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企业档案管理信息化建设探讨

企业档案管理信息化建设探讨

【摘要】企业为了不断加强自身竞争实力,必须深入改革企业管理模式,特别表现在档案信息管理方面。企业注重优化档案管理工作,开展档案管理信息化建设,可以不断提升档案管理效率和质量。此次研究主要是围绕企业档案管理信息化建设展开讨论,希望能够对相关人员有参考价值。

【关键词】企业;档案管理;信息化建设

档案能够见证企业的发展过程,帮助企业做出正确的决策,并且制定科学的发展目标,提供资源依据和参考,对企业的发展影响比较大。在企业管理工作中,必须关注到档案管理工作的重要性。档案管理工作在企业管理中占重要地位,已经成为企业经营管理的重要手段。档案是企业利益的凭证,可以全面反映出企业生产情况、经营效益与技术水平等。在信息技术快速发展过程中,为企业档案管理工作提供了新的发展契机。因此企业需要转变传统的档案管理模式,积极引进新的管理理念,不断优化档案管理思路和内容,凸显出档案服务的价值,以此实现企业的长久稳定发展目标。

一、信息化建设在企业档案管理中的优势作用

(一)提升档案信息管理的信息化。在经济快速发展背景下,相应强化了人们的档案意识,逐渐扩大了档案信息用户群,此时需要转变传统的档案信息管理方法,采用适宜的管理模式和方法。随着档案信息管理的现代化发展,对于管理人员的要求也在不断提升。由于缺乏现代技术人员,导致档案工作的管理效果不佳。通过档案管理的信息化建设,可以深入开发和利用档案信息资源,提升档案管理的实效性。

(二)提升信息应用的专业化。随着档案信息用户群体的增加,相应扩大了档案管理范围。档案管理类型也呈现出多样化特点,导致该项工作呈现出多种不同特性。档案信息所包含的资源失真度增加,存在大量虚假信息和冗余信息。信息化建设能够确保用户需求的专业化、个性化发展,不仅能够降低企业管理成本,还能够实现系统化管理操作,提升信息应用的专业性。

二、企业档案管理信息化建设存在的主要问题

(一)信息化管理意识不足。在档案管理信息化建设过程中,多数企业认为是档案管理方式的转变,没有认识到档案信息化管理的重要性。由于管理理念落后,致使档案信息化建设集中于电子化存储方面,没有建立专门的信息系统。在企业发展实践中,仅仅在办公自动化要求下应用档案管理信息化功能,实现网上办公和无纸化办公。但是此种管理与应用方式,只是转变了档案管理流程和成本,没有实现真正意义上的信息化建设。

(二)档案管理水平低下。在企业发展过程中,开始广泛应用信息技术。传统的档案管理模式和方法无法满足时展要求,也与企业现代化发展相背离。首先,在档案管理信息化建设期间,软件开发商没有深入分析企业的发展规律、个性需求和管理流程,从而导致软件开发缺乏针对性,没有深入考量和分析企业信息化建设需求。企业在应用软件开展信息化管理时,没有立足于自身实际情况进行二次开发,从而导致档案信息化管理系统无法发挥出优势作用。其次,企业所聘用的档案管理人员非专业人员,不具备专业的管理能力和水平。当管理人员素质能力较低时,将会影响档案管理工作的信息化建设,还会导致企业流失人力资源。

(三)档案管理的安全风险。企业生产经营与管理属于系统化工作,涉及较多复杂内容和细节问题。为了提升经营管理效率,必须充分发挥出基础资料的作用,并且合理应用资料信息,全面提升档案信息的存储价值。由于档案信息所涉及的内容比较多,需要将所有资料信息存储到档案库中,需要占用较多的存储空间,相应增加查阅难度和复杂度。所以,企业档案管理部门在开展具体管理工作时,主要是基于现有生产技术、工作内容,对档案资料进行收集和保管。对于不重要的基础资料,则由相关部门进行存储;但是,由于相关部门缺乏专业能力与技术,且人员流动性比较大,极易导致档案资料流失,极易影响企业的发展。在信息化发展背景下,档案安全管理所面临的风险比较大,如果没有做好相关安全防护,将会加大信息泄露风险。

(四)信息管理规划不清晰。企业档案管理工作直接影响企业的发展,需要长时间管理与应用,所以必须注重信息化建设工作规划。未做好前期规划工作,将会极大影响档案管理工作的针对性,降低管理效率和质量。当管理人员缺乏责任意识时,也会影响信息化建设工作的发展,不仅浪费人员精力,还会导致档案管理效果不佳。

(五)档案信息化建设成本高。为了提升企业档案管理信息化水平,需要采购计算机设备、引进专业档案人才、开发和建立信息管理系统。同时,对现有纸质版档案材料进行数字化处理,建立不同格式的电子档案,建立档案信息数据库。在信息化建设过程中,会消耗大量人力资源、时间成本和资金成本。对于生产规模比较小的企业来说,档案信息化建设成本非常大。

三、企业档案管理信息化建设对策

(一)提升档案管理信息化建设的重视程度。为了实现档案管理信息化建设,应当不断提升领导者和管理人员的思想认识,使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手,提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此,企业必须注重宣传和强调档案信息化管理,通过专业培训与教育活动,确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识,并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容,纳入企业发展规划中。同时,注重人力、物力和财力的投入,以此确保管理信息化建设的实效性。另外,在大数据时代背景下,企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度,全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术,分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况,为企业决策经营提供重要依据,全面提升企业的经济效益。

(二)建立和完善档案信息化管理制度。在档案信息化建设过程中,完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设,形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用,不断加大基础设施建设力度,维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标,必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说,应当全面分析档案管理信息化建设问题,注重落实和执行各项制度机制。其一,企业应当建立档案信息管理制度,明确划分各级人员的档案管理职责,通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时,在档案信息化管理工作中,制定科学合理的考核制度和激励制度,这样能够有效约束和规范信息化工作的开展,充分调动档案管理人员的积极性,不断提升信息化水平。其二,企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门,提升制度落实与执行的监管力度,以此确保管理职责的落实效果,通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平,在优化升级过程中,立足于国家标准和行业规范,不断优化档案信息化规划与指导,确定合理有效的管理政策和管理体系。

(三)建设档案信息管理系统。企业应当促进纸质版档案数字化改造,采用统计学方法进行分类整理。企业开发满足自身发展的档案信息管理系统,采用先进技术手段,使信息管理系统可以融入企业业务系统中,有效管理和控制档案收集工作,以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用云计算技术,分类处理档案数据。在档案管理过程中,采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线,对档案数据进行纵向对比,联合其他部门进行比对,整理和归纳数据信息,全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时,应当注意以下几点:第一,在录入档案信息时,应当确保信息的详尽性和完整性。第二,派遣专业的档案管理人员实时更新数据,检修和维护档案信息管理系统,全面确保数据信息的真实性。第三,应用大数据技术,快速删除和整理数据信息,以此确保信息数据的实效性。

(四)注重建设企业网络系统,强化档案信息化安全管理。在网络建设完善过程中,注重优化企业档案管理信息系统,引入专业管理人才和设备,不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术,大力建设档案信息化平台,从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中,必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率,必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求,基于信息安全要求和分析进行分类,确定不同等级的安全保护要求和标准,科学评估信息管理系统的安全性。此外,企业还需要建立档案安全管理机制,实现常态化安全管理,对安全管理操作流程和程序进行规范,充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施,设置保密功能和安全查阅权限,联合网络安全建设硬件系统,全面确保档案管理的完整性和安全性。

(五)注重档案信息化人才建设。现阶段,在档案信息建设过程中,人力资源会对建设效果造成直接影响。企业应当立足于信息化建设角度,注重引进信息化人才。采用优越条件吸引专业的档案管理人员。企业还可以与高校建立合作关系,按照信息化管理建设需求,制定相应的人才培养策略,全面提升档案管理信息化水平,给予相应的人力资源支持。企业还应当建立信息化人才管理平台,注重引导信息化人才,发挥出自身价值作用,为企业档案信息管理贡献应有的价值。

四、结语

综上所述,在现代科技快速发展过程中,应当充分发挥出信息技术的作用和价值。在企业档案管理工作中,信息化建设已经成为必然发展趋势。所以,提升档案信息管理的信息化水平,已经成为企业提升档案管理效率的重要手段。通过分析企业档案管理信息化建设存在的问题,并且通过提升档案管理信息化建设的重视程度,建立和完善档案信息化管理制度,不断强化档案信息化安全管理力度,处理现存问题,从根本上提升档案管理水平,实现企业信息化发展目标。

【参考文献】

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[2]邓学国.新形势下企业档案管理信息化建设趋势探究[J].办公室业务,2019,13(17):69-70.

[3]田爱军.论油田企业地质档案管理在信息化建设中面临的挑战[J].信息系统工程,2019,26(7):63-64.

作者:余岚 单位:福州市规划设计研究院