类审计工作及经济决策提供有力保障，为学校的发展提供优质服务。

三、总结

高校必须进一步强化会计档案管理，明确管理责任，优化管理办法，发掘会计档案的潜在作用，利用各种基础财务数据分析过去的发展轨迹，规划学校长远的发展未来。会计档案管理的规范性和科学性，反映一个学校财务管理水平的高低。新形势下，高校会计档案管理只有严守规范，才能保证其严肃性和可靠性，只有打破传统思维模式束缚，才能提供高效优质的服务。

作者：梁茜单位：辽宁医学院

第二篇：高校档案信息化管理

1信息化对高校档案管理工作的重要性

1.1信息化是提高高校档案管理工作质量的重要手段

随着信息化技术的全面应用，高校档案管理工作质量得到了持续提升，档案管理效率和档案管理质量得到持续提高，对高校档案管理工作的发展具有重要的促进作用。

1.2信息化是推动高校档案管理工作发展的重要方法

考虑到档案管理工作的重要性，以及档案管理工作对高校教学管理工作的重要影响，信息化成为了推动档案管理工作发展的重要方法，对高校教学发展具有重要作用。

1.3信息化是促进档案管理工作取得实效的关键

基于高校档案管理的重要性和现实特点，信息化技术的应用，对提升高校档案管理质量，促进高校档案管理取得实效，满足高校档案管理工作需要具有明显的促进作用，为此，我们应认识到信息化是促进档案管理工作取得实效的关键。

2当前西部高校档案信息化建设的现状

2.1管理模式相对落后，信息化水平较低

西部高校与发达地区高校相比其校园信息化，特别是档案信息化水平较低。目前档案管理机构大多仍沿用传统管理模式，高校档案资料的提供、利用、开发仍以纸质媒体为主，高校档案管理的信息化、数字化水平较低。不可否认，纸质档案有其自身存在优势，在档案史上也发挥了重要的记录和凭证作用，但在信息化和数字化为主导的现代社会，纸质档案因其重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁，难以查询等问题，被电子档案取代应为不争之势。

2.2档案管理人才队伍建设滞后，缺乏高学历专业人才

随着高校档案信息化管理的发展，档案管理需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。目前，西部高校档案管理队伍整体专业水平偏低、结构复杂，主要存在以下问题:①专职和兼职共存，队伍不够稳定;②缺乏高学历专业人才，特别是缺乏计算机信息人才，如专业知识面不全、知识结构不合理，创新意识不强等;③档案管理队伍年龄老化，人员得不到及时补充等。导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。

2.3档案信息化建设缺乏相应的资金及设备投人

高校档案信息化建设过程中，始终存在着资金、设备投人不足的问题，严重影响了高校档案信息化建设的推进。如，不能及时引进现代信息化设备的硬、软件;纸质档案也无法实现全部的电子化存储，在高校网络系统中不能够查找到全部的、最新的或最原始的档案资料等。

3做好西部高校档案管理工作的重要措施

3.1创新档案管理模式，提高信息化水平

信息化技术的飞越发展给高校档案管理工作提出了挑战，也带来了机遇。对于高校而言，档案管理模式的升级和创新迫在眉睫，只有积极引入现代化的信息手段，才能保证高校档案管理工作在实效性和整体性上满足实际需要，达到提升高校档案管理质量的目的。从当前档案管理信息化的发展来看，档案管理的信息化主要应用信息技术，对档案管理工作形成有力的支撑，保证档案管理工作的强度得到持续降低，管理质量和效果得到持续提高，满足档案管理工作的实际需要。考虑到高校档案管理工作的特殊性，档案管理信息化既能提高管理效率，又能推动高校档案管理发展。所以，对于高校档案管理而言，信息化技术的应用，是促进高校档案管理的重要手段。

3.2拓展档案管理平台，构建档案信息数据库

从目前高校档案管理工作来看，在信息化手段的运用过程中，建立完善的档案信息数据库，构建有效的档案管理平台是十分必要的。基于信息化技术的快速发展，高校在构建档案信息数据库的过程中，要实现对数字化信息技术的全面有效利用，应依靠数字化信息技术，建立高效的档案管理平台，使高校档案管理能够从传统的人工管理方式向网络化管理方式转变。第一，在高校档案信息数据库建立过程中，应实现文字信息向数字代码的转变，主要应采用计算机编码技术，将高校的档案信息全面转换成计算机能够识别并存储的代码。第二，将转换完成的计算机编码录入到计算机存储系统中，使高校的文字档案信息能够实现全面快速的存储，保证高校档案资料不发生丢失。在录入过程中，既要注意信息技术的应用，还要注意计算机编码的正确性，要保证所有编码都被计算机存储系统识别，满足档案信息存储需要。第三，数据库档案业务环节的内部调整，包括①简化整理工作，即采用一系列方法使档案简化有序，从而解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用;②深化检索工作，为档案查询者提供高效便捷的信息服务;③数据的保管和保护工作，数据库存储载体须配置防尘、除尘，防磁场和电场的设施，并严格防范计算机病毒，确保数据安全;④构建高校档案数据库应逐渐完成，首先对新的档案录入数据库，然后应分阶段将原来的档案加以整理、完善、录入数据库。为了使数据库不过于庞大而难以检索，也可在总数据库之下，按分类建立几个子数据库。另外在档案采集时，尽量要求各部门提交电子材料，这样可以减轻档案管理人员的劳动量，加快档案数据库的建设。

3.3完善制度建设，强化制度执行实效

对于高校档案管理工作而言，要想保证档案管理工作取得实效，除了要积极培养合格的档案管理人才之外，还要建立完善的档案管理制度，保证高校档案管理工作有制度可依，使高校档案管理工作能够取得积极效果。第一，高校只有建立完善的档案管理制度，才能规范档案管理人员的行为，使档案管理工作能够有准确的、规范的行为准则。如电子文件档案管理办法等相关规定。第二，高校档案管理工作应积极引入竞争机制，采取末尾淘汰机制，从人才入手，保证档案管理工作人员素质满足实际需要。第三，高校档案管理工作应建立完善的保障机制，保证档案管理工作能够有齐全的配套设施及经费，使高校档案管理工作能够得到有效开展，保证高校档案管理工作取得实效。

3.4加强队伍建设，打造一只具有现代化信息技术的档案管理专业队伍

时代的发展和社会分工的细化给档案管理工作和档案管理者提出了更新更高的要求，高校档案管理工作的质量直接取决于档案工作人员的素质。作为新时期的高校档案管理者，必须解放思想、与时俱进，努力学习，不断提高自身的综合素质，尤其是信息化管理方面的素质，以适应新时期档案事业的发展和要求。打造一支高素质的高校档案管理专业队伍，引进既掌握档案专业知识，又熟悉计算机知识的复合型人才。首先，补充新鲜血液，从具有档案专业背景的应聘者中择优招录。其次，不断提高现有档案人员的业务能力。通过种种方式培训信息化档案管理的基础知识，采取送出去进修、参观学习和请上级主管业务部门的专业人员来校举办讲座的办法，不断提高他们的科学信息化档案管理水平。最后，掌握好档案专业知识的同时，必须掌握现代化的计算机和网络技术，抓好人才的培训教育，造就一支知识面广、技术熟练、能够迎接电子文件挑战的队伍。

4结语

信息化已经成为新时期每个行业所依赖的重要手段，对每个行业的发展都产生了重要的促进作用。为此，只有认真分析高校档案管理的重要性及发展现状，并深入分析信息化对高校档案管理的促进，才能保证高校档案管理工作在信息化手段的支撑下获得良好的发展，满足高校档案管理需要，达到提高高校档案管理信息化水平的目的。

作者：田涛单位：青海大学

第三篇：高校二级档案管理

1高校二级档案管理工作中存在的问题

1.1二级学院的档案资料存在严重流失的状况

目前，教学档案收集的难度比较大。二级学院的教师一部分来自社会招聘，另一部分则是由母校教师进行兼职授课。对于二级学院档案工作，有的教师认为无足轻重，对其重要性缺乏认识。因此，材料的归档等工作需要在管理人员的督促下完成，有的教师为了完成任务，往往缺乏统一的标准，临时突击，有的应付差事，草率整理。在这种工作方式和态度下，有的归档材料没有日期，没有单位盖章，既不齐全，也不完整，最终质量严重下滑。二级学院学校重要的文书档案收集不全。作为高校办学的一种新的尝试，二级学院目前已经产生了大量的档案。然而，人员编制也非常紧张，有的领导不是很重视，只关注上级的红头文件，对于本校的文件则比较忽视。因此，各职能部门的负责人或者具体操作人手中掌握大量的可以反映学校进程轨迹的文件，没有按时归档，最终造成档案的严重流失。虽然有的二级学校建立了资料室和档案室，也有专门的管理人员，但是在档案管理职责方面依然需要进一步明确。有的兼职档案管理员总是强调客观原因，认为自己还需要负责其他工作，难以腾出时间，因此总是将这份工作往后推，对档案材料收集工作的重视度差。有的二级学院没有配备专职的档案员，管理人员需要处理日常的事务，因此档案收集时间很容易错过，最终导致档案的收集不全。

1.2二级学院档案管理人员的素质不高

目前，由于二级学院大多采用的是民办机制，人员编制也比较紧张，因此用人具有一定的随意性，最终降低了管理水平和效率。档案管理人员也大多数是兼职档案员，他们需要负责多方面的工作，因此很难全身心投入到这份工作之中。而有的兼职档案员则不认真履行自己的职责，可以说是形同虚设。有的二级学院兼职档案员不固定，总是变动，对于新手来说需要花一段时间对工作进行熟悉。大部分兼职档案员的专业素质比较低，接受档案专业培训的机会也非常少，有的职业观存在问题，认为这项工作无足轻重。总之复合型人才极其匮乏，这些都阻碍了档案管理工作的发展。

2二级学院档案管理的对策

为了加强对我院各类档案的综合管理，实现我院档案建设各个环节的标准化和规范化，有效地保护和利用档案，为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，笔者结合自己的实践经验，提出几点建议和对策。

2.1合理设置机构，明确工作人员的职责

设立综合档案室，配备专职档案干部。由主管行政工作的院领导分管，院办公室主任主管，业务上受上级和当地档案局的监督和指导。综合档案室既是职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化事业机构。学院综合档案室要做好自己的工作，有所作为。（1）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。（2）制定和组织实施我院关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。（3）负责对本院各部门档案工作进行监督、指导和检查。（4）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全院各类永久、长期保存的档案及有关资料。（5）开展档案的开放和利用工作，办理档案的阅览和借用手续，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，积极开发档案信息资源。（6）严格执行国家《保密法》和我院保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。（7）维护档案的安全与完整，做好档案的安全防范和技术保护工作。此外，学院各单位、各部门必须确定一位领导分管档案工作，设一名兼职档案员，负责本单位、本部门档案资料的收集和立卷工作，业务上受学院综合档案室的监督、指导。兼职档案员要做好以下几项工作：（1）配合学院综合档案室的工作，贯彻执行国家关于档案工作的政策和法规及本校关于档案工作的规章制度。（2）在本部门领导和综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划。（3）负责本单位、本部门产生形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和向院综合档案室移交档案等工作。

2.2加快档案管理人员队伍建设

建立一支高素质的人员队伍。对于一名档案管理的工作人员来说，首先要解决思想上的问题，转变工作观念，正确调整自己在工作中的角色。档案工作人员应努力学习马列主义、思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家有关政策和学院的有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉我院历史和档案情况，热爱档案事业，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识。学院各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的学习、工作和生活。

2.3学校对档案管理工作要加以重视，提供支持

档案事业所需经费，列入学院预算，划拨专款由学院办公室统筹安排。与档案工作有关的职能部门，档案装具由学院综合档案室提供：设备费用，应在其切块经费中调拨一定数额作为设备费。学院应遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。此外，要有计划地为档案室配置必要的设备，以逐步实现档案管理的现代化。

2.4完整各项制度，提高工作水平

建立健全档案材料的形成、积累、整理立卷和定期归档制度，并将其纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，确保各类档案材料归档完整、准确、系统。学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置，检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。学院实行材料形成部门、课题组立卷制度。制定学院各类档案管理细则。对主管业务部门或课题组在工作活动中形成的文件材料，由本部门或课题组指定专人负责，按其自然形成规律，进行系统整理，负责组卷并编排页号或件号，经综合档案室检查合格后再填写卷内目录，按规定时间向综合档案室移交。

归档时间和手续。原则上要求：除教学部门档案材料按学年度立卷外，其余各类可按年度归档的档案材料均按年度立卷。每学年形成的教学文件材料应于次学年第三个月（即11月份）前完成立卷归档工作。其余各类档案材料应在次年6月份前完成立卷归档工作。院党、政领导已阅批完毕的我院文件材料，由院综合档案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、归档。凡由学院、学院各单位、各部门与其他单位分工协作完成的项目由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本部门的兼职档案人员，然后转交综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

3结束语

档案管理是一项复杂的、需要耐心和技巧的工作，同时也是高校管理工作的一项重要内容。由于档案管理人员的素质较差以及档案管理工作本身难度大，目前二级学院档案管理存在一系列问题和漏洞，严重阻碍了高校的长远发展。因此，如何优化高校二级学院档案资料管理的措施，让高校二级学院的档案管理走上健康有序的发展轨道是本文主要探讨的问题。

作者：刘珺单位：佛山职业技术学院

第四篇：高校档案信息化管理

一、高校档案信息化现状

1．高校档案信息管理人员的素质有待提高

高校档案信息化建设，首先要求档案管理人员具备较高的现代化操作水平。从目前看，许多高校档案部门缺乏档案信息处理的复合型人才，大多数档案管理人员对手工管理档案的模式很熟练，缺乏计算机网络管理档案的能力，这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。

2．高校档案信息化工作的投入严重不足

从目前高校的管理来看，多数人认为档案工作很简单，只是单纯地保管些资料，负责利用档案者提供所需材料即可。而在档案信息化方面的投入非常少，难以满足档案现代化的管理要求。

二、加强档案管理信息化建设的应对措施

1．建立高校档案网络系统

许多高等院校建立了校园网，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，也为高校档案馆信息化建设提供了前所未有的条件。广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。在高校系统内建设数字化统一应用平台，健全高效内部服务网，开展档案信息服务的窗口，发挥高校校园网站的作用，使高校档案网站成为宣传档案工作。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

2．加强电子文件的管理是做好档案信息化建设的关键

随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件成为现代档案管理的重要组成部分。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案、照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换。在校园网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。同时加强高校电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

3．加大对档案现代信息化建设技术人才的培养力度

高校档案现代信息化建设，不仅需要从业人员的努力，更需要上级主管理部门和领导的重视，优化档案信息化人才队伍建设。在过去的单纯的档案知识培训的基础上，举办档案人员现代信息化知识培训班，并建立强化学习激励机制，每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进，培养档案从业人员的现代信息素质和管理意识。造就一支具备现化信息素质，能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型高校档案管理队伍。

4．切实保障对档案现代信息化建设的投入

经费不足是影响高校档案管理走向信息化的最大障碍。高校档案现代信息化建设需要投入必要的资金购买软件，以及其它必需的服务设备。所以，高校要尽力满足档案信息化建设所需的经费，给档案信息化建设提供充足的资金保障。通过Internet、Cernet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，高校领导和有关部门已经初步认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也可以通过合理的多种创收渠道增加收入，增强造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。

三、总结

总之，高校档案工作信息化建设和发展对高校的发展具有重要的作用。因此，档案信息化建设必须与社会接轨，同时，也需要高校档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力，只有大家齐心协力，高校档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

作者：王雅丽单位：包头职业技术学院

第五篇：高职院校人事档案管理

一、充实档案内容，提高利用价值

现在的高职院校人事档案主要包含了一些履历性内容，是个人成长历史的真实记载，为学校的党组织工作和人事工作提供了可靠的信息参考。但是随着社会的发展，现行的人事档案已经越来越不适应现行的人事体制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“绩”的材料少，不能很好地为学校人事工作和人事决策提供高质量的服务。现行人事档案中应该多加入反映干部本人知识结构、科研水平、专业特长、兴趣爱好和成绩等方面的材料，多注重个性特征、职业偏好等，使人事档案始终处于动态的过程，避免人事档案没有任何个性、特点，出现“千人一面”的情况。人事管理部门很难从这样的人事档案中提取有意义、有价值的信息，为了避免这种情况的出现，我们必须定期对人事档案材料进行鉴别、更新，使人事档案“活”起来，使人事档案内容处于不断更新的状态。同时，要添加完善个人信用档案的内容。人事部门可以利用有关档案信息，针对每个人的基本情况，如个人特长、喜好、现实需求等采取不同的激励措施和管理办法，在最大限度地满足成员需求的同时，提高员工的工作效率，确保部门高效正常运转。

二、高职院校人事档案信息化建设的统一化、标准化、规范化

高职院校人事档案的统一化、标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础之一。然而，现有的人事档案信息化系统在统一化、标准化、规范化方面存在滞后和应用软件混乱的状况。因此，在档案信息化建设过程中制定与推行相关的标准规范尤为重要。要研发标准统一规范、可以推广使用的管理应用软件，首先要有规范的管理标准，包括：规定、规划、标准、规范等。有了统一的标准就要执行，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都实现有序化，避免出现不能兼容、各自为政、重复建设等现象。其次要有统一的技术标准规范，包括文件、档案的数据存储压缩规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。同时，高职院校应该根据学校自身的特点和工作需要，建立各项有效的规章制度，在规范使用人事档案管理系统的同时，使人事档案管理工作有章可循，科学规范。

三、建立人事档案管理信息系统

要想建立人事档案管理系统，就需要有一个存储人事档案基础信息的数据库，这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础。在建立信息数据库的过程中，档案管理人员首先要确保人事档案信息的真实性，包括：出生年月、参加工作时间、加入党、团的时间以及学历学位等问题。特别是出生年月，出现的问题比较多，有的材料记载公历生日，有的材料记载农历生日，有的仅出生年月这一问题，一份档案中就有四五个版本，这种情况要特别注意，凡原始材料中记载不一致的，一定要仔细审查，以组织核定为准。其次，在人事档案材料从纸质档案到电子档案的转变过程中，要确保人事档案信息本身的准确性和完整性，如需要将纸质的档案文件通过扫描仪、微缩影像等数字设备转化为易于复制的电子格式时要及时转换。同时要做到对各条档案信息逐一核对，确保档案材料本身真实、无误。再次，人事档案的内容要全面详实、信息准确，不仅要包括人员基本情况，而且要包括人员的学习经历、工作情况、职务、职称、工资的演变情况，科研成果及家庭成员关系情况等。通过数据库建立人事档案部门便于查找、比较、分析、统计的检索工具，这个系统要具有良好的操作界面，便于工作人员对相关人事数据的输入和输出，同时还应具备简便的搜索、改正、统计分析等功能。为了提供信息检索的效率，当相关人员人事信息变动时，系统要及时更新。一些基本的人事信息，如工资调整、职位变化、组织关系等，可作为人事部门的决策参考，同时，该系统还可以对现有的人事信息进行分析、总结，并可对将来的人事情况走势做必要的前瞻分析，为领导的决策提供最大限度的数据支持。

四、做好人事档案数据资料的保密和安全工作

人事档案不是孤立的，它既具有个人性，又具有社会性，既是个人学习经历、岗位变动、奖惩信息的记录，又是每个人社会活动的一个缩影，因此，从某种意义上讲，档案属于个人隐私，同时又属于国家和党组织的秘密。然而，在当前档案系统的条件下，由于对档案使用者、使用范围、使用目的等的管理均不甚规范，因此具有很大的安全隐患，存在较大的安全风险。故而，档案管理人员一定要重视档案信息安全，将信息安全放在突出位置，强化安全保密意识，制定积极有效的档案查阅制度。人事档案的查阅可以包括公开的信息和非公开的信息两个组成部分。公开的信息可以包括姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、学习经历、工作经历以及岗位和职称变化等。非公开的信息可以包括个人鉴定、薪级变化、评价、惩罚、处分等涉及个人隐私的材料。对于在互联网上公开提供相关服务的档案信息，对查阅人要进行严格的身份权限认证，同时，对于保密范围的人事信息，一定要严格禁止网上共享，确保管理系统数据的安全可靠。平时对数据库要及时进行备份，处理好信息数据库公开使用、限制使用和内部使用的界限，严把人事档案利用审查关，不该提供的内容绝不提供。要对高职院校人事档案进行信息化，同时又要切实保证相关信息的安全，要正确处理好开发和保密、利用与安全的关系。建立安全技术保障体系，根据档案信息使用者的不同目的，设定使用权限，根据不同密级，确定控制访问的许可范围。

五、加强学习，增强档案管理人员素质

首先，要提高人事档案管理人员的政治素质，一方面，在思想政治上要与党中央保持高度一致，以科学发展观和创新的理念武装头脑。另一方面，要严格遵守保密制度，提高责任心，同时还应具有良好的职业操守，绝不出现档案资料的漏归、错归现象，虚假材料要一律剔除，让其无处藏身，以饱满的工作热情、严格谨慎的做事态度、良好的专业素养服务于人事档案事业。其次，要建立良好的学习机制，定期对档案工作人员进行各种形式的培训，通过讲座、知识小竞赛等对人事档案的新政策、新制度进行学习。同时，对其要增强业务知识的培训，在拓宽其知识面的基础上，提高其综合分析能力，还要加强计算机基础知识和人事档案管理系统的掌握和运用，努力使高职院校人事档案工作人员成为既具备档案专业素养，又熟练掌握计算机相关信息技术的复合型专业人才。

六、总结

高职院校的人事档案管理主要是以高校的改革发展为中心，为高校的人力资源开发、信息利用等提供服务。而高校是以教学和科研为主要业务的事业机构，有着得天独厚的软硬件环境条件，为建设和实现档案信息化创造了条件。我们应该充分发挥高校自身的特点，以科学发展观为指导，立足现在，规划未来，更好地为高职院校服务，为教职工服务，从而推动高校人事档案工作的健康、顺利发展。

作者：王燕单位：山东电子职业技术学院

第六篇：高职院校学籍档案管理

一、目前高职院校学籍档案管理存在问题

近年来，随着高等职业教育的快速发展，各高职院校在不断扩张，新的隶属关系、办学模式、办学理念、人才培养方式等都发生了较大变化，使得高职院校在学籍管理方面产生差距，难以适应新的发展变化需求，主要表现在以下方面:

一是学籍档案管理不适应新形势。由于高职院校普遍实行二级管理，学籍管理从原来的一级管理体制短时间内不适应现在的二级管理体制，而学籍档案管理工作是从新生入学就开始了，一直到学生毕业，甚至在学生毕业后，有些因为职称的评审，参军，出国留学等情况，很多单位和学生本人需要到学校查找他们的学籍信息，在这种情况下，学生学籍信息管理的一贯性与完整性就非常重要了。但高职院校因为学籍管理制度不健全，院学籍管理部门与各系部职责不够明确，这种情况已经无法适应现代社会对高职院校学籍管理的要求。

二是院系二级学籍档案管理衔接不够紧密。高职院校学籍档案管理工作是根据各专业人才培养目标客观真实地反映学生在校期间的学习发展过程，它是对于学生从入学电子注册、成绩的考核管理、转专业和转学的管理以及休学、复学、退学、奖励与处分到最后的毕业资格审查与毕业、结业等各方面综合地动态的记录。从前由中专，职高升格为高职院校的学籍档案管理有些是从手工管理到计算机信息化管理，有些学籍档案管理人员的计算机信息化水平也不是很高，也未经过专业化的培训，各方面的管理工作都是摸索着前进。再加上教务处，学生处，各系部管理工作衔接不够紧密，学籍卡等档案的填写与管理不规范，导至学籍管理工作的混乱。

三是学制差别带来的档案管理难度增加。目前，高职院校主要有三年制的大专，3+2模式的专科以及自主招生等，加之所招收的既有文化基础较好学生，也有文化基础较差的学生。生源的复杂性以及学制方面的差异，都给学籍管理工作带来了很大的难度。因此，学校再结合所招收学生的实际情况，进行人才培养目标的制定，班级的分配等工作，由此在学籍档案管理方面的工作更加繁杂，工作量增加，难度加大。

二、对改进学籍档案管理的思考

1．更新学籍管理理念

应积极探索适合国情和校情的教学管理模式，逐步理清学籍管理中的各种关系，在建立学籍管理制度的同时，树立“以人为本“的管理理念，使学籍档案管理制度能够最大限度地为学生服务。

2．加强学籍管理宣传工作

学籍档案管理规定内容繁多，许多学生对学籍的重要性以及其中的内容都不甚了解，尤其是刚入学的新生。因此，教学部门应积极宣传，广泛地向学生宣讲学籍管理条例，可以给学生做讲座，将学籍管理制度上传到校园网、组织学生进行知识问答，让学生以这些方式了解内容，了解学籍管理的目的和意义，清楚各项规章制度、标准、要求、处理程序等。同时管理人员也要配合辅导员，对有问题的学生着重强调规定细则，尽量使受到学籍处理的学生人数降到最低。

3．加强学籍管理制度建设

为不断适应高等职业教育发展变化的客观需求，高职院校的学籍管理工作应加强制度方面的建设，用有效的制度来不断提升学籍管理的规范化和科学化水平。应分别建立如下制度:一是专业选择权。部分学生在进入职院学习一段时间后发现之前所选择的专业对自己并不适合，学校应给予学生转专业的权利，满足学生的爱好，更好地发挥学生的特长，提高其学习的积极性和主动性，满足学生自由选择专业的权利。二是实施试读制度。随着近几年职院不断进行扩招，生源质量下降，学生间的差异性明显。因此，从学生个人发展角度考虑，可以增加试读条款。学生一个学期因课程不合格所导致的不及格学分超过一定分值，可以申请试读，试读期为1年，试读期所获得的学分连同以前修得的学分，按学期平均计算学分达到或超过规定学分者可以解除试读，不及格学分仍然高于规定学分者，予以退学。三是推进学分制的学籍管理制度。学分制是一种以学分为计量单位来衡量学生学业完成状况的教学管理制度，是高职教育自主适应市场经济体制的需要。学分制的学籍管理制度可以为学生提供自由选择学习课程、自主安排学习时间的空间，使学生有机会根据自己的情况选择学习内容和进度，获得较好的学习效果。但对于刚入学的新生来讲，他们对学校的课程设置模式不清楚，对实现目标的学习方案也难以进行优化选择，所以配合学分制要设立指导教师，对新生进行指导，帮助学生正确处理学习过程中产生的问题。另外，学生还可以提前或推迟毕业时间，如有必要也可以暂时中断学业，分阶段积累学分，直至毕业。四是建立严格的考核制度。对学生的考核不能采取一次性考试制度，要注重学生平时的学习过程，注重考勤和学习态度，采用过程考核方式，综合学生的考勤状况、平时成绩及期末成绩对学生进行综合性评价，确保考核真实性和学生学习能力的培养。

4．试行学业成绩预警机制

学业成绩预警机制是指通过学校、家长、学生三方之间的沟通与配合，对学生因学习成绩较差、不及格学科较多或学习态度很差而导致的临近试读或退学时进行的提前警告，警示学生所处的危险状态，督促学生努力学习，合理安排学习进程，促使学生顺利完成学业。成绩预警可以分为一般预警(黄牌预警)和退学预警(红牌预警)，不及格学分累计达10个学分以上者给予一般警告，不及格学分达2O学分以上者给予退学警告。成绩预警工作应在每学期开学初进行，预警通知书应发给学生本人、学生家长、学生辅导员，家长和教师共同监督、督促学生端正学习态度，努力学习，避免达到退学标准，从而保护学生受教育的权利。

5．加强学籍档案管理的现代化手段

学籍档案管理是一项严谨细致而繁琐的工作，各单位、各部门之间合作日益增多，传统的手工操作管理办法已不能适应目前的教学管理需要，新形势下的学籍管理工作要加强信息意识，提高信息化程度，借助校园网来实现全校的学籍管理信息化，做到数据统计可靠、准确，情况反馈迅速、及时，减少重复劳动和手工作业，大大提高了学籍管理工作的效率，同时也可以实现信息资源共享，使各部门之间的沟通变得简单、方便、快捷。譬如，关于排课，以前要人工进行操作，耗时耗力，易出错误，不易调整，运用计算机排课以来，课程安排、教室调度等都是轻而易举的事情，教师、学生们查询课表也只需登录教务系统便可查询。这种建立在计算机和网络上的管理手段，不仅可以减轻劳动强度、提高管理的准确性，而且使学籍管理水平上一个新台阶。

6．提升学籍档案管理人员素质

随着高等教育改革的逐步深入，学籍档案管理也被赋予了新的要求和内容。学籍档案管理工作变得更为复杂，要求也更高。学籍档案管理人员是学籍档案管理工作的主体，其队伍的素质和管理水平将直接影响教学质量和人才培养质量。学籍管理者需具有良好的思想素质、严谨的工作作风和较高的职业道德素养;具备相应的专业能力、沟通协调能力以及计算机操作能力。目前，尤其是要强化从业人员的职业精神，培养爱岗敬业的高尚情操。以此同时，要根据学籍档案管理人员的实际情况，提供学习与进修的培训机会，不断提高其专业素质，为做好工作奠定坚实的基础。

三、小结

学籍档案管理是一项涉及学生个人、学校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案。同时，学籍档案管理又是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作。因此，需要从事学籍管理人员应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识及责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

作者：杨玉兰刘娜单位：包头职业技术学院

第七篇：学校档案管理的规范化

1学校档案管理现状分析

1.1档案管理人员专业不强

纵观学校档案管理工作，多数学校的档案管理岗位都是教师进行兼职或者是临时配备人员来进行管理，一些学校根本没对档案管理设置专门的岗位和专业的管理人员。所以当前学校里普遍存在的问题就是缺乏专业的档案管理人员和档案管理人员能力低下。特别是在科技信息时代的今天，档案管理也呈现出信息化的趋势，这就对档案管理人员有更高的要求，而目前档案管理人员在档案信息化管理、专业技能、服务意识等方面还存在很大缺陷。

1.2信息化管理未能及时普及

随着信息化时代的到来，计算机技术被广泛的应用于各个领域，然而在学校档案管理中，信息化还没有全方位的得到普及。部分学校档案管理中还沿用传统的管理模式和方法，依然用手工的方式进行检索和收集，同时在整理、服务、检阅等方面效率还很低下，很多资料档案丢失却没有办法恢复。同时在一些硬件设施上，还存在设备老化、档案管理室简陋等现象。有些院校虽然引进了先进技术的设备，但因为档案管理人员专业技术的落后，在学校档案管理中也很难实现信息化。

2实现学校档案管理规范化的路径

2.1提高对档案管理工作的重视

首先学校领导层要以身作则，对档案管理工作要给予足够的重视，要认识到学校的档案管理对学校发展的重要意义，把档案管理工作纳入到学校的重要工作中，积极响应国家的方针政策，制度出合理的档案管理制度。同时要对档案管理人员进行观念更新，提高其对档案管理工作重要性的认识，从而增强自己的责任心，积极投身到档案管理工作中来，对档案信息化安全管理要有足够的重视并加强建设，同时要在学校中对《档案法》进行普及，至上而下的把档案信息化安全管理工作落实到学校发展的各个角落。

2.2建立健全档案管理制度

健全的制度能够保证工作的顺利开展，学校档案管理同样需要健全的制度来引领和规范。随着学校的不断发展与壮大，学校里有很多活动和事宜需要进行记录和整理，因此学校的档案管理工作也日趋复杂。只有建立起合理严格的制度，对档案管理工作的各个环节做出详细的规定，针对制度可以采取切实可行的措施对档案进行分类、整理和存档。档案管理工作才能有序进行。

2.3加强档案管理人员的综合素质

学校的档案管理人员每天要面对众多的档案信息，其个人素质的高低对于档案管理工作的规范和效率具有重要的影响作用。所以要加强对档案管理人员的技能培训，同时还要培养档案管理人员的责任心和执行力。另外档案管理人员尽量从对电子计算机技术精通和热爱的年轻人中进行选拔和考核。

3结束语

学校档案管理工作是学校发展过程中的一项基础性工作，是学校管理工作的重要组成部分，同时又为学校正常的管理工作提供重要的保障。所以要重视学校档案管理工作，积极调动学校的相关部门投入到档案管理工作的创新与改革中来，制定与完善档案管理工作的规章制度，提高管理人员的综合素质，加大科技的投入，全方位的提高学校档案管理工作，使其朝着规范化、制度化、标准化的方向发展，促进学校的建设与发展。

作者：赵振武单位：贵州广播电视大学继续教育学院