1铁路建设项目档案管理存在的问题

1.1参建单位档案管理意识不强有一部分建设单位往往认为建设项目只需要关注建设工程的实体就行,项目档案管理无所谓有或者没有;一部分的监理单位觉得,监理单位最为主要的工作就是对整个工程的质量进行监督,至于项目档案的收集和整理应该由档案部门进行;还有一部分的施工人员则是认为施工单位就是关注施工,至于项目档案完全可以等到整个工程竣工以后再整理。诸多错误的思想导致项目档案工作无人负责,具体的制度没有真正落实,项目档案最终没有人收集,也没有人整理。

1.2档案管理责任主体不明确现有体制是投资主体多元化,共同合资建造铁路容易导致整个档案产权关系模糊,无法理清楚具体的管理职责。很多的合资公司往往存在错误思想,认为项目档案管理仅仅是上级档案部门的工作,与他们无关,也有的建设项目指挥部觉得建设项目一旦建设,不管是建设、施工还是监理人员都应该撤离转移到其他项目当中,那么竣工部分的文件应该移交给接管维护单位。错误的思想导致合资公司当中没有专门进行档案管理的人员,相关的办公设备和设施并不具备,如果将竣工文件随意处理,那么可能存在一定的隐患。

1.3投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够铁路部门与其他地方的档案管理工作有所差别,那么往往造成后续铁路建设当中项目档案验收的标准有所差别,没有统一的判断标准。铁路集团不能够积极主动的对新建部分的合资公司进行档案的全面检查和监督,整体上比较被动。作为地方档案管理人员而言,很少过问新建铁路建设项目,因此合资铁路建设项目档案管理可能会出现管理空白。

1.4建设、监理和施工单位档案人员素质不高目前很多的建设项目单位没有专人负责档案管理,其档案管理往往由不专业的人员来临时帮忙完成。由于这些人员并没有接受过系统的档案管理训练,相对而言经验有限,会盲目照搬其他单位在档案管理当中的做法,不专业的行为导致整个档案资料的质量不高,档案的准确性和完整性难以得到保证。

2解决问题的措施和对策

2.1提高认识,加强档案管理组织基础建设各个参建单位需要对档案管理工作引起一定的重视,明确国家在档案工作当中具体的法律法规,然后根据单位情况建立系统化的规章制度和管理体系。首先,需要明确档案管理工作的领导责任制,合资公司作为整个档案管理的主体,起着组织和协调作用。具体分管档案的领导要明确,然后由项目的办公室人员进行档案工作,需要将档案管理工作纳入到日常的考核当中,定期进行全面的检查;其次,档案管理人员要合理配备,专职或者兼职的档案人员要配备,完善整个档案工作的体系。

2.2建立项目档案管理约束机制,加强责任考核首先,建设项目合同当中需要设定一定的档案工作具体工作开展的条款。条款当中需要对设计、施工以及监理等各个单位关于档案管理工作的具体责任予以明确。在整个建设项目的每一个阶段,都需要明确设计、竣工图的编制任务,包括项目文件的收集、整理和移交的具体责任。监理单位对于项目的竣工文件是否完整和准确有一定的审核义务,然后提交有关报告;其次,档案工作的开展和工程的全面建设要做到同步。工程计划任务的下达和项目文件归档相互同步;工程项目进度的检查与项目材料的形成同步;工程结果的验收与验收文件形成相互同步;奖励项目的登记上报和档案部门出具的资料归档相互同步;第三,项目档案的验收,需要与工程相关评选相互结合。为了保证整个工程档案的质量如何,可以让相关单位领导对档案工作进行督促,具体的督促可以通过以下几个方面来实现:如果档案质量未能达到,那么判定为施工任务没有完成,后续的验收也无法进行;如果没有在规定的时间内完成档案归档,那么无法进行优质项目的评定;如果竣工文件不够完整,那么整个建设项目无法进行后续的验收;如果工程竣工档案未达验收标准,那么工程结算不能进行,相关的工程尾款也要扣留。

2.3实行档案工作统一管理所有的合资公司或者建设单位当中,应该根据公司具体的情况制定合适的管理方法,将档案工作小组和部门的职责予以明确,相关的部门应该建立健全项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、竣工档案验收办法、项目档案整理操作规程、档案保管和文件归档制度、档案库房管理制度、档案调阅和利用制度和档案保密制度等,后续需要真正落实职责,做好定期考核。

2.4增加档案工作资金投入,努力提升档案管理现代化水平首先需要做好长远的规划,针对档案工作应该设立专项的资金。为了保证整个档案管理工作能够正常、有序地开展,将档案管理工作水平不断提升,那么所有的合资公司或者建设单位在最初开始进行项目建设时,配置好各项需要的办公设备,具体包括档案库房、档案柜架、装具和档案“八防”安全等所需设施设备以及购置计算机、复印机、传真机、扫描仪、声像器材等。档案管理有专项资金,并且需要在建设工程预算当中得以体现,资金的每一笔投入都要有所记录;其次需要定期进行业务培训,让档案管理人员的素质不断提升。“请进来,走出去”就是不错的方法,让上级部门的档案人员定期到该企业进行培训和指导,开展多种形式的交流。当然也可以让该企业的档案人员到其他的铁路局进行业务培训,也可以到其他的单元进行学习,从诸多方面综合提升档案管理人员的能力。

作者：丁爽潘晓梅乔树伟王永伟单位：中铁十九局集团第一工程有限公司综合办档案室