一、固定资产投资项目档案的作用

固定资产投资项目档案是整个项目在建设过程中的真实记录，它对企业科研、生产及维权等方面都具有重要的作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源，都是建设项目档案管理过程中重要的组成部分，它既是项目建设的基础和保障，也是完成项目建设和项目竣工验收的前提和保障。收集、管理并利用好固定资产投资项目档案，对于提高企业的工程质量，满足科研发展的需要，都具有十分重要的意义。

二、固定资产投资项目档案工作的特点

1.责任重、难度大

首先，固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生，贯穿于整个项目的全过程，涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容，为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务，因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任，是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次，在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位，上级与地方各专业管理部门关系复杂，人员变动大，专业种类多，使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长，项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长，这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三，项目建设期间形成了大量的文件材料，有管理类、专业技术类等，内容繁杂；这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案；信息载体形式多样，包括纸质、声像、电子等，种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下，企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求，我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要，深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点，努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径，更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化，使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。

2.要求高、涉及面广

固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产，是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料，是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据，也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象，涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此，应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系，并成为全员配合的自觉行为。

三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题

1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视

一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展，如果领导不重视，许多工作的开展都会困难重重，因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够，致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序，没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中，档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中，不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。

2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位

个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，给档案管理带来很大的难度，档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理，使项目档案工作出现脱节，档案质量得不到保障。

3.固定资产投资项目档案管理制度不健全

有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度，缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度，特别是收集整理过程中人为因素较多，随意性大，相关规定指导性不强，可操作性不够。

4.固定资产投资项目文件材料收集不全

收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节，也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多，投资项目建设周期长，时间跨度大，人员不稳定，造成各方之间文件材料的管理接口较多，文件材料散失严重，文件材料收集归档困难，形成的施工文件材料质量不高。

5.人才培养力度不够

随着企业机构的撤并和人员的压缩，档案人员的数量逐年减少，有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大，同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养，档案人员整天忙于事务性工作，整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应，与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏，在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率，不利于项目档案信息的开发和利用。

四、提高固定资产投资项目档案管理的策略

1.注重宣传，奠定基础信息时代

宣传本身就是一种信息传递，它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性，如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式；还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作，不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统，做好项目档案工作需要各方面的配合，因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案，理解支持项目档案工作，重视项目档案工作。同时，还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力，项目档案工作才能做得最好。

2.建立机构，提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理

随着国家经济和行业形势的发展变化，越来越多的固定资产投资项目陆续开展，这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战，这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此，对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理，运用固定资产投资项目档案管理的理念，开展项目档案管理工作。首先，建立项目档案管理工作组织管理体系，由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调；其次，建立项目档案管理责任制，按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等，明确各自在各阶段、各环节的责任，各负其责，使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。

3.健全制度，做好保障

建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础，为确保档案文件材料的齐全完整，就要规划项目档案管理工作，建立严格的规章制度，明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任，结合本单位实际制定相应的办法和实施细则，明确项目档案管理职责，对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门，参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求，并落实责任人。

4.加强收集，提升质量

固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂，往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作，而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者，其中每一个过程都会影响项目档案的质量，影响其完整性、齐全性和准确性。因此，在项目档案的收集过程中，应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度，做到项目档案工作与建设项目同步进行，从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中，首先要注意归档文件材料的内容是否完整，竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程，做到图物、技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器，在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料，而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料，这部分文件材料实用价值大、利用率高，如果收集不齐全，将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查，并将其单独存放在防磁柜中，定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性，因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存，保证电子文件的真实性和准确性。

5.科学整理和立卷，便于利用

档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的文件材料进行鉴定，对无保存价值或价值不大的文件予以剔除；对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如：管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件，环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性，按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理，这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性，便于竣工验收和查询利用。

6.优化管理，促进档案管理工作

对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理，对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理，建立信息化平台，通过建立档案数字化管理体制，利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化，使档案信息与现有档案资源数据库整合并网，将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，提高档案资源利用率，提供方便、快捷的利用服务。

7.完善自我，提高素质

首先，对档案管理人员进行多层次、全方位的培训，从软件到硬件，从基础到尖端，包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训，使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理，多渠道培训合格的档案管理人才。其次，由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏，平淡的工作成果”的特点，因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质，这是做好档案工作的一个重要基础，高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三，项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研，每一项工作都影响着项目档案整体管理水平，而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此，项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感，沟通协调能力，文字表达能力和扎实的专业知识，尤其是面对大量的原始文件材料，要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力，充分挖掘，使档案的澘在作用发挥出来。这样，档案工作者自身的价值才能被社会所认同，固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。

8.提高保密性，确保档案安全

固定资产投资项目档案涉及国家秘密，档案部门在努力开发档案信息资源价值和创新服务利用方式的同时，要注意加强档案保密工作。随着计算机技术的普及，开始提供档案的在线查询服务，项目档案在计算机传输检索的过程中有失泄密风险。因此，档案部门要严格履行项目档案保密制度及档案管理制度，保证项目档案的完整、安全和有效利用。加强固定资产投资项目档案管理工作是做好企业档案管理工作的重要环节。固定资产投资项目档案管理是一项复杂的系统工程，随着国家和企业体制改革的不断深入，科技进步和管理创新将进一步深入。项目档案管理工作在实施过程中会出现更多新情况、新问题，我们要着眼于未来，本着对国家、对企业资产负责的态度，积极地研究问题、解决问题，以求真务实的科学态度和脚踏实地的工作作风，收集好、管理好、利用好项目档案，不断开创固定资产

作者：余湘藏国宇单位：江南工业集团有限公司