一、社会保障档案的特点

（一）社会保障档案社会性强。社会保障关系到全体公民，随着社会主义制度的不断完善，社会保障项目的不断拓展，社保参与人员的不断增加，保障覆盖范围不断扩大，社会保障档案涉及到的人群越来越广，其社会性也越来越明显。

（二）社会保障档案数量大。社会保障档案主要包括：养老保障、医疗保障、就业保障、失业保障、生育保障、工伤保障等，社会保障的业务环节也比较复杂，主要包括：参保登记、缴费申报、待遇申请、税费结算、计划统筹、外部稽核、内部监督等。社会公民在参与社会保障的过程中需要提供大量的资料证明、相关部门需要进行复杂的凭证审核和归档保存，并且随着社会保障常保人员的不断增加，在社会保障发展和运行的过程中产生的档案越来越多，可以用“海量”来形容社会保障档案的数量之大。

二、社会保障档案管理工作中存在的问题

（一）对加强社会保障档案管理的重要性认识不足。部分社会保障档案管理人员没有充分认识到社会保障档管理工作的重要性。首先，政府社保部门把大量的精力都用在如何提高社会公民的参保数量上，在完成大量业务工作的同时没有把社会保障档案的管理放在工作日程上，认为档案管理是可有可无的。其次，有些社会保障档案工作人员的工作态度不认真，在社会保障档案管理岗位上疏忽大意，对社会保障档案管理质量不高。

（二）社会保障档案管理缺乏相应的规章制度。社会保障涉及到的人群比较多，社保部门的档案存档较多，虽然建立了档案管理制度，但是档案管理借阅、收集、保管、保密等制度不够健全，常出现文件整理不够及时、资料收集不全，借后不归还，缺失严重、重要原始数据或被涂改等问题，严重毁坏了社会保障档案的完整性、真实性，失去了社会保障档案原有的参考价值和利用价值。

（三）社会保障档案资源利用不够充分。现阶段，社会保障部门对社会保障档案的利用方式比较单一，主要包括：原件的借阅、原件的复制、相关资料的查询等，社会保障档案服务的范围比较小，供借阅的人也比较少，主要包括政府机构中的工作人员和社会保障的当事人以及相关的职能机构，从这些现象中可以看出，社会保障体系建立不够完善，社会保障档案资源利用效率比较低，社会保障档案信息交流比较少，针对性差，互动效率低，服务手段落后，不利于社会保障信息的公正和公开，不利于提高社会保障信息资料的服务效率，不利于社会保障档案的直接利用。

三、提高社会保障档案管理水平的策略

（一）提高档案管理意识。人力资源与社会保障机构的决策者，要充分认识到社会保障档案资料的重要性。同时，社会保障档案管理人员也要明确自己的责任、使命，认真对待自己的工作，做好社会保障部门的档案收集整理、分类汇总、保护保管、后期利用的工作，加大对社会保障部门档案管理与保护资金的投入，加强社会保障档案管理的基础设施建设，建立现代化的社会保障档案管理体系。

（二）建立健全管理制度。根据不同地区的实际情况和社会保障的发展前景，严格按照国家《档案法》制定社会保障档案管理制度，社会保障档案管理制度必须符合当地实际需求，同时使社会保障档案资料的收集、整理、鉴定、分类、归档、保管、销毁等工作符合相关的档案管理制度。建立健全社会保障档案管理体制的关键是运用现代化的管理手段，明确管理职能，建立良性的社会保障档案管理运行机制，鼓励社会保障档案管理工作人员更新社会保障档案管理知识，定期进行专业知识的培养和考核，使社会保障档案管理人员有更新知识、适应工作的紧迫感。

（三）加强档案信息化建设。采用高科技技术对社会保障档案实行科学管理。社会保障部门的档案资料较多、整理工作量较大、操作繁琐、劳动量大，采用传统的档案管理方法，档案管理容易归错类、放错档。因此，应用高科技手段对档案进行科学的管理，既方便省时，又节省人力、物力、财力。例如：运用现代化的故障转移技术系统，能够从容地面对突发情况。建立电子档案管理系统，通过相关的电子服务协议，对电子文件进行智能化的管理，确保原始文件的真实性和法律效力。因此，要不断更新管理方法缩减手工操作带来的弊端，减少社会保障档案管理人员的工作量，提高工作效率，使社会保障档案更好地服务于社会。

作者：李建东单位：河北省承德市平泉县人力资源和社会保障局